Файл: ПРОЕКТИРОВАНИЕ РЕАЛИЗАЦИИ ОПЕРАЦИЙ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ.pdf

Введение

Новые информационные технологии занимают все большую часть жизни каждого современного человека, мы уже не представляем себе получение зарплаты в кассах, покупка авиационных и железнодорожных билетов с ручным оформлением документов, письменное представление квалификационной работы и т.д. Практически любая фирма сейчас имеет компьютер для составления бухгалтерской отчетности, для ведения журналов отдела кадров, кроме того, использование компьютеров на рабочих местах позволяет повысить эффективность работы каждого отдельного сотрудника, не занимающегося прямой производственной деятельностью (например, менеджеров). Поэтому встает насущная необходимость в автоматизации деятельности менеджера строительной фирмы.

Информационная система должна включать в себя возможности по хранению информации об отделах и поставщиках, товарах и продажах. Фирма обладает рядом отличительных черт: наличие очень большого количества товаров, наличие среди них специфических групп товаров (с просроченной датой, новинки и др.). Таким решением может стать автоматизированный рабочий стол менеджера строительной фирмы.

Цель работы – Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление денежными потоками» ООО «Мастерская мебели».

Объект – процесс документооборота и движения денежных и имущественных средств в процессе деятельности фирмы, иначе говоря, предметную область работы, процессы которой необходимо отразить при помощи разрабатываемой программы.

Автоматизация документооборота призвана решить следующие задачи:

1. Автоматизировать процесс заполнения документов, сопровождающих движения сырья и продукции.
2. Автоматизировать ведение и хранение документации, о выполненных товарно-денежных операциях.
3. Автоматизировать средства подведения итогов деятельности компании.

В качестве субъекта решения задачи будет выступать:

1. Среда разработки программного обеспечения.
2. Модель автоматизации области деятельности предприятия.

В качестве объекта задачи будет выступать:

1. Товарно-денежные операции предприятия.
2. Существующая традиционная система журнального учёта.

Гипотеза исследования состоит в том, что с помощью современных средств передачи данных сократить трудовые затраты и вместе с тем повысить надёжность, скорость и оперативность ведения бухгалтерского учёта предприятия.

1 Глава

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

1.1.1 Общая информация о предприятии

Предприятие «Фабрика мебели» уже более пятнадцати лет является одним из лидеров мебельного рынка и предлагает современную, стильную и эргономичную мебель для кухни и детской комнаты, изготавливает современные шкафы-купе и гардеробные, а так же работает с организациями и способна выполнить самые сложные заказы для бизнеса: мебель для офисов, гостиниц, ресторанов, развлекательных центров и бутиков.

Производимая фабрикой мебель разнообразна, ассортимент комплектующих и материалов, предлагаемый фабрикой, позволяет спроектировать и изготовить под заказ мебель практически для любого интерьера. Ассортимент сформирован таким образом, чтобы при разработке индивидуального заказа для нашего клиента, мебель смогла удовлетворить следующим принципам:

• Современный и классический дизайн.
• Функциональность.
• Эргономичность.
• Индивидуальность.

В производстве нашей мебели используются только самые надежные и качественные, соответствующие всем экологическим стандартам материалы от ведущих производителей Европы, США, Японии, Кореи и России. Функциональная фурнитура соответствует самым современным стандартам, и предложение фабрики не отличается от предложения ведущих европейских производителей.

Мебель соответствует российским и европейским стандартам качества, надежна и безопасна.

1.1.2 Выбор комплекса задач автоматизации

Бухгалтерский документооборот на данном предприятии ведётся в традиционной форме, с использование бумажных документов, журналов регистраций и т.д. Для выделения проблем реализации традиционного документооборота нужно рассмотреть бизнес-процессы, происходящие при этом на предприятии. Составим схему в формате IDEF0, в которой описаны основные бизнес-процессы (критически важные для функционирования) предприятия (см. рисунок 1,2).

