Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Расчет заработной платы».pdf

Введение

Долгое время люди накапливали знания, навыки работы, сведения об окружающем нас мире, другими словами собирали информацию. Сначала она передавалась в форме легенд и устных рассказов. Зарождение и развитие книжного дела позволило передавать и хранить информацию в более надежном письменном виде. Открытия в области электричества привели к появлению телеграфа, телефона, радио, телевидения средств, позволяющих оперативно передавать и накапливать информацию. Прогресс породил резкий рост информации, и вопрос о ее хранении и переработке становился все актуальнее. Появление новой вычислительной техники решало такие вопросы как: способы хранения, а главное, обработка информации.

С развитием вычислительной техники на базе микропроцессоров совершенствуются компьютеры и программное обеспечение. Пишутся новые программы, способные обрабатывать большие потоки данных. Информационные системы создаются с помощью таких программ. И цель любой информационной системы - обработать данные об объектах и явлениях реального мира и предоставить нужную человеку информации о них.

Хранилище структурированных данных, где данные должны быть непротиворечивы, минимально избыточны и целостны, вот что понимают под базой данных (БД). Другими словами БД - унифицированная совокупность данных. Сама БД должна быть хорошо спроектирована, чтобы ее система функционировала как единое целое.

База данных может обеспечить удобный доступ к хранящейся в ней информации, при условии, что она хорошо организована. Чем лучше она спроектирована, тем меньше будет затрачиваться времени и сил на ввод данных в базу, внесение изменений в БД и извлечение данных из нее.

Актуальность данной проблемы очевидна, ведь на сегодняшний день бухгалтерам требуется помощь в автоматизации процессов, связанных с расчетом заработной платы.

В качестве темы данной курсовой работы было выбрано изучение возможности автоматизировать расчет заработной платы.

Цель данной курсовой работы - разработать информационную систему, позволяющую автоматизировать деятельность по процессам связанным с расчетом заработной платы.

1.АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Автоматизация в бухгалтерском учете

Полностью автоматизированная информационная система (АИС) - это совокупность различных программно-аппаратных средств, которые предназначены для автоматизации какой-либо деятельности, связанной с передачей, хранением и обработкой различной информации.

АИС предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, где главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин "ИС" вкладывается обязательно понятие автоматизируемой системы.

Автоматизированные ИС широко используются в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, как по характеру использования информации, так и по сфере применения.

Автоматизация, автоматизированные информационные системы, комплексные информационные системы, сейчас об этом много говорят, но не все понимают, что это такое и самое главное, нужна ли она вам. Если задаться вопросом, зачем нужна автоматизация, то сразу возникает встречный вопрос: «а что вы понимаете под автоматизацией?».

Можно ответить на него так: автоматизация – это возложение некоторых функций на компьютерную программу. И не зависимо от того, много или мало функций, даже если вы используете компьютер для одной рутинной операции – это уже автоматизация.

Сразу можно отметить, что компьютеры стоят сейчас на каждом столе в офисах, учебных заведениях и дома. Сейчас отпала надобность перепечатывать документы по десять раз на печатной машинке и складывать массивы цифр в столбик, за нас всю эту работу выполняет компьютер, что стало очень удобным в использовании, что очень сильно сокращает время работы с документацией.

Для многих стало уже привычным делом создание документов в текстовом редакторе или строить графики в электронной таблице. Имеется большое количество программ, легких и тяжелых, которые помогают выполнять наши повседневные задачи. На любом персональном компьютере можно найти массу программных утилит или программ посерьезнее, которые помогают делать нам то или иное действие. Очевидно, зачем складывать числа в столбик, если это может сделать ваш ПК.

Выясним, что может не устраивать бухгалтера? Возможно то, что ему необходимо обрабатывать вручную большие объемы работы. И было бы неплохо, если бы был инструмент, который смог облегчить его деятельность.

Автоматизация процесса актуальна, если этот процесс трудоемок и затраты по времени становятся неудовлетворительными. Рассмотрим снова складывание большого количества чисел в столбик. До какого-то момента с этим справляется один человек, потом нужно два, потом пятнадцать и так далее с увеличением объема работы. Возникает проблема, требуемая разрешение. Существует несколько способов решения. Например, можно просто нанять кучу людей для счета. Это самый неоптимальный вариант. Нанимаются операторы, сами себе создающие таблицы Excel (в лучшем случае), которые выполняют расчеты.

Оптимальным вариантом будет немного подумать и найти или создать такой инструмент, который позволит одному человеку выполнять работу множества людей. Рассмотрим наглядный пример. Перед нами стоит задача: заполнить базу данных с помощью стандартных анкет. Есть бумажные формы анкет, данные из которых переносятся в базу. Можно сначала заполнять анкеты, а затем операторы будут вводить эти данные в базу. Можно посадить необходимое количество операторов, занимающихся этим, а можно создать такую систему, которая с помощью модуля распознавания и обычного сканера будет автоматически загружать данные в систему.

Так в данной работе будет разработана и описана программа для автоматизации расчета заработной платы, что тем самым поможет облегчить работу бухгалтеров.

1.2. Описание предметной области

Одними из наиболее сложных моментов бухгалтерского учета полагаются расчеты с персоналом по оплате труда. Для качественного выполнения работы на данном участке требуются высокая точность, аккуратность, внимательность и, несомненно, своевременное выполнение всех расчетных операций. В роли объектов учета могут выступать десятки, сотни и даже тысячи человек, по каждому из которых нужно учитывать и обрабатывать достаточно большие объемы данных.

