Файл: Основные функции в системе менеджмента (на примере ООО «Монтажинвест»).pdf

• каждый сотрудник своевременно и качественно выполняет свои должностные обязанности;

• улучшение процессов и методов работы, поскольку какой бы качественной она ни была на сегодняшний день — завтра она должна быть лучше;

• предупреждение несоответствий в организации; должна быть уверенность относительно того, потребитель вновь обратится за покупками;

• персонал – источник идей и исполнитель задач, в связи с этим необходимо развивать систему подготовки кадров и мотивации;

•согласованные действия с поставщиками, ориентированные на удовлетворенность потребителей.

Целью данной организации является обеспечение проектных организаций Северо-Запада Российской Федерации комплексными системами обеспечения безопасности предприятий промышленности, офисов, систем управления зданием, а также на поставках оборудования для этих систем.

Каждое предприятие обладает определенной системой управления, являющейся объектом исследования. Исследовать систему управления можно лишь на базе выбранной научной концепции.

В компании работает 150 сотрудников, в том числе специалисты, имеющие дипломы и сертификаты на проектирование, монтаж, наладку и обслуживание сложного технического оборудования зарубежного и отечественного производства. Организация имеет лицензии на проведение строительно-монтажных работ, а также лицензию на монтаж, наладку и техническое обслуживание оборудования. На предприятии осуществляет свою деятельность своя маркетинговая служба, выполняющая следующие задачи:

1. Изучение характеристик рынка.

2. Оценка потенциала рынка.

3. Анализ сбыта.

4. Анализ тенденции деловой активности.

5. Изучение товаров конкурентов.

6. Оценка реакции на новый товар.

7. Долгосрочное и краткосрочное прогнозирование.

8. Изучение политики цен.

Рассматривая определенную компанию как объект исследования, необходимо фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет наилучшим образом понять предприятие и определить класс его сложности.

2.2 Кадровый анализ в ООО «Монтажинвест»

Рассмотрим социальную структуру персонала на предприятии ООО «Монтажинвест» (таблица 1).

Таблица1 – Социальная структура персонала

Таким образом, мы можем дать характеристику социальной структуры организации. Большая часть сотрудников предприятия – женщины – 60%. Почти половина сотрудников имеет высшее образование и средне-специальное, стаж работы от 5 до 10 лет, в основном это молодые специалисты в возрасте от 20 до 40 лет. Половина сотрудников замужем или женаты. Уровень жизни средний.

В качестве основных методов управления на рассматриваемом предприятии применяют экономические методы управления. В качестве основных методов управления здесь выступает система заработной платы и премирования. Причем, оплата труда сотрудника напрямую связана с результатами его деятельности в сфере ответственности или с результатами деятельности всей фирмы.

Немаловажную роль в процессе управления предприятием играют организационно-распорядительные методы управления, основанные на дисциплине, ответственности, власти, принуждении.

Сущность организационного регламентирования состоит в установлении правил, обязательных для выполнения и определяющих содержание и порядок организационной деятельности (положение о предприятии, устав фирмы, внутрифирменные стандарты, положения, инструкции, правила планирования, учета и т.д.).

Распорядительные методы реализуются в форме:

• приказа,
• постановления,
• распоряжения,
• инструктажа,
• команды,
• рекомендаций.

Поскольку участниками процесса управления являются люди, то социальные отношения и отражающие их соответствующие методы управления важны и тесно связаны с другими методами управления. В качестве примера применения социально-экономических методов управления можно рассмотреть следующие элементы кадровой политики ООО «Монтажинвест»:

• выплачиваются пособия при рождении ребенка;
• организуются и проводятся праздничные вечера (Новый год, 8 марта), профессиональные праздники (День торговли и т.д.);
• к юбилеям, проводам на пенсию организуются торжественные мероприятия с вручением ценных подарков;
• выделяется материальная помощь, необходимая для участия детей сотрудников во всевозможных соревнованиях, конкурсах, олимпиадах.

Помимо методов управления особенное внимание при исследовании механизма управления предприятием ООО «ЮМА» необходимо уделить действующим инструментам управления.

К таковым относятся:

• • 1. политика бюджетирования;
    2. политика маркетинговых усилий;
    3. создание единой информационной системы;

Данные инструменты управления предприятием пока еще находятся на стадии внедрения и говорить об их эффективности пока рано.

Совершенствование управления связано с управлением финансами предприятия или фирмы. План - система целей и стратегий по их достижению. Программа - комплекс мероприятий по реализации стратегий. Бюджет – запланированные финансовые сметы и прогнозируемые финансовые результаты, финансовое оформление программ и подсчет необходимых для этого затрат. То есть, бюджет - это финансовый план, позволяющий сопоставить затраты и полученные результаты в финансовых терминах на предстоящий период времени. Поэтому бюджет (финансовый план) - основа внутрифирменного управления. Соответственно, бюджетирование – технологии составления, корректировки, контроля и оценки исполнения финансовых планов – основа технологий внутрифирменного управления.

