Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Описание предметной области).pdf

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Принято выделять три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов);
организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов);
систематизация архива документов.

В настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет.

Объектом исследования является ревизионный отдел банка.

Предметом исследования является документооборот ревизионного отдела банка.

Целью работы является разработка проекта учёта инцидентов и предписаний для ревизионного отдела банка.

Задачами работы являются:

рассмотреть деятельность банка и ревизионного отдела;
разработка технического задания;
выбрать инструменты проектирования и разработки;
построить структурно-функциональную модель процесса учёта инцидентов и предписаний ревизионного отдела;
построить UML модель информационной системы.

1. Обзор проектных решений

1.1. Описание предметной области

Банк по роду своей деятельности занимается оказанием различных финансовых услуг физическим и юридическим лицам. Выпуском и обслуживанием банковских карт международных платежных систем Visa International и MasterCard Worldwide. Помимо этого, Банк также предоставляет финансовые услуги и финансовые инструменты, такие как:

кредиты;
депозиты;
расчетно-кассовое обслуживание;
дистанционное банковское обслуживание;
денежные переводы;
валютные операции;
зарплатные проекты;
и прочее.

Ревизионный отдел банка независим от иных органов управления банка, поэтому не могут одновременно являться членами совета директоров, а также занимать иные должности в органах управления банком. Отдел существует с целью контроля за финансово-хозяйственной деятельностью банка.

В полномочия ревизионного отдела входит созыв внеочередного общего собрания акционеров/участников.

Ревизионный отдел имеет четко определенный перечень компетенций, которые определяются уставом и иными внутренними документами банка (в банке, как правило, существует положение о ревизионной комиссии). При этом в компетенции обычно входит проверка соблюдения кредитной организацией законодательства и иных нормативных актов, регулирующих ее деятельность; оценка качества процедур внутреннего контроля.

Ревизионный отдел проводят проверку: финансовой документации банка, отчетов комиссий по инвентаризации имущества; контролируют правомерность заключения от имени банка договоров, сделок, проведения расчетов с контрагентами. В обязанности отдела входит, как правило, проверка соответствия порядка ведения бухгалтерского и статистического учета нормативным требованиям; соблюдения в финансово-хозяйственной деятельности соответствующих нормативов. Кроме того, он производит анализ финансового положения кредитной организации, ее платежеспособности, ликвидности активов, соотношения собственных и заемных средств; выявление резервов улучшения экономического состояния банка и выработку рекомендаций для органов управления; проверку своевременности и правильности проведения платежей клиентов, перечислений в бюджет, начислений и выплат дивидендов, процентов по депозитам, погашения прочих обязательств.

Принятие решений по вопросам, относимым к деятельности ревизионного отдела осуществляется на заседании его членов, как правило, большинством голосов. При этом порядок проведения этих заседаний, а также принятия решений определяется банками самостоятельно.

Рассмотрим технологию автоматизации работы ревизионного отдела.

Информационной системы – концепция, определяющая модель, структуру, выполняемые функции и взаимосвязь компонентов информационной системы.

Компоненты информационной системы по выполняемым функциям можно разделить на три слоя: слой представления, слой бизнес-логики и слой доступа к данным.

Слой представления – все, что связано с взаимодействием с пользователем: нажатие кнопок, движение мыши, отрисовка изображения, вывод результатов поиска и т.д.

Бизнес логика - правила, алгоритмы реакции приложения на действия пользователя или на внутренние события, правила обработки данных.

Слой доступа к данным - хранение, выборка, модификация и удаление данных, связанных с решаемой приложением прикладной задачей.

Основные особенности данной архитектуры:

клиентская программа работает с данными через запросы к серверному ПО;
базовые функции приложения разделены между клиентом и сервером.

Плюсы:

полная поддержка многопользовательской работы;
гарантия целостности данных

Клиент-серверная архитектура наиболее часто используется для создания корпоративных баз данных, в которых информация не только хранится, но и периодически поддается обработке различными методами. Именно база данных является главным элементом любой корпоративной информационной системы, а на сервере располагается ядро этой базы. Так, на сервере происходят наиболее сложные операции, касающиеся ввода, хранения, обработки и модификации данных. Когда пользователь (клиент) обращается к базе данных (серверу), происходит обработка запроса: непосредственно обращение к базе данных и возврат ответа (результата обработки). Результат обработки – это сообщение сети об успешном проведении операции или ошибке. Серверные компьютеры могут обрабатывать одновременно обращение нескольких клиентов к одному и тому же файлу. Такая работа и передача данных по сети позволяет ускорить работу используемых приложений.

