Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учёт» ( Аналитическая часть ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Развитие информационных технологий дало широкий спектр возможностей для автоматизации совершенно любых задачи бизнеса. ИТ занимает лидирующие позиции в рейтинге востребованных профессий и в рейтинге услуг, необходимых бизнесу. Автоматизация добавляет бизнесу такие возможности как сокращение затрат, сокращение персонала, а также упрощение рабочей деятельности.

Однако, не смотря на бурное развитие информационных технологий и повсеместное их внедрение, всегда остаются небольшие участки производственного процесса, которые либо плохо автоматизированы, либо не автоматизированы вовсе. Такие слабо автоматизированные участки имеют более низкую производительность труда, что отрицательно сказывается на общей производительности труда на предприятии.

Цель курсовой работы – проектирование информационной системы для реализации бизнес-процесса «Складской учет» на примере компании ООО «Атлетика».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Охарактеризовать существующие бизнес-процессы и выявить необходимость их автоматизации;
• Обосновать проектные решения по информционному и программному обеспечению;
• Составить информционную модель, дерево функций и сценарий диалога;
• Разработать базу данных и программные модули ИС;
• Описать контрольный пример реализации проекта.

1 Глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Общество с ограниченной ответственностью «Атлетика» владеет сетью оружейных магазинов в г. Москва более 10 лет. Основным видом деятельности предприятия является розничная и мелкооптовая торговля товарами для охоты и активного отдыха.

Деятельность предприятия осуществляется на основании Федерального закона «Об оружии» от 13.12.1996 № 150-ФЗ Российской Федерации и на основании договоров с другими юридическими и физическими лицами, заключаемых согласно действующему законодательству. Предприятие полностью отвечает за результаты своей деятельности и выполняет обязательства перед потребителями и поставщиками.

ООО «Атлетика» является коммерческой организацией. Общество является собственником принадлежащего ему имущества и денежных средств и отвечает по своим обязательствам собственным имуществом.

Целями деятельности Общества являются расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли.

Предметами деятельности предприятия являются:

• торговля пневматическим оружием и аксессуарами;
• торговля товарами и аксессуарами для охоты;
• торговля средствами самообороны;
• торговля сувенирной продукцией и многое другое.

Номенклатура включаемых товаров составляет несколько тысяч наименований и постоянно возрастает. Основными потребителями услуг является население и предприятия города Москва.

В рамках данной работы будет рассмотрена деятельность склада компании, а именно – складской учет поступлений и отгрузок товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Для более полного изучения текущей организации процессов учета ТМЦ на складе компании был использован метод структурно-функционального моделирования.

Для структурно-функционального моделирования используется методология IDEF0. Данная методология описания бизнес-процессов предполагает указание не только входов и выходов, но и дополнительных входов. Всего в данном стандарте выделяют три типа входа: первый так и называется вход, второй – управлением, а третий – механизмами.

Стандарт IDEF0 регламентирует с помощью входа (первый тип входных данных) показывать объекты, которые преобразуются в данном бизнес-процессе, это могут быть информационные и материальные потоки. С помощью управления (второй тип) показывают объекты, которые управляют выполнением бизнес-процесса. С помощью механизмов (третий тип) необходимо показывать объекты, которые непосредственно осуществляют данный бизнес-процесс: сотрудники, технические средства, информационные системы. На выходе бизнес-процесса показывают результат его выполнения.

На первом этапе построения IDEF0-модели моделируемая деятельность представляется как единое целое. Основная цель данного этапа – выявить входные и выходные данные, а также механизмы и правила для данной деятельности. Диаграмма данного этапа называется контекстной, она изображена на рисунке 1.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма

В качестве входных данных для моделируемой деятельности выступают товары от поставщиков, счет-фактуры и заказы покупателей. Выходные данные – это отчеты по инвентаризации, отгружаемые товары, акты прием и передачи ТМЦ.

Вся деятельность ведется в соответствии с регламентом складского учета и выполняется работниками склада.

Следующий этап построения структурно-функциональной модели – декомпозиция контекстной диаграммы. Диаграмма декомпозиции изображена на рисунке 4.

Рисунок 2. Диаграмма декомпозиции

Исследуемая деятельность состоит из четырех основных процессов:

• прием товаров от поставщиков;
• отгрузка товаров клиентам;
• формирование отчет по остаткам;
• проведение инвентаризации;

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В настоящее время складской учет в компании ведется с помощью нескольких инструментов:

• книга инвентаризаций;
• таблицы оперативного учета движения товаров;
• архив документов на поступление и выдачу товаров (актов приема и выдачи).

В книгу инвентаризаций вносятся результаты инвентаризации, которая проводится периодически на складе (обычно – один раз в квартал). В книге указывается дата проведения инвентаризации и количество товара, которое должно быть в наличии и имеется по факту.

В таблицах оперативного учета движения товаров по каждой товарной позиции ведется учет поступлений и отгрузок при их выполнении. Данные таблицы хранятся на общем сервере компании в формате электронных таблиц Excel. Перед проведением инвентаризации выполняется подсчет остатков товаров, которые должны быть в наличии (формируется отчет по остаткам). Стоит отметить, что в данных таблицах имеются инструменты для быстрого формирования данных отчетов и суммарных показателей, реализованные с помощью Visual Basic for Application (VBA). Однако, хранение данных в нескольких файлах очень неудобно и замедляет работы с информацией. Кроме того, при расширении номенклатуры товаров увеличивается и количество хранимых данных, поэтому необходимо автоматизировать процессы складского учета.

Архив документов представляет собой упорядоченные папки, в которых хранятся бумажные копии документов (счет-фактуры, акты приема-передачи и пр.)

Схема документооборота приведена на рисунке 3.

Рисунок 3. Схема документооборота

Основным недостатком является не слишком удобное хранение данных о движении товаров в виде таблиц Excel. И хотя в этих таблицах учета имеются примитивные инструменты для автоматизации рутинных действий, по мере разрастания номенклатурной базы работа с таблицами замедляется и становится менее удобной.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение комплекса задач, которые поставлены перед данным проектом организовано в виде реляционной базы данных, в которой хранится вся информация, необходимая для автоматизации складского учета.

Существуют определенные правила создания и проектировании базы данных для нужд какой-либо организации:

• база данных должна содержать в себе все необходимые для работы организации данные, хранимая информация должна быть в актуальном состоянии;
• база данных должна обеспечивать доступ ко всей информации за приемлемое время, то есть отвечать заданным требованиям производительности;
• база данных должна удовлетворять выявленным и вновь возникающим требованиям конечных пользователей;
• база данных должна иметь возможности расширения, на случай расширения сферы деятельности организации;
• база данных должна легко изменяться при изменении программной и аппаратной среды;
• данные, которые загружаются в базу данных, должны быть корректными, поэтому при добавлении данных должна проводиться проверка вводимых данных;
• доступ к информации, хранимой в БД должны иметь только лица и сотрудники организации, имеющие на это соответствующие полномочия и должностные обязанности;
• работа с базой данных не должны вызывать трудностей у пользователей, для этого обязательно нужен дружественных интерфейс.

Реляционная модель базы данных – это такая модель, где БД – совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Однако пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.

Входными данными для проектируемой информационной системы выступают данные о поступающих и отгружаемых товарах.

Всего в информационной системе используется четыре справочника:

• сотрудники (они же пользователи ИС);
• товары;
• категории товаров;
• единица измерения;
• роль пользователя.

Выходными данными информационной системы выступают сформированные отчет по остаткам и отчет по движению товаров.

Для каждого поступления, отгрузки, товара, категории товара и сотрудника, используются классификаторы, предназначенные для идентификации каждой записи в таблице БД.

Описание используемых классификаторов приведено в таблице 1.

Таблица 1

Используемые идентификаторы

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение – это совокупность программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, в том числе: операционная система, системы программирования, инструментальные средства программиста, тестовые и диагностические программы, программные средства телекоммуникации, защиты информации, функциональное программное обеспечение (автоматизированные рабочие места, системы управления базами данных и т. п.).

Для реализации информационной системы автоматизации деятельности отдела закупок необходимо выбрать язык программирования для создания пользовательского интерфейса и систему управления базой данных для создания базы данных.