Бюджетирование помогает установить лимиты затрат ресурсов и нормативы рентабельности и эффективности по отдельным видам товаров и услуг, видам бизнеса и структурным подразделениям предприятия. Бюджетирование позволяет сделать предприятие или фирму «прозрачной», а потому привлекательной для инвесторов. Бюджетирование позволяет также решать проблемы оптимизации финансовых потоков, сбалансированности источников поступления денежных средств и их использования, определять объемы и формы, условия и сроки внешнего финансирования, решать другие управленческие задачи.

Организация работ по внутрифирменному планированию на ООО «Монтажинвест» строится по методу «сверху вниз» - руководство компании определяет цели и задачи, в частности, плановые показатели по прибыли. Затем эти показатели детализируются и включаются в планы подразделений.

Несмотря на то, что руководство фирмы, несомненно, понимает значимость маркетинга как концепции управления предприятиям в современных условиях и отдел маркетинга существует с момента открытия компании, функции, возложенные на данный отдел, так и остались узко ограниченными. Отдел сбыта так и не стал стратегическим звеном в управлении компании и многие управленческие решения, которые, казалось бы, непосредственно связаны с работой данного подразделения, принимаются без согласования с руководством отдела.

Более эффективно внедряется единая информационная система, позволяющая упростить отчетность и увеличить оперативность поступления информации о текущей ситуации на предприятии руководству ООО «Монтажинвест».

Любой руководитель различается своим индивидуальным стилем, индивидуальность стилей управления проявляется, в первую очередь, в процессе общения руководителя с персоналом. Стиль директора ООО «Монтажинвест» можно установить как демократичный. Сотрудника дается независимость, соразмерно их квалификации и осуществляемым функциям, они широко привлекаются к подготовке и принятию решений. На предприятии ООО «Монтажинвест» приветствуется инициатива и творческая активность. Директор ООО «Монтажинвест» с почтением относится к персоналу, а имеемо общение на равных, стремится поддержать сотрудников в появляющихся проблемах, прислушивается к их мнению.

Но, на практике не встречается стиля руководства в чистом виде, поэтому и для директора ООО «Монтажинвест» наблюдаются характеристики либерального и авторитарного стилей управления в зависимости от ситуации. В взаимоотношении с персоналом, можно было проследить черты либерального стиля – желание нравится все, предложение своей помощи многим сотрудникам.

Директор ООО «Монтажинвест» располагает обширностью мнений и глобальным подходом к каждому вопросу.

Тем не менее директор не умеет ясно выражать цели и задачи, стоящие перед персоналом ООО «Монтажинвест». Назначая персоналу конкретные задачи на совещаниях, он нередко уходит от сути задачи, сосредоточивает все внимание на существенности её реализации, а не на том, в чем состоит задача и как её осуществлять это заставляет персонал несколько раз адресоваться к директору ООО «Монтажинвест» за уточнением задачи и уменьшает мотивацию к труду.

2.3 Анализ системы менеджмента кампании ООО «Монтажинвест»

Для совершенствования системы управления при помощи компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня обеспечения четкости распределения обязанностей руководителей и исполнителей.

Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. Проектируя систему управления необходимо фиксировать, обязанности каждого сотрудника, т. е. субъекта трудового процесса.

Необходимо четко проработать информационную составляющую системы на уровне управленческих решений. Проектирование – непрерывный процесс. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны прорабатывать технологию подготовки новых решений в соответствии с целями.

Должна существовать четкая документация, которачя регламентируе тдеятельность предприятия. Очень часто положения об отделах, должностные инструкции не содержат конкретики и не обеспечивают персональной ответственности при принятии управленческих решений.

Анализ схемы потока документов позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, порядок, в котором документы объединяются или разделяются.

В результате можно определить:

•объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения предприятия;

•излишний контроль за работой или отсутствие контроля;

•применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах;

•излишне длительное хранение документов;

• задержки в обработке документов;

•излишние передачи документов, обусловленные нерациональным или неверным распределением обязанностей между подразделениями.

В рыночной экономике информация стала товаром, ее получение, хранение, использование подчиняются законам товарно-денежных отношений. На сегодняшний день информация является важнейшим ресурсом предприятия и умение грамотно и рационально использовать этот ресурс, определяет способность предприятия к выживанию конкурентной борьбе.

Ниже перечислены статистические данные, которые подтверждают роль информации в управлении оргнаизацией. 

Внутри организации существуют следующие виды обмена информацией:

Межуровневый обмен информацией. 

Нисходящие потоки информации – таким путем подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных поручениях и  т.д.

Восходящие потоки информации – это отчеты о выполнении заданий, предложения по совершенствованию технологии, трудности с внедрением новой техники и т.д. Таким путем руководство узнает о текущих и назревающих проблемах и вариантах решения.

Горизонтальный обмен информацией.

Совещания руководителей подразделений-смежников.  Обсуждение кооперации принимающих участие в выпуске продукции подразделений. Совещания руководителей подразделений,  которые имеют аналогичные производственные задачи. К примеру, обсуждение общих проблем или новых идей управляющими сбытом.

Работа в рамках рабочих групп (управление проектом). Процесс подготовки любого управленческого решения независимо от количества документов для его утверждения может представляться в виде организационной процедуры.