Файл: Применение проектных технологий в качестве инструмента развития бизнеса.pdf

Как мы видим из таблицы 9, присутствует значительное снижение конверсии на всех этапах продажи. После осуществления первого контакта с рекламным агентством только 60% клиентов обращаются за дальнейшими консультациями, соглашаются на проведение презентации.

Это может свидетельствовать о низком уровне привлечения клиентов с помощью основных каналов. На этап согласования цены и макета соглашается только 58% клиентов, при этом заключают сделку с рекламным агентством только 43% клиентов, рассмотревших предложения цены заказа и его макета. Таким образом, эффективность маркетинговой стратегии рекламного агентства «Три Вершины» следует признать неудовлетворительной в связи с наличием значительных потерь количества потенциальных клиентов на каждом этапе продаж. Полагаем, что это может быть связано с низкой эффективностью работы сайта, учетной записи в социальной сети, а также с низким уровнем квалификации менеджера по продажам.

В заключение отметим, что анализ эффективности деятельности рекламного агентства «Три Вершины» выявил наличие проблем, как в области производства рекламных конструкций, так и в области привлечения клиентов. Значительное снижение выручки в совокупности с ростом себестоимости продаж привело к катастрофическому снижению уровня рентабельности предприятия. Отсутствие мероприятий по снижению постоянных и переменных затрат в рассматриваемом периоде только усилил ухудшение финансового положения рекламного агентства. Опрос руководителя рекламного агентства выявил существование проблем с наличием брака в некоторых типовых заказах, что говорит о низкой квалификации рабочего персонала и отсутствии необходимого контроля со стороны управленческого персонала. Рекламное агентство осуществляет свою деятельность в условиях высокой конкурентной среды.

Несмотря на широкий ассортимент предлагаемых услуг, наличие гарантийного обслуживания, постоянных клиентов предприятию приходится регулярно снижать цену в связи с агрессивной ценовой политикой трех основных конкурентов. Анкетирование руководителя рекламного агентства позволило установить, что успешно занятая ниша в области размещения рекламы на транспортных средствах в 2017 году позволила заработать на этом направлении порядка 15% выручки в 2017 году.

Однако появившиеся в 2018 году конкуренты в области брендирования корпоративного транспорта заставили предприятие снижать цены на данный вид услуг. Анализ факторов внутренней и внешней среды рекламного агентства выявил ряд проблем выраженных в отсутствии механизмов стратегического контроля, планирования и реализации поставленных целей.

Полагаем, что действующая организационная структура не в полной мере соответствует масштабам деятельности предприятия, так как не всегда отвечает потребностям клиента в высоком уровне обслуживания. Так, поступающие заказы от менеджера по продажам не всегда оперативно передаются и контролируются менеджеров по производству, клиент начинает работать с несколькими ответственными лицами, что отрицательно сказывается на качестве выполнения заказа.

Выявленные сильные и слабые стороны рекламного агентства свидетельствуют о наличии потенциальной возможности для дальнейшего развития деятельности. Несмотря на высокий уровень конкуренции, сокращение расходов на рекламу у предприятия имеется собственная клиентская база, опытный дизайнер и возможность индивидуального подхода к клиенту. Данные факторы могут нивелировать возможный отрицательный эффект от дальнейшего роста конкуренции, снижения экономической активности клиентов и неблагоприятных изменений законодательства.

Вероятно, одним из способов повышения эффективности управления производством может стать внедрение проектного управления в рекламном агентстве «Три Вершины». Учитывая уникальность каждого рекламного продукта, необходимость выполнения сроков, ограниченность бюджета заказа, система проектного управления может помочь руководителю эффективно распределять зоны ответственности между исполнителями, контролировать каждый этап выполнения заказа, проводить анализ эффективности работников, а также разработать краткосрочные цели и общую стратегию дальнейшего развития предприятия.

Таким образом, комплексные мероприятия, связанные с внедрением более эффективных методов планирования и контроля, снижение расходов и себестоимости, а также активное привлечение клиентов могут позволить постепенно увеличить рентабельность рекламного агентства. Рассмотрим далее некоторые успешные примеры внедрения проектного управления в нашей стране, а далее будут предложены основные рекомендации по внедрению проектного управления в рекламном агентстве «Три Вершины».

