Файл: Защита информации при проведении переговоров и совещаний.pdf

Документом, подтверждающим полномочия лица (если это не первый руководитель) при ведении переговоров и принятии решений по конкретному вопросу могут служить письмо, предписание, доверенность представляемой лицом фирмы, рекомендательное письмо авторитетного юридического или физического лица, письменный ответ фирмы на запрос о полномочиях представителя, в отдельных случаях телефонное или факсимильное подтверждение полномочий первым руководителем представляемой фирмы. Наименование документа, подтверждающего полномочия лица, может вноситься в список непосредственно перед началом совещания. Эти документы передаются участниками совещания ответственному организатору для последующего включения их секретарем-референтом в дело, содержащее все материалы по данному совещанию или переговорам.

Участникам конфиденциального совещания независимо от занимаемой должности и статуса на совещании не разрешается:

• вносить в помещение, в котором проводится совещание, фото-, кино-, видеоаппаратуру, компьютеры, магнитофоны, в том числе плееры, радиоприемники, радиотелефоны и другую аппаратуру, пользоваться ею;

• делать выписки из документов, используемых при решении вопросов на совещании и имеющих гриф ограничения доступа;

• обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в местах общего пользования;

• информировать о совещании (вопросах повестки дня, составе участников, времени и месте проведения, ходе обсуждения вопросов, содержании решений и т. п.) любых лиц, не связанных с проведением данного совещания, в том числе сотрудников фирмы.

5. Определение состава информации, используемой в ходе совещаний, переговоров

При проведении совещаний с участием представителей сторонних организаций вниманию участников совещания предоставляются в полном объеме материалы информации, составляющие ту информационную базу, на основании которой принимаются конкретные решения при обсуждении проекта комплексной работы. В зависимости от вида предоставляются сведения, которые могут составлять коммерческую тайну какой-либо из участвующих организаций.

Источниками информации при проведении совещания являются выступающие люди, документы, задокументированные материалы для совещания, плакаты, модели.

Основная часть информации на совещании передается посредством человеческой речи, источниками которой являются сотрудники рассматриваемой и сторонней организации, те есть люди. Под речевой информацией понимается то, что произносится участниками совещаний (обсуждения, замечания, ремарки). Речевая информация несет в себе основную смысловую нагрузку, так как является прямым и непосредственным выражением человеческой мысли.

Участники совещания не могут оглашать больший объем ценных сведений, чем это было установлено при подготовке совещания, или сообщать сведения не относящиеся к обсуждаемому вопросу. Состав оглашаемых сведений регламентируется руководителем, организовавшим совещание.

Все документы, составляемые в процессе подготовки конфиденциального совещания, должны иметь гриф "Конфиденциально", составляться и обрабатываться в соответствии с требованиями инструкции по обработке и хранению конфиденциальных документов. Документы (в том числе проекты договоров, контрактов и др.), предназначенные для раздачи участникам совещания, не должны содержать конфиденциальные сведения. Эта информация сообщается участникам совещания устно при обсуждении конкретного вопроса. Цифровые значения наиболее ценной информации (технические и технологические параметры, суммы, проценты, сроки, объемы и т. п.) в проектах решений и других документах не указываются или фиксируются в качестве общепринятого значения, характерного для сделок подобного рода и являющегося стартовой величиной при обсуждении. В проектах не должно быть развернутых обоснований предоставляемых льгот, скидок или лишения льгот тех или иных партнеров, клиентов. Документы, раздаваемые участникам совещания, не должны иметь гриф конфиденциальности.

Документы, составляемые при подготовке конфиденциального совещания, на которых предполагается присутствие представителей других фирм и организаций, согласовываются с секретарем-референтом и руководителем службы безопасности. Их предложения по замеченным недостаткам в обеспечении защиты ценной информации должны быть исправлены ответственным организатором совещания. После этого документы утверждаются руководителем, организующим совещание.

