Файл: Разработка регламента выполнения процесса по управлению документооборотом.pdf

Введение

Сейчас во время жесточайшей конкуренции на рынках любого сегмента, одним из ключевых вопросов по управлению предприятием является оптимизация процесса документооборота. Тем, кому удается наладить подобный процесс, занимают свою нишу на рынке и получают стабильную прибыль от продажи товаров или выпуска продукции. Те, у кого возникают проблемы с оптимизацией и совершенствованием документооборота, вытесняются более сильными «игроками». Если предприятие тратит минимум времени при достижении требуемой степени качества на процессы документооборота, то она априори будет конкурентоспособной в своем сегменте.

Управление документооборотом – это сложнейший процесс, включающий множество подпроцессов, где на каждой стадии своего функционирования есть ответственные лица.

Процесс совершенствования новых продуктов – это сочетание взаимозависимых компонентов, ключевыми из которых являются цели и характеристики, модель бизнес-процесса и структура управления. Система целей и характеристик дает ответ на вопрос о том, что именно нужно достичь предприятию и каким образом будут цели выполняться, модель бизнес-процесса дает понять тот факт, что именно и когда именно нужно сделать для реализации цели, а структура управления распределяет полномочия между сотрудниками.

Актуальность курсовой работы заключается в том, что понимание и моделирование процесса «Управление документооборотом» помогает предприятию со временем оптимизировать управление собственной документацией, и, как следствие, производство продукции, тем самым выдерживая конкуренцию на рынке и приобретая конкурентные преимущества.

Цель данной курсовой работы – разработать регламент выполнения процесса «Управление документооборотом». Для реализации цели были поставлены следующие задачи:

- изучить понятие бизнес-процесса;

- рассмотреть последовательность разработки модели бизнес-процессов;

- проанализировать структуру модели бизнес-процессов;

- осуществить проектирование системы целей и характеристик;

- заполнить параметры и списки процессов;

- рассмотреть регламент процесса «Управление документооборотом».

Предметом курсовой работы является моделирование бизнес-процессов.

Объектом курсовой работы является управление документооборотом на предприятии.

Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.

1 глава. Построение бизнес-процессов «Как есть»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

Фирма «Экскурс» собирается выйти на российский рынок экскурсионных услуг. Сотрудники фирмы - молодые перспективные специалисты. Многие экскурсоводы являются дипломированными специалистами в области всемирной и отечественной истории.

У фирмы есть генеральный директор, который возглавляет множество отделов, у отделов есть так же свои сотрудники: руководитель отдела и его подчинённые. Экс

Организационная структура объекта автоматизации представлена в Приложении.курсионный бизнес моделирование профессиональный

Деятельность экскурсионной фирмы можно охарактеризовать в два этапа:

Подготовка к экскурсии:

• подбор и анализ материалов для экскурсии;
• подбор экскурсионных объектов;
• подбор транспорта;

Разработка экскурсии:

• cоставление экскурсионного маршрута;
• обработка фактического материала;
• создание содержания экскурсии;
• подбор методики проведения экскурсионного мероприятия.

Модели, применяемые для описания бизнес-систем и протекающих в них процессов, используют следующие основные компоненты.

• Классификаторы – информационные структуры (математические объекты: конечные множества, на которых может быть задано отношение частичного порядка), описывающие независимые сущности моделируемой предметной области (бизнес-систем). Частичный порядок, если он задан, отражает иерархическую организацию представляемой сущности.
• Проекции (простые проекции) – бинарные отношения, задаваемые на парах классификаторов (в частном случае – на одном и том же классификаторе) и описывающие взаимосвязи между сущностями моделируемой предметной области. Иначе говоря, классификаторы выступают в роли доменов проекций.
• Отношения, задаваемые посредством проекций, могут не только отличаться своими доменами (классификаторами), но также относиться к некоторому типу. Причем в качестве типа может выступать либо классификатор, либо один из нескольких фиксированных типов.
• Составные проекции – проекции (в терминах БИГ), получаемые посредством проекции (в терминах операций реляционной алгебры) на первую и последнюю компоненты соединения двух простых проекций R1 и R2 , по равенству второго столбца проекции R1 и первого столбца проекции R2, домены которых совпадают.
• Процессы – разновидность проекций, устанавливающих отношения порядка (определяющие набор упорядоченных пар) на двух одинаковых классификаторах (функций, операций).
• Документы (типы документов, что более точно для различения от экземпляров документа) – описания структур данных, определяемых используемыми бумажными документами или иными информационными объектами системы
• Отчеты – описания структур данных, соответствующие используемым формам представления отчетных данных в системе. По своей структуре подобны документам, поэтому и их определение совпадает с определение документа.

Бизнес-процесс – это определенный алгоритм действий (процессов), с помощью которого достигается запланированный результат, имеющий важное значение для предприятия [2].

В настоящее время процесс разработки управляющих систем имеет немало подходов к их организации. Самыми популярными из них являются системы, которые создаются на управлении функциями и бизнес-процессами предприятия.

Системы управления, которые созданы на принципах управления функциями, являются иерархической пирамидальной структурой отделов, скомпонованных по осуществляемым функциям.

Отдел – это группа экспертов в той или иной функциональной области. В компаниях, которые построены по такому принципу, управление реализуется на административно-командных условиях. Иным подходом построения систем управления является управление потоками процессов, которые формируют деятельность предприятия. Здесь обязательно есть координатор – владелец процесса и подчиненных из разных функциональных сфер. Такие системы нередко именуют «горизонтальными», предполагая под «вертикальным» управлению иерархию функциональных отделов и руководителей в стандартной системе управления, созданной по функциональному принципу.

