Файл: Использование в управленческом учёте информации, формируемой в финансовом учёте (на примере ОАО «АвтоКРЫМагрегат»).pdf

Качество внутреннего информационного поля компании зависит от четкости организационной структуры управления, рациональности распределения функциональных обязанностей, достоверности учета и достаточной эффективности схемы документооборота.

Внутреннее информационное поле состоит из собственных источников информации, которые можно проверить на полноту и правильность.

Количество видов внешней информации и их источников очень значительно. Наиболее важными являются следующие типы:

• федеральные, региональные и местные нормативные акты;

• отраслевые стандартные документы;

• Данные о состоянии отрасли, важнейших рынках сбыта и сырья;

• данные о состоянии мировой экономики;

• реклама и информация от партнеров и конкурентов;

• информация о клиенте;

• Выводы консультантов и экспертов, результаты проверок.

Необходимо выделить следующие основные проблемы, возникающие при создании внешнего информационного поля.

• 1. Недостоверность информации. Часть информации (особенно в некоторых СМИ и в интернете) представляется сомнительной, а в ряде случаях и ложной.
  2. Неполнота информации. Источник информации специально или ненамеренно может предоставлять не всю информацию, а какую-то ее часть.
  3. Противоречивость информации. Информация различных источников может быть противоречивой, при этом затруднительно выявить истинные данные.
  4. Избыточность информации. Для выделения необходимой информации необходимо затрачивать значительные усилия.
  5. Разнородность информации. Информация из разных источников поступает в различном формате. Для унификации информации в целях дальнейшего хранения и обработки по единой технологии ее необходимо конвертировать. [6]

На Рис. 1 показаны наиболее важные информационные потоки предприятия.

Выделяют два основных информационных потока на предприятии.

1. Информационный поток, обслуживающий движение материального потока.

Материальный поток двигается от первичного источника (например, поставщика сырья) через цепь производственных, транспортных и посреднических звеньев к конечному потребителю. На каждом этапе своего движения материальный поток сопровождается определенными первичными документами, которые регистрируют бизнес-операции и содержат информацию о состоянии материального потока. Например, поступление сырья в компанию идет рука об руку с обменом документами между компанией и поставщиком: контрактами, счетами, счетами, счетами, доверенностями, действиями и т. Д. Отдел материально-технического снабжения контролирует этот поток информации. Еще более сложный поток информации с выполнением контрактов, таможенных деклараций, транзакционных пропусков и т. Д. Возможен для импортных поставок сырья, материалов или оборудования. Кроме того, этот поток информации сопровождает выпуск сырья со складов в производство (счета-фактуры, расчеты потребностей, предельные значения) и создает полное перераспределение текущей работы (действия, акты поставки и приемки). Не следует забывать, что производственный процесс включает в себя не только основные производственные цеха, но и вспомогательную и обслуживающую промышленность. Ваше взаимодействие также должно поддерживаться корпоративными информационными потоками. После окончания производственного процесса, когда готовая продукция доставляется на склад, к ней также прилагаются сертификаты, накладные, сертификаты качества и т. Д. Затем информационный поток служит для доставки готовой продукции клиентам в виде счетов-фактур, счетов-фактур.

Указанные первичные документы должны быть зарегистрированы в системах бухгалтерского учета, особенно в системе бухгалтерского учета и в экономическом анализе компании. Это позволяет сопоставить этот поток со вторым информационным потоком компании, который используется для административного процесса

Рис. 1. Информационные потоки в организации

2. Информационный поток, обслуживающий процесс управления. Этот поток обслуживает основные функции управления предприятием: прогнозирование, планирование, организацию, регулирование, координацию, контроль, принятие решений и т.д. Для этого он выдает информацию о движении материального потока, но не в виде первичных документов, а в виде полученных на их основе сводных (агрегированных) показателей хозяйственной деятельности предприятия. Предоставление таких данных в информационную систему – это основная функция бухгалтерского (финансового и управленческого) учета, а также блока экономического анализа.

