МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ДЕРЖАВНИЙ ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД

„УКРАЇНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ХІМІКО-ТЕХНОЛОГІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ”

ОСОБИСТІ ДОКУМЕНТИ У ПРОФЕСІЙНІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

Методичні вказівки з курсу

„Українська мова (за професійним спрямуванням)” для студентів І курсу

Затверджено на засіданні

кафедри історії та українознавства.

Протокол № 9 від 23.06.2010.

Дніпропетровськ ДВНЗ УДХТУ 2010

Особисті документи у професійній діяльності: методичні вказівки з курсу „Українська мова (за професійним спрямуванням)” для студентів І курсу / Упор. Л.М. Кулакевич. − Д.: ДВНЗ УДХТУ, 2010. − 14 с.

Упорядник Л. М. Кулакевич, канд. філол. Наук

Відповідальний за випуск Н.А. Ковальова, канд. іст. наук

Навчальне видання

Особисті документи у професійній діяльності

Методичні вказівки з курсу „Українська мова (за професійним спрямуванням)” для студентів І курсу

Упорядник КУЛАКЕВИЧ Людмила Миколаївна

Редактор Л.М. Тонкошкур

Коректор Л.Я. Гоцуцова

Підписано до друку 27.09.2010. Формат 60×84 1/16. Друк різограф. Папір ксероксн. Ум.-друк. арк. 0,63. Облік.-вид. арк. 0,7. Тираж 60 прим. Зам. № 30. Свідоцтво ДК № 303 від 27.12.2000.

ДВНЗ УДХТУ, 49005, м. Дніпропетровськ-5, просп.  Гагаріна, 8.

Видавничо-поліграфічний комплекс ІнКомЦентру

ЗМІСТ

ПОНЯТТЯ ПРО ДОКУМЕНТ

У низці державних стандартів України (ДСТУ) зафіксовано три значення слова „документ”:

ДСТУ 2392-94. Д-т І. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця у процесі здійснення інформаційної діяльності.

ДСТУ 3017-95. Д-т ІІ. Матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою людиною для її передачі в часі і просторі.

ДСТУ 2732-94. Д-т ІІІ. Матеріальний об’єкт, що містить у собі в закріпленому вигляді інформацію, оформлений установленим порядком і має відповідно до чинного законодавства правове значення.

Найчастіше слово „документ” використовується у третьому значенні, а саме: документ − це зафіксована на матеріальному носієві інформація, яка має юридичну силу.

Реквізит (лат. requisitum – необхідне, потрібне) – обов’язкові вихідні дані як елемент правильного оформлення офіційного документа. Сукупність реквізитів і схема їх розташування на документі складають його формуляр. Формуляр установлюється державним стандартом тому для правильного оформлення документа слід знати не лише реквізити, але і схему їх розташування.

Стандартизація документів – це встановлення загальних зразків оформлення документів, а також висловів, які найповніше охоплюють схожі ситуації. В Україні з вересня 2003 р. набув чинності ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів” [1], за яким регулюються правила оформлення документів і розташування реквізитів документів.

Оформлення сторінки. Документ укладається на папері А4, А5.

Відступи для А4: ліве поле – 3 см, праве – 1 см, верхнє і нижнє – по 2 см.

Відступи для А5: ліве поле – 2 см, праве, верхнє, нижнє – по 1 см.

Нумерація. Документ, укладений на одній сторінці, не нумерується. У документах, укладених на двох і більше аркушах (з одного боку), нумерація починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від краю. Біля цифр не проставляються ніякі позначки чи символи. Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у верхньому правому кутку, а парні – у верхньому лівому.

Оформлення дат у документах

У документах і наукових текстах застосовуються два способи оформлення дат – цифровий і словесно-цифровий. Цифровий спосіб є найбільш економним, оскільки скорочує довжину написання дати і одночасно може бути кодом під час обробки документів. Елементи дати подаються у вигляді рядка арабськими цифрами, розділеними між собою крапками без інтервалів. Рік зазначається лише двома останніми цифрами без крапки після них, без слова „рік” і без скороченої позначки „р.” 25.06.99, але 10.01.2001, 12.04.2000.

У документах фінансового характеру, у заявах дата зазначається словесно-цифровим способом, наприклад: 24 вересня 1999 р., 24 березня 2005 р. Словесно-цифровим способом зазначається також дата народження укладача в автобіографії.

Проставляючи в документах дату будь-яким із названих способів, слід керуватися принципом парності, тому якщо день місяця або порядок місяця позначається цифрою до 10, то перед нею треба написати 0 (нуль), наприклад: 02.06.08 або 02 липня 2008 р.

