Файл: Разработка регламента выполнения процесса по управлению документооборотом.pdf
Добавлен: 15.05.2023
Просмотров: 161
Скачиваний: 3
СОДЕРЖАНИЕ
1 глава. Построение бизнес-процессов «Как есть»
1.1 Описание предметной области. Постановка задачи
1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов
2 глава. Построение бизнес-процессов «Как должно быть»
2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов
Если в модели применяются метапроцессы, то уровни сдвигаются, начиная с 1.
Моделирование деятельности на низких уровнях модели тесно связано с прикладными методиками и технологиями деятельности, соответственно, нередко вопросы «что делать» и «как делать» сливаются воедино.
Для качественного развития предприятия необходимо специализированное программное обеспечение, которое позволит реализовать системный подход при организационном развитии компании и её бизнеса. К сожалению, обычное прикладное программное обеспечение, например MS Visio или пакет MS Office не предназначен для реализации комплексного подхода в развитии организации (MS Visio является сильной универсальной системой графического анализа, но не является специализированным программным обеспечением в области моделирования бизнес-процессов).
После анализа рынка программного обеспечения и опыта различных компаний в области использования систем бизнес-моделирования, руководство компании стало рассматривать два программных продукта - Aris 9.7 и AllFusion Process Modeler.
Компания учла при выборе, что для организации локальной оптимизации бизнес-процесса «Управление документооборотом» и небольшом количестве аналитиков отдела бизнес-анализа лучше выбрать более простой продукт - AllFusion Process Modeler нежели более функциональный и сложный Aris Toolset 9.7. В пользу такого выбора повлияли также сроки проекта оптимизации процесса - 2-3 месяца и тот факт, что в компании уже была куплена лицензия на продукт, но не использовалась до сих пор. В пользу такого выбора повлияло то также и то, что использование данного программного продукта позволяет применять нотации IDEF0 и нотацию IDEF3, а также ряд других нотаций (например, DFD), что является необходимым для компании исходя из анализа выбора методологии, при этом скорость разработки моделей в целом выше чем у аналогов - например ARIS.
2 глава. Построение бизнес-процессов «Как должно быть»
2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов
Система целей организации отражает то, чего должна будет добиться организация в общем (стратегические цели) и как стратегия будет осуществляться на операционном уровне (операционные цели). Business Studio определяет три подхода к формированию системы целей и характеристик [7].
Формирование дерева целей в навигаторе рабочей среды. Навигатор дает возможность создать структуру целей (рис. 2.1) и установить для любой цели характеристики ее реализации (рис. 2.2).
Рис. 2.1 - Дерево целей в навигаторе
Рис. 2.2 - Форма редактирования свойств цели
Формирование дерева целей благодаря диаграмме сбалансированной карты (рис. 2.3).
Рис. 2.3 - Диаграмма стратегической карты без перспектив
Формирование сбалансированной системы показателей в соответствии с методикой BalancedScorecard. BusinessStudio полностью поддерживает методику формализации и контроля выполнения стратегии BSC (рис. 2.4).
Рис. 2.4 Диаграмма стратегической карты
Для формирования системы целей и характеристик можно использовать любой подход. Для организаций, планирующих интеграцию сбалансированной системы характеристик, целесообразно применять последний подход.
В табл. 2.1 приведены основные параметры и списки, которые необходимо заполнить для получения максимально подробной регламентирующей документации.