Клиент и сервер взаимодействую друг с другом в сети Интернет или в любой другой компьютерной сети при помощи различных сетевых протоколов, например, IP протокол, HTTP протокол, FTP и другие. [15, стр. 211]

В основе взаимодействия клиент-сервер лежит принцип того, что такое взаимодействие начинает клиент, сервер лишь отвечает клиенту и сообщает о том может ли он предоставить услугу клиенту и если может, то на каких условиях. Клиентское программное обеспечение и серверное программное обеспечение обычно установлено на разных машинах, но также они могут работать и на одном компьютере.

Данная концепция взаимодействия была разработана в первую очередь для того, чтобы разделить нагрузку между участниками процесса обмена информацией, а также для того, чтобы разделить программный код поставщика и заказчика. Ниже вы можете увидеть упрощенную схему взаимодействия клиент-сервер. [3, стр. 81]

Существует два вида архитектуры взаимодействия клиент-сервер: первый получил название двухзвенная архитектура клиент-серверного взаимодействия, второй – многоуровневая архитектура клиент-сервер (иногда его называют трехуровневая архитектура или трехзвенная архитектура, но это частный случай).

Принцип работы двухуровневой архитектуры взаимодействия клиент-сервер заключается в том, что обработка запроса происходит на одной машине без использования сторонних ресурсов. Двухзвенная архитектура предъявляет жесткие требования к производительности сервера, но в тоже время является очень надежной.

Суть многоуровневой архитектуры заключается в том, что запрос клиента обрабатывается сразу несколькими серверами. Такой подход позволяет значительно снизить нагрузку на сервер из-за того, что происходит распределение операций, но в то же самое время данный подход не такой надежный, как двухзвенная архитектура. Примером многоуровневой архитектуры может стать СУБД. [10, стр. 180]

Если рассматривать в контексте систем управления базами данных, то первый уровень – это клиент, который позволяет нам писать различные SQL запросы к базе данных. Второй уровень – это движок СУБД, который интерпретирует запросы и реализует взаимодействие между клиентом и файловой системой, а третий уровень – это хранилище данных. [14, стр. 198]

В настоящее время в практике предприятий наиболее часто встречаются четыре варианта стратегии автоматизации информационных систем (ИС), представленные в таблице 1.

Таблица 1

Варианты стратегий автоматизации

Стратегия	Описание
Хаотичная	Предполагает установку частей ИС по мере возможностей. Представляет собой заплатку. Является наиболее плохим вариантом с точки зрения долгосрочного эффекта. Полное отсутствие стратегического плана развития ИС. Потребность во внедрение чаще всего определяется сиюминутными задачами
По участкам	Процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений, объединенных по функциональному признаку. Внедрение характеризуется большой трудоемкостью для эффективной реализации стратегии обязательно наличие стратегических и оперативных планов. Данный подход выбирается: когда инвестиционные ресурсы недостаточны для полной автоматизации предприятия, когда автоматизация участка позволяет достичь существенного эффекта.
Автоматизация по направлениям	Автоматизация отдельных групп, бизнес-процессов (направлений), таких как производство, сбыт, управления финансами. При смене объекта, меняется предметная область. Выбор системы автоматизации зависит от вида услуг и состава затрат. Внедряемая система автоматизации представляет «конструктор» автоматизированных рабочих мест.
Полная автоматизация	Распространение систем автоматизации на все функциональные направления деятельности компании за счет проведения системной интеграции (объединения) ИС при внедрении.

Обычно применяется стратегии по участкам или по направлениям. Полная автоматизация – это сложный процесс, которые могут себе позволить не все организации. От хаотичной автоматизации в последнее время происходит отказ в сторону других вариантов, так как данный тип автоматизации сложен в поддержке.

В рамках настоящего исследования проводится автоматизация процесса учёта инцидентов, выявленных ревизионным отделом, что позволяет выбрать стратегию автоматизации по направлению.