Сильно осложняют работу бухгалтерам бесконечные правки расчетов подоходного налога с физических лиц, где в качестве роли налогообложения выступает совокупный доход сотрудников. Во-первых, от бухгалтера требуется учесть все доходы работника, относящиеся к налогооблагаемому периоду. Во-вторых, он должен правильно определить и исключить из налогооблагаемой базы все необходимые вычеты, что требует знания множества нюансов. В-третьих, ему нужно корректно отразить в бухучете начисление, удержание и перечисление данного налога в бюджет.

Чем многочисленнее предприятии и чем больше видов начислений и удержаний, тем труднее выполнять указанные задачи без применения информационных систем. И многие бухгалтеры, работающие с данным участком учета, хотели бы использовать автоматизированную систему, предназначенную для расчета зарплаты, а не выполнять все расчеты вручную.

Для модулей расчета зарплаты, которые входят в программные комплексы, диапазон функциональных возможностей изменяется в зависимости от величины и профиля предприятий, для которых адресованы эти системы. Рассмотрим ключевые характеристики, которыми следует руководствоваться при выборе системы расчета заработной платы для средних и крупных предприятий.

Прежде всего, в такой системе должны быть комфортные условия для настройки и ввода требуемых данных. Поэтому программа должна обладать развитой системой нормативно-информационных справочников - подразделений, сотрудников, профессий, должностей, начислений и удержаний, минимального размера заработной платы, подоходного налога и налоговых льгот, норм рабочего времени, шифров производственных заказов и т.д.

Немаловажным моментом является наличие возможности ведения табелей, с поддержкой поденного и суммированного вариантов учета рабочего времени и, соответственно, функции настройки различных графиков работы, включая графики, имеющие циклический (сменный) характер.

Следует заострить внимание на технологии расчета оплаты труда, реализованные в программе. Как известно, на одном и том же предприятии могут трудиться и постоянные сотрудники, и совместители, и лица, нанятые на основании договоров. Кроме того, часто бывает и так, что один и тот же сотрудник работает по совместительству в нескольких структурных подразделениях. Значит, программа должна справляться с расчетом зарплаты по различным категориям персонала.

Если предприятие работает в производственной сфере, то система обязана проводить расчеты не только в рамках повременной оплаты труда - по окладу или часовой тарифной ставке, но также поддерживать сдельную форму оплаты и проводить обработку индивидуальных и бригадных нарядов. Очевидно, в программе должен быть предусмотрен автоматический расчет отпускных, выплат по больничным листам, различных надбавок (северных, за вредные условия труда и т.д.), пособий, доплат (например, за работу в ночное время или сверхурочные), регулярных и разовых премий. Также должно выполняться и автоматическое удержание ссуд, алиментов и сумм по исполнительным листам. Помимо обеспечения поставки стандартного набора начислений и удержаний, нужно, чтобы система давала возможность настраивать и пользовательские алгоритмы расчета. Конечно, в списке "обязанностей" программы должен присутствовать и такой важный пункт, как поддержка выплаты аванса и выплат в межрасчетный период.

Не секрет, что во многих организациях возникают проблемы со своевременной выплатой заработной платы. Тогда приобретает особую значимость корректность расчета подоходного налога.

Удобно, когда программный продукт предусматривает учет приказов по персоналу и данные этих приказов можно использовать при расчете зарплаты и сумм начислений во внебюджетные фонды. Как известно, на каждом предприятии существуют группы работников с однотипными начислениями и удержаниями. Следовательно, для экономии времени бухгалтеров-расчетчиков система должна обеспечить и пакетный ввод и обработку информации.

Значительный комфорт при работе создает и наличие средств быстрого поиска и устранения неточностей при расчетах. Поэтому было бы желательно, чтобы программа выдавала подробный протокол-разъяснение по расчету полученных сумм, где будут отражены исходные данные, порядок расчета, расчетные формулы, промежуточные значения и конечные результаты. Кроме того, если бухгалтер по каким-то причинам желает внести коррективы в результаты автоматического расчета, то система должна помочь ему и в этом.

Еще одним важнейшим нюансом является возможность автоматического перерасчета сумм видов оплат и начислений в фонды, относящихся к закрытым периодам. Это позволит откорректировать данные в случае изменений законодательства, вступающих в силу "задним числом" или исправить выявленные ошибки.

Поскольку заработная плата является одним из важнейших элементов издержек производства и обращения, программа должна формировать широкий набор отчетов по видам оплат, заказам, бухгалтерским счетам, начислениям в фонды и т.д. Это требуется для целей оперативного управления предприятием и для расчетов с государством.

В список задач, решаемых данной системой, должны входить печать:

- расчетных ведомостей,

- расчетно-платежных ведомостей

- платежных ведомостей,

- лицевых счетов,

- расчетных листков,

- налоговых карточек и т.д.

В совершенстве, если разделы расчета зарплаты, которые входят в состав программных комплексов, не только взаимодействуют с подсистемой бухгалтерского учета, но и интегрируются с подсистемами ведения кассовых и банковских операций.

Как известно, налоговые инспекции требуют предоставление справок о доходах на магнитных носителях. Такие же требования предъявляют и отделения Пенсионного Фонда в части предоставления данных для персонифицированного учета взносов. Поэтому наряду с предоставлением отчетов и справок в обычном, бумажном виде, система также должна позаботиться и об этом.

Особое внимание заслуживает и качество интерфейса системы. Важно, чтобы концепция его построения соответствовала реальной технологии работы расчетчиков, чтобы переход из одного функционального режима в другой занимал минимальное количество времени, а информация по персоналу и результаты расчетов были представлены в предельно удобной компактной форме.

И если бухгалтеры, выбирающие программу для своего предприятия, уверены в том, что она обладает всеми этими качествами, пора осваивать современные информационные технологии, чтобы возложить все обязанности по учету оплаты труда на компьютер.