Файл: Различные способы представления данных в инфо системах.pdf

3. Когда требуется конкретная информация, соответствующие элементы данных обрабатываются по мере необходимости, и пользователь получает полученную информацию.

4. В зависимости от типа информационной системы вывод информации может принимать форму ответа на запрос, результата решения, совета экспертной системы, документа транзакции или отчета.

Формальные информационные системы полагаются на процедуры (установленные и принятые в практике организации) для сбора, хранения, обработки и доступа к данным с целью получения информации. Формальные системы не обязательно должны быть компьютеризированы, но сегодня это обычно так. Неформальные информационные системы также существуют внутри организации (межличностные сети, сплетни о кулерах и т.д.).

3.1. Атрибуты качественной информации

Информация о качестве должна обладать несколькими атрибутами. Примечательно, что это должно быть:

1. Своевременно доступная, когда это необходимо, и не устаревает, когда становятся доступной.

2. Полная. Включает все, что нужно знать пользователю о ситуации, в которой информация будет использоваться.

3. Краткая. Не включает элементы, в которых нет необходимости.

4. Актуальность Имеет прямое отношение к ситуации.

5. Точность. Предоставляет количественную информацию со степенью точности, соответствующей исходным данным.

6. Форма. Уровень детализации, табличное или графическое отображение и количественная или качественная форма выбираются в соответствии с ситуацией.

Большая часть данных, собираемых информационными системами, относится к операциям самой организации, служа для производства внутренней информации. Но на рынке, где конкуренция постоянно растет, фирме требуется доступ к все большей внешней информации. Следовательно, важно отметить, что лицам, принимающим решения, нужна как внутренняя информация о своей организации, так и внешняя информация о ее среде.

Фирма может добиться успеха, только если приспосабливается к требованиям внешней среды. Окружающая среда представлена рядом групп, которые влияют на способность компании достигать ее целей или на которые она влияет. Такие группы называются заинтересованными сторонами фирмы, в которую входят как внутренние, так и внешние заинтересованные стороны.

3.2. Информационные системы

Информационная система – это особый тип системы в целом.

Система – это набор компонентов (подсистем), которые работают вместе для достижения определенных целей. Цели системы реализуются в ее выходах. В частности, цель информационной системы – предоставить соответствующие результаты членам организации.

Организация – это пример искусственной системы: это формальная социальная единица, предназначенная для достижения определенных целей. Она не возникает естественным образом – ее нужно организовывать.

Качество системы можно оценить с точки зрения ее результативности и действенности. Эффективность измеряет степень, в которой система выполняет свои задачи. Эффективность – это мера ресурсов, потребляемых для получения заданных результатов. Чем меньше ресурсов потребляет система для получения заданных результатов, тем она эффективнее.

Все организации существуют как часть более крупной системы. Информационные системы используются для оказания помощи руководству, обеспечивая обратную связь о деятельности фирмы. Обратная связь относится к выходам системы, которые снова преобразуются во входы для управления работой системы. Информационные системы используются для сравнения данных о фактической производительности со стандартами, разработанными ранее. Основываясь на информации о несоответствиях, менеджеры могут сформулировать корректирующие действия, которые затем используются в операциях фирмы.

Информационные системы состоят из следующих основных компонентов:

1. Оборудование

2. Программное обеспечение

3. Базы данных

4. Людские ресурсы

5. Процедуры

Оборудование – это несколько компьютерных систем: микрокомпьютеры, миникомпьютеры, мэйнфреймы вместе с их периферийными устройствами. Компоненты компьютерной системы: центральный процессор(ы), иерархия памяти, устройства ввода и вывода.

Компьютерный процессор: Центральный процессор выполняет инструкции программы, переведенные в простую форму.

Память: включены в компьютерную систему, образуют иерархию. Они варьируются от быстрых электронных блоков, таких как основная память, до более медленных вторичных запоминающих устройств, таких как магнитные диски.

Закон Мура. Увеличение количества транзисторов на микросхемах соответствует увеличению скорости микропроцессора и емкости памяти и, следовательно, увеличению вычислительной мощности.

Уменьшение размера. В информационных системах перевод некоторых или всех вычислений организации с централизованной обработки на мэйнфреймах или миникомпьютерах на системы, построенные на основе сетевых микрокомпьютеров (часто в конфигурации клиент / сервер).

Программное обеспечение

Компьютерное программное обеспечение делится на два класса: системное программное обеспечение и прикладное программное обеспечение.

Системное программное обеспечение: управление ресурсами компьютерной системы и упрощение программирования. Операционная система – это основное системное программное обеспечение. Он управляет всеми ресурсами компьютерной системы и предоставляет интерфейс, через который пользователь системы может развертывать эти ресурсы.

Прикладное программное обеспечение: это программы, которые напрямую помогают конечным пользователям в выполнении их работы. Они приобретаются в виде готовых к использованию пакетов.

Прикладное программное обеспечение напрямую помогает конечным пользователям в выполнении их работы.

Базы данных – это организованные наборы взаимосвязанных данных, используемых прикладным программным обеспечением. Базы данных управляются системным программным обеспечением, известным как системы управления базами данных (СУБД), и совместно используются несколькими приложениями.

Телекоммуникации – это средство электронной передачи информации на расстояния. Сегодня компьютерные системы обычно объединяются в телекоммуникационные сети. Возможны различные конфигурации сети, в зависимости от потребностей организации.

