Файл: Сущность организационных коммуникаций.pdf

Для построения эффективной коммуникации следует использовать все каналы и информационные ресурсы. Служба персонала вместе с топ-менеджментом организации должен заботиться о своевременном и регулярное информирование сотрудников о новостях компании, ее миссию, стратегию, ближайших планах и перспективах развития. Коммуникации внутри организации должны обязательно соответствовать таким критериям, как простота, ясность, точность, достоверность, что в целом призвано способствовать их эффективности и адекватному пониманию.

Руководитель до 90% времени тратит на коммуникацию с подчиненными, коллегами, другим руководством. 80% зарубежных топ-менеджеров считают коммуникационную взаимодействие одной из самых сложных проблем в организации, а неэффективные коммуникации – основным препятствием на пути к процветанию компании. Однако очень часто современные руководители пренебрегают налаживанием эффективных коммуникационных потоков внутри организации из-за занятости, собственное негативное отношение к коммуникационного взаимодействия, что отрицательно сказывается на формировании организационной культуры в целом, имиджа руководителя и процессе управляемости организацией, мотивации сотрудников [18].

Для выработки или изменения коммуникационной стратегии внутри компании службе персонала необходимо изучить управленческое среду, организационную структуру и проанализировать наличие уже существующих коммуникаций. Кроме того необходимо проведение внутреннего социологического исследования среди сотрудников по желаемых форм коммуникаций.

Следует осознать, что форма, которую принимают коммуникации, способна влиять на взгляды сотрудника, их мотивацию, степень понимания и поддержки ими политики руководства, также уменьшать сопротивление изменениям со стороны сотрудников. К тому же недостоверность или недостаточность информации является источником значительного количества конфликтов внутри организации. Для проведения эффективной имиджевой и информационной политики компании, формирование ее позитивного реноме и доведение до персонала важной информации, ключевых сообщений целесообразно определить критерии для той информации, которая подлежит обнародованию или обсуждению.

Таким образом, для обеспечения эффективного коммуникационного процесса в организации следует уделять повышенное внимание факторам, влияющим на коммуникацию, а также выявлять коммуникативные барьеры.

2. Анализ состояния организационных коммуникаций на предприятии

2.1 Характеристика конкретной организации

АО "Раменская теплосеть" - ведущее специализированное предприятие жилищно-коммунального хозяйства Московской области по теплоснабжению жилых и промышленных объектов г. Раменского и Раменского района в целом.

Коллектив предприятия включает в себя более 1300 человек, которые занимаются обслуживанием 86 котельной, более 322 километров тепловых сетей в двухтрубном исчислении [15].

Большинство специалистов работают на предприятии уже свыше тридцати лет, и являются настоящими профессионалами своего дела. Коллектив предприятия успешно осваивает прогрессивные энергосберегающие технологии, реконструирует и строит объекты теплоснабжения города и района.

Производственно-технический отдел предприятия занимается комплексными работами по экспресс оценке проектов реконструкции, технического перевооружения, модернизации и нового строительства объектов ЖКХ, сопровождает их до полной реализации.

На предприятии проводятся предпроектные исследования, экономический анализ, оценивается техническая возможность реализации проектов, создаются надежные и экономичные системы инженерного обеспечения объектов ЖКХ.

Целями деятельности Общества в соответствии с Уставом является удовлетворение общественных потребностей в результате его деятельности и получение прибыли. Для достижения указанных целей Общество осуществляет в установленном законодательством РФ порядке основные, приоритетные направления деятельности:

- обеспечение надежного и качественного теплоснабжения населения;

- уменьшение эксплуатационных затрат на транспортировку тепловой энергии;

- расширение зоны теплоснабжения потребителей;

- снижение себестоимости тепловой энергии;

- снижение потерь тепловой энергии.

Долгосрочная программа развития Общества направлена на реализацию следующих задач:

- реконструкция существующей системы теплоснабжения;

- строительство и модернизация тепловых сетей;

- повышение технической оснащенности Общества;

- повышение качества и надежности теплоснабжения;

- обеспечение инвестиционной привлекательности энергетического комплекса;

- снижение издержек при эксплуатации системы теплоснабжения;

- повышение эффективности и оптимальное развитие системы теплоснабжения и энергоснабжения;

- обеспечение сбалансированности коммерческих интересов Общества и потребителей.

- деятельность Общества направлена на поддержание безаварийного состояния котельных, тепловых сетей, а также перспективное развитие теплосетевого хозяйства районной инфраструктуры.

- работу с проектными и монтажными организациями по реализации технических условий на присоединение. Согласовано технологических проектов - 28, проектов коммерческих узлов учета -36;

- заключение и перезаключение договоров теплоснабжения с новыми и существующими потребителями тепловой энергии – 1321, в том числе по частному сектору - 586;

- техническую приёмку в эксплуатацию узлов коммерческого учета тепловой энергии у потребителей и контроль за их работой. Допущено в эксплуатацию - 450 узлов учёта тепловой энергии;

- техническую приемку абонентских систем к отопительному сезону;

- контроль за соблюдением заданных режимов теплопотребления;

- распределение тепловой энергии между потребителями;

- выставление платежных документов и ведение контроля оплаты;

- работу с должниками за потребленную тепловую энергию;

- претензионную работу;

- работу по организации выполнения требований Федерального закона № 261 от 23.11.2009 г. по оснащению потребителей узлами учета тепловой энергии, тепловой инспекцией выдаются соответствующие предписания.

