Файл: Разработка и реализация конфигурации «Интернет-кафе» на платформе 1С:Предприятие (Тестирование разработанного прикладного решения).pdf

Рисунок 1.2 – Техническая архитектура предприятия

1.4 Характеристика существующих бизнес-процессов и определение места проектируемой задачи в комплексе задач

В интернет-кафе «Vonline» имеются компьютеры, подлежащие учету. В соответствии с перечнем этих компьютеров осуществляется регистрация пользователей за конкретный компьютер. Также в кафе могут быть приобретены новые компьютеры, следует осуществить их регистрацию в базе данных. Также ведется учет сотрудников осуществляющих регистрацию посетителей в определенный день. Основными информационными потоками интернет-кафе являются обработка данных посетителей, учет персонала и оборудования.

Обычно процесс посещения интернет-кафе выглядит следующим образом:

1. Посетитель приходит в интернет-кафе, администратор выбирает свободный компьютер и размещает клиента, зафиксировав время начала посещения.
2. Посетитель пользуется предоставленной ему техникой, а также может пользоваться дополнительными услугами, предоставляемыми интернет-кафе за дополнительную плату.
3. После окончания посещения администратор фиксирует время окончания посещения и рассчитывает сумму к оплате. Оплата производится поминутно. Также учитывается сумма за дополнительные услуги, оказанные в кафе (такие, как печать документов, напитки и т.д.), стоимость которых не входит в цену работы за компьютером.
4. Покупатель производит оплату, администратор принимает ее и фиксирует факт того, что покупатель оплатил посещение.

На текущий момент компания не применяет системы управления предприятием, однако использует программы пакета MS Office: MS Word и MS Excel. При этом в качестве информационного канала для отправки и получения информации используется электронная почта.

Основным видом деятельности рассматриваемой компании является предоставление компьютеров и сети для использования в целях клиента на территории интернет-кафе. Характеристика данного процесса представлена на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3. – Схема основного бизнес-процесса интернет-кафе «Vonline»

На входе имеется заявка клиента на обслуживание, на выходе – выручка и отчетная документация. Управлением, имеющими место в данном бизнес-процессе, являются нормативно-правовые документы, а также внутрифирменные инструкции, приказы и распоряжения. Механизмами работы являются сотрудники интернет-кафе «Vonline».

Декомпозиция деятельности интернет-кафе представлена на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 – Декомпозиция деятельности интернет-кафе

Во время и после проведения описанных бизнес-процессов в интернет-кафе, управленческий и исполнительный состав столкнулся со следующими проблемами:

• Неудобная схема учета оборудования и сложность контроля его актуального состояния;
• Снижение скорости обслуживания клиентов на фоне общего роста запросов;
• Рост ошибок «человеческого фактора» при учете времени посещения и расчете суммы оплаты;
• Сложность мониторинга и оценки эффективности работы персонала и компании в целом;
• Трудности в выявлении ответственных лиц, виновников некорректного учета.

Все представленные трудности оказывают негативное влияние на общую работу интернет-кафе «Vonline».

Таким образом, для автоматизации в данной курсовой работе выбраны процессы учета сотрудников, оборудования, клиентов, учет посещений и оплат от клиентов.

1.5. Анализ существующего программного обеспечения

На сегодняшний день существует ряд программ, которые позволяют автоматизировать работу интернет-кафе. Рассмотрим некоторые из них.

1. GameClass

GameClass – программа для контроля и управления компьютерным клубом или интернет-кафе. Она автоматизирует процесс работы компьютерного салона и защищает интересы его владельца, выполняя задачу постоянного контроля ресурсов. Большое количество функций базовой поставки обеспечивает удобство работы менеджера, операторов и посетителей салона. Программа привлекает низкой стоимостью. Функциональность программы можно расширить с помощью дополнительных модулей.

Основные возможности:

- развитая система тарифов;

- учет печати;

- учет трафика (Windows/Unix);

- учет состава оборудования;

- многопользовательская среда;

- гибкая система отчетов;

- автоматическая инсталляция/обновление клиентских частей;

- возможность удаленного мониторинга;

- интеграция с RunPad Shell.

GameClass – довольно мощная программа для учета компьютерного времени. Программа защищена тем, что, работая на сервере Windows, она пишет данные в базу данных MSSQL, запущенную под другим пользователем и оператор не имеет доступа к изменению данных. GameClass имеет удобную систему аккаунтов, когда пользователи, положив деньги на свой счет не беспокоят операторов и используют компьютеры, зайдя под своим паролем. Программа обладает расширенной системой статистики, которая показывает, сколько был в использовании тот или иной аккаунт.

Из недостатков можно выделить неудобный формат вывода журнала операций, по которому очень трудно выяснить, кто и в какое время начал использовать компьютер, сколько и на каких условиях его использовал.

1. Network Administrator

Network Administrator – также является системой для управления компьютерами и ведения учета в интернет-кафе или компьютерном клубе. Система позволяет полностью автоматизировать работу администратора, а также обладает следующими преимуществами:

- простой и понятный интерфейс;

- оболочка для клиентов;

- автоматическое продление клиентов по истечении оплаченого времени;

- автоматическое вычисление стоимости услуг;

- неограниченное количество услуг и тарифов, скидка для пользователей;

- возможность управления клиентскими компьютерами (просмотр активных задач, выключение, перезагрузка, выдача сообщений, запуск программ);

- система отчетов для руководителя;

- возможность конвертации отчетов в формат HTML а также отправка их на e-mail;

- встроенный NAT, прокси, учет и ограничение доступа в Интернет;

- возможность предоплаты и постоплаты;

- предупреждение клиента об окончании работы за 1 и за 5 минут;

- возможность создания тарифов, зависящих от времени дня, от дня недели от количества купленных часов.

3) Locker

Locker – это комплексная система автоматизации компьютерных клубов и интернет кафе. Основными задачами системы являются регистрация сеансов работы компьютеров зала и блокирование работы компьютеров, время сеанса которых истекло. Кроме этого Locker ведет учет интернет трафика каждого компьютера, учет любых дополнительных услуг, оплаты пользователей, баланс каждого пользователя, учет бронирования компьютеров, собирает статистику, формирует различные отчеты о работе и многое другое. Программа имеет развитую систему разделения доступа сотрудников к различным функциям и отчетам. При помощи дополнительных модулей возможен вывод состояния компьютеров зала на отдельный экран пользователям у входа в компьютерный зал, вывод текущего состояния компьютеров на страницу клуба в интернете, отсылка сообщений о текущем состоянии руководителю клуба, автоматическая печать чеков на кассовом аппарате.

1. Компьютерный зал

Программа «Компьютерный зал» предназначена для автоматизации работы компьютерных клубов, интернет-кафе. Контроль оплаченного времени – это основная функциональность данной программы управления компьютерным клубом. Администратору клуба достаточно ввести время, на которое занимается компьютер, автоматически будет посчитана сумма оплаты, разблокирован клиентский компьютер. Когда выйдет оплаченное время, клиентский компьютер автоматически заблокируется. Таким образом, клиент не «переиграет» больше времени, чем оплатил, а хозяин клуба будет уверен, что получит максимальную прибыль. Программа может напоминать клиенту о том, сколько времени у него осталось или сколько он использовал, в том числе голосом, за 5 минут до конца времени, прямо в наушники или через динамики компьютера администратора. В программе «Компьютерный Зал», ведутся различные отчеты, которые можно просматривать за любой срок (например, выбранную рабочую смену в заданный день). Отчеты шифруются, не существует простой возможности их изменить или подменить. Отчеты имеют даже механизмы самовосстановления из внутренних копий [7].

Глава 2. Практическая часть

2.1. Обоснование требований к разрабатываемому прикладному решению

Рассмотрим ключевые требования к разрабатываемому прикладному решению для интернет-кафе «Vonline». Назначение конфигурации – регистрация посетителей администраторами интернет-кафе, контроль за временем их пребывания в заведении, учет дополнительных услуг и расчет с посетителями. В кафе имеется несколько залов с компьютерами, подлежащими учету. В соответствии с перечнем компьютеров будет осуществляться регистрация пользователей за конкретный компьютер. Также в кафе могут быть приобретены новые ПК, следует осуществить их регистрацию в базе. Следует также вести учет сотрудников, осуществляющих регистрацию посетителей в данный день. Информация о посетителях также должна сохраняться в базе.

Требования к функциям прикладного решения:

1. Возможность создания, удаления и редактирования информации о посетителях, компьютерах, залах, дополнительных товарах и услугах кафе.

2. Поддержка одновременной работы нескольких администраторов при регистрации и ведении посещений клиентов.

3. Просмотр доступных для использования и занятых компьютеров.

4. Возможность выбора компьютера и регистрации посетителя за выбранным компьютером.

5. Возможность автоматического подсчета суммы посещения в зависимости от времени и дополнительных услуг.

6. Фиксация факта оплаты от посетителя.

Общий сценарий работы пользователя с конфигурацией:

1. Пользователь (администратор) заходит в базу на основе созданной конфигурации в режиме предприятия.

2. Администратор видит доступные и уже занятые компьютеры на начальной странице программы.

3. Посетитель выбирает интересующий его компьютер, и администратор создает документ «Начало посещения» с учетом выбранного компьютера, информации о посетителе и фиксирует в нем время начала посещения. Если посетитель еще не добавлен в базу, то заводится карточка клиента в справочнике «Посетители».

4. Выполняется проверка доступности компьютера, и в случае, если компьютер не занят, посетитель может начать пользоваться компьютером, а также дополнительными услугами интернет-кафе. Если компьютер уже занят, то, соответственно, в документе выбирается любой другой доступный компьютер.

5. При завершении посещения, администратор фиксирует в документе «Окончание посещения» время окончания посещения, после чего автоматически рассчитывается сумма за пользование компьютером, а также фиксируются дополнительные услуги, предоставленные клиенту, после чего рассчитывается полная сумма к оплате.

6. Документом «Оплата от посетителя» фиксируется факт оплаты клиентом посещения в кафе. Он создается на основании документа об окончании посещения.

Таким образом, для разрабатываемой конфигурации потребуется использование ряда справочников:

• Справочник посетителей. Требуется для хранения информации о клиентах интернет-кафе.
• Справочник сотрудников. Требуется для хранения информации о сотрудниках интернет-кафе.
• Справочник залов. Требуется для классификации компьютеров по залам для удобства поиска.
• Справочник компьютеров. Требуется для хранения информации о имеющихся в интернет-кафе компьютеров, которые используются посетителями.
• Справочник товаров и услуг. Требуется для хранения перечня предоставляемых за отдельную плату дополнительных услуг и товаров.

В качестве входного документа в системе используется документ «Начало посещения», фиксирующий факт прихода и начала обслуживания посетителя.