Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление персоналом"..pdf

Введение

В рамках данной работы проведено проектирование информационной системы кадрового учёта.

Цель данной работы – разработка информационной системы управления персоналом для специалиста по кадрам.

Задачи работы:

- анализ предметной области деятельности по управлению персоналом специалистов по кадрам в кинотеатрах;

- анализ бизнес-процессов управления персоналом;

- анализ структуры входных и выходных данных в технологии кадрового учёта;

- проектирование структуры справочной, оперативной и отчетной информации для информационной системы управления персоналом;

- постановка задач автоматизации кадрового учета;

- проектирование информационной модели технологии управления персоналом;

- разработка информационной системы управления персоналом.

Объект исследования - отдел кадров.

Предмет исследования – использование информационных технологий в автоматизации управления персоналом в рамках ведения кадрового учета.

Методы исследования: изучение источников в области управления персоналом и кадрового учета; анализ бизнес-процессов работы с персоналом; изучение технологий проектирования баз данных; а также работы с CASE - системами.

Ожидаемый эффект от внедрения разработанной информационной системы кадрового учета обусловлен сокращением продолжительности выполнения технологических операций поиска необходимой информации, поиска информации для отчетных форм. Также внедрение системы позволит проводить анализ эффективности работы по управлению персоналом сотрудников отдела кадров, проводить расчет заработной платы.

1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

В рамках данной работы проведено исследование деятельности сотрудников отдела по работе с персоналом. Определим основные функциональные обязанности данной категории сотрудников.

В типовую структуру отдела кадров входят (рис.1):

- Начальник отдела по работе с персоналом;

- Заместитель начальника отдела кадров;

- Сотрудники отдела кадров.

Рис.1. Типовая структура отдела по работе с персоналом

Начальник отдела по работе с персоналом осуществляет руководство специалистами, определяет кадровую политику предприятия, участие в формировании штатного расписания, взаимодействует с руководством учреждения по вопросам функционирования отдела, а также по вопросам антикоррупционной деятельности.

Заместитель начальника отдела курирует вопросы, связанные с аттестацией сотрудников, вырабатывает квалификационные требования к должностям, проводит процедуру подбора и отбора персонала.

Сотрудники отдела кадров курируют вопросы:

- заполнение табелей учета рабочего времени;

- оформление отпусков;

- оформление больничных листов;

- оформление командировок;

- оформление трудовых договоров;

- ведение личных дел сотрудников;

- работу с заявлениями сотрудников;

- подготовку отчетности в ПФР, военный комиссариат;

- заполнение отчетных документов по аттестации сотрудников;

- статистический и оперативный учет сотрудников;

- анализ движения кадрового состава;

- ведение архива;

- подготовку документации для оформления медицинских полисов сотрудников.

Задача автоматизации работы сотрудников отдела кадров муниципального автономного учреждения «Дворец искусств» не является для учреждения культуры профильной, поэтому ранее ей не уделялось должного внимания. При этом деятельность данной категории сотрудников является разнонаправленной и связана как с взаимодействием с бухгалтерскими службами в рамках технологии начисления заработной платы, так и с взаимодействием со сторонними организациями: ПФР, военный комиссариат, фондами социального и медицинского страхования.

Сотрудник отдела по работе с персоналом ведёт учёт персонального состава работников, движение кадров, обучение и переобучение кадров. Также функцией отдела является составление должностных инструкций, формирование отчетности и обработка анкет. Сотрудники отдела кадров также обязаны следить за трудовой дисциплиной, а также за продвижением по служебной лестнице сотрудников.

Сотрудники отдела кадров наряду с расчетом численности активной части трудовых ресурсов, ведет расчет численности управленческого персонала. Базируясь на представленных показателях плановой численности, кадровая служба планирует прием и увольнение сотрудников, а также распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам. Бухгалтерия в свою очередь, обрабатывает полученную информацию и вычисляет показатели оценки трудовой деятельности в денежном эквиваленте. До начала расчетов отдел кадров информирует бухгалтерию о текущих изменениях относительно отдельных работников (данные о пропущенном рабочем времени по причине временной нетрудоспособности о внутреннем и внешнем движении кадров, о нарушениях трудовой дисциплины и т.д.).

1.2. Характеристика существующих бизнес –процессов

Далее проведем анализ бизнес-процессов данной категории специалистов.

Контекстная диаграмма приведена на рис.1.3.

Входными информационными потоками в деятельности сотрудника отдела кадров, как показано на рис.1.3 являются:

- резюме (работа по подбору персонала). Сотрудники отдела кадров осуществляют учет потребности учреждения в сотрудниках, квалификационных требованиях, согласно имеющимся вакансиям в учреждении ведут прием резюме от соискателей на должности;

- заявления сотрудников. Данные информационные потоки связаны с работой с заявлениями (на отпуск, прием/увольнение, служебными записками);

- запросы отчетности. Сотрудники отдела кадров работают с отчетностью, предоставляемой руководству, в вышестоящие организации, в органы ПФР, воинского учета, ФСС;

- больничные листы. Специалисты по кадрам ведут учет больничных листов в рамках существующих регламентов их учета на предприятии.

Рис.1.3. Контекстная диаграмма

Диаграмма декомпозиции нулевого уровня приведена на рис.1.4.

Согласно статье 90 Трудового кодекса РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами. Личная ответственность кадровика во всех случаях, будь то постановка в анкете некорректного вопроса, или беспрепятственный допуск посторонних лиц к документам, содержащим персональные данные, велика. Но ограничиться помощью юриста при новом законодательстве не удастся, особенно если ведется автоматизированный учет кадров — необходимо привлечение еще и сотрудников по защите информации.

Рис.1.4.. Диаграмма декомпозиции нулевого уровня

Рис.1.5. Диаграмма декомпозиции первого уровня

Рис.1.6. Диаграмма декомпозиции второго уровня

Рис.1.7. Диаграмма декомпозиции третьего уровня

Рис.1.8. Диаграмма декомпозиции четвертого уровня

Первоначально специалисты профильных отделов делают обоснованную заявку на открытие вакансии руководству. Руководство передает в кадровую службу заявку на подбор сотрудника в соответствии с требованиями, указанными сотрудниками профильного отдела. Специалист отдела кадров изучает рынок труда по заявленному направлению, дает объявление об открытии вакансии в СМИ, заносит данные соискателей в базу данных, оформляет резюме и далее переходит к следующему бизнес-процессу «Отбор персонала».

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Схема документооборота, возникающего в технологии работы специалиста по кадрам, приведена в таблице 1.1.

Таблица 1.1.

Схема документооборота специалиста по кадрам

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение - это создание информационных условий функционирования системы, обеспечение необходимой информацией, включение в систему средств поиска, получения, хранения, накопления, передачи, обработки информации [5].

Эффективное использование информационных технологий в деятельности специалистов по продажам заключается в рациональном управлении информационным потоком по всей технологической цепочке на всех иерархических уровнях.

Информационный поток — это совокупность циркулирующих в информационной системе, между информационной системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления, анализа и контроля технологических операций. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов (носителей).

Информационные потоки в информационных системах по продажам имеют свои специфические особенности, которые отличают их от всех других видов информационных потоков. Эти особенности зависят от свойств информационных систем. Информационные потоки систем продаж продукции имеют следующие характеристики [8]:

• неоднородность (информация качественно разнородна.);
• множественность подразделений — поставщиков информации;
• множественность подразделений — потребителей информации;
• сложность и трудность практической обозримости информационных маршрутов;
• множественность числа передач единиц документации по каждому маршруту;
• многовариантность оптимизации информационных потоков.

Информационный поток сам по себе является достаточно сложной системой и делиться на ряд составляющих: реквизит, показатель, документ и массив.

Реквизит — элементарная единица сообщения. Реквизит характеризует количественную или качественную составляющую информационной совокупности. Так например, реквизиты — наименование организации, наименование товара, цена товара, и т.п. Каждый реквизит может быть представлен совокупностью символов: цифровых, буквенных, специальных.

Документы, используемые в процессе управления, могут включать один или несколько показателей с обязательным удостоверением (подписью или печатью) лица, ответственного за содержащуюся в документах информацию. Поскольку получение исходных данных является сферой деятельности человека, то большинство документов создается на стадии сбора и регистрации данных, хотя немалая доля документов поступает в систему от внешних (вышестоящих и др.) организаций. Например, в бухгалтерском учете показатель, его основание является результатом счета, взвешивания и т.п. Он служит основой получения сводных бухгалтерских и статистических данных, которые в свою очередь будут входящей информацией при составлении статистических отчетов в разрезе организации, отрасли, региона и т.д.

Массив представляет собой совокупность однородных данных, имеющих единую технологическую основу и объединенные единым смысловым содержанием. Данные (процессы, явления, факты, и т.п.) представленные в формализованном виде, пригодном для передачи по каналам связи и для обработки на компьютере. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи.

Записи, это элементы массива, которыми оперируют пользователи при обработке информации. Элементами записей, имеющих единое смысловое значение, являются информационные поля.