На основании этой информации выбираются стратегии развития бизнеса, которые вместе с другими данными, такими как данные маркетингового анализа и прогноз состояния основных рынков сбыта продукции компании, составляют основу для планирования деятельности компании. Производственный план, являющийся результатом процесса планирования, график поставки продукции компании, план закупок материалов и сырья являются соответствующими документами для формирования материального потока. Это закрывает кольцо делового администрирования.

На диаграмме показаны важные процессы, связанные с планированием развития производственных мощностей компании, которые связаны либо со строительством новых объектов основных средств, либо с ремонтом и модернизацией существующих заводов. Решения о строительстве и модернизации связаны со стратегическим уровнем управления и должны предлагать технологические и конкурентные преимущества компании. Эти решения реализуются на основании утвержденных смет и бюджетов строительных проектов. После завершения строительных работ создаются акты приемки и вводятся основные средства в эксплуатацию.

Построенная модель информационного потока позволяет подчеркнуть логическую структуру модулей интегрированной автоматизированной информационной системы компании. По мнению автора, он должен содержать следующие логически разделенные блоки:

1. Планирование и бюджетирование (прогнозный план производства и продаж, планирование требований к материалам, мощностям, продажам; финансовое планирование: синхронное планирование и оптимизация).

2. Управление продажами (управление взаимоотношениями с клиентами CRM; ведение реестра договоров на поставку продукции; создание заказов на отгрузку продукции; управление складом готовой продукции; учет счетов с клиентами, таможенная декларация, учет железнодорожных перевозок: учет личных счетов, учет затрат на Автотранспортные услуги и расчет тарифов, электронная коммерция, распечатка заказов и страховых квитанций, отчетность по отгрузке продукции, мониторинг ожидаемых компенсационных выплат и наличных в пути, поддержание «линии клиента» клиента.

3. Управление закупками (ведение реестра договоров на закупку сырья и материалов; учет запасов сырья и материалов: регистрация доходов и расходов, регистрация счетов-фактур для внутренних перевозок, регистрация счетов-фактур на грузовые перевозки, учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов, формирование данных для секторов учета с поставщиками и подрядчиками, отчетность о движении товаров и материалов, учет запланированных доходов, учет счетов с поставщиками, управление и оптимизация цепочки поставок).

4. Управление производством (планирование производства, учет затрат на оплату труда, управление производственным журналом, подсистема контроля качества, учет текущих работ, расчет потребности в полуфабрикатах).

5. Программы проектирования (управление данными о продукции - PDM, системы автоматизированного проектирования, хранение спецификаций продукта, описание технологических процессов, управление проектами и программами).

6. Управление накоплением капитала (управление проектами и программами, подготовка смет на строительство, реконструкцию и ремонт основных средств, организация строительных работ, подготовка документов на строительство объекта).

7. Управление персоналом (стандартизация затрат на рабочую силу, кадровый и кадровый учет; учет времени; учет «горячей службы»; подготовка отчетов для ПФР).

8.Бухгалтерия (главная книга и бухгалтерский баланс; учет основных средств и инвестиций: подготовка документов для получения, продажи и перемещения основных средств, расчет амортизационных отчислений, формирование возрастной структуры оборудования; финансовые активы и расчеты: расчеты, учет операций, кассовый аппарат и Банк; ведение учета основных средств, производство и продажа, налоговый учет, учет счетов на ответственные суммы, начисление заработной платы, учет ссуд работникам, другие учетные операции, отчетность по ГНИ)

9. Управление финансами и экономический анализ хозяйственной деятельности (калькуляция плановой и фактической себестоимости продукции; формирование и анализ производственной себестоимости продукции по статьям затрат; анализ затрат на 1 рубль товарной продукции, сравнительный анализ плановой и фактической себестоимости; анализ дебиторской и кредиторской задолженности; экспортные и валютные операции; оценка текущей деятельности; анализ финансового состояния предприятия; формирование бюджетов и контроль их исполнения; анализ рентабельности).

10. Маркетинг (прогноз ситуации на рынке готовой продукции; планирование рекламных кампаний; прогноз изменений на рынках сырья и сырья).

11. Рабочие станции руководителей и аналитиков (поддержка принятия решений DSS, стратегическое планирование, операционный анализ OLAP, анализ данных).

12. Подсистема электронного документооборота (контроль за исполнением инструкций; регистрация официальных нот; управление официальными и техническими документами; контракты на поставку продукции, на поставку).

13.Сервисное администрирование и управление политиками безопасности (контроль доступа: настройка пользовательских авторизаций, организация групп пользователей, ограничение доступа к данным, поддержание логической и физической целостности системных данных, оперативный мониторинг действий пользователей, статистический мониторинг действий пользователей, мониторинг системных ошибок, мониторинг возникновения событий, Анализ причины и сохранение контекста ошибок разработчика, настройка параметров системы: настройка на «владельца системы», построение особенностей учета и организации хозяйственной деятельности, корректировка системных параметров системы, корректировка размещения данных).

Что касается физической реализации выбранных логических блоков, следует отметить, что корпоративная информационная система построена как единый комплекс программных, технических и организационных решений, охватывающий все производственные, технологические, финансовые и бизнес-процессы и все подразделения компании. суммируется в едином информационном пространстве. Сложная автоматизированная информационная система компании неизбежно требует наличия в компании единой сети передачи данных компании, которая связывает все структурные области друг с другом.

Описанные выше логические модули могут физически разрабатываться как отдельные программные системы или могут быть частью более крупных программных систем. В частности, усовершенствованная ERP-система может иметь функциональность большинства вышеперечисленных модулей. Этот вариант идеален для компании, если все эти логические модули являются частью единого программного пакета, основанного на универсальном хранилище данных и позволяющего различным отделам компании обмениваться информацией и взаимодействовать друг с другом. Интегрируя все сферы деятельности компании в единую информационную систему, каждый пользователь получает преимущества, которые вызваны не только его собственными действиями, но и работой их коллег.

Таким образом, достигается синергетический эффект, который проявляется в том, что каждый получает от системы существенно больше информации, чем вкладывает сам. Следовательно, отдача от системы существенно повышается для каждого члена команды. [7]

1.3 Основные принципы формирования информации в управленческом учете

Главной целью управленческого учета является обеспечение руководства информацией для принятия управленческих решений. Всю информацию, циркулирующую в системе принятия управленческих решений, можно условно разделить на две категории - входящую и исходящую. Исходящая информация представляет собой стандартизированные, периодические управленческие отчеты (например, о выполнении бюджетов) или аналитические материалы, подготовленные специально для вынесения решения по конкретной проблеме. Эти отчеты и обзоры направляются в систему принятия решений, т.е. руководителям на соответствующих уровнях организации.

Формирование и поддержание в хорошем состоянии информационного поля предприятия весьма непростая задача, которая может быть решена только при условии нормального функционирования информационных потоков предприятия с использованием современных автоматизированных информационных систем управления.

Входящие потоки информации в системе управленческого учета имеют более сложную структуру. Данные поступают из различных источников: они формируются в различных подсистемах организации, а также во внешней бизнес-среде. [8]

Кроме происхождения, входящая информация различается по характеру и форме содержащихся в ней сведений. Исходя из этого всю входящую информацию можно разделить на три типа:

• учетная информация;
• внеучетная информация;
• нормативно-техническая информация.

В основе учетной информации лежат данные преимущественно числового характера, которые можно обобщенно отнести к одной из трех категорий:

• данные бухгалтерского учета и отчетности - первичная бухгалтерская документация, данные, поступающие из системы финансового и налогового учета, формы финансовой и налоговой отчетности;
• данные статистического учета и отчетности - обобщенные статистические сведения, необходимые для межхозяйственных сравнений;
• данные оперативного производственного учета и отчетности - производственные сводки, планы и бюджеты вместе с отчетами об их выполнении, производственные стандарты и нормы, а также их обоснование. [9]