Файл: Комплекс задач автоматизации.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Кадровые службы, являясь одной из важнейших структур управления, обеспечивает укомплектование предприятий, учреждений, организаций, фирм и т.п. рабочими, специалистами, служащими, организацию подготовки, переподготовки повышения квалификации работников, аттестацию работников и руководителей, реализует меры, направленные на укрепление трудовой дисциплины, сокращение текучести кадров, осуществляет подготовку распорядительных документов по личному составу, необходимой статистической отчетности по кадрам, ведут в установленном порядке учет работников, в том числе военнообязанных, кадровое делопроизводство, оформляет документы для назначения работникам пенсий, решают иные вопросы, входящие в их компетенцию.^[1]

Структура кадровой службы, ее численность определяется организационно-штатной структурой предприятия, учреждения, организации, фирмы. При этом за основу расчета необходимого ее работников принимается: численность работающих; конкретные условия; характерные особенности, связанные с типом, масштабами и разновидностями отдельных производств; технико-экономические и социальные характеристики предприятия, учреждение, организации, фирм; другие показатели.

В отдельных случаях в составе кадровой службы могут функционировать функциональные группы: оформление приема на работу, переводов и увольнений; учета и отчетности; военного учета; подготовки и переподготовки и повышения квалификации работников, оформление отпусков.

Актуальность работы обусловлена тем, что любая структура управления организации в современном мире нуждается в автоматизации различных процессов. Главной причиной этому служит сокращение временных издержек. Для этих целей разрабатываются и применяются информационные системы, помогающие осуществлять контроль процессов, рабочего времени сотрудников, выполненных ими работ, хода реализации проектов, документооборота, и других управленческих функций. С помощью эффективной информационной системы можно значительно упростить процессы контроля и управления на предприятии любого уровня.

Таким образом, основной целью курсовой работы является проектирование автоматизированного рабочего места сотрудника отдела кадров.

Для достижения поставленной цели нам необходимо решить несколько важных задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации;

2. Дать характеристику существующих бизнес-процессов;

3. Обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению;

4. Составить информационную модель;

5. Дать характеристику нормативно-справочной, входной, оперативной и результатной информации,;

6. Сформировать дерево вызова программных модулей

7. Привести контрольный пример реализации проекта и его описание

Структура курсовой работы

Введение;

Глава 1. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению.

Глава 2. Проектная часть.

2.1. Информационная модель и её описание.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации.

 2.3. Характеристика результатной информации.

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога).

2.5. Характеристика базы данных.

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей).

2.7 Описание программных модулей.

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание.

Заключение;

Глава 1. Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

Ещё не так давно вся работа кадровой службы велась вручную. На пишущей машинке или даже от руки заполняли форму № Т2 - личные карточки, вели личные дела, печатали приказы по личному составу и носили их на согласование, вели картотеки по личному составу и писали статистические отчёты. С повсеместным внедрением информационных технологий многое принципиально изменилось. Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы.

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних и даже крупных организаций

Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это прежде всего введением электронных версий утверждённых общегосударственных унифицированных форм и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путём разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций

В настоящее время автоматизация делопроизводства жизненно необходима отделам кадров.

К основным задачам деятельности кадровой службы относятся:

1. Осуществление мероприятий по подбору и расстановке руководящих работников, специалистов и служащих предприятия (учреждения, организации, фирмы), обеспечению производства рабочими кадрами, формированию - стабильного трудового коллектива, снижению текучести кадров и укреплению трудовой дисциплины.

2. Организация работы по подготовке, переподготовке и повышению квалификации кадров, проведению аттестации руководящих работников и специалистов, формированию резерва специалистов для выдвижения или перемещения на другие штатные должности, внедрению контрактной системы найма работников.

