Файл: Характеристика бизнес-процессов.pdf

Введение

Никто не будет спорить, что сегодня невозможно представить нашу жизнь без компьютеров. Человек все больше стремиться автоматизировать, механизировать, информатизировать свою деятельность во всех сферах общественной жизни.

Информация в наши дни очень ценна. Прежде чем предпринять какие-то действия, необходимо провести большую работу по сбору и переработке информации, ее осмыслению и анализу. Отыскать рациональное решение подчас невозможно без наличия опыта и привлечения программных и технических средств.

С каждым годом увеличивается объем информации, необходимый для управления организацией. Полная, достоверная, своевременно полученная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации. Поэтому широкое развитие получили информационные технологии – процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Современные автоматизированные системы управления организацией предназначены для оптимизации работы сотрудников и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, сотрудники организаций при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при учете материальных запасов на складе.

Использование программного продукта приводит к уменьшению затрат, связанных с формированием документов и обработкой данных, к сокращению сроков выполнения работ и повышения ее качества, росту производительности труда сотрудников.

Объектом исследования является учет материальных запасов в организации.

Предмет исследования – процесс автоматизации управления запасами.

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление запасами».

В соответствии с этой целью автором ставились следующие задачи:

• дать характеристику предприятия и его деятельности;
• дать характеристику комплекса задач, задачи и обосновать необходимость автоматизации;
• выбрать и обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению;
• разработать информационное обеспечение задачи: построить информационную модель, дать характеристику входной, нормативно-справочной, результатной информации;
• разработать программное обеспечение задачи: дерево функций и сценарий диалога, структурную схему пакета, базу данных, контрольный пример;

---

Методы исследования: анализ, обобщение, моделирование, CASE-средства, сравнение.

Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

Компания ООО «Ауфт» создана в начале 2008 года для реализации проекта по развитию сети современных магазинов самообслуживания шаговой доступности.

Основная миссия компании – это привнесение международных стандартов в российскую розничную торговлю, позволяющих:

• собственнику магазина – получать прибыль;
• покупателю– получать больше удовольствия и выгоды от магазинов «шаговой доступности».

Основные экономические характеристики деятельности ООО «Ауфт» за 2018 год представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Основные экономические показатели деятельности ООО «Ауфт»

Наименование показателей	Абсолютные величины , млн. руб.			Темп роста , %
	2017 г.	2018 г.	Изменение (+,-)
Общий объем продаж (выручка от реализации )	1098,4	1631,1	+532,7	48,5%
Себестоимость	944,2	1353,7	+409,5	43,4%
Валовая прибыль	154,3	277,5	+123,2	79,8%
Издержки обращения	170,7	162,7	-8,0	-4,7%
Прочие доходы	3,4	4,7	+1,3	38,2%
Прочие расходы	3,3	1,8	-1,5	-45,5%
Текущие налоги	5,2	13,3	+8,1	155,8%
В т.ч. единый налог на вмененный налог	0,5	1,2	+0,7	140,0%
В т.ч. налог на прибыль	4,7	12,1	+7,4	157,4%
Чистая прибыль	-21,6	100,9	+122,5	+367,1 %

---

Характеристика существующих бизнес-процессов

  Для описания существующей технологии учета материальных запасов была использована методология SADT (IDEF0) (Structured Analysis and Design Technique). Этот метод считается классическим методом процессного подхода к управлению. Основной принцип процессного подхода заключается в структурировании деятельности организации в соответствии с ее бизнес-процессами, а не организационно-штатной структурой. Именно бизнес-процессы, формирующие значимый для потребителя результат, представляют ценность, и именно их улучшением предстоит в дальнейшем заниматься. Модель, основанная на организационно-штатной структуре, может продемонстрировать лишь хаос, царящий в организации (о котором в принципе руководству и так известно, иначе оно бы не инициировало соответствующие работы), на ее основе можно только внести предложения об изменении этой структуры. С другой стороны, модель, основанная на бизнес-процессах, содержит в себе и организационно-штатную структуру предприятия.

Функциональная модель существующего процесса учета перемещений материальных запасов представлена на рисунке 1.1.

Цель моделирования: выявить неавтоматизированные процессы для автоматизации и проектирования информационной системы.

Точка зрения: руководство.

Рисунок 1.1 – Контекстная диаграмма учета материальных запасов

Входами для процесса являются следующие сопроводительные документы на материальные ценности:

• счет-фактура;
• товарно-транспортная накладная;

Управляющими воздействиями являются:

• законы;
• должностные инструкции;
• Устав компании.

В качестве механизмов рассматриваются:

• персонал;
• офисная техника и ПК;
• информационные ресурсы.

