Файл: Изучение организационной среды компании, выявление внутренних и внешних факторов.pdf

ГЛАВА 2. ВНЕШНИЙ И ВНУТРЕННИЙ КОНТРОЛЬ, КАК ОСОБЕННОСТИ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИЕЙ.

2.1 Особенности внутреннего и внешнего контроля.

Когда перед предпринимателем встает вопрос об открытии той или иной фирмы или предприятия, он, в первую очередь, должен уделить большое внимание контролю будущего предприятия. Некачественный контроль будь он внутренний или внешний, ведет к сбою во всех сегментах работы. В перспективе такой сбой или не налаженная система контроля может привести к негативным последствиям, а потом уже и к закрытию самого предпринимательского дела.

Контроль - неотъемлемая часть ведения бизнеса с момента начала дела и до самого конца. В связи с этим, необходимо разобраться в некоторых вопросах, связанных с осуществлением политики внутреннего и внешнего контроля: какие цели у компании; как осуществляется контроль и какие особенности заключаются в производимом контроле на предприятии^[11].

В данной курсовой работе будут изучены все вышеперечисленные вопросы, которые помогут понять специфику ведения бизнеса не только к краткосрочной перспективе, но и в долгосрочной перспективе, поскольку это очень важно в современной конкурентоспособной бизнес-среде.

Для того, чтобы ответить на все поставленные выше вопросы, сначала нам необходимо выявить основные отличия этих двух видов контроля. Внутренний и внешний контроль используются в фирме с целью понимания текущего состояния фирмы, прогнозирования ее будущего и выявления имеющихся проблем.

Наш анализ начнем с внутренней среды организации, затем плавно перейдем к внутренней. Так, согласно экспертным мнениям, внутренняя среда организации – это своего рода определенные силы, условия или окружение в пределах организации, которые и являются теми самыми элементами внутренней среды организации.

Что касается основными задачами внутреннего контроля, то здесь можно выделить некоторые основные: увеличение эффективности принимаемых управленческих решений; рационализация использования ресурсов; достижение максимальной рентабельности и прибыли. Данный вид контроля осуществляется по приказу внутреннего руководства или же специалистами в системе безопасности каждого отдела^[12].

Что интересно, внутренняя среда состоит, в основном, из владельцев организации, Совета директоров, сотрудников и культуры. Ниже мы более детально рассмотрим каждого участника, отвечающего за внутреннюю среду компании^[13].

• Владельцы

Собственниками являются люди, которые инвестировали в компанию и имеют имущественные права и претензии к организации. Владельцами могут быть физическое лицо или группа лиц, которые основали компанию; или кто купил долю компании на фондовом рынке. Они имеют право изменить политику компании в любое время.

• Совет директоров

Совет директоров является руководящим органом компании, который избирается акционерами, и на них возлагается ответственность за надзор за топ-менеджерами фирмы, такими как генеральный менеджер.

• Работники

Сотрудники или рабочая сила, наиболее важный элемент внутренней среды организации, который выполняет задачи администрации. Отдельные работники, а также профсоюзы, в которые они вступают, являются важными элементами внутренней среды. При правильном управлении они могут положительно изменить политику организации. Но плохое управление персоналом может привести к катастрофической ситуации для компании.

• Культура

Организационная культура-это коллективное поведение членов организации и ценности, представления, убеждения, привычки, которые они придают своим действиям. Культура организации играет важную роль в формировании ее успеха, поскольку культура является важным фактором, определяющим, насколько хорошо будет работать ее организация.

Являясь основой внутренней среды организации, она играет важную роль в формировании управленческого поведения. Менеджер должен иметь четкое представление о внутренней или о внешней среде компании для стабильного функционирования компании.

Далее мы переходим к разбору внешней среды организации. Начнем с определения внешнего контроля и анализа основных целей. Внешний контроль фирмы является целью существующих аудиторский компаний и организаций, а также специальных государственных структур^[14].

Внешний контроль – своего рода проверка определенной организации независимыми экспертами. В данном случае эта проверка проводится по инициативе независимых аудиторских служб. Главная задача такой службы – проверить компанию и выявить: насколько достоверные данные она представляет. По окончании такой проверки аудиторская компания должна предоставить сформированное заключение, в котором будет описано реальное состояние организации^[15].

Теперь следует уделить внимание факторам внешней среды организации. Так, в простом виде факторами внешней или организационной среды являются элементы внешней среды. Организация не имеет никакого контроля над тем, как будут формироваться элементы внешней среды.

Внешняя среда любой компании может быть разделена на 2 уровня: общая среда и среда задач. Начнем с разбора общей среды. Общая среда состоит из факторов, которые могут оказывать непосредственное влияние на операции, но тем не менее влияют на деятельность фирмы^[16].

Измерения общей среды являются широкими и неспецифическими, тогда как измерения среды задач состоят из конкретной организации. Теперь давайте рассмотрим элементы или измерения общей среды:

• Экономическое измерение

Экономическое измерение организации - это общий статус экономической системы, в которой работает организация. Важными экономическими факторами для бизнеса являются инфляция, процентные ставки и безработица.

Эти факторы экономики всегда влияют на спрос на продукцию. Во время инфляции компания больше платит за свои ресурсы и, чтобы покрыть более высокие затраты на нее, они повышают цены на сырье.

Когда процентные ставки высоки, клиенты менее готовы занимать деньги, и сама компания должна платить больше, когда она занимает. Когда безработица высока, компания может очень избирательно выбирать, кого нанимать, но покупательная способность клиентов низка, так как работает меньше людей.