6. Порядок прохода приглашенных лиц на совещания или переговоры, ведение ими записей

Доступ участников конфиденциального совещания в помещение, в котором оно будет проводиться, осуществляет ответственный организатор совещания под контролем службы безопасности в соответствии с утвержденным списком и предъявляемыми участниками персональными документами. Перед началом обсуждения каждого вопроса состав присутствующих корректируется. Нахождение (ожидание) в помещении лиц, в том числе сотрудников данной фирмы, не имеющих отношения к обсуждаемому вопросу, не разрешается.

Целесообразно, чтобы при открытии совещания организовавший его руководитель напомнил участникам о необходимости сохранения производственной и коммерческой тайны, уточнил, какие конкретные сведения являются конфиденциальными на данном совещании.

Ход конфиденциального совещания документируется одним из готовивших его сотрудников или секретарем-стенографисткой. На особо закрытых совещаниях эту работу выполняет непосредственно ответственный организатор совещания. Составляемый протокол (стенограмма) должен иметь гриф конфиденциальности необходимого уровня и оформляться в стенографической тетради, зарегистрированной секретарем-референтом.

Целесообразность записи участниками хода совещания определяется руководителем, организовавшим совещание, исходя из содержания той информации, которая оглашается. Руководитель имеет право не разрешить участникам совещания вести какие-либо записи или санкционировать ведение этих записей на листах бумаги, зарегистрированных секретарем-референтом, с последующей сдачей их этому лицу и доставкой курьерами фирмы по месту работы участников совещания.

7. Особенности использования технических средств при документировании информации

Аудио- и видеозапись конфиденциальных совещаний, фотографирование ведется только по письменному указанию первого руководителя фирмы и осуществляется одним из сотрудников фирмы, готовивших совещание. Чистый магнитный или фотографический носитель информации для этих целей выдается секретарем-референтом под роспись в учетной форме и возвращается ему с зафиксированной информацией по окончании работы совещания.

Участники совещания, замеченные в несанкционированной аудио или видеозаписи, использовании средств связи, фотографировании, лишаются права дальнейшего присутствия на совещании. По факту составляется акт, копия которого направляется фирме, представителем которой является данное лицо, или передается первому руководителю фирмы-организатора совещания, если это лицо является сотрудником этой фирмы. Одновременно носитель несанкционированно записанной информации отдается секретарю-референту для учета и хранения (или уничтожения). Устройство записи возвращается владельцу.

Обеспечение безопасности при проведении совещаний с участием представителей сторонних организаций имеет ряд особенностей, вызванных большим ущербом в случае утечки информации, разнородностью состава и относительно большим количеством участников, высокой степенью концентрации и обобщения сведений, большой вероятностью проноса диктофонов и радиозакладок участниками совещания.

Данные особенности предъявляют повышенные требования к подготовке помещения, способам и средствам защиты информации в ходе совещания.

На основании результатов проведенной работы можно сделать следующие выводы:

1. информацию, циркулирующую в рассматриваемом помещении, можно разделить на речевую и на магнитных носителях;

2. в качестве основных угроз безопасности информации во время проведения совещания выступают:

• подслушивание и несанкционированная запись речевой информации с помощью закладных устройств, систем лазерного подслушивания, стетоскопов, диктофонов;
• регистрация на неконтролируемой территории с помощью радиомикрофонов участниками, выполняющими агентурное задание;
• перехват электромагнитных излучений при работе звукозаписывающих устройств и электроприборов.

Для предотвращения утечки информации предлагается комплекс организационных и технических мер перед проведением совещания и в ходе совещания.

В качестве основных организационных мер рекомендуется:

• проверка помещения перед проведение совещания, с целью оценки состояния обеспечения безопасности информации;
• управление допуском участников совещания в помещение;
• организация наблюдения за входом в выделенное помещение и окружающей обстановкой в ходе проведения совещания.

Список использованной литературы