Уменьшенная сетевая информационная система: архитектура клиент / сервер:

1. Микрокомпьютеры (клиенты) пользователей совместно используют более мощные машины (серверы).

2. Каждый сервер посвящен определенной задаче, т.е. он предоставляет определенную услугу.

3. Клиентские машины предоставляют пользовательский интерфейс, который упрощает использование возможностей сети.

4. При необходимости программное обеспечение, работающее на клиенте, удаленно обращается к программному обеспечению, работающему на сервере, для выполнения своей задачи, чтобы получить доступ к указанным данным из базы данных.

Отдел кадров

Профессиональный персонал информационных систем включает менеджеров по разработке и обслуживанию, системных аналитиков, программистов и операторов, часто обладающих узкоспециализированными навыками.

Конечные пользователи – это люди, которые используют информационные системы или их информационные продукты, то есть большинство людей в современных организациях. Отличительной чертой современного этапа организационных вычислений является участие конечных пользователей в разработке информационных систем. Вычисления конечных пользователей или контроль над своими информационными системами конечными пользователями и разработка систем конечными пользователями стали важным элементом информационных систем в организациях.

Процедуры – это политика и методы, которым необходимо следовать при использовании, эксплуатации и обслуживании информационной системы. Спецификации использования, эксплуатации и обслуживания информационных систем, собранные в справочных службах, руководствах пользователя, руководствах оператора и аналогичных документах, часто доставляемых в электронной форме.

Типы информационных систем

Организации используют несколько типов информационных систем. К ним относятся:

1. Системы обработки транзакций (TPS)

2. Системы управленческой отчетности (MRS)

3. Системы поддержки принятия решений (DSS)

4. Информационные системы для руководителей (ESS)

5. Офисные информационные системы (OIS)

6. Системы профессиональной поддержки

Системы обработки транзакций

Системы обработки транзакций сегодня обычно работают в режиме онлайн, немедленно обрабатывая бизнес-транзакции фирмы. Транзакция – это элементарное действие, выполняемое во время деловых операций.

TPS может работать либо в пакетном режиме, обрабатывая накопленные транзакции за один раз позже, либо в онлайн-режиме, немедленно обрабатывая входящие транзакции. Сегодня большинство TPS работают в режиме on-line.

Системы управленческой отчетности

Задача систем управленческой отчетности - предоставлять менеджерам повседневную информацию. Менеджеры получают отчеты о производительности в рамках своих конкретных сфер ответственности. Как правило, эти отчеты предоставляют внутреннюю информацию, а не выходят за рамки корпоративных границ. Они сообщают о прошлом и настоящем, а не проектируют будущее.

Чтобы предотвратить информационные перегрузки, менеджеры могут прибегать к использованию отчетов по запросу или исключениям. При необходимости запрашиваются отчеты о спросе. Отчеты об исключениях создаются только при возникновении заранее установленных условий выхода за пределы и содержат только информацию, относящуюся к этим условиям.

Системы поддержки принятия решений напрямую поддерживают сеанс принятия решений. Эти системы облегчают диалог между пользователем, который рассматривает альтернативные решения проблемы, и системой, которая предоставляет встроенные модели и доступ к базам данных. Базы данных DSS часто извлекаются из общих баз данных предприятия или из внешних баз данных.

Информационные системы для руководителей

Информационные системы для руководителей поддерживают топ-менеджеров с помощью удобно отображаемой обобщенной информации, адаптированной под них. Они делают разнообразную внутреннюю и внешнюю информацию доступной в очень краткой и удобной форме. EIS используются для:

1. Следить за деятельностью организации.

2. Оценить бизнес-среду.

3. Разработать стратегические направления на будущее компании.

Офисные информационные системы (OIS)

Основная цель OIS - облегчить общение между членами организации, а также между организацией и ее средой. OIS используются для:

1. Помогите управлять документами, представленными в электронном формате.

2. Обработка сообщений, таких как электронная почта, факсимильная и голосовая почта.

3. Облегчение телеконференций и электронных встреч.

4. Облегчить использование Интернета для общения и доступа к информации.

5. Содействовать использованию групп, ориентированных на выполнение конкретных задач, с помощью программного обеспечения для групп.

Системы профессиональной поддержки помогают в решении задач, специфичных для разных профессий. По мере роста как организационного, так и индивидуального опыта работы с информационными системами появляется все больше и больше специализированных категорий профессиональных систем поддержки.

Экспертная система – это система, которая использует знания о предметной области и использует процедуру логического вывода (причины) для решения проблем, которые в противном случае потребовали бы человеческой компетентности или опыта. Важнейшим компонентом базы знаний является эвристика - неформальные, оценочные элементы знаний в области экспертной системы, такие как разведка нефти или оценка запасов. База знаний создается при работе со специалистами в предметной области. Он дополнительно улучшается по мере использования системы.

Множество информационных систем поддерживают менеджеров в их межличностных, информационных и принимающих решениях ролях. Три типа систем, ориентированных на управление (системы управленческой отчетности, системы поддержки принятия решений и системы управленческой информации), обеспечивают различные виды поддержки для трех уровней управления:

1. Стратегическая

2. Тактическая

3. Оперативная

Что делают менеджеры и чем могут помочь информационные системы?

Основные функции управления включают:

1. Планирование, постановка целей и выбор действий, необходимых для их достижения в течение определенного периода времени.

2. Контроль выполнения измерений относительно запланированных целей и, при необходимости, инициирование корректирующих действий.

3. Лидерство, включая людей в организации, которые способствуют достижению ее целей.