Понятие «бизнес-процесс» является базовым по отношению к процессному подходу в случае анализа и синтеза работы предприятия. Данная концепция дает возможность представлять деятельность предприятия в форме общей совокупности бизнес-процессов, каждый из которых способен отражать зависимости между собой или внешней средой.

На данный момент использование процессного подхода является обязательным условием для создания СМК по требования стандарта ISO 9001:2008. Опытным путем установлено, что система управления, созданная на базе процессного подхода, является гораздо более эффективной и качественной по сравнению с аналогичной функциональной системой. Создание и интеграция данной системы – весьма трудоемкий процесс.

В данном случае целесообразно рассмотреть основные понятия процессного подхода.

Результат бизнес-процесса – то, для чего реализуется бизнес-процесс, т.е. деятельность всегда выполняется вместе с целью этой деятельности – получение на выходе определенного результата, которые соответствует установленным требованиям. Результаты бизнес-процесса – это его выходы.

Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, ответственное за получение результата процесса и наделенное полномочиями для распределения ресурсов, нужных для реализации процесса. Нередко появляются формальные результаты интеграции процессного подхода – владелец назначается случайным образом – он не наделен действительными полномочиями, например, по руководству персоналом, нужным для реализации процесса [4]. Здесь никакой ответственности владельца нет, и получение нужного результата попадает в зону риска.

Исполнители бизнес-процесса – эксперты из разных функциональных сфер, осуществляющие операции процесса. Они больше заинтересованы в результате, чем исполнители обособленных функций при функциональном подходе, поскольку мотивацией при процессном подходе является распределение бонусов среди экспертов только при получении искомого результата.

Входы бизнес-процесса – какие-либо ресурсы различных типов данных, нужные для реализации и получения результата процесса. Входы потребляются и изменяются при осуществлении процесса.

Главным вопросом, возникающим перед разработчиком модели совершенствования существующих продуктов, является принцип идентификации бизнес-процессов. Здесь нужно постоянно следить за тем, чтобы на одном уровне модели были одноуровневые результаты деятельности, а, соответственно, и процессы.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Для проектирования модели бизнес-процессов нужно осуществить следующие операции:

- определить характеристики эффективности деятельности для процессов;

- оценить продолжительность и стоимость реализации процессов и осуществить их оптимизацию, если того потребует ситуация [6];

- определить конфигурацию модели бизнес-процессов;

- спроектировать модель бизнес-процессов;

- выставить точные характеристики процессов;

- определить комплекс объектов управления;

- установить подход к описанию бизнес-процессов.

Для полной формализации цели нужно определить характеристики ее достижения. Характеристика дает понять о том, насколько близка реализация установленной цели. Так, если есть цель «Установление исходящего потока документов», то характеристикой реализации такой цели будет «Количество документов». Характеристики должны:

- иметь измерение;

- иметь определенные целевые показатели.

Установив главную цель, целесообразно определить стратегию ее реализации – стратегию предприятия.

Стратегия – это комплекс взаимозависимых действий и решений, устанавливающих ключевые направления затрат ресурсов и усилий организации по реализации заранее определенных и согласованных с собственником целей. Стратегия позволяет понять, как достигнуть определенных целей.

Из стратегии следуют ключевые требования к системе управления:

- стратегические цели, которые являются декомпозицией главной цели компании (число уровней находится в зависимости от степени проработки стратегии), целевые значения характеристик для установления верхнего уровня системы целей компании;

- уровни управления (одно предприятие, холдинг – управляющая организация и комплекс производственной техники, корпоративный центр – совокупность холдингов) – для установления верхнего уровня организационной структуры компании.

Модель бизнес-процессов по методологии SADT основана на базе принципа декомпозиции: «…декомпозиция состоит в начальном разбиении объекта на составные части и дальнейшей объединении их в более подробное описание объекта». На верхнем уровне модели анализируемая система являет собой один процесс, например, «Деятельность по управление документацией на предприятии». Затем процесс разбивается на комплекс бизнес-процессов верхнего уровня. Каждых из них в свою очередь делится на несколько подпроцессов [3]. В роли критерия идентификации процессов второго уровня возможно применять промежуточные состояния объекта управления. Так, процесс «Управление документооборотом» может быть декомпозирован на следующие подпроцессы:

- входящая заявка;

- проверка правильности заполнения заявки на заказ;

- составление исходящей документации по реализации продукции;

- обработка счет-фактур;

- простановка печати и подписей на документации;

- заполнение реестра входящей и исходящей документации;

- организация работы с претензиями контрагентов;

- анализ удовлетворенности контрагентов.

Число уровней разбиения устанавливается в зависимости от определенных задач и степени подробности описания. Чаще всего применяют от трех до пяти уровней декомпозиции.

Рабочая среда Business Studio позволяет делать графические модели бизнес-процессов благодаря диаграммам, реализованных в какой-либо нотации моделирования. Есть 4 типа нотаций графического моделирования – IDEF0, Процесс, Процедура, EPC [5]. Для формирования модели бизнес-процессов можно применять любую из данных нотаций или их сочетания. Целесообразно исходя из уровня процесса в модели для его анализа применять следующие нотации (табл. 1.1).

Таблица 1.1 – Рекомендуемые нотации при разработке модели бизнес-процесса