• Технологический Аспект

Он обозначает методы, доступные для преобразования ресурсов в продукты или услуги. Менеджеры должны быть осторожны с технологическим аспектом. Инвестиционное решение должно быть точным в новых технологиях, и они должны быть адаптированы к ним.

• Социально-культурное измерение

Обычаи, нравы, ценности и демографические характеристики общества, в котором действует организация, составляют социально-культурное измерение общей окружающей среды.

Социально-культурное измерение должно быть хорошо изучено менеджером. Он указывает на продукт, услуги и стандарты поведения, которые общество, вероятно, оценит и оценит. Стандарты делового поведения варьируются от культуры к культуре, а также вкус и необходимость продуктов и услуг.

• Политико-Правовое Измерение

Политико-правовой аспект общей среды относится к государственному праву предпринимательства, отношениям между бизнесом и правительством и общему политико-правовому положению страны. Бизнес-законы страны устанавливают положение организации.

Хорошие отношения между бизнесом и правительством необходимы для экономики и, самое главное, для бизнеса. А общая ситуация с исполнением законов и судьями в стране свидетельствует о том, что в стране сложилась благоприятная ситуация в бизнесе.

• Международный аспект

Международное измерение затрагивает практически все организации. Это относится к степени, в которой организация вовлечена в бизнес или затронута бизнесом в других странах. Концепция глобального общества объединила всю нацию и современную сеть коммуникационных и транспортных технологий, почти каждая часть мира связана.

Изучив общую организацию фирмы, мф можем перейти к основным моментам среды задач, чтобы получить общую картину. Среда задач состоит из факторов, которые непосредственно влияют на операции организации и зависят от них. Эти факторы включают поставщиков, клиентов, конкурентов, регуляторов и так далее^[17].

Руководитель может выявлять экологические факторы, представляющие особый интерес, вместо того чтобы заниматься более абстрактными аспектами общей окружающей среды. Различные элементы среды задач могут обсуждаться следующим образом:

• Конкуренты

Как изустно, на политику организации часто влияют конкуренты. Конкурентоспособные компании рынка всегда стараются оставаться и идти дальше впереди конкурентов. В нынешней мировой экономике конкуренция и конкуренты во всех отношениях значительно возросли. Положительное влияние этого что клиенты всегда имеют варианты и общее качество продуктов идет высоко.

• Клиенты

Так устроено в бизнес-среде, что главная цель каждой организации это удовлетворение потребностей заказчика. Клиент, который платит деньги за продукт или услуги организации. Это люди, которые дают им прибыль, на которую нацелены компании. Менеджеры должны уделять пристальное внимание клиентскому измерению среды задач, потому что ее клиенты покупают то, что поддерживает компанию живой и здоровой^[18].

• Поставщики

Поставщики - это поставщики производственных или сервисных материалов. Работа с поставщиками является важной задачей управления. Хорошие отношения между организацией и поставщиками важны для организации, чтобы постоянно следить за качеством входных материалов.

• Управленцы

Регулирующие органы являются подразделениями в целевой среде, которые имеют полномочия контролировать, регулировать или влиять на политику и практику организации. Государственные учреждения являются основным игроком в окружающей среде, и заинтересованные группы создаются ее членами, чтобы попытаться повлиять на организации, а также Правительство. Профсоюзов и Торгово-промышленной палаты являются типичными примерами являются группы интересов.

• Стратегический партнер

Это организация и отдельные лица, с которыми организация имеет соглашение или понимание в интересах организации. Эти стратегические партнеры по-разному влияют на деятельность организации.

2.2 Специфика контроля.

В предыдущем параграфе мы изучили внешнюю и внутреннюю среды организации, что позволяет нам углубиться и понять специфику контроля фирмы. Как правило, в каждой организации есть свои проверенные службы по ведению и осуществлению внутреннего контроля. Эти службы отвечают не только за слежку за компанией, но и обеспечивают определенное эффективное использование денежных средств в компании.

Также благодаря этим службам производится анализ и сопоставление реальных показателей в компании с уже запланированными. Что интересно, в обязанности внутренних служб, , входят такие задачи, как: расчет финансовых оценок для инвестиционных проектов и контроль состояния организации в каждом отделе^[19].

После проведенного анализа, фирмы уже могут самостоятельно проверить свою организацию при помощи инструментов финансового анализа. Делается это с целью наладить управленческую сторону своего бизнеса: помогает принять наиболее эффективные и действенные управленческие решения. Самое действенное во внутреннем мониторинге то, что владелец организации может принимать во всем участие и контролировать процесс^[20].

В связи с этим, есть ряд факторов, на которые владелец компании может повлиять, а есть те – которые являются следствием того, как владелец ведет свой бизнес (например, репутация бизнеса, имидж и кредитоспособность). Так, структура управления организации и штатное расписание, а также физическое оформление бизнеса, основаны на бизнес-решениях, принятые руководителем компании – те факторы, на которые владельцы компаний могут повлиять и изменить^[21].

Такие изменения напрямую связаны с некоторыми косвенными затратами. Например, потеря производительности во время обучения новых сотрудников, некоторые прямые расходы, например, штраф за прекращение аренды до истечения срока его действия, или некоторое сочетание этих двух.

У внутреннего контроля есть вои особенности, которые мы сейчас будем анализировать. Осуществляя внутренний контроль, перед руководством компании стоят свои внутренние цели и задачи, необходимые к выполнению. Руководители занимаются непосредственным решением поставленных задач и нацелены на получение внутренних ответов, уделяя особое внимание потребностям фирмы.