Файл: Проектирование реализация операций бизнес-процесса «Расчет заработной платы».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Эффективная работа современных предприятий всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем. Информационные технологии дают возможность рационально распоряжаться всеми видами ресурсов предприятия. Материальные и финансовые ресурсы всегда ограничены, поэтому ключевым фактором успеха экономической деятельности является принятие правильного и своевременного решения о том, где и как следует их сосредоточить для достижения максимального эффекта. Именно своевременная и актуальная информация позволяет концентрировать ресурсы в нужное время и в нужном месте для реализации главных, приоритетных задач.

Объектом исследования курсовой работы является компания ООО «Анданте».

Актуальность темы исследования заключается в разработке базы данных и программного приложения, которые будут автоматизировать уникальные бизнес-процессы компании ООО «Анданте» в области учета труда и заработной платы сотрудников.

Объектом исследования является ООО «Анданте».

Предметом исследования является автоматизация управления учета труда и заработной платы персонала процессами для ООО «Анданте».

Целью курсовой работы является создание информационной системы автоматизации учета труда и заработной платы персонала в компании ООО «Анданте».

Для реализации данной цели мною были обозначены следующие задачи:

1. Рассмотреть работу компании ООО «Анданте» и предоставить её технико-экономическую характеристику;
2. Изучить предметную область и бизнес-процессы расчета заработной платы компании ООО «Анданте»;
3. Провести проектирование и разработку корпоративной информационной системы автоматизации;
4. Выполнить расчет технико-экономической эффективности от внедрения корпоративной информационной системы автоматизации.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Рассмотрим модель бизнес-процессов по учету процесса по учету заработной платы персонала.

Характеристика данного процесса представлена на рисунке 1 -2.

Рисунок 1. Декомпозиция бизнес - процесса «Прием заявок на расчет заработной платы»

Рисунок 2.Декомпозиция бизнес - процесса «Выполнение заявки по расчету заработной платы»

В настоящее время наибольшую сложность вызывает процесс подготовки заявок на расчет заработной платы сотрудников. Это возникает из-за того, что все обращения регистрируются в настоящее время в специальном журнале, что влечет за собой многие неудобства при его заполнении, а также поиске и анализе необходимой информации. Кроме того, по окончании рабочего дня, а также раз в месяц необходимо составлять отчет, который содержит сведения о поступивших заявках, причинах возникновения проблем, принятых мерах и их последствиях.

Отчет позволяет проводить мониторинг состояния заявок на расчет заработной платы предприятия, однако его составление является трудоемким занятием.

Такая схема работы неэффективна и слишком отягощенная лишними этапами.

Такая технология долгое время хорошо работала, но, в связи с увеличением количества сотрудников, и появлением новых задач на предприятии, ее использование приводит к тому, что сотрудники не получают своевременную выплату заработной платы.

На основе вышесказанного, руководством предприятия было принято решение об автоматизации процесса приема заявок от сотрудников на расчет заработной платы.

Администратор регистрирует приход и уход сотрудников и подает заявки в ИТ-отдел.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Прежде всего, необходимо проанализировать какие функции необходимо разработать в ЭИС (базе данных и приложении) в соответствии с теми конкретными задачами, которые нужно решать компании ООО «Анданте».

Рассмотрим процесс подготовки отчетности по рассчитанной заработной платы в виде диаграммы декомпозиции.

Его выполняет специальный сотрудник ИТ-отдела.

В декомпозиции контекстной диаграммы показаны основные работы, которые осуществляет предприятие в процессе своего функционирования на основе входной информации из внешней среды.

Диаграмма подготовки отчетности по расчету заработной платы представлена на рисунке 3.

Рисунок 3.Подготовка отчетности по расчету заработной платы

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Существующий способ приема заявок способ учета связан с большой трудоемкостью в учете кадров, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации.

На сегодняшний день невозможно в короткий срок получить сведения об общем количестве процессов кадрового учета, провести анализ основных причин возникновения проблемных вопросов у сотрудников и проанализировать причины не правильного учета персонала, дать оценку эффективности или неэффективности работы бухгалтерии.

Схема документооборота учета кадров представлена на рисунке 4.

Рисунок 4.Схема документооборота учета кадров

. Временные характеристики работы процессов приведены в таблице 1.

Таблица 1.

Характеристики процессов работы бухгалтерии по подаче заявок на расчет заработной платы.

Как видно из таблицы, ежедневно, в среднем, 705 минут или 11 часов, специалист отдела управления персоналом занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 12 часов, можно сделать вывод, что на непосредственную работу по решению проблем подаче заявок на расчет заработной платы остается менее 10 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Основные недостатки, присущие существующей практике управления и обработки заявок на расчет заработной платы:

• большое количество заявок в бумажном виде;
• неудобство контроля исполнения заявок;
• сложное определение очереди заявок;
• низкая производительность труда в производственной сфере;
• высокая трудоемкость обработки информации;
• низкая оперативность, снижающая качество работы отдела;
• несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации;
• несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения.

В результате проводимой автоматизации предполагается сократить время на создание и передачу заявки до 3 мин. Расчет эффекта внедрения указан в таблице 2.

Таблица 2.

Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 2,5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве заявок, их приоритете, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и локальную вычислительную сеть.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Система должна предоставлять возможность автоматизации учета труда и заработной платы в ООО «Анданте».

Полученная информация накапливается в базе данных и обрабатывается системой с последующей возможностью оперативного доступа для контроля текущей ситуации, просмотра отчетов, анализа документов, внесения корректировок и обновления информационной базы, изменения условно-постоянной информации в справочниках, анализа обобщенной информации за период времени по каждому сотруднику или в целом.

Входная информация, содержащая данные оперативного новых учитываемых заявок на расчет заработной платы, регистрируется первичными аналитическими документами и вносится в базу данных через интерфейсную форму ввода (обеспечивается отмена произведенных операций с возвратом исходных значений).

Учет операций по сотрудникам регистрируются в системе с контролем финансово-управленческой информации и возможностью отмены транзакции, при операции выписывается отчет в виде печатной формы.

Клиентская часть системы должна быть многооконной и изменяемой под задачи отдельных операций, обеспечивать функции поиска, быстрой навигации и эргономичности управления.

Доступ к модулям системы обеспечивается через главное кнопочное меню.

Проектируемая система должна предоставлять удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс.

Анализ накапливаемой количественно-суммовой информации в базе данных проводится в модуле аналитики с последующим выводом выходных данных.

Параметры обрабатываемой информации должны корректироваться в зависимости от устанавливаемого пользователем интервала времени и конкретного магазина или итоговая информация за весь период по всему предприятию.

Система должна иметь возможность последующей реорганизации и расширения для улучшения её возможностей или добавления функций. Должен обеспечиваться контроль ввода данных при отсутствии избыточности, а также надежное хранение и целостность базы данных.

В системе используется 5 видов кодирования, предназначенные для однозначной идентификации бухгалтеров, сотрудников, договоров с сотрудниками, расчетов по заработной плате. Виды системы кодирования указаны в таблице 3.

Таблица 3.

Используемые системы кодирования