В целях обеспечения указанных выше задач кадровая служба:

- составляет с участием других структурных подразделений перспективные и годовые планы потребности в кадрах всех категорий персонала, определяет источники ее обеспечения;

- организует работу по комплектованию предприятия (учреждения, организации) трудовыми ресурсами всех категорий с учетом требуемых профессий, специальностей и квалификация;

- организует прием на работу, переводы, увольнения, отпуска личного состава рабочих и служащих в соответствии с действующими нормами, правилами, инструкциями и положениями;

- ведет учет всех категорий работников в установленном действующими нормативными актами порядке;

- формирует и организует подготовку резерва кадров для выдвижения не руководящие должности;

- организует учет нарушений трудовой дисциплины;

- анализирует профессиональный, образовательный и возрастной состав кадров, другие социально-демографические данные в целях осуществления мер по дальнейшем улучшению качественного состава рабочих и служащих,

- разрабатывает соответствующий раздел плана социального развития коллектива;

- составляет расчеты и заявки на подготовку квалифицированных рабочих и специалистов, заключает договоры по этим вопросам с высшими, средними специальными, профессионально-техническими и иными учебными заведениями, индивидуальные договоры о выпускниками вузов, техникумов, профтехучилищ;

- организует производственную практику студентов вузов, учащихся техникумов и профтехучилищ;

- вносит предложения о назначения, перемещения и увольнении работников;

- проводит работу по организации приема молодых специалистов и рабочих, распределению их по структурным подразделениям, контролирует их трудоустройство и использование, жилищно-бытовые условия;

- готовит необходимые документы для представления работников к награждению государственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению Государственных премий, а также по поощрению рабочих и служащих.

- ведет учет поощрений и награждения работников;

- организует аттестацию и другие виды оценки деятельности руководящих работников и специалистов, разрабатывает мероприятия по выполнению решений аттестационных комиссий, контролирует их выполнение;

- оформляет, хранит и выдает трудовые книжки, своевременно заносит в них необходимые сведения;

- готовит и выдает справки по просьбе работников о настоящей и прошлой трудовой деятельности, а также отзывы и характеристики по запросу вышестоящих и иных органов;

- готовит и представляет все виды государственной статистической отчетности по кадровым вопросам;

- оформляет в установленном порядке документы для назначения пенсий работникам, членам их семей;

- ведет учет военнообязанных;

- организует проведение социологических исследований, направленных на повышение эффективности кадровой работы, решение иных проблем;

- осуществляет трудоустройство увольняемых работников в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Исходя из вышеизложенного, автоматизации подлежат следующие задачи:

1. Ввод данных в справочники «Подразделения»,
2. Ввод данных в справочники «Должности»,
3. Ввод данных в справочники «Сотрудники»,
4. Оформление документов «Прием на работу»
5. Оформление документов «Увольнение»
6. Формирование документа «Графика отпусков»
7. Формирование печатных форм

Характеристика существующих бизнес – процессов

Рисунок 1. Описание бизнес-процесса «Прием на работу»

На рисунке 1 обозначено описание существующего бизнес-процесса «Прием на работу» как мы видим для осуществления данного процесса, необходим в первую очередь сотрудник отдела кадров, который курирует весь процесс. Входящий поток состоит из двух пакетов документов это резюме и в случае одобрения кандидатуры необходим полный пакет документов, включающий в себя: удостоверение личности, трудовую книжку, документ об образовании, анкету, заявление о приеме на работу, фотографии, ИНН, СНИЛС и т.д.

Рисунок 2. Развернутое описание бизнес-процесса «Прием на работу»

На развернутом описании (рис. 2) видно как весь процесс делится на подпроцессы. Таким образом, чтобы принять человека на работу необходима свободная вакансия, сотрудник отдела кадров публикует объявление в средствах массовой информации, требования к соискателю формируются на основе должностных инструкций. Откликнувшийся соискатель направляет свое резюме, отдел кадров рассматривает его и в случае одобрения приглашает на собеседование. При успешном собеседовании сотрудник отдела кадров приступает к формированию приказа о приеме на работу с испытательным сроком 3 месяца. После прохождения испытательного срока издается полноценный приказ о приеме на работу и вносится запись в трудовую книжку сотрудника в соответствии со штатным расписанием.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Таблица 1

Матрица документооборота отдела кадров

В результате анализа характеристики документооборота выявлены недостатки, которые будут устранены в процессе автоматизации: