Файл: "Транспортная доставка заказов" Проектирование реализации операций бизнес-процесса.pdf

Введение

В век информационных технологий важнейшей характеристикой для эффективного функционирования предприятия становится скорость доступа к нужной информации. Требования к хранению информации накладывают на нее жесткие рамки использования. Так пользователь персонального компьютера, прежде чем изъять с носителя один файл информации должен произвести большое количество действий, которые значительно снижают скорость его работы. При этом если масштабировать проблему и иметь в виду большое количество информации, к которой периодически требуется доступ хотя бы на чтение и изменение, а также если взять в расчет, что одни и те же изменения требуется проделать для нескольких групп данных, то необходимые действия теоретически занимают большое количество времени. Это, в свою очередь, значительно замедляет бизнес-процессы и, как правило, при росте задач и увеличении количества клиентов, поставщиков и т.д. снижает эффективность работы компании в целом, становясь критичным в определенный момент развития.

Данная курсовая работа посвящена возможному улучшению эффективности бизнес-процесса (БП) логистики ресторана, занимающегося розничной доставкой еды. Ресторан принимает заказы посредством телефонных звонков и через веб-сайт. Компания предоставляет на выбор широкий спектр блюд и гарантирует быструю доставку заказа в пределах города.

Компания заказывает ингредиенты у нескольких проверенных поставщиков по мере необходимости и хранит свои запасы на складе, этот процесс находится в ведении учетного отдела компании. Обработку заявок через сайт и телефонные звонки клиентов осуществляет отдел продаж, после он переправляет их на транспортный отдел. Отдел транспорта имеет ограниченный парк автомобилей и осуществляет доставку заказа покупателям, а также перевозку ингредиентов от поставщиков и доставку их на склад, принадлежащий компании.

Сейчас в данной компании бизнес-процесс приводится в действие в основном с помощью бумажных документов и отдельных информационных систем, облегчающих выполнение и ускорение данных процессов, что оставляет большой простор для улучшения процессов компании путем унификации и сведения всех разнородных источников данных в одну стабильную и удобную систему, что позволит ускорить выполнение процессов и обеспечит дальнейшую возможность к информатизации данного предприятия.

Цель работы состоит в совершенствовании выполнения бизнес-процесса логистических поставок путем доработки информационной системы, объединяющей в себе весь необходимый для функционирования БП инструментарий.

Задачи исследования:

1. Проектирование структуры и логики информационной системы, улучшающей выполнение бизнес-процесса.
2. Разработка и проектирование базы данных для информационной системы.

В первой главе планируется рассмотреть бизнес-процесс компании в состоянии «до внедрения системы», а также функционал уже созданных программных решений, потенциально способных решить эту задачу.

Вторая глава посвящена описанию структуры программного решения и разработке схемы базы данных для хранения информации, необходимой предприятию. Таким образом необходимо будет исследовать предметную область, что обеспечит информационную поддержку принятия управленческих решений, направленных на эффективное обслуживание клиентов.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Бизнес-процессы компании до введения системы

В исследовании будут рассмотрены два бизнес-процесса логистики компании. Упрощенный вариант схемы обоих БП представлен на рисунках 1 и 2:

1.1.1 Бизнес-процесс заказа и доставки ингредиентов на склад

БП заказа и доставки ингредиентов на склад инициируется после запроса другого отдела, чаще всего отдела по продажам, при отсутствии на складе необходимых товаров. Процесс состоит из следующих этапов:

1. Получение заявки от одного из отделов на заказ товаров у поставщиков.
2. Выбор поставщика из списка (фирма уже имеет список доверенных поставщиков, с которыми она работала ранее) в зависимости от объема и срочности заказа и отправка заявки.
3. Получение ответа на заявку с указание сроков поставки.
4. Получение уведомления о готовности заказа.
5. Учетный отдел пересылает транспортному отделу данные о заказе. Транспортный отдел отправляет свободную машину забрать заказ.
6. После доставки заказа на склад транспортный отдел отправляет в учетный отдел уведомление о доставке заказа
7. После получения уведомления о доставке заказа, учетный отдел вносит соответствующие данные в систему. На этом процесс завершается.

Этот процесс носит упрощенный характер, но иллюстрирует схему работы компании достаточно детально, чтобы предоставить общее понимание процесса её работы.

