Файл: Коммуникации: процесс, виды коммуникаций и их роль в деятельности организаций.pdf

инструменты:

• деловые игры;
• «почтовые ящики» для сбора предложений;
• презентации для сотрудников;
• тематические фотостенды;
• электронные библиотеки;
• электронные СМИ.

Чаще всего организациями используются:

• внутренние сайты;
• внутренние собрания;
• рассылки сообщений;
• стенды с информацией.

Алгоритм создания эффективной СВК ООО ЧОП "ВИЗИРС" приведен на рисунке 2.

В первую очередь необходимо осуществить диагностику существующей СВК ООО ЧОП "ВИЗИРС". Например, проводятся ли, и с какой регулярностью, собрания трудовых коллективов подразделений и компании в целом, присутствуют ли доски объявлений. Также необходимо выявить, через каких сотрудников и с какой скоростью распространяются слухи, принято ли в организации проведение опросов мнения сотрудников, анкетирование, внутреннее обучение персонала. На следующем этапе создается единое информационное пространство, разрабатываются политика и стандарты компании в области внутренних коммуникаций. Затем происходит внедрение этих стандартов, проводятся мероприятия по укреплению лояльности персонала.

Рис. 2 Создание эффективной СВК ООО ЧОП "ВИЗИРС"

Завершение алгоритма – осуществление мониторинга работоспособности СВК ООО ЧОП "ВИЗИРС", оценка ее эффективности, при необходимости осуществление мер по ее улучшению. Ставятся новые задачи в области управления внутренними коммуникациями.

Дополнительно можно привести следующие критерии эффективности:

• ясность. Информация должна быть сформулирована и передана таким образом, что может быть понятой получателем;
• целостность. Содействие установлению взаимопонимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей организации;
• эффективная обратная связь, обеспечивающая главную цель коммуникативного процесса – достижение взаимопонимания. Эффективная обратная связь характеризуется точным определением, в чем неполадки, что конкретно должно быть сделано для их устранения, носит незамедлительный характер, должна быть надежной и понятной. Обратная связь эффективна, когда члены организации готовы ее принять.

Таким образом, на предприятии разработаны инструменты построения и повышения эффективности СВК ООО ЧОП "ВИЗИРС".

3.2. Информационные технологии как фактор эффективности ООО ЧОП "ВИЗИРС"

Информационные технологии, последние достижения в данной области способны в значительной степени совершенствовать обмену информацией в компаниях.

Информационные технологии – это интеграция компьютеров, электроники и средств связи^[20].

В настоящей работе выражение информационные технологии (ИТ) будет употребляться, с включением в него не только компьютерных технологий (оборудование и программное обеспечение) для формирования и хранения информации, но также и технологий связи для передачи информации.

Персональным компьютером (ПК) уже оказано огромное воздействие на информацию, получаемую и рассылаемую руководителями, вспомогательным персоналом и рабочими. С помощью электронной почты работники ООО ЧОП "ВИЗИРС" имеют возможность направить письменное сообщение любому сотруднику организации. Помимо этого электронная почта является эффективным средством связи между людьми, находящимися в территориально разобщенных офисах, разных городах, странах. Благодаря системе Интернет (стремительно растущая информационная среда, которая в глобальном масштабе связывает компьютерные сети) миллионы людей имеют возможность получить информацию практически во всех сферах своих интересов, и осуществить коммуникации с любым человеком, у которого есть компьютер.

Видеоконференции в ООО ЧОП "ВИЗИРС" позволяют людям, находящимся в разных местах (разных странах, в том числе) обсуждать самые разнообразные вопросы, глядя друг другу в лицо. Появились компьютерные программы, которые обеспечивают совместную работу территориально разобщенных сотрудников (5, с 196).

ООО ЧОП "ВИЗИРС" наряду с интеллектуальными автоответчиками и электронной почтой используют электронные доски объявлений, чтобы передавать рутинную информацию, уменьшить бумажную работу и хранить необходимую информацию. Некоторыми компаниями создаются виртуальные офисы, которые не нуждаются в помещениях и рабочих столах. Основные средства производства в таких офисах – компактные средства коммуникации:

• мобильные телефоны;
• модемы;
• портативные компьютеры;
• системы проведения видеоконференций;
• факсимильные аппараты;
• электронная почта

Оснащенные ими сотрудники ООО ЧОП "ВИЗИРС" способны к выполнению работы не только дома, но практически в любом месте. Не следует забывать, однако, о рисках утраты возможностей социальных взаимодействий.

