Файл: Основные функции в системе менеджмента (Основные функции менеджмента на примере Веб-студии).pdf

Предварительный контроль в большей части ложится на плечи представителей кадровой службы, которым с помощью тестов и собеседований предстоит определить профессиональную пригодность сотрудников предприятия. Нужно также получить ответ на вопрос, знает ли персонал свои обязанности, права, понимает ли глобальные цели, стоящие перед организацией. [10]

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения.

Материальные ресурсы. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца. [19]

Текущий контроль.

Следующая форма контроля в менеджменте – текущая оценка, которая проводится непосредственно в процессе хозяйственной деятельности компании. Основное предназначение данной процедуры – усовершенствовать производственный процесс и максимально скорректировать его для скорейшего достижения поставленной цели. На данном этапе необходимо выявить все отклонения от заданных рабочих параметров и устранить их. Есть две формы текущего контроля в менеджменте – стратегическая и оперативная. Оперативный контроль проводится в то же время, когда происходит выполнение основной работы, здесь происходит оценка распределения времени, соблюдения последовательности производственных операций, качества труда персонала. Что касается стратегической составляющей, она показывает эффективность использования ресурсов предприятия в рамках достижения глобальной цели. Выясняется, происходит ли во всех подразделениях внедрение новых методов работы, ведется ли поиск более совершенных технологий и т.д. [10]

Текущий контроль базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная связь - это данные о полученных результатах. Системы контроля с обратной связью влияют на «входы», чтобы достичь требуемых характеристик на «выходе». «Входом» для организационных систем с обратной связью являются все виды ресурсов: материальных, финансовых и человеческих. «Выходом» таких систем являются товары или услуги. [10]

Заключительный контроль. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. [20]

Процесс контроля

В процессе контроля выделяют три этапа установление стандартов:

1. Первый этап процедуры контроля – формирование стандартов и нормативов, поддающихся количественному измерению и оценке – связан с функцией планирования.

Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

Относительно легко установить показатели эффективности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов потому, что они поддаются количественному измерению. [50]

2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он или она принимают и еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой, второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке. [43]

3. После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения:

-Ничего не предпринимать. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать.

-Устранить отклонения. Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

-Пересмотр стандартов. Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы — это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. [19]

Глава 2. Основные функции менеджмента на примере Веб-студии

2.1. Планирование в веб-студии

Веб-студия представляет собой небольшую организацию, объединяющую специалистов, которые занимаются разработкой веб-сайтов и веб-дизайном.

Современные веб-студии предоставляют полноценный комплекс качественных услуг: создание сайта, наполнение его контентом, продвижение сайта.

Бизнес-план веб-студии - это план развития предприятия, необходимый для освоения новых сфер деятельности фирмы, создания новых видов бизнеса.

Бизнес-план может быть разработан как для новой, только создающейся, веб-студии , так и для уже существующей на очередном этапе ее развития.

Бизнес-планирование веб-студии решает следующие важные проблемы:

- определяет степень жизнеспособности и будущей устойчивости предприятия, снижает риск предпринимательской деятельности;

- конкретизирует перспективы бизнеса в виде системы количественных и качественных показателей системы;

- привлекает внимание и интерес, обеспечивает поддержку со стороны потенциальных инвесторов фирмы;

- помогает получить ценный опыт планирования, развивает перспективный взгляд на организацию и её рабочую среду.

Для начинающего предпринимателя бизнес-плен - это по сути, всё, чем он может привлечь внимание инвесторов. Уровень составленного бизнес-плана становится показателем надёжности серьёзности предпринимателя и его дела.

Как правило, бизнес-план является отправной точкой для начала переговоров между предпринимателем и возможными инвесторами (например, банками). Особенно необходим бизнес-план при ведении переговоров с иностранными инвесторами. [7]

Первый шаг в подготовке бизнес-плана веб-студии предполагает определение источников нужной информации.

Ими могут стать:

- учебники по бизнес - планированию;

- правительственные учреждения (в том числе занимающиеся проблемами малого бизнеса);

- фирмы по управленческому консультированию и другие подобные организации;

- отраслевые издания;

- курсы по составлению бизнес-планов;

- аудиторские фирмы;

- знакомые, коллеги, друзья.

Вторым шагом в работе над бизнес-планом веб-студии становится определение целей его подготовки. Цели определяются перечнем тех проблем, которые призван разрешить бизнес-план. [55] Очень важно понять, что внутренние и внешние цели веб-студии могут быть достигнуты, только если создан по-настоящему добротный и качественный план.
Хилый, скудный по содержанию, скрывающий важную хозяйственную информацию бизнес-план не может соответствовать целям привлечения инвесторов. [24]

Третий шаг к созданию бизнес-плана веб-студии - это точное определение своих целевых читателей - будут ли это только внутренние участники организации (что крайне маловероятно) или также внешние лица, которых веб-студия хотела бы видеть своими инвесторами, - будущие акционеры, коммерческие банки.

Выбор круга читателей определяет специфику содержания бизнес-плана веб-студии, необходимость тех или иных сторон деятельности фирмы, экономических показателей.

Когда автор будущего бизнес-плана веб-студии очертил круг своих будущих читателей, он может перейти к следующему, четвёртому шагу- установление общей структуры создаваемого документа. [55]

Бизнес-план веб-студии включает в себя такие составные части:
- титульный лист;

- резюме;

- историю своего бизнеса ( если предприятие уже действует );

- описание услуг;

- описание дел в отрасли;

- конкурентов: оценку и выбор конкурентной стратегии;

- производственный план;

- план маркетинга;

- организационный план;

- финансовый план и оценку риска;

- план исследований и разработку;

- приложение.

Пятый шаг бизнес-планирования веб-студии предполагает сбор информации для подготовки каждого из намеченных разделов бизнес-плана. На этом этапе необходимо заручится поддержкой тех людей, которые имеют необходимые опыт и знания для составления бизнес-плана. [24]

Это могут быть внутренние участники - работники веб-студии, имеющие опыт и хорошее знание внутренней среды. Желательно также привлечь внешних консультантов, особенно для использования их в сферах финансового прогнозирования и маркетинговых исследований рынка. Кроме финансистов, бухгалтеров, маркетологов в работу над бизнес-планом веб-студии могут быть вовлечены экономисты широкого профиля консультанты по управлению.

И последний, шестой шаг в бизнес планировании веб-студии - непосредственное написание бизнес-плана.

Итак, функция менеджмента планирование несет важную роль в работе веб-студии. Основным инструментом планирования в веб-студии является бизнес-план. Предвидеть перспективу развития фирмы в будущем, более рационально использовать все ресурсы предприятия, избежать риска банкротства, более целеустремленно и эффективно проводить научно-техническую политику, все это является основными целями планирования в вб-студии.

2.2 Организация в веб-студии

Профессиональная команда – это основа успешного бизнеса. Перед началом создания веб студии необходимо собрать подходящий персонал, каждый человек из которого будет выполнять определенную работу либо совмещать несколько. В самом начале бизнеса можно нанять небольшое количество сотрудников – до 5 человек.