Таблица 2.1 - Параметры и списки процесса
|
Параметр |
Описание |
Правила заполнения |
Регламентирующие документы, в которых используется |
Разделы документов |
|---|---|---|---|---|
|
Код процесса |
Код процесса состоит из префикса модели и числового кода, отражающего место процесса в общей модели процессов (ветвь иерархического дерева процессов и уровень иерархии). |
Определяется автоматически для всех процессов. Может определяться ручным образом. |
Применяется во всех регламентирующих документах. |
Применяется во всех разделах регламентирующих документов. |
|
Название |
Название процесса. |
Название процесса должно быть активным глаголом, глагольным оборотом или отглагольным существительным. |
Применяется во всех регламентирующих документах. |
Применяется во всех разделах регламентирующих документов. |
|
Содержание деятельности |
Описание деятельности, реализуемой в рамках процесса, в текстовой форме. |
Текст должен начинаться со строчной буквы и являться продолжением фразы: «Содержанием деятельности по процессу является…». Точка в конце не ставится. |
Регламент процесса IDEF0 |
1.1. Содержание деятельности 4. Организация выполнения процесса: Содержание деятельности |
|
Регламент Процедуры Регламент Процесса Регламент процесса EPC |
1.1. Содержание деятельности |
|||
|
Начало |
Событие (действие) либо состояние, ведущее к началу реализации процесса. Параметр нужно заполнять для процессов, описанных в нотациях Процесс, Процедура. |
Текст должен начинаться со строчной буквы и являться продолжением фразы: «Началом выполнения процесса (процедуры) является…». Точка в конце не ставится. |
Регламент процесса IDEF0 |
1.3. Начало выполнения процесса 4. Организация выполнения процесса: Начало выполнения |
|
Регламент Процедуры |
1.3. Начало выполнения процедуры 3. Описание действий процедуры: Начало выполнения |
|||
|
Регламент Процесса |
1.3. Начало выполнения процесса 3. Описание действий процесса: Начало выполнения |
|||
|
Результат |
Текстовое описание главного результата процесса. Поскольку процесс может иметь несколько результатов, для целей регламентации нужно установить главный результат. |
Текст должен начинаться со строчной буквы и являться продолжением фразы: «Основным результатом процесса (процедуры) является…». Точка в конце не ставится. |
Регламент процесса IDEF0 |
1.4. Результат процесса 4. Организация выполнения процесса: Основной результат |
|
Регламент Процедуры |
1.4. Результат процедуры 3. Описание действий процедуры: Основной результат |
|||
|
Регламент Процесса |
1.4. Результат процесса 3. Описание действий процесса: Основной результат |
|||
|
Регламент процесса EPC (если вышележащий процесс – процесс SADT) |
1.4. Результат процесса |
|||
|
Требования к срокам |
Требования к срокам выполнения процесса. Рекомендуется указывать для процессов, диаграммы которых описаны в нотациях Процесс, Процедура, EPC, и их подпроцессов. |
Текст должен начинаться с прописной буквы. В конце ставится точка. |
Регламент процесса IDEF0 |
1.5. Требования к срокам выполнения процесса 4. Организация выполнения процесса: Требования к срокам |
|
Регламент Процедуры |
1.5. Требования к срокам выполнения процедуры 3. Описание действий процедуры: Требования к срокам |
|||
|
Регламент Процесса |
1.5. Требования к срокам выполнения процесса 3. Описание действий процесса: Требования к срокам |
|||
|
Регламент процесса EPC |
1.5. Требования к срокам выполнения процесса 3. Описание функций процесса: Требования к срокам |
|||
|
Комментарий |
Комментарий к процессу. |
Текст должен начинаться с прописной буквы. В конце ставится точка. |
Регламент процесса IDEF0 |
4. Организация выполнения процесса: Инструкции по выполнению подпроцесса |
|
Регламент Процедуры |
3. Описание действий процедуры: Инструкции по выполнению действия |
|||
|
Регламент Процесса |
3. Описание действий процесса: Инструкции по выполнению действия |
|||
|
Регламент процесса EPC |
3. Описание функций процесса: Инструкции по выполнению функции |
|||
|
Текущий статус |
Текущий статус процесса с указанием версии процесса, даты изменения статуса, текстового перечня изменений, внесенных в процесс, и ряда дополнительных параметров. |
Статус процесса может принимать следующие значения: В работе, Проект, Рекомендован, Опубликован, Архивирован. |
Регламент процесса IDEF0 Регламент Процедуры Регламент Процесса Регламент процесса EPC |
Титульный лист |
|
Субъекты |