Весьма эффективным средством коммуникаций в организации является корпоративный информационный портал (КИП) в ООО ЧОП "ВИЗИРС".

Корпоративный информационный портал (КИП) – реализованный на основе технологии Intranet внутренний сайт компании, обладающий расширенной функциональностью и ориентированный на сотрудников фирмы, её клиентов и партнеров. Основная задача портала – организация разнородной информации, имеющейся в компании. Использование локальной сети позволяет размещать на портале файлы практически любого размера. Ограничение доступа дает возможность размещать на портале закрытую информацию и гибко управлять правами доступа к ней.

Корпоративные порталы – это сложные технологические решения, включающие в себя организацию взаимодействия с существующими приложениями, хранилищами данных, OLAP-системами, системами электронного документооборота и поддержки принятия решений и т. д. При разработке подобных систем используются современные методы и технологии, например, CORBA и DCOM. 

При проектировании и разработке КИП должны учитываться управленческая структура и политика информационной безопасности компании, должностные инструкции сотрудников, формы и методы работы с клиентами и многое другое. 

Основная задача корпоративного портала – создание и поддержка единой интегрированной среды для ежедневной работы сотрудников с корпоративными ресурсами и информационными ресурсами Интернета. Решение этой задачи может быть условно разбито на ряд подзадач: 

• доступность необходимой корпоративной информации всем сотрудникам; 
• единый виртуальный каталог хранения корпоративной информации; 

• единый web-интерфейс для доступа к любым источникам информации и приложениям корпорации; 

• персонализация представления рабочего места (формирование набора сервисов портала в соответствии с индивидуальными информационными потребностями сотрудников); 

• прозрачные схемы управления потоками информации и публикации; 

• регламент публикации корпоративной информации; 

• персональные новостные каналы;

• постоянное наращивание сервисов системы. 

КИП ООО ЧОП "ВИЗИРС" предназначен решать следующие задачи:

• информирование сотрудников компании о различных аспектах деятельности как компании в целом, так и отдельных её отделов и подразделений;
• облегчение поиска информации;
• унифицированный, ролевый доступ к необходимой информации. Доступ к информации может быть ограничен на основании логина пользователя, отдела или компании, к которым он относится, должности или роли пользователя и т.д.;
• контроль за созданием документов, их изменением, предоставление средств обсуждения документов;
• поддержка групп пользователей, занятых в одном процессе;
• обеспечения площадок для обсуждения различных тем;
• обеспечение прозрачности и контролируемости выполнения заданий.

Таким образом, применение информационных технологий способствует достижению организацией следующих целей:

• ликвидация излишней и повторяющейся работы;
• оптимизация использования человеческих ресурсов;
• сокращение времени получения информации.

Если говорить о недостатках применения информационных технологий, то самым существенным, по мнению автора настоящей работы является тот факт, что к минимуму сводится непосредственный личный контакт людей, затрудняется интерпретация эмоций и чувств.

Таким образом, на предприятии широко применяются информационные технологии, последние достижения в данной области способны в значительной степени совершенствовать обмену информацией в компаниях.

Заключение

Результаты проведенного исследования дают основания сделать вывод о том, что цель курсового проекта достигнута – проведен анализ, систематизация и изложение материалов о деятельности конкретного предприятия, сформулирован ряд выводов.

В целом решены важнейшие задачи курсового проекта:

проведена оценка роли коммуникаций в деятельности организаций;

рассмотрены сущность, этапы, элементы коммуникационного процесса;

рассмотрены виды коммуникаций;

сформированы пути совершенствования межличностных и организационных коммуникаций;

проанализированы коммуникации в ООО ЧОП "ВИЗИРС", даны краткие рекомендации по их совершенствованию.

Многочисленные проблемные места в системе управления ООО ЧОП "ВИЗИРС" связаны с недостатками во внутренних деловых коммуникациях.

Так, например, применяемые информационные каналы (практически применяется один – речевой) не адекватны деятельности организации, порядка 85% деловой информации распространяется в устной форме;

отсутствует разумное равновесие документированной информации (ее вообще крайне мало) и вербальных (словесных) средств;

как следствие недостатка информации весьма высоко количество слухов, не соответствующих действительному положению вещей;

в итоге социально-психологический климат в трудовом коллективе весьма напряженный.

Автором разработан проект по совершенствованию коммуникаций ООО ЧОП "ВИЗИРС".

В частности, разработана программа обучения аппарата управления ООО ЧОП "ВИЗИРС" навыкам эффективной коммуникации с сотрудниками;

сформированы политики ООО ЧОП "ВИЗИРС". в части внутренних деловых коммуникаций;