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Данные схемы ведения документов имеют следующие недостатки:

1. Необходимость ручного заполнения документов, что связано с большим количеством ошибок.
2. Неудобно ведение журналов.
3. Необходимость дублирования информации в счёте, акте и журналах (книге продаж и книге покупок).
4. Невозможность быстрого поиска информации.
5. Невозможно быстро составить отчёт по последним данным.

В связи с большим количеством отрицательных факторов комплекс выполнения данных задач необходимо усовершенствовать.

Усовершенствование обработки данного комплекса задач можно свести к следующим подзадачам:

• Усовершенствовать способ заполнения документов, с целью исключить, либо уменьшить возможность совершения ошибки оператором.
• Усовершенствовать способы ведения журналов (книг).
• Разработать меры по избеганию необходимости дублирования информации при заполнении документов. Либо сделать создание дублей более простым и удобным.
• Разработать и реализовать методику поиска необходимой информации в журнале.
• Разработать и реализовать методики быстрого составления отчётов.

Сгруппируем задачи по месту их использования в бизнес-процессах, для выявления места необходимого усовершенствования. Для этого необходимо определиться с доступными для автоматизации бизнес-процессами. Для данной задачи это:

• Заполнение акта выполненных работ/услуг.
• Заполнение счёта на оплату.
• Создание записи в книге продаж.
• Создание записи в книге покупок.
• Выполнение калькуляции себестоимости товара.
• Составление отчётной документации.

В сводной таблице 1 связаны задачи, выделенные в комплексе задач, и процессы, доступные для автоматизации. Данный анализ даст возможность оценки наиболее необходимых, и важных для оптимизации задач.

Таблица 1

Сводная таблица

Продолжение таблицы 1

Следовательно, в порядке важности решения расположить задачи можно следующим образом:

1. Усовершенствовать способ заполнения документов, с целью исключить, либо уменьшить возможность совершения ошибки оператором.
2. Разработать меры по избеганию необходимости дублирования информации при заполнении документов. Либо сделать создание дублей более простым и удобным
3. Усовершенствовать способ ведения книги продажи и книги покупок.
4. Разработать и реализовать методику поиска необходимой информации в журнале.
5. Разработать и реализовать методики быстрого составления отчётов.

Данные задачи и будут считаться основными направления работы в процессе автоматизации комплекса задач, остальные задачи комплекса автоматизации не подлежат.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Решение оптимизации задач, описанных в предыдущем разделе, могло быть реализовано с помощью вычислительной техники. Схема документа оборота решаемой задачи приведена на рисунке 3.

Рис. 3 Схема документооборота

Автоматизация решения данной задачи при помощи современных компьютерных технологий позволила бы достичь следующих положительных моментов:

1. Устранить негативное влияние на точность информации человеческого фактора.
2. Увеличить скорость создания всех видов документов.
3. Повысить доступность информации внесённой ранее информации.
4. Повысить качество хранимой информации.
5. Создать возможность быстрого поиска введённых ранее записей.
6. Автоматизировать заполнения дублированных документов.
7. Автоматизировать создания специализированной отчётности.

Чтобы подтвердить целесообразность использования вычислительной техники для автоматизации данной задачи необходимо доказать выгоду от использования способа. Факторы, которые могут обосновать выгоду от использования вычислительной техники, будут рассмотрены для способов традиционного и автоматизированного способа выполнения данных процессов. Будут рассмотрены следующие факторы:

1. Возможность возникновения ошибок
2. Оценка качества ввода, хранения, и предоставления информации.
3. Скорости работы.

Рассмотрим автоматизируемые процессы, и с точки зрения возникающих ошибок (оценки процессам будем выставлять по десятибалльной шкале на основе эмпирических наблюдений):

Таблица 2

Возможность возникновения ошибок

Оценивая данную таблицу 2, можно сделать вывод, что автоматизированный способ превосходит традиционный по этому параметру, хотя и незначительно.

Оценка качества ввода, хранения, и предоставления информации приведена в следующей таблице 3.

Таблица 3

Оценка качества ввода, хранения, и предоставления информации