У заповітах, службових дорученнях та інших особливо важливих документах дата може зазначатися суто словесним способом, наприклад: двадцять дев’ятого грудня тисяча дев’ятсот дев’яносто дев’ятого року.

Поняття про особисті офіційні документи

Особисті офіційні документи – це документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника установи, підприємства, організації (резюме, доручення, посвідчення, рапорти, заяви, розписки, автобіографія, скарги, заповіти, доповідні та пояснювальні записки). Особисті документи особа виконує рукописним способом в одному примірнику. Як виняток заповіт укладається не менше, ніж у двох примірниках, а резюме може бути оформлене на комп’ютері.

Окрему категорію особистих документів становлять посвідкові (засвідчувальні) документи, зокрема свідоцтва, атестати, дипломи, довідки, паспорти, перепустки, посвідчення.

Свідоцтво – факультативна назва низки посвідкових документів про одруження, народження, про неповну середню освіту. Нині замість нього поширеною є назва „сертифікат”.

Атестати посвідчують закінчення навчального закладу чи присвоєння вченого звання.

Дипломи – офіційне свідоцтво про закінчення середнього спеціального чи вищого навчального закладу, про здобуття вчених звань і присвоєння наукових ступенів; це нагороди переможцям або учасникам конкурсів. Диплом дає право його власникові посідати відповідну посаду, мати вищу заробітну плату, отримати грошову винагороду тощо.

РЕЗЮМЕ

Резюме – це особистий документ інформаційного характеру, який містить відомості про освіту та професійний досвід особи і подається нею для участі в конкурсі на заміщення вакантних посад у приватних структурах. Резюме, як правило, аналізується за відсутності кандидата, тому і треба, щоб документ давав найповніше уявлення про претендента.

Обов’язкові елементи резюме:

1. Назва виду документа.

2. Ім’я, по батькові, прізвище претендента (посередині рядка у називному відмінку).

3. Текст, у якому подається домашня адреса, номер домашнього телефону; дата і місце народження; родинний стан (одружений (-а) − неодружений (-а), але склад сім’ї не вказується) претендента. Після цього обов’язково вказується мета резюме: пошук роботи, заміщення вакантної посади з вказуванням посади, а останнім часом і розміру заробітної плати, на яку претендує особа.

Далі з абзацу подаються відомості про освіту (починаючи зі спеціальних і вищих навчальних закладів, навчання на спеціальних курсах, а також наявність наукового ступеня та ін. У резюме навчання в школі не вказується! Однак, якщо особа навчалася у спеціалізованій школі, наприклад, з поглибленим вивченням німецької мови, і на її думку, це може вплинути на вибір кандидатури, то навчання в школі можна вказати).

Відомості про трудовий і професійний досвід, крім інформації про посаду і місця роботи, можна доповнити вказівкою конкретних професійних здобутків, публікацій тощо. Останнім часом досить популярною є форма резюме, коли дані про місце роботи подаються у зворотному порядку: від останнього місця роботи до першого, при цьому можна докладно писати про виконувані обов’язки.

4. Додаткові відомості (позитивні якості кандидата, його працездатність, індивідуальність, знання, навички роботи, володіння суміжними спеціальностями тощо).

5. Дата складання.

6. Особистий підпис претендента.

Резюме подається в друкованому вигляді на аркуші паперу формату А 4 обсягом 1-2 сторінки. Текст складається від першої особи у вигляді абзаців відповідно до кожного виду відомостей. При потребі резюме доповнюється фотокарткою у правому верхньому кутку документа.

РЕЗЮМЕ

Колодич Ніна Тарасівна

Додаткова інформація:

Вільно володію персональним комп’ютером (установка програмного забезпечення, операційних систем і налагодження роботи ПК, MS Office, обробка цифрових зображень, пошук інформації в мережі Internet, e-mail, програми обліку 1С ПІДПРИЄМСТВО, СКЛАД).

Володіння мовами: англійська базова, французька базова, італійська технічна.

Особисті якості:

Комунікабельна, працездатна, здатна на прогнозування, наполеглива, акуратна, уважна.

дата підпис

ЗАЯВА

Заява – це документ, що містить прохання особи, висловлене організації, установі і посадовій особі щодо здійснення своїх прав на працю (прийом на роботу чи звільнення), відпочинок, матеріальну допомогу, навчання та ін. Обов’язкові елементи заяви:

1. Адресація заяви (у правому верхньому куті) містить назву посади, прізвище, ініціали керівника в давальному відмінку (слід чергувати при потребі закінчення -у, -ю та -ові,-еві,-єві), назву посади, прізвище, ім’я та по батькові подавача заяви повністю в родовому відмінку без прийменника від. Назва посади чи соціального статусу подавача заяви подається в усіх випадках, крім прийому на роботу та навчання. У деяких випадках (у позовних заявах, при влаштуванні на роботу) подавач заяви вказує свою домашню адресу, доповнюючи перший елемент документа фразою „..., який (яка) мешкає за адресою”.