Выходами (результатами) для процесса учета являются:

• карточка учета материалов;
• накладная на внутреннее перемещение и передачу;
• акты списания;
• накладная на отпуск материалов;
• расходный ордер;
• отчет о движении МЦ.

На диаграмме представлена декомпозиция диаграммы А-0. На ней представлены четыре функциональных блока:

• А1. Учет поступления МЦ.
• А2. Учет перемещений между отделами
• А3. Учет выбытия МЦ.

---

Рисунок 1.2 – Декомпозиция контекстной модели существующей системы учета материальных запасов

В работе сотрудников отдела МТО очень много рутинной работы по оформлению документов.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Учет материальных запасов характеризуется большим объемом оперативной информации. Это отражено ниже в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Оценка трудозатрат на обработку информации

№ п/п	Наименование операции	Периодич-ность	Количество строк в документе	Количество операций в год	Объем работы в год (строк)	Норма выработки (опер/в час.)	Трудо-затраты в год (час)
	Приходная накладная	5 раз в день	5	1250	6250	4	312,5
	Журнал ожидаемых поставок	5 раз в день	1	1250	1250	10	125
	Журнал приемки грузов	5 раз в день	1	1250	1250	25	50
	Комплектация партии товара	10 раз в день	20	2500	2500	1	2500
	Журнал заявок	10 раз в день	1	2500	2500	10	125
	Накладная на перемещение	10 раз в день	20	2500	50000	4	625
	Карточка учета материалов	200 раз в день	1	5000	5000	20	250
	Отчет об остатках	1 раз в неделю	1500	52	78000	0,25	208
	Корректировка учетных данных по результатам инвентаризации	1-2 раза в месяц	10	24	240	1	240
	Отчет о приемке по качеству	5 раз в день	5	1250	6250	1	1250
	ИТОГО						5685,5

При учете используется значительное количество документов, подготавливаемых вручную (рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 – Схема документооборота в отделе МТО

Операции, которые совершаются работниками отдела, являются довольно утомительными для самих работников, так как обрабатывается очень большой объем информации. Данный аспект сильно сказывается на производительности труда сотрудника: работа идет медленнее, появляются ошибки при оформлении документов. Много времени уходит на проверку информации. При подборе товара для отгрузки могут быть ошибки, пересортица. Часть товара может «потеряться» на складе, из-за чего он будет неактуальным и может быть утилизирован. Поэтому снижается возможность получения оперативной и достоверной информации.

---

Для устранения перечисленных недостатков необходима автоматизация учета материальных ценностей, что способствует надежному хранению, обработке информации и при этом резкому снижению трудоемкости и повышению достоверности и оперативности получения результатной информации.

Необходимо разработать автоматизированное рабочее место сотрудника отдела МТО. Пользователями системы также являются сотрудники склада. Опишем основные функции, которые должна выполнять данная система:

1. Ведение базы данных материальных запасов (наименование, количество, цена и др.);
2. Ведение базы данных всех произошедших операций прихода-расхода;
3. Ведение справочников (материальные ценности, категории МЦ, поставщики, сотрудники);
4. Получение аналитической и статистической информации (остатки на складе, данные по количеству произведенных операций, отчет за месяц);
5. Получение справочной информации в печатном виде (счет-фактура, накладная, наименование товаров, отчеты по продажам).

Задачи проектирования:

1. Максимально упростить и ускорить процедуру учета материальных ценностей.
2. Обеспечить жесткую связь между складом и процедурой регистрации заказа для исключения ситуации оформления заказов на изделия при отсутствии соответствующих наименований на оперативном складе.
3. Обеспечить все бизнес - операции возможностью сопроводить их необходимыми документами.
4. Создать гибкую систему статистических отчетов, как по работе склада, так и по учету и регистрации заказов.
5. Обеспечить при необходимости возможность автоматического резервирования БД.
6. Запретить некорректные действия пользователя.
7. Обеспечить целостность информации в базе данных.
8. Обеспечить приемлемую безопасность данных на случай несанкционированного доступа.
9. Минимизировать затраты системных ресурсов, необходимых для нормальной работы АРМ.

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) подсистемы представляет собой информационную модель работы сотрудников предприятия [31, с.87].

К информационному обеспечению в рамках данного проекта относятся:

• база данных;
• экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ;
• экранные формы для вывода результирующей информации.

База данных позволяет хранить большие объемы информации в структурированном виде в едином источнике. При необходимости, соблюдая принципы целостности баз данных, можно использовать одну и ту же базу данных для нескольких проектов или задач, а также с легкостью вносить необходимые изменения в ее структуру, не затрагивая самих данных, хранящихся в ней.

---