Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами».pdf
Добавлен: 29.04.2023
Просмотров: 79
Скачиваний: 1
СОДЕРЖАНИЕ
1. Постановка задачи и моделирование БП «как есть»
1.1. Описание предметной области. Постановка задачи.
1.2.Выбор средства для моделирования бизнес-процессов
1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»
2.Усовершенствование выполнения процесса «Управление ИР»
2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению БП
Введение
В современных организациях и предприятиях происходит широкий обмен данными и циркулирующей информацией с разными субъектами деятельности:
– с органами государственной власти;
– деловыми партнерами;
– со своими территориальными филиалами.
Большая часть всей информации передается непосредственно в виде документов, как бумажные носители.
Стоит отметить, что в последние годы происходит повсеместное увеличение объема передаваемой информации, которая проходит по электронным каналам – электронных документов.
Актуальность темы курсовой работы является актуальной, так как даже классическое (бумажное) управление информационными ресурсами практически немыслимо без использования электронных документов и автоматизации. Главной задачей при этом сегодня является переход с дискретного типа электронной информации к целостному, комплексному, а также непрерывной информационной технологии (ИТ).
При использовании электронного документа, всегда необходимо помнить, что данный документ все свои стадии жизненного цикла проходит в электронно-цифровой форме. Другими словами, такие документы создаются, передаются во времени или пространстве, хранятся или уничтожаются только в цифровом или электронном виде.
Несмотря на огромные темпы развития современных информационных технологий, разного рода электронные документы мало еще применяются в управлении.
При чем, кроме общих (технологических, технических и других) причин, недостаточное использование электронной документации в Российской Федерации усугубляется рядом факторов, которые создают значительные препятствия для повсеместного внедрения и более эффективного использования электронной документации в организациях.
Целью курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами».
В соответствии с целью работы ставятся следующие основные задачи:
– описать предметную область и привести постановку задачи;
– выполнить выбор средств для моделирования бизнес-процессов (БП);
– реализовать моделирование процесса «как есть»;
– предоставить предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов;
– выполнить моделирование БД «как должно быть».
Объект исследования – теория исследования бизнес-процессов.
Предмет исследования – процесс управления информационными ресурсами.
Методами анализа, которые применяются в работе, являются методы системного анализа, проектирования и разработки программного и информационного обеспечения ИС, CASE-технологии.
Работа является практически значимой не только для руководства любой организации.
Эти возможности значительно ускоряют и облегчают рабочий процесс по выполнению управления информационными ресурсами.
1. Постановка задачи и моделирование БП «как есть»
1.1. Описание предметной области. Постановка задачи.
Все существующие бизнес-процессы вытекают из набора разного рода деловых связей, которые обозначенных в организационной схеме компании. Особенно, если это относится к выполнению управления информационными ресурсами (ИР).
ИР применяются для движения документов в с момента создания их или получения и до завершения выполнения или отправки в архив.
Следует заметить, что в указанном определении упор выполняется на словах «движение документов», а именно, пути их с одного подразделения или же от одного из сотрудников к другому.
В таком случае порядок движения документов (их путь) предопределен утвержденным управленческим процессом для данной организации.
К примеру, если руководитель организации сразу требует, чтоб все полученные ИР докладывались сначала ему и лишь он будет выполнять назначение исполнителей, путь движения ИР будет многоступенчатым в направлении «сверху вниз».
Стоит отметить, что если же в компании четко проведено разделение всех функций между несколькими сотрудниками и структурными подразделениями, большая часть документов сразу пойдет в отдел к непосредственным исполнителям, то есть определится другой путь, значительно короче.
Аналогично, от принятого порядка распределения обязанностей, а также делегирования полномочий персоналу зависит движение ИР при подписании и согласовании.
В результате, управление ИР зависит только от системы управления, также оно вторично в отношении к ней, хотя в то же время ИР, отражая всю систему управления, дает возможность ее наглядно увидеть.
Стоит отметить, что среди разных компаний одно из самых основных направлений в деятельности, которые требуют автоматизации, является управление информационными ресурсами, так как оно, в основном, выполняется традиционным (бумажным) методом.
Организация работы с совокупностью ИР предполагает организацию процесса документооборота учреждении, сбережение документов, а также их применение в текущей деятельности учреждения.
Заметим, что в целях рациональной организации выполнения управления ИР практически все ИР могут быть распределены по специальным документопотокам, к примеру:
– нерегистрируемые и регистрируемые ИР;
– исходящие, входящие и внутренние ИР;
– ИР, направляемые в отделы и поступающая из вышестоящих организаций и учреждений;
– ИР, что направляются в или же поступают с подведомственных организаций.
Самой основной характеристикой управления ИР является объем. Под объемом с точки зрения ИР понимается число документов, которые поступили в организацию, а также созданы ею в течение конкретного периода времени.
Объем ИР – очень важный показатель, который часто используется в качестве критериев при решении многих вопросов выбора формы и организации управления ИР, процессов реализации информационно-поисковой системы для документации учреждения, а также структуры службы делопроизводства, что применяется ее штатным составом и иных вопросов.
Схема движения ИР для некоторой компании показана на рисунке 1.
Рисунок 1 – Пример потоков ИР
Общая схема работы с ИР показана на рисунке 2:
Рисунок 2 – Схема работы с ИР
Самым главным правилом управления ИР является оперативное движение документов для наиболее перспективного пути с минимальными затратами труда и времени.
В базу ИР входят организационные документы, такие, как:
– Устав компании;
– положения о структурных отделах;
– приказы об обязанностях персонала;
– инструкции по выполнению работ с документацией и отчетностью;
– структуры документопотоков и иные факты.
Системой электронного управления ИР (сокращенно СЭУИР) является специальное приложение, которое обеспечивает участникам обмен электронными ИР, имеющими юридическую значимость.
На рисунке 3 показано, насколько именно сокращается время выполнения отдельных этапов работы над документами при замене традиционного бумажного процесса на электронный.
Рисунок 3 – Сравнение типов управления ИР
В условиях применения электронного документооборота всегда требуется намного меньше затрат на выполнение настройки управления ИР при непосредственном изменении внешних условий, к примеру, требований по корректировании формы отчетности.
1.2.Выбор средства для моделирования бизнес-процессов
В настоящее время в РФ для анализа, а также выполнения моделирования БП широко могут применяться средства моделирования:[13]
– Rational Rose;
– АllFusion Modeler;
– Oracle Designer;
– Process Modeler;
– ARIS.
Кроме этого, в заграничном опыте используются помимо уже упомянутых, средства Ithink Analys, System Architect.
АllFusion Data Modeler, а также продукт AllFusion Process Modeler (еще несколько лет тому назад они имели наименование ERWin, BPWin) компании Соmputer Associates давно входят в пятерку качественных производителей ПО, предлагая инструменты для резервного копирования, выполнения моделирования, управления разного рода инфраструктурой предприятия, уровнями информационной безопасности.
Заметим, что пакет BPWin базирован на методологии моделирования IDEF, а также он предназначается для реализации процесса функционального моделирования.
Методология IDEF, что входит в совокупность официальных стандартов США, представляется совокупностью инструментария, правил или процедур, что в свою очередь предназначены для реализации функциональной системы объекта исследуемой предметной области.
Заметим, что функциональная модель IDEF выполняет отображение функциональной структуры объекта, то есть все производимые им действия и манипуляции.
Основными характеристиками такого типа моделирования являются:
– Владелец процесса является должностным лицом или коллегиальным органом управления, что имеет в своем распоряжении разного рода ресурсы, которые необходимы при выполнении процессов, и несущий полностью всю ответственность за результаты реализации некоторого процесса.[11]
– Процессы – это потоки работ, которые располагают границами, другими словами, началом и концом процесса моделирования. Для практически всех отдельно взятых процессов такие границы могут быть установлены начальными, первичными данными, а также входами исследуемого БП.
Указанные входы могут открываться только первичными поставщиками определенного БП. Процессы заканчиваются выполнением выхода, который выдается с помощью результатов преобразования начальных данных клиентам процесса.
– Входы БП – это продукт, что при выполнении процесса может преобразоваться непосредственно в выход.
Каждый вход должен указываться на своего поставщика. К самым типичным входам для БП можно отнести:
– сырье для создания продукции;
– документация;
– материалы и оборудование;
– персонал и отделы;
– полуфабрикаты и потребности;
– информация и отчетность;
– услуги и другие компоненты.
– Выходом является продукт, а именно, информационный или материальный (или множество) объектов или услуг, которые являются результатом выполнения четко определенного процесса и потребляемый клиентами из вне.
Выход процесса всегда может иметь своих потребителей. В случае, когда потребителями являются иные процессы, для него указанный ранее выход будет считаться входом.
При этом, стоит отметить, что выход (или продукт) процесса может применяться в качестве некоторого определенного ресурса при выполнении других процессов.
Заметим, что к выходам для БП можно отнести:
– готовую продукция;
– результатную документацию;
– обработанную информацию;
– персонал и подразделения;
– услуги и прочее.
Заметим, что к основным ресурсам БП можно отнести (рисунок 4):
Рисунок 4 – Ресурсы БП
Ресурсом бизнес-процесса является информационный или материальный субъект, что постоянно используется при выполнении исследуемого БП, но он не считается входом.
Владелец БП при непосредственном его планировании, а также управлении производит полное распределение или переопределение ресурсов для достижения результата БП. [7]
Выходы, входы, а также ресурсы можно обозначать существительными, поскольку они считаются разного рода материальными субъектами.
На рисунке 5 показан интерфейс рассматриваемой программы:
Рисунок 5 – Окно программы АllFusion Data Modeler
Рассмотрим основные возможности данного ПО:
– программа поддерживает такие 3 главные стандартные нотации моделирования БП:
– DFD;
– IDEF0;
– IDEF3.
Указанные нотации позволяют описать практически любую предметную область максимально точно;
– позволяет выполнять оптимизацию процедуры в компании;
– поддерживает методы расчета себестоимости хозяйственной деятельности;
– интегрирован с такими продуктами, как ERwin, Paradigm Plus и прочие;
– интегрирован с инструментарием имитационного моделирования Arena.
Набор современных инструментальных средств с названием Oracle Designer использует решение для разработки разного рода систем корпоративного уровня.[1]
Oracle Designer может брать участие практически во всех фазах ЖЦ разработки любого ПО – от моделирования до внедрения программы.