Рисунок 1 Бизнес-процесс заказа и доставки ингредиентов на склад

1.1.2 Бизнес-процесс доставки заказов покупателям

БП доставки заказов покупателю – один из самых критичных для компаний, занимающихся интернет продажами. От скорости и точности его выполнения будет зависеть репутация и доверие покупателей к ресторану, что вынуждает компанию тратить немалые средства на поддержание безукоризненной четкости и достаточной скорости выполнения данного процесса. Этот процесс сложнее предыдущего и состоит из следующих этапов:

1. Получение заказа от пользователя путём телефонного звонка, либо заполнения формы заказа на веб-сайте.
2. Верификация заказа и проверка наличия ингредиентов для блюда на складе. В случае наличия, процесс передается дальше по цепочке, в ином случае процесс завершается и начинается инициализация БП заказа и доставки ингредиентов на склад
3. Заказ перенаправляется на транспортный отдел.
4. Транспортный отдел отправляет заявку на получения блюда со склада в отдел учёта.
5. Отдел учета верифицирует заявку и возвращает подтверждение в транспортный отдел.
6. Транспортный отдел ищет свободную машину и получает блюда со склада.
7. Машина доставляет товар покупателю/покупателям.
8. После доставки товара транспортный отдел пересылает данные о выполненной заявке в учетный отдел.
9. Учетный отдел вносит данные в систему. На этом этапе процесс завершается.

Рисунок 2 Бизнес-процесс доставки заказов покупателям

Это БП требует продуманной логики и огромного количества своевременно полученной информации для выполнения, поскольку любое промедление будет подрывать доверие к ресторану и ухудшать вкус еды, а, следовательно, и удовлетворенность покупателей работой компании.

1.1.3 Степень автоматизации БП на момент «до введения системы»

На данный момент документооборот компании в рамках данных БП включает в основном бумажные документы и отдельные информационные системы, контролирующие некоторые стадии бизнес-процесса (сайт, через который делаются заказы; внутренняя система учета бухгалтерии). Документы не приведены к одному общему стандарту и требуется немало времени на загрузку документов в существующие локальные ИС и выгрузку информации из них.

Диспетчеры, контролирующие машины доставки, не имеют централизованной связи с водителями и не могут полноценно контролировать их прогресс и местоположение (переназначать заказы, планировать маршрут с учетом препятствий, получать информацию о прогрессе от водителей).

Заказы на ингредиенты посылаются только после запроса со стороны поваров и отправляются компании-поставщику с помощью курьера, что требует примерно день на всю процедуру заказа. Ведение статистики, позволяющей построить модель потребности в ингредиентах для ресторана, отсутствует.

Все это оставляет огромные возможности для улучшения бизнес-процесса путем его информатизации.

1.2 Обзор логистического блока ERP системы

Для этого исследования я выбрал систему «1С:Предприятие 8».

1С:Предприятие — программный продукт компании 1С, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии. По информации IDC на российском рынке в 2010 году «1С:Предприятие » занимала 26% рынка, в основном позиционируя себя как простую и надежную ERP-систему для среднего бизнеса.

Система программ «1С:Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Гибкость платформы позволяет применять 1С:Предприятие 8 в самых разнообразных областях:

• автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д.
• поддержка оперативного управления предприятием;
• автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;
• ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;
• широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;
• решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;
• расчет зарплаты и управление персоналом;
• другие области применения.

В рамках этого исследования нас будет интересовать лишь узкий набор из двух конфигураций, наиболее подходящих для решения задач описанных выше бизнес-процессов ресторана.

1.2.1 1С:Предприятие 8. TMS Логистика. Управление перевозками

Система управления перевозками "1С:Предприятие 8. TMS Логистика. Управление перевозками" ориентирована, прежде всего, на Компании, которым в процессе осуществления своей деятельности требуется решение задач транспортной логистики.

Функциональность конфигурации "1С:TMS Логистика. Управление перевозками" определяется списком подсистем, которые входят в ее состав:

• управление нормативно‑справочной информацией
• управление потребностями в перевозке грузов
• управление заданиями на перевозку грузов
• формирование рейсов
• управление ресурсами для обеспечения рейсов
• контроль за выполнением рейсов
• управление тарифной политикой Компании
• управление взаимодействиями
• управление доступом
• получение аналитической отчетности
• визуализация информации на электронных картах.

1.2.2 1С:Предприятие 8. Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS

"1С:Предприятие 8. Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS" - новое специализированное решение на платформе "1С:Предприятие 8.2", предназначенное для осуществления ГЛОНАСС/GPS мониторинга подвижных объектов, транспорта и персонала. Функциональные возможности решения позволяют получать в реальном времени информацию о перемещении объектов, на которых установлены автомобильные и персональные трекеры, GPS-навигаторы с модулем GSM, КПК и коммуникаторы на базе WindowsMobile 5.0 и выше с GPS и GPRS модулями. Возможно получение информации с различных датчиков (температурный, датчик уровня топлива, тревожная кнопка SOS, CAN шина и др.).

Программный продукт "1С:Предприятие 8. Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS" обеспечивает следующие возможности:

• Осуществление контроля местоположения и фактического пробега объекта;
• Формирование отчетов по фактическому расходу топлива и возможность фиксировать все заправки и сливы;
• Оповещения при наступлении настроенных событий;
• Пресечение отклонений от запланированных маршрутов;
• Получение сигнала от тревожной кнопки SOS для обеспечения безопасности перевозок;
• Контроль скоростного режима, превышения допустимой скорости;
• Возможность составления отчета как по одной единице техники, так и по всему автопарку включая арендованный транспорт;
• Контроль работы пеших сотрудников.