Файл: Управления запасами ( Исследование структуры и функций предприятия).pdf

Введение

С развитием функциональных возможностей информационных технологий компьютеры активно применяются в различных сферах человеческой деятельности.

В современном обществе, которое функционирует в жестких рыночных условиях, каждая организация стремиться усовершенствовать производство, прогнозирование, анализ хозяйственной деятельности, минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов и упростить процесс управления производством. Эти задачи можно решить с использованием автоматизированных информационных систем.

Целью данного курсового проекта является проектирование информационной системы “оптово-розничного склада”, которая позволит автоматизировать процесс управления товарными запасами на данном предприятии.

Задачи работы – описать проектирование бизнес процессов по управлению продовольственными запасами на складе и разработать графическое представление спроектированных процессов. К рассматриваемым процессам относятся – закупка, хранение, учёт и продажа товара.

Использование информационных систем становится неотъемлемой составляющей функционирования организаций. В связи с этим для оптово-розничного склада большую актуальность приобретает использование автоматизированных информационных систем, а также освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов, например, CASE-средств автоматизации проектирования.

Данная работа включает технологическую сеть проектирования по комплексу бизнес - задач, графическое представление разрабатываемых бизнес процессов, инфологическую модель и план-график проекта.

1. Исследование структуры и функций предприятия

В данном курсовом проекте в качестве исследуемой организации рассматривается оптово-розничный склад продовольственной продукции.

В торговле сырьем и готовой продукцией все фирмы можно условно разделить в соответствии с масштабом их деятельности. Для крупных корпораций основной задачей в управлении торговыми запасами является стратегическое планирование и оптимизация цепочек поставок между территориально удаленными подразделениями, выполняющими добычу, производство и складирование запасов. Рассматриваемое предприятие относится к средним компаниям, работающим на внутреннем рынке.

Ключевыми задачами предприятия является ориентация бизнеса на потребности местных и региональных торговых оптово-розничных клиентов, синхронизация с нуждами клиентов производства и закупок товаров. Это предъявляет жесткие требования по постоянному поддержанию запасов товара на определенном уровне, достаточном для удовлетворения возможных сиюминутных заказов. Однако, с другой стороны, для данной компании невыгодно держать на складе большие запасы продукции, поскольку при этом снижается эффективность использования площадей.

Задача склада также сводится к своевременному и качественному обслуживанию клиентов, обеспечению сохранности товаров и контролю соответствия реальных позиций, имеющихся в наличии, информации в системе управленческого учета (проведение инвентаризаций, контроль сроков годности, штрих-кодов, маркировка и т.п.).

Главная цель оптово-розничного предприятия - получение прибыли через удовлетворение покупательского спроса.

Рис. 1.1 Структура оптово-розничного склада продовольственной продукции

СКЛАД

Администрация

Отдел закупок

Отдел продаж

Кадры

Бухгалтерия

В администрацию входит руководство, осуществляющее управление и контроль над данным предприятием.

Бухгалтерия занимается ведением финансового учёта над товаром, проведением финансовых операций, осуществлением начисления заработной платы и других выплат, а также ведёт расчёт с поставщиками и принимает оплату за товар.

Кадры представляют собой отдел кадров и всех работников на данном предприятии.

Отдел закупок решает следующие задачи: формирование ассортимента товара, определения потребности в товаре, спроса на товар, объёма закупаемого товара, поиск поставщиков, организация закупок, приёмка товара.

Отдел продаж работает с покупателями и занимается приёмами заказов на покупку товаров, координирует действия торговых агентов и занимается организацией доставки товаров покупателям.

Проектирование ИС управления торговыми запасами представляет собой сложную задачу для оптово-розничного склада продовольственной продукции и включает проектирование следующих процессов:

• Закупка товара;
• Хранение;
• Учёт товара;
• Продажа товара.

Опишем более подробно проектируемые процессы:

Закупка товара – вначале предприятие определяет потребность в товаре, после чего производится анализ спроса за определённый период на данном предприятии для определения закупаемого товара и его количества. Объём закупаемого товара зависит от его сроков хранения (годности). Если товар скоропортящийся, то его закупаемое количество не должно сильно превышать на него спрос. Затем финансовый директор даёт указание менеджеру изучить рынок предложений данного товара и определить наиболее выгодного поставщика. В результате принимается решение о закупке товара и составляется заявка поставщику. Далее осуществляется приёмка и проверка товара (количественная, качественная). При расхождении составляется акт приёмки товара, где указываются все претензии. В этом случае товар может быть возвращён, поставщик заменяет или допоставляет товар. После чего товар доставляется и размещается на складе, а данные о товаре заносятся в единую БД, содержащую данные обо всех запасах.

Процесс хранения продукции тесно связан с функцией преобразования ассортимента. В перечень операций, объединенных в данной функции, входят: сортировка товаров и их комплектация, дробление и укрупнение партий продукции, ее стандартизация. Другими словами, оптово-розничное предприятие превращает промышленное предложение товара в ассортиментные группы, соответствующие спросу отдельных покупателей. Потребность в выполнении данной функции в особенности актуальна в современных условиях, когда из-за развития специализации производство эффективно лишь при выпуске массовых партий товаров, а потребление все в большей степени характеризуется возрастанием номенклатуры при небольших объемах закупок отдельных товаров.

Учёт товара включает – инвентаризацию товара, контроль сроков годности, контроль уровня товарных запасов и работа с БД, содержащей все данные о продукции.

Инвентаризация товара означает перепись всего товара и осуществляется по мере необходимости, примерно один раз в течение нескольких месяцев. Для проведения инвентаризации товара составляется отчёт - список товара, находящегося в наличие, этот список берётся из основной БД, содержащей данные обо всём товаре. Затем наличие товара на складе сопоставляется с данными из отчёта.

