Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Предоставление рекламных услуг.pdf

Стрелками описывается перемещение данных (или объектов) по действиям от одной части системы к другой по разным направлениям. Для функциональных блоков в методологии DFD это становится еще проще, так как все грани блока равнозначны и могут представлять из себя как вход, так и выход. Также могут быть использованы двунаправленные стрелки, которые отвечают за отображение взаимодействия между двумя блоками.

Хранилища данных представляют собой объекты для временного хранения данных. Такие объекты используются для временного складирования данных между стадий обработки. В моделях информационных систем такие хранилища используются еще и для промежуточной обработки данных.

Потоки данных поддерживают ветвление и объединение стрелок. При этом каждый сегмент может быть именован по выполняемой им задачам. К примеру, данные клиента могут быть разбиты на паспортные данные, номер телефона и возраст. Такой подход помогает показать выполнение декомпозиции потока. Таким же образом стрелки могут быть объединены для формирования комплексных объектов.

Диаграммы DFD в настоящее время строят по методу разделения событий. Такой метод подразумевает построение нескольких моделей для разных уровней абстракции. Для начала выполняется постройка «логической модели», в которой строящееся модель отвечает на вопрос: что должна делать система?

Затем строится «модель окружения» для описания системы, как объекта, отвечающего на события и входящие данные от внешних сущностей.

На заключительном этапе создается так называемая «модель поведения», в которой показывается как система обрабатывает поступающее в неё события. Эта модель начинается с единственной диаграммы, содержащей один функциональный блок для каждого события описанного в модели окружения.

Диаграммы потоков данных очень удобны для отражения потоков передаваемой информации как внутри описываемой системы, так и между системой и внешним миром. Это качество делает DFD идеальной методологией для создания моделей информационного обмена в организации.

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как есть».

В предыдущих параграфах мы рассмотрели средства моделирования бизнес-процессов и основные методологии. Для дальнейшей работы по описанию бизнес-процесса мы будем использовать программный пакет AllFusion Process Modeler r7, больше известный как BPwin. Для наших целей возможностей данного пакета будет достаточно. Описывать процессы мы будем при помощи диаграммы с нотацией IDEF0.

В нашей задачу входит описание текущего процесса «как есть». Для этого определим основные моменты, которые подлежат описанию:

• Входящие материалы (Input) - материалы и документы, которые мы получаем от заказчика в процессе получения материалов для размещения в качестве рекламы.
• Управляющие элементы (Control) - механизмы управления (Инструкции, приложения, документация и пр.), которые участвуют в обработке заказа.
• Механизмы обработки (Mechanism) – ресурсы, люди и прочие материалы для обеспечения протекания процесса реализации обработки заказа.
• Выходной продукт (Output) – что мы предоставляем заказчику в качестве конечного продукта.

Начнем с описания входящих материалов. Заказчик чаще всего приходит со своими материалами и представлением о том, что он хочет видеть на выходе. Таким образом исходными материалами для начала обработки заказа являются:

• Техническое задание.
• Текст рекламного сообщения.
• Графические материалы (картинки, видеоролики, фотоматериалы, шрифты и т.д.).
• Прочая информация необходимая для оказания услуги (комментарии и личные пожелания заказчика).

Управляющими будут являться регламентирующие деятельность организации документы, инструкции и указания директора. Мы рассмотрим следующие элементы, участвующие в процессе:

• Прайс лист.
• Должностная инструкция.
• Техническая документация на экран.

Теперь опишем ресурсы и механизмы, необходимые для производства и размещения рекламного материала:

• Дизайнер.
• Заказчик.
• Менеджер.
• Бухгалтер.
• Технический специалист.
• Графическая станция.
• Светодиодный рекламный экран.

Наличие заказчика обусловлено тем, что в ходе выполнения процесса он имеет возможность внесения небольших правок в рекламный материал.

Выходом процесса будет являться размещенная реклама на светодиодных экранах города.

Владельцем процесса здесь является директор. Мы будем рассматривать процесс с его перспективы. Рассмотрим процесс предоставления рекламной услуги в ООО «Ватман»:

Рисунок 5- Контекстная диаграмма функциональной модели

На рисунке 5 представлена диаграмма предоставления услуги. Мы наглядно показали все входы и выходы процесса. Для более подробного разбора выполним её декомпозицию:

Рисунок 6 – Декомпозиция процесса «Предоставить рекламную услугу»

На рисунке 6 мы видим более подробное описание процесса. Теперь он разбит на 4 действия:

• Принять заказ.
• Заключить договор.
• Обработать исходный рекламный материал.
• Разместить рекламу.

Во время приема заказа менеджер совместно с заказчиком рассматривают техническое задание и обговаривают предмет рекламного договора. Заказчик на текущем этапе объявляет свои желания основываясь на техническом задании. Менеджер в свою очередь подготавливает проект договора, основываясь на предоставленных документах и предлагает заказчику дополнительные опции в размещении рекламы.

Следующим этапом следует заключение договора между заказчиком и ООО «Ватман» на предоставление услуг. Теперь в процессе задействованы заказчик, менеджер, директор и бухгалтер. В соответствии с принятым в организации прайс-листом, менеджер информирует заказчика о стоимости услуг и условиях предоставления рекламы. На основании полученной информации заказчик вносит заключительные комментарии в договор в виде правок или дополнений. Затем договор подписывается обеими сторонами. После чего бухгалтер подготавливает документы для оплаты. Итогом действия становится подписанный договор.

Затем заказчик предоставляет исходный материал дизайнеру. Дизайнер в соответствии с договором выполняет обработку материала. Все действия по обработке дизайнер выполняет на своей графической станции, специально оборудованной для такой работы. Также в этой работе он руководствуется технической документацией на светодиодный экран. Это позволяет создать наиболее подходящий формат рекламного ролика, который будет успешно работать на имеющихся экранах. На этом этапе заказчик не может влиять на готовый результат.

После окончания работы дизайнера, готовая реклама передается техническому специалисту. Он в свою очередь выполняет загрузку рекламных роликов в каждый экран, принадлежащий ООО «Ватман», и выполняет их перезапуск для применения изменений и трансляции заказанной рекламы. Процесс загрузки может занимать достаточно долгий период времени.

Стоит также отметить, что все специалисты организации выполняют свою работу на основании должностных инструкций. Какого-либо регламента на предоставление рекламных услуг на данный момент не существует.

2.3 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

Рассмотренная нами модель предоставление рекламной услуги на примере ООО «Ватман» дает общее представление о протекании данного действия. Давайте постараемся выделить основные недостатки в предоставленном нам процессе:

• Заказчика не ознакамливают с прайс-листом во время принятия заказа.
• Присутствие менеджера на заключении договора.
• Ручной процесс загрузки и обновления рекламных роликов на экранах города.
• Отсутствие единой информационной системы для контроля за заказами.
• Отсутствие регламента.

Решением данных недостатков мы повысим эффективность работы организации. Также все эти улучшения помогут в формировании регламента предоставления рекламных услуг, который и будет основным контрольным документом для всего нашего процесса.

Для решения первой проблемы мы выполним перенос ознакомления с прайс-листом в подпроцесс «принятие заказа». Это позволит потенциальному заказчику сразу ознакомится с условиями сделки и принять более взвешенное решение. Сделка будет более клиент ориентированной чем сейчас.

Вторым улучшением процесса будет исключение менеджера из процесса подписания договора. Это обусловлено двумя вещами:

• Ознакомление с прайс-листом уже выполнено на этапе принятия заказа.
• Проект договора уже подготовлен и нуждается лишь в подписании.

На мой взгляд более оптимальным вариантом является полное исключение менеджера из данного процесса и замена его единой информационной системой и агентом (оператором ИС). Такое решение позволит менеджеру заниматься непосредственными обязанностями руководящей должности над агентами, вместо прямой работы с клиентами.

Далее в улучшении нуждается процесс загрузки и обновления рекламных роликов. В текущем состоянии процесс размещения рекламы имеет несколько очевидных проблем:

• Низкая скорость обновления контента на экранах.
• Невозможность одновременного обновления всех экранов.
• Отсутствие контроля за контентом.
• Зависимость обновления контента от технического специалиста.

Для их решения можно выполнить подключение всех дисплеев к информационной системе организации. Такой подход позволит обеспечить удаленную загрузку контента на все мониторы города без необходимости физического присутствия технического специалиста. Станет доступна возможность моментального обновления контента в случае внесения изменений или исправления ошибок.

Ввод единой информационной системы для контроля за заказами является необходимым шагом для улучшения бизнес-процессов. Сбор, обработка и хранение информации позволяет организациям избегать повторения ошибок, держать порядок в текущих задачах и более эффективно управлять имеющимися ресурсами. В нашем случае такая система позволить улучшить следующие элементы:

• Автоматизация приема заказов.
• Сохранение информации о клиентах.
• Формирование проекта договора на основе актуального шаблона.
• Хранение договора в единой базе документов.
• Хранение рекламного контента в базе контента.
• Централизованное управление контентом на рекламных экранах.

Как можно видеть, плюсы от внедрения информационной системы

весьма существенны.

Впрочем, даже самая лучшая информационная система не способна решить все проблемы бизнеса без соответствующей документации. Здесь мы возвращаемся к первоначальной цели нашей работы – разработке регламента.

В рассмотренной ранее модели основным контролирующим документом являлась должностная инструкция. Она определяет полномочия для каждого конкретно взятого работника, но не охватывает взаимодействия отделов и процессы, в которых задействовано несколько сотрудников. Для дальнейшего моделирования бизнес-процесса мы будем использовать подход с использованием регламента, как основного документа для контроля за процессами. Такой подход дополнительно обеспечит следующие улучшения:

• Улучшит взаимодействие сотрудников.
• Четко ограничит список обязанностей сотрудников в рамках процесса.
• Обеспечит протекание процессов между разными отделами без привлечения руководителей.
• Позволит получать информацию о достигнутых целях и о ходе результата.

3. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

Рассмотрим обновленную модель процесса предоставления рекламных услуг. В этой модели на рисунке 7 учтены все слабые места, выявленные ранее в прошлом параграфе.

Рисунок 7

Как можно заметить мы исключили из механизмов менеджера и технического специалиста. На их место пришли агент и информационная система (ИС). Применение информационной системы в целом положительно влияет на упрощение любого действия, связанного с обработкой данных. В нашем примере это данные заказчика, полученные в виде технического задания. На рисунке 8 можно рассмотреть декомпозицию этой модели.

В данном случае предполагается, что в нашей организации введена информационная система. На этапе приема заказа агент выполняет ввод полученной информации от заказчика в систему, выполняет ознакомление с прайс-листом и назначает дату заключения договора. Подобную процедуру агент может проводит и без участия заказчика.