Глава 3 Совершенствование деятельности рекламного агентства «Три Вершины» на основе использования проектов

3.1 Разработка основных рекомендаций по повышению эффективности деятельности рекламного агентства «Три Вершины» путем внедрения проектного управления

Мероприятие №1: внедрение системы проектного управления «Битрикс24»

Исходя из специфики деятельности рекламного агентства, отрицательной динамики показателей рентабельности, внедрение системы проектного управления может помочь руководителю предприятия более эффективно организовать работу по выполнению заказов. В целях организации системы проектного управления была разработана матрица ответственности, отражающая перечень ответственных лиц на каждом этапе выполнения заказа, а также их роли. Матрица ответственности изображена в Таблице 8

Таблица 8

Матрица ответственности рекламного агентства «Три Вершины»

Примечание. О - Ответственный, У - Утверждает, И - Информируется, У - Утверждает.

Как мы видим из Таблицы руководителю рекламного агентства отводятся функции контроля с помощью роли утверждающего лица. Менеджер по продажам помимо функций привлечения занимается оформлением сопутствующей документации, а менеджер производства и рабочий отвечают за производственный процесс и исправление допущенных ошибок.

В целях сокращения сроков внедрения системы проектного управления, был разработан план внедрения системы проектного управления в рекламном агентстве. Таблица 9 отражает рекомендуемую последовательность действий организации по внедрению системы проектного управления. Некоторые этапы могут быть повторно пройдены в случае необходимости, а сроки скорректированы с учетом загрузки по основной деятельности.

Таблица 9

Этапы внедрения системы управления проектами

Руководствуясь информацией о масштабах деятельности малого предприятия, были рассмотрены несколько систем проектного управления облачного типа для внедрения на предприятии. Одной из наиболее популярных систем на рынке является система «Битрикс24».

Система реализована в двух вариантах: в облачной среде и коробочное решение. Коробочное решение создано для крупных компаний, в то время как малому бизнесу доступен выбор различных тарифов облачно среды. Облачное решение системы «Битрикс24» предполагает линейку тарифов с разным функционалом в пределах от 11 880 руб. до 119 880 руб. за год использования. «Битрикс24» имеет широкий выбор функций, как в рамках проектного управления, так и в области управления продажами.

К основным функциям данной системы в области проектного управления можно отнести: распределение ролей среди исполнителей, диаграмма Ганта, доска Канбан, возможность создания шаблонов, создание личного плана для руководителя, отправка поставленной задачи работнику на email, учет времени на выполнение задачи.

Основой проекта в «Битрикс24» является задача, в рамках которой устанавливаются сроки, исполнители, их роли. Внутри одной задачи можно поставить подзадачи, которые реализованы через удобную систему чек-листов. Далее задачи одного проекта можно отображать списком, на доске Канбан или на диаграмме Гантта. В рамках проекта реализована функция переписки с исполнителями, а расширенный вид календаря позволяет наглядно увидеть задачи разных проектов. Рабочий стол раздела проектного управления в системе «Битрикс24» представлен на рисунке 4.

Рисунок 2. Рабочий стол управления проектами в «Битрикс24»

В соответствии с возможностями рабочего стола, изображенного на рисунке 4, пользователь имеет возможность получить обобщенную

информацию о начатых проектах, лицах, инициировавших проект, ответственных, а также проанализировать задачи каждого проекта.

В рамках внедрения системы проектного управления на базе системы «Битрикс24» и матрицы ответственности рекламного агентства «Три Вершины» был создан шаблон проекта по изготовлению рекламной конструкции. Результат реализации представлен на рисунке 3.

Рисунок 3. Визуализация проекта по производству рекламной конструкции в системе «Битрикс24»

Представленная на рисунке 5 диаграмма Гантта, позволяет нам свободно управлять каждой задачей: изменять сроки, откладывать, завершать, добавлять крайний срок. При выходе срока какой-либо задачи за рамки проекта системы напоминает нам об этом и отказывается сохранять противоречащие графику проекта сроки.

Для оценки эффективности работы подчиненных в системе «Битрикс24» существует вкладка «Эффективность», которая показывает отношение выполненных задач (с учетом количества замечаний) к их общему числу, рассчитанное в процентах. Таким образом, имеется возможность оценки эффективности работы каждого сотрудника. Дополнительная информация об эффективности работы предприятия позволяют получить отчеты о занятости по проектам, количестве задач на месяц, а также отчеты по трудозатратам в разбивке по задачам и исполнителям. Исходя из вышеизложенного, система «Битрикс24» имеет широкий функционал в рамках системы проектного управления, проста в использовании и может быть рекомендована для внедрения в рекламном агентстве «Три Вершины».