Файл: Особенности работы с персоналом, владеющим конфиденциальной информацией (Поиск и приём кандидатов).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Любая деятельность всегда связана с созданием, использованием и хранением значительных объёмов информации и документов, которые представляют конкретную ценность для организации и подлежат защите от различных видов угроз.

Защита информации – основа надежной работы органов Пенсионного фонда Приморского края. Основная особенность - большое количество разнообразных информационных систем (как с конфиденциальной информацией, так и с общедоступной), которые проектировались в разное время и выполняют разнообразные функции по определенным задачам. Эти системы были произведены разными исполнителями и в них на то время не предусматривались общие принципы управления и защиты информации. Поэтому сейчас для их работы приходится задействовать значительные людские и временные ресурсы. Многие задачи все еще не автоматизированы, и выполнять их приходится "вручную".

По мнению большинства специалистов по безопасности информационных систем, главное внимание должно быть обращено на персонал, постоянно работающий с конфиденциальными документами и базами данных.

Основными задачами должны быть две:

1) максимально затруднить работу злоумышленнику или его сообщнику по добыванию необходимой информации, противодействовать им в пассивном или активном режиме на основе результатов аналогичных выводов

2) не допустить установления определенных взаимоотношений злоумышленника и сотрудника фирмы, владеющего конфиденциальной информацией.

1. Работа с персоналом владеющим конфиденциальной информацией

1.1. Поиск и приём кандидатов

Процессу приема сотрудника на работу предшествует ряд подготовительных этапов, которые позволяют составить представление о том, какой специалист и какой квалификации действительно нужен для данной должности, какими деловыми и личностными качествами он должен обладать:

· Предварительно сформулировать, какие функции должен выполнять сотрудник, каков круг его ответственности, какие качества, знания и уровень квалификации нужно иметь претенденту;

· Составить перечень ценных и конфиденциальных сведений, с которыми будет работать специалист;

· Составить перечень форм поощрения и стимулирования, которые может получать сотрудник;

· Составить другие перечни вопросов, которые необходимо будет решать специалисту, перечни его личных качеств, возрастных, профессиональных и иных характеристик;

· Составить описание должности.

Кандидаты предварительно знакомятся с этими документами, что делает собеседование с ними более целенаправленным и конкретным.

Помимо пассивного ожидания прихода нужного человека, существует ряд направлений активного поиска кандидатов на вакантную должность:

1. Поиск кандидатов внутри фирмы. Метод дает возможность продвигать перспективных сотрудников по служебной лестнице и заинтересовывать их работой. Преимущество данного метода в том, что о кандидате достаточно много известно всему коллективу и судить о его профессиональных и личностных качествах можно по обширному опыту. Недостаток же в том, что без притока новых людей коллектив теряет свои новаторские качества.

2. Поиск кандидатов среди студентов и выпускников учебных заведений. Эффективно вести поиск наиболее способных студентов, привлекать их в процