Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня мало кто может представить свою жизнь без персонального компьютера, планшета или смартфона – информатизация и компьютеризация вошли в жизнь обывателей слишком стремительно, но преимущества использования новых технологий не позволяют нам вернуться к времени без них. Функциональность современных электронно–вычислительных машин поражает воображение – сегодня компьютер может не просто осуществлять расчеты, но выполнять такие задачи, которые еще недавно были фантастикой, а сейчас под силу только современным технологиям.

Современная жизнь немыслима без эффективного управления информацией. Восприятие реального мира можно соотнести с последовательностью разных, хотя иногда и взаимосвязанных, явлений. С давних времен люди пытались описать эти явления (даже тогда, когда не могли их понять). Такое описание называют данными. И данные сегодня все больше переходят в электронный вид – это позволяет сделать их более доступными, надежными и своевременными.

Коммерческая и торговая сфера также поддалась влиянию новых технологий, и, как следствие, мы видим практически повсеместную автоматизацию работы с данными в торговле – учета, продаж, работы с персоналом и т.д. Не стал исключением и рынок лекарственных препаратов.

Таким образом была определена цель курсовой работы: разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. описать предметную область;
2. осуществить постановку задачи;
3. произвести выбор средств для моделирования бизнес–процессов;
4. реализовать моделирование бизнес–процессов «как есть»;
5. разработать мероприятия по улучшению бизнес–процессов;
6. осуществить моделирование бизнес–процессов в виде «как должно быть»;
7. подвести итог проделанной работы.

Объектом исследования выступит разработка регламента выполнения процесса, предметом – процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

Структура работы включает в себя две главы, первая глава состоит из трех параграфов, вторая глава – из двух параграфов. Также включен список используемой литературы, который состоит из 22 наименований. Используемая литература, которая выступила теоретической и методологической базой данной работы, представляет собой труды современных исследователей бизнес–процессов, их построение и оптимизации в различных сферах экономики и жизни общества в целом.

1. Анализ ситуации «как есть»

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

Исходя из предмета исследования, можем сказать, что реализация лекарственных препаратов осуществляется посредством аптечной сети. Рассмотрим деятельность аптеки подробнее.

Аптека от греческого – складочное место, кладовая, место для убежища, магазин. Возникновение аптек в качестве самостоятельных учреждений в Европе относят к эпохе средневековья (к XII–XIV векам). Конечно, существенной разницы в аптечном деле средневекового фармацевта и китайского целителя мы не увидим. И в первом, и во втором случае здоровое тело понималось как целостное, должным образом упорядоченное. Лекарство здесь создается в логике соответствия микрокосма и макрокосма. Но в Европе достаточно быстро (уже в конце XVI века) аптека становится химической исследовательской лабораторией, отвергающей алхимические принципы. Формируется привычный для нас идеал лекарственного средства, воздействующего только на какой–то отдельно взятый (в умозрительном смысле, конечно) орган, а не на тело в целом.

По преданию, первая аптека в Китае была создана легендарным Шэнь–ну–ном, которого называли божественным земледельцем, царем лекарств. Он умел определять лечебные свойства трав и готовил на специальном треножнике целебные отвары. Многие поколения китайских аптекарей считали его своим покровителем. Первые упоминания о китайских аптеках относятся к XI веку, а книги о лекарствах появились значительно раньше – в III в. до н. э. Подготовка фармацевтов и врачей народной медицины и в наше время ведется по учебникам, написанным более 2000 лет назад, что отражает весьма настороженное отношение традиционной культуры к прогрессу.

Первая аптека в России появилась в Москве при Иване Грозном. При царе Алексее Михайловиче в столице открылась вторая аптека, а за ней, через некоторое время, и в Вологде. Наконец, в 1702 году Петр I разрешил открыть 8 новых аптек. При нем в Петербурге были распространены казенные, то есть государственные аптеки и созданы новые, так называемые вольные (частные). Стоит отметить, что появление вольных аптек вызвало необходимость выпуска законодательных актов, на основе которых должно было развиваться аптечное дело.

Современная сеть аптек должна быть автоматизирована и в идеале обеспечивать:

1. организацию полного и достоверного учета всех лекарств;
2. организацию выписки и учета рецепта;
3. автоматизированный расчет потребности в товарах на основе анализа скоростей продаж;
4. автоматизацию документооборота и отчетности, возможность получения отчетов по группам товаров в соответствии с их налогообложением, печать всех сопутствующих документов: приходных накладных, протоколов согласования цен, витринных ценников, товарных отчетов;
5. информационную поддержку принимаемых управленческих решений, формирование полной и достоверной информации о лекарствах;
6. сокращение трудозатрат на подготовку первичных документов и отчетов;
7. устранение дублирования при вводе информации и, возникающих при этом механических ошибок;
8. удобный интерфейс пользователю;
9. разграничение полномочий рядовых пользователей и администратора.

Таким образом, реализация лекарственных препаратов всегда сопряжена с большим объемом информации, которая требует непрерывной обработки и движения. Автоматизация процессов, связанных с данной функцией аптечной сети, позволит значительно сэкономить материальные, временные, трудовые ресурсы предприятия. Исходя из этого, можно заключить, что разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных средств через аптечную сеть» в первую очередь реализуется для оптимизации повышения продуктивности осуществления функций аптечной сети.

В данном случае под исходными данными понимается информация, которая является необходимой для решения задачи. Такая информация может располагаться на различных носителях – первичных документах, электронных носителях, в памяти персонального компьютера. Так, рациональная организация исходной/входной информации, оптимальный выбор способов сбора, регистрации, хранения, передачи и обработки информации, ее достоверности, состава и своевременного получения оказывают неоценимое влияние на оперативность, эффективность и продуктивность выполнения всех процессов производства.

В качестве исходных данных для процесса «Учет реализации лекарственных средств через аптечную сеть» выступают:

• прайс–лист от поставщика. Заполняется сотрудниками компании–поставщика и поставляется в электронном виде. Нужен для оценки стоимости лекарственных препаратов и выбора наиболее оптимального выбора поставщиков;
• перечень товаров в точке. Отображает реальную ситуацию по остаткам лекарственных препаратов в каждой из точек аптечной сети;
• список продаж. Необходим для непосредственно учета реализации лекарственных препаратов.

Результатными документами и показателями будут выступать:

1. журнал по приходу;
2. журнал по распределению;
3. журнал продаж;
4. результат поиска документа по дате;
5. результат поиска документа по товарной группе/категории;
6. результат поиска документа по наименованию лекарственного препарата.

Рассмотрим подробнее на примере отчета по результатам выполнения запроса на поиск документа по некоторому параметру (Рисунок 1).

Название запроса

Назв. поля

Результат запроса

кнопки

Рисунок 1. Форма отчета

Роли сотрудников, принимающих участие в решении поставленной задачи, рассмотрены в Таблице 1.

Таблица 1

Роли сотрудников в решении задачи

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес–процессов

Грамотный, взвешенный выбор методов и инструментальных средств моделирования является одним из первых и основных этапов разработки регламента выполнения процесса. В настоящее время на рынке программного обеспечения есть большое количество продуктов, предназначенных для моделирования деятельности предприятия, в основу каждого из них заложена определенная методология.

В целом выделяют два подхода к моделированию.

Структурно–алгоритмический – основными строительными блоками модели при использовании данного подхода являются функции (процедуры). Модель представляет собой выстроенную последовательность функций, при этом имеется возможность их декомпозиции на составные части; на вход каждой функции поступают некоторые данные, на выходе имеются определенные результаты ее выполнения, показывается ресурсное окружение функции – люди, информационные системы, регламенты.

К этому блоку относится методология IDEF; инструментом, реализующим данную методологию, является BPWin.

Объектно–ориентированный подход предполагает использование объектов – сущностей, обладающих идентичностью, состоянием и поведением. Модель в данном случае представляет собой всестороннее описание объекта исследования – кроме описания собственно бизнес–процесса, в ней содержится описание: организационной структуры предприятия, структуры информационных систем, операционных и регламентирующих документов. При моделировании в соответствии с объектно–ориентированным подходом создается единая база данных объектов модели, благодаря этому появляется возможность отслеживания взаимосвязей между объектами и безызбыточности построенной модели.

Методологии, поддерживающие объектно–ориентированный принцип: методология Aris (группа продуктов IDS Sheer «Aris») и методология UML (продукт Rational Rose). Методология UML в основном ориентирована на разработку программного обеспечения, Aris используется для описания бизнес–процессов предприятия.

Aris в том числе предоставляет возможность оценки процессов по заданным параметрам, например с точки зрения времени и стоимости их выполнения.

При моделировании деятельности организации в случае обоснования необходимости возможна интеграция нескольких систем, в этом случае в их состав должны входить соответствующие механизмы экспорта/импорта.

В России для моделирования и анализа бизнес–процессов достаточно широко используются следующие средства моделирования: Rational Rose, Oracle Designer, AllFusion Process Modeler (BPWin) и AllFusion ERwin Data Modeler (ERWin), ARIS, Power Designer. За рубежом, помимо упомянутых, активно используются такие средства, как System Architect, Ithink Analyst, ReThink и др

Выделим основные критерии, позволяющие из представленных средств моделирования выбрать те, применение которых в России могло бы с большей вероятностью себя оправдать. Такими критериями являются:

• устойчивое положение продукта на рынке (срок его существования, программа развития продукта, система отчетов о проблемах, совокупность применений и др.);
• распространенность продукта (количество проданных лицензий, наличие, размер и уровень деятельности пользовательской группы);
• доступность поддержки поставщика. Такие услуги могут включать телефонную «горячую линию», техническую и консультационную поддержку через представителя поставщика в России;
• доступность обучения. Обучение может проводиться на территории представителя поставщика в России, пользователя или где–либо в другом месте;
• доступность материалов по продукту. Они могут включать компьютерные учебные материалы, учебные пособия, книги, статьи, информацию в Интернете, демоверсии.