2. Назва виду документа з великої літери без крапки посередині листка.

3. Текст, що містить чітко висловлене прохання і всю необхідну інформацію, яка його стосується. Зазвичай текст розпочинається словом Прошý: якщо прийняти на роботу, то на яку посаду, який цех чи відділ, якщо надання відпустки, то з якого до якого числа і т. д. Частина заяв мають бути вмотивовані, тобто треба вказувати причину подання (відпустка без збереження заробітної плати, надання матеріальної допомоги та ін.). Заяви про прийом на роботу, надання навчальної відпустки, путівок на лікування та ін. доповнюються переліком підтверджувальних документів. У такому випадку в кінці тексту з абзацу зазначається: „До заяви додаю:” і далі − перелік документів.

4. Дата подання заяви оформляється словесно-цифровим способом, наприклад: 15 квітня 2003 р. (лівий кут зразу під текстом).

5. Підпис подавача заяви (правий кут зразу під текстом).

Заява складається тільки рукописним способом і тільки в деяких випадках на спеціальних бланках.

ЗАЯВА

Прошу прийняти мене на роботу до відділу комплектування на посаду старшого інженера.

До заяви додаю:

1) копію диплома про вищу освіту;

2) трудову книжку;

3) особовий листок з обліку кадрів на трьох сторінках.

19 вересня 2007 р. підпис

ЗАЯВА

У зв’язку із сімейними обставинами прошу надати мені відпустку з 02.06.11 до 04.06.11 з подальшим відпрацюванням пропущених занять.

30 травня 2007 р. підпис

АВТОБІОГРАФІЯ

Автобіографія – це особистий документ, який містить власноручний опис життя особи. Цей документ є обов’язковим елементом особової справи працівника. Обов’язкові елементи автобіографії:

1. Назва виду документа (зверху посередині рядка).

2. Текст, який розпочинається із займенника Я,... прізвища, імені та по батькові особи, дати і місця її народження. Дата народження в автобіографії оформлюється словесно-цифровим способом, а решта − цифровим. Якщо назва населеного пункту змінилася, то треба вказувати ту назву, яка була на момент народження особи і вказана у свідоцтві про народження, наприклад: ...народився в місті Ворошиловград (нині Луганськ). Далі у хронологічному порядку подаються відомості про навчання із вказуванням повної назви навчальних закладів і вказівкою на часові межі перебування в них та з зазначенням назв отриманих спеціальностей; детальні відомості про трудову і громадську діяльність з указуванням місць роботи та посад; відомості про нагороди, стягнення, заохочення, а також про перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі. Якщо назва закладу, де особа навчалася чи працювала, змінилася, то треба вказувати ту назву, яку мав заклад на момент перебування особи в ньому. У кінці документа обов’язково подаються відомості про склад сім’ї (для неодружених − батько, мати, сестри, брати; для одружених − чоловік, дружина, діти). Для кожного члена родини подається прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, посада, місце роботи чи навчання.

У кінці автобіографії обов’язково вказується домашня адреса.

3. Дата написання (зліва під текстом).

4. Особистий підпис автора (справа під текстом).

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Денега Юлія Миколаївна, народилася 16 жовтня 1983 року в Дніпропетровську.

З 1990 до 2000 р. навчалася у Дніпропетровській загальноосвітній школі № 123.

2000 р. вступила до Українського державного хіміко-технологічного університету на факультет технології силікатів денної форми навчання, де навчаюся і зараз. Виконую обов’язки старости групи.

Склад сім’ї:

Батько – Денега Микола Петрович, 1959 року народження, водій АТП 32921.

Мати – Денега Зоя Тарасівна, 1960 року народження, вихователь дитячого садка №112 м. Дніпропетровськ.

Домашня адреса: м. Дніпропетровськ, вул. Остапа Вишні, б.12, тел. 23-23-23.

16 березня 2003 р. підпис

ОСОБИСТЕ ДОРУЧЕННЯ

Доручення – це документ, у якому одна особа надає іншій право на здійснення певних операцій: отримання матеріальних цінностей чи виконання різних дій. Залежно від суб’єкта дії (юридична чи фізична особа) доручення поділяються на службові та особисті (особа особі).