2.2 Элементы и этапы коммуникационных процессов на предприятии

На первой стадии традиционно располагается неувязка неспособности управления, недоступности необходимых ресурсов для выполнения вмененных ему функций. Это только последствие ситуации, так как сферы жизнеобеспечения и удовлетворения ежедневных потребностей граждан, формально переданные управлению, на самом деле тем самым выведены из-под государственного контроля и не предоставлены другим видам контроля.

Управление преображается в «серую зону», в которой появляется целый диапазон патологий социального плана. Недостаток ресурсного обеспечения считается неблагоприятным обстоятельством и обязан быть преодолен. Но если его восполнение не будет сопровождаться оптимизацией контрольных инструментов, ситуация только ухудшится.

Кроме всего прочего в ряде всевозможных случаев необходимо не вкладывать ресурсы в слабые структуры, которым вменен очень трудный размер функций и возможностей, а перевести возможности туда, где естественным образом концентрируются нужные для их выполнения процессы, и есть наиболее широкие способности контролирования за их распределением. Данный расклад не противоречит ни демократическим основам, ни здравому смыслу – наоборот, именно он мотивирован соображениями защиты общего блага. Не говоря уже о том, что, нужно в любом случае, характеризовать аспекты соотношения восстанавливаемого контроля, используя в виде единственного аспекта окончательную отдачу деятельности.

Коммуникация и ответственность не считаются самоцелью. Они – только инструмент увеличения значимости органов управления, укрепления их престижа в глазах населения, повышения доверия населения в целом.

Следовательно, целью улучшения коммуникационного потока структур управления в организации считается увеличение доверия и увеличения качества жизни граждан.

К ключевым правилам, которые нужно соблюдать при претворении в жизнь коммуникационного потока необходимо отнести следующие:

1. Целеполагание и систематичность коммуникаций.

2. Содержание, границы и особенные условия коммуникационного потока.

3. Основы взаимодействия сторон при претворении в жизнь коммуникационного потока.

4. Организационные подразделения, именно контролирующие: их порядок формирования, правовой статус, соподчиненность, функции и влияние во времени (регламент).

5. Аспекты оценки исполнения обязанностей различного параметра.

6. Информационное обеспечение претворения в жизнь коммуникационного потока.

8. Регламентация гласности итогов коммуникаций.

7. Условия вмешательства в контроль по инициативе одной из сторон: правовая база привлечения экспертов и материальное обеспечение их работы.

Как главные направления улучшения форм и способов коммуникационного потока можно выделить следующие:

1. Укрепление значения права внедрения операций временного выполнения возможностей органов управления, например, право учреждения временной финансового управления – при наступлении законных аспектов.

К этим причинам можно отнести: присутствие значительных размеров просроченной задолженности поселения, прецеденты нецелевого расходования субвенций, приобретенных для претворения в жизнь отдельных возможностей, воздействия (бездействия), создающие угрозу массового нарушения прав, а также угрозу жизни, здоровью и безопасности граждан. Исчерпывающий перечень оснований и детально проработанный механизм такого «внешнего управления» должен быть установлен Федеральным законом.

Видится подходящим установление неотъемлемого выполнения бюджетов данных через органы казначейства, исполняющие кассовое исполнение бюджетов субъектов Федерации, а также обеспечение роли органов власти государственного уровня в назначении на должность управляющих экономических подразделений.

Внедрение сходственных мер не значит при этом автоматической отставки органов управления, сроки их действия обязаны быть конкретно указаны.

Необходимо выделить процедуры безотлагательного снятия данных специализированных мер по устранению первопричин, повлекших их внедрение. Подобное позволит увеличить организационную и экономическую стабильность.

2. Упрощение механизма ответственности органов управления, например, операций отстранения от должности руководителей, за принятие нормативных актов, противоречащих Конституции РФ, федеральному законодательству и законодательству субъектов Федерации.

Нужно будет расширить и спектр причин наступления ответственности, например, предвидеть ее наступление не только за принятие нормативных актов, но и за всевозможные воздействия (бездействие), приводящие к перечисленным результатам.

3. Точная фиксация в нормативных актах механизмов предоставления отчетности. Неопределенность этих процедур приводит к тому, что деятельность носит непрозрачный характер, а контрольные процедуры в их отношении осуществляются эпизодически. Необходим постоянный мониторинг принятия решений и распределения ресурсов, а также введение аудита.

Таким образом, в области организации коммуникационного потока, на сегодняшний день остается целый комплекс нерешенных проблем. Для их разрешения необходим системный и планомерный подход при четком следовании предложенным принципам и направлениям совершенствования.

2.3 Анализ существующих коммуникационных сетей

При осуществлении коммуникационной политики необходимо установить, какие инструменты продвижения наиболее целесообразно использовать и какие затраты при этом следует предусмотреть.

Также для каждой организации значимость этих инструментов различна и зависит от типа покупателя, вида товара, этапа его жизненного цикла и т. п. Она также зависит от целей коммуникационной политики.

Все это необходимо проанализировать и принять соответствующее решение. Широкое распространение средств прямого маркетинга обусловлено развитием и стремительным распространением информационных технологий, которые позволяют производителями (продавцами) различных товаров и услуг взаимодействовать со своими покупателями и потребителями.