Контроль сроков годности – продовольственные запасы имеют определённый срок хранения и отличный у всех товаров. В связи с этим, определяется список товаров, срок годности которых истекает по прошествии определённого времени. По результатам полученных данных разрабатываются мероприятия по снижению цен на данный товар.

Продажа товара включает следующие процессы – принятие заявки на покупку товара, определение наличия товара на складе, выдача товара покупателю при предъявлении товарного чека, организация доставки товара при необходимости.

2. Технологическая сеть проектирования ИС

При проектировании ИС «Управление товарными запасами на оптово-розничном складе» построим технологическую сеть проектирования (ТСП), под которой понимается взаимосвязанная по входам и выходам последовательность технологических операций проектирования, выполнение которых приводит к достижению требуемого результата – созданию проекта системы.

Технологическая сеть проектирования отражает последовательность технологических операций и раскрывает содержательную сторону процесса проектирования, которая необходима для понимания сущности технологии проектирования и для использования в качестве инструкционного материала в непосредственной работе проектировщиков.

Технологические операции (ТО) графически представляются в виде блоков-прямоугольников, внутри которых дается наименование операций (ТО), перечень используемых средств проектирования (S) и ссылки на используемые ресурсы (R). Входы и выходы технологических операций представляются идентификаторами внутри кружков, от которых и к которым идут стрелки, указывающие входные и выходные потоки. В качестве компонентов входа и выхода используются множества документов D, параметров P, программ G, универсальных множеств-универсумов U. Для любых компонентов входа и выхода должны быть заданы формы их представления в виде твердой копии или электронном виде.

Раскроем значения компонентов ТСП:

Документ D - это описатель множества взаимосвязанных фактов. С помощью документов описываются объекты материальных и информационных потоков, организационной структуры, технических средств, необходимые для проектирования и внедрения системы. Документы определяют или исходные данные проектирования, или конечные результаты проектирования для реализации новой информационной системы, или

промежуточные результаты, которые используются временно для выполнения последующих ТО.

Параметр Р – это описатель одного факта. Параметр рассматривается как частный случай документа.

Программа G — частный случай документа, представляющая описание алгоритма решения задачи, которое претерпевает свое изменение по мере изменения жизненного цикла системы: от спецификации программы до машинного кода.

Универсум U — это конечное и полное множество фактов (документов) одного типа. Обычно с помощью универсума описывается множество альтернатив, выбор из которого конкретного экземпляра определяет характер последующих проектных решений. В качестве универсумов может рассматриваться множество параметризированных описаний методов и средств проектирования, типовых проектных решений, программно-технических средств и т.д.

Преобразователь П — это некоторая методика или формализованный алгоритм, или машинный алгоритм преобразования входа технологической операции в ее выход.

Ресурсы R представляют собой набор людских, компьютерных, временных и финансовых средств, которые позволяют выполнить технологическую операцию. При этом проектировщики могут быть специалистами разной квалификации.

Средства проектирования S — это специальный вид ресурса, включающий формы регламентированной проектной документации, формализованные методики, инструментальные программные средства.

Для разработанной нами ТСП компоненты будут описывать множества взаимосвязанных фактов, объекты материальных и информационных потоков, необходимых для проектирования ИС, поэтому в качестве компонентов будут документы.

Рис.2.2 Технологическая сеть проектирования ИС «Управление товарными запасами на складе»

В разработанной ТСП рассмотрены четыре технологические операции управления товаром на складе: покупка, хранение, учёт и продажа товара. Рассмотрим компоненты необходимые для выполнения каждой ТО:

ТО 1 «Покупка товара». Необходимые ресурсы, инструментальные программные средства для проектирования и документы:

- R1 – персональный компьютер; R2 – менеджеры по закупкам; S1 – БД MS Access; S2 –MS Excel; D1.1- отчёт по запросу на необходимый товар для покупки в отпечатанном виде; D1.2 – данные спроса на необходимый товар, определяющие количество закупаемого товара; D1.3 – список поставщиков в отпечатанном виде; D1.4 – форма заявки на оформление закупки; D1.5 – список приобретённого товара; D1.6 – информация о приобретённом товаре.

ТО 2 «Хранение товара». Необходимые ресурсы: R3 – работники склада.

Документы: D2.1 – документ с требованиями по сортировке товара; D2.2 – требования к комплектации товара и разбиению его на партии; D2.3 –требования стандартизации товара в отпечатанном виде; D2.4 – список товара на складе.

Для выполнения ТО 3 «Учёта товара» необходимы компоненты: R1 – персональный компьютер; R4 – бухгалтер; S1 – БД MS Access; D3.1 – список остатков товара; D3.2 –список товара с истекающим сроком годности.

ТО 4 «продажа товара» включает ресурсы и средства проектирования:

R1 – персональный компьютер; R5 – менеджеры по продажам; S1 – БД MS Access.

Документы: D4.1 – список проданного товара; D4.2 – отчёт по продажам.

Рассмотрим каждую технологическую операцию:

Закупка товарных запасов осуществляется после определения товара, необходимого для покупки и его заказываемого количества. Определить необходимый товар можно, сделав соответственный запрос в БД, содержащую все данные о товаре. Для определения количества товара на покупку требуется предварительно рассчитать общий объём продаж необходимого товара за конкретный промежуток времени, т.е. рассчитать спрос на данный товар и, исходя из данных по продажам, определиться с заказываемым количеством необходимого товара. Выбрать поставщика, у которого будет приобретён товар, можно будет, используя список имеющихся поставщиков. Затем оформляется заявка на покупку.