Список субъектов, которые являются Владельцами, Исполнителями и Участниками процесса. В качестве исполнителя процесса, декомпозированного на подпроцессы, рекомендуется указывать субъекта, чаще всего назначенного исполнителем подпроцессов. Если приблизительно 80 и более процентов исполнителей (должностных лиц) всех подпроцессов работают в одном подразделении, рекомендуется это подразделение определять исполнителем процесса. В качестве владельца процесса нужно указать должностное лицо, ответственное за осуществление результата процесса. Если в качестве владельца процесса указывается Роль, то каждое должностное лицо Роли будет являться владельцем процесса в отношении своего предмета деятельности. |
Список представляет собой набор ссылок на элементы справочника «Субъекты»: Подразделение, Должность, Роль или Внешний субъект. |
Используется во всех регламентирующих документах. |
Используется во всех разделах регламентирующих документов. |
|
Нормативно-справочные документы |
Список нормативно-справочных документов, регламентирующих реализацию процесса. |
Список является набором ссылок на элементы справочника «Документы». |
Регламент процесса IDEF0 |
1.9. Документация процесса |
|
Регламент Процедуры Регламент Процесса Регламент процесса EPC |
1.9. Документация |
|||
|
Показатели |
Перечень характеристик процесса, по которым контролируется/оценивается реализация процесса |
Список является набором ссылок на элементы справочника «Показатели». |
Регламент процесса IDEF0 Регламент Процесса Регламент процесса EPC |
1.2. Цели процесса 5. Показатели |
|
Регламент Процедуры |
1.2. Цели процедуры 5. Показатели |
|||
|
Должностная инструкция |
3. Показатели деятельности |
|||
|
Положение о подразделении |
1.2. Цели деятельности подразделения 5. Критерии оценки деятельности подразделения |
|||
|
Программные продукты |
Реестр компонентов справочника «Программные продукты», поддерживающих осуществление процесса. Реестр программных продуктов необходимо заполнять для функций процесса EPC, от которого вызывается отчет «Регламент процесса EPC». |
Список является набором ссылок на элементы справочника «Программные продукты». Список заполняется путем установления связи между функцией и элементом справочника «Программные продукты» на диаграмме или вручную в списке. |
Регламент процесса EPC |
1.12. Программное обеспечение, поддерживающее реализацию процесса |
|
Выбросы |
Список вероятных выбросов от нормативного хода процесса и Субъект, управляющий выбросом. |
Текст отклонения должен начинаться с прописной буквы. В конце ставится точка. В качестве субъекта, управляющего выбросом, указывается элемент класса «Субъекты». |
Регламент Процедуры Регламент Процесса Регламент процесса EPC |
4. Управление отклонениями |
|
Статусы процесса |
Список статусов процесса с указанием версии процесса, даты изменения статуса, текстового перечня изменений, внесенных в процесс, и ряда второстепенных характеристик. |
Статус процесса способен принимать следующие показатели: В работе, Проект, Рекомендован, Опубликован, Архивирован. |
Регламент процесса IDEF0 Регламент Процедуры Регламент Процесса Регламент процесса EPC |
Перечень изменений |
2.2. Моделирование бизнес-процессов «Как должно быть»
Регламент описывает последовательность выполнения процесса типа ЕРС с указанием входов, выходов, результатов, исполнителей (владельцев, участников), а также показателей процесса [2].
Регламент состоит из следующих разделов (табл. 2.2).
Таблица 2.2 – Разделы регламента процесса «Управление документооборотом»
Содержание
|
Подраздел регламента |
Описание подраздела |
|---|---|
|
Титульный лист |
|
|
Наименование организации |
Значение показателя «Название компании». Устанавливается в окне «Базовые настройки Business Studio» (Сервис −> Настройки для всех пользователей). |
|
Наименование процесса |
Значение показателя «Название» процесса |
|
Версия |
Значение показателя «Версия с редакцией» из структуры «Текущий статус» процесса |
|
Статус процесса: |
Значение показателя «Статус процесса» из структуры «Текущий статус» процесса |
|
Введен в действие: |
Значение показателя «Дата» из структуры «Текущий статус» процесса Выводится в регламентах процессов, которым установлен статус «Опубликован». |
|
Перечень изменений |
|
|
Версия |
Значения показателя «Версия с редакцией» из списка «Статусы процесса». |
|
Статус |
Значения показателя «Статус процесса» из списка «Статусы процесса». |
|
Дата изменения статуса |
Значения показателя «Дата» из списка «Статусы процесса». |
|
Изменения |
Значения показателя «Изменение» из списка «Статусы процесса». |
|
Содержание регламента (задается автоматически). |
|
|
Термины и сокращения |
|
|
Список терминов и сокращений, применяемых в регламенте. |
|
|
Общие положения |
|
|
Значение показателя «Содержание деятельности» процесса. |
|
Перечень целей, характеристики которых определены. Показатели устанавливаются для процесса в списке «Показатели» процесса или в списке «Процессы» показателя |
|
Значение показателя «Активизирующие события» процесса (если процесс не разбит и родитель процесса находится в нотации ЕРС). Список начальных функций из списка «Стартовые функции» процесса (если процесс разбит). Для всякой функции виден показатель характеристики «Активизирующие события». |
|
Значение показателя «Порождаемые события» процесса, если родитель процесса расположен в нотации ЕРС. Значение показателя «Результат» процесса, если родитель процесса расположен в любой нотации (кроме ЕРС). |
|
Значение показателя «Требования к срокам» процесса |
|
Список владельцев процесса. Для всякого владельца видно наименование и вышестоящий отдел. Владельцы определены в списке «Субъекты» процесса. Если в качестве владельца процесса определен субъект типа «Роль», то отражается список субъектов Роли и для каждого субъекта – вышестоящий отдел и сфера деятельности. |
|
Список исполнителей процесса. Для всякого исполнителя определено наименование и вышестоящий отдел. Исполнители определены в списке «Субъекты» процесса. Если в качестве исполнителя процесса определен субъект типа «Роль», то отражается список субъектов Роли и для каждого субъекта – вышестоящий отдел и сфера деятельности. |
|
Список субъектов, участвующих в реализации процесса (не владельцы и не исполнители процесса). Для всякого субъекта определено имя, тип участия субъекта в процессе и вышестоящий отдел. Участники процесса определены в списке «Субъекты» процесса. Если в качестве участника процесса определен субъект типа «Роль», то отражается список субъектов Роли и для каждого субъекта – тип участия в процессе, вышестоящий отдел и сфера деятельности. |
|
Список документов, регламентирующих реализацию процесса. Отражаются:
|
|
Если родитель процесса – процесс в нотации ЕРС, то отражаются:
Если родитель процесса – процесс в любой нотации (кроме ЕРС), то отражаются:
|
|
Если родитель процесса – процесс в нотации ЕРС, то отражаются:
Если родитель процесса – процесс в любой нотации (кроме ЕРС), то отражаются:
|
|
Отражаются:
|
|
Диаграмма процесса |
|
|
Диаграмма процесса. |
|
|
Описание функций процесса |
|
|
В раздел выходит список ключевых функций процесса и показатели их характеристик. |
|
|
Функция |
Значение показателя «Название» функции |
|
Начало реализации: |
Значение показателя «Активизирующие события» функции. |
|
Итоги реализации: |
Значение показателя «Порождаемые события» функции. |
|
Требования к срокам: |
Значение показателя «Требования к срокам» функции |
|
Исполнители и участники функции: |
Список субъектов – исполнителей и участников функции. Для каждого субъекта отражается имя, тип участия субъекта в функции и вышестоящий отдел. Исполнители и участники функции определены в реестре «Субъекты» функции. Если в качестве исполнителя или участника функции задан субъект типа «Роль», то отражается список субъектов Роли и для каждого субъекта – тип участия в функции, вышестоящий отдел и сфера деятельности. Если тип функции – ссылка, то отражается список участников процесса-ссылки и типового процесса. |
|
Документация |
Нормативно-справочные документы, регламентирующие осуществление функции. Если тип функции – ссылка, то отражаются нормативно-справочные документы процесса-ссылки и типового процесса, а также объекты класса «Документы» со стрелок управления типового процесса. |
|
Входы |
Отражаются:
|
|
Выходы |
Отражаются:
|
|
Инструкции по реализации функции |
Показатель характеристики «Комментарий» функции |
|
Управление отклонениями |
|
|
Показатели характеристик «Описание» и «Управляющий отклонением» из списка «Отклонения» процесса |
|
|
Показатели |
|
|
Список характеристик, установленных для процесса. Показатели устанавливаются процессу в списке «Показатели» процесса или в списке «Процессы» показателя. Для каждого показателя отражаются:
|
|
Заключение
Управление современным предприятием в условиях рыночной экономики представляет собой сложный процесс, включающий выбор и реализацию определенного набора управленческих воздействий на текущих временных отрезках с целью решения стратегической задачи обеспечения его устойчивого финансового и социально-экономического развития. Информационные технологии, достигшие в последнее десятилетие нового качественного уровня, в значительной мере расширяют возможности эффективного управления, поскольку предоставляют в распоряжение менеджеров, финансистов, маркетологов, руководителей производства всех рангов новейшие методы обработки и анализа экономической информации, необходимой для принятия решений.
Информационные системы расширяют профессиональные возможности специалистов и позволяют осуществлять деятельность хозяйствующего субъекта более рационально, целенаправленно и экономно, а следовательно, более эффективно.
Моделирование системы бизнес-процессов - абстрактное представление организации как системы взаимосвязанных и взаимодействующих процессов.
• Модель бизнес-процессов "Как есть" («as is») - модель бизнес-процессов, построенная на основе видения существующего в организации потока работ.
• Модель "Как должно быть" («to be») - модель бизнес-процесса, построенная на основе видения перспективной структуры процесса и удовлетворяющая требованиям по целевым значениям показателей эффективности.
Регламент описания процесса «Управление документооборотом» позволяет унифицировать процесс документооборота, и, как следствие, производства на предприятии. Качественное описание процесса вкупе с интеграцией регламента способствует занятию стабильной позиции на рынке, а также пониманию того, что нужно изменять в технологическом процессе производства.
Регламент позволяет контролировать каждый этап процесса, тем самым, сводя к минимуму риски выпуска некачественной продукции. Установлены ответственные лица за каждую стадию процесса, а также определена ключевая цель предприятия. Таким образом, в данной курсовой работе была достигнута цель – разработан регламент выполнения процесса «Управление документооборотом».
Данная цель была выполнения благодаря реализации следующих задач:
- изучено понятие бизнес-процесса;
- рассмотрена последовательность разработки модели бизнес-процессов;
- проанализирована структура модели бизнес-процессов;
- осуществлено проектирование системы целей и характеристик;
- заполнены параметры и списки процессов;
- рассмотрен регламент процесса EPC «Управление документооборотом».
Список использованных источников
1. Автоматизация бизнес-процессов в логистике. Учебник. - М.: Питер, 2016. - 655 c.
2. Бондарева, Н. А. Бизнес-процесс в конкурентном окружении рынка образовательных услуг / Н.А. Бондарева. - М.: Университет, 2014. - 315 c.
3. Веселова, О. С. Внедрение централизованных информационных систем как способ реинжиниринга бизнес-процессов операторов связи / О.С. Веселова. - М.: Университет, 2016. - 459 c.
4. Елиферов, В. Г. Бизнес-процессы. Регламентация и управление / В.Г. Елиферов, В.В. Репин. - М.: ИНФРА-М, 2017. - 320 c.
5. Елиферов, В.Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление. Гриф МО РФ / В.Г. Елиферов. - М.: ИНФРА-М, 2017. - 719 c.
6. Исаев, Р.А. Банк 3.0: стратегии, бизнес-процессы, инновации. Монография / Р.А. Исаев. - М.: ИНФРА-М, 2017. - 766 c.
7. Кеворков, В.В. Маркетинг. Регламент бизнес-процесса / В.В. Кеворков. - Москва: Машиностроение, 2016. - 832 c.
8. Крылов, Т. ИКЕА изнутри. Пример организации эффективных бизнес-процессов (+ CD-ROM) / Т. Крылов. - М.: Авторское издание, 2016. - 980 c.
9. Крылов, Тимофей ИКЕА изнутри. Пример эффективной организации бизнес-процессов (CD + брошюра) / Тимофей Крылов. - М.: Тимофей Крылов, 2015. - 405 c.
10. Куликов, Г. Г. Методика интеграции информационно-поисковых и корпоративных информационных систем на основе системных моделей бизнес-процессов / Г.Г. Куликов. - М.: Университет, 2014. - 230 c.
11. Майкл, Хаммер Быстрее, лучше, дешевле. Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов / Хаммер Майкл. - М.: Альпина Паблишер, 2016. - 353 c.
12. Маклаков, С. В. Моделирование бизнес-процессов с AIIFusion Process Modeler / С.В. Маклаков. - М.: Диалог-Мифи, 2016. - 240 c.
13. Марина, Чувашлова und Ирина Гусынина Контроллинг бизнес-процессов промышленного предприятия / Марина Чувашлова und Ирина Гусынина. - М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2017. - 176 c.
14. Миротин, Леонид Логистический менеджмент бизнес-процессов материалопотоков / Леонид Миротин. - М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2014. - 236 c.
15. Репин, Владимир Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление / Владимир Репин. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2017. - 851 c.
16. Роберт, С. Кэмп Легальный промышленный шпионаж. Бенчмаркинг бизнес-процессов: технологии поиска и внедрение лучших методов работы ваших конкурентов / Роберт С. Кэмп. - М.: Баланс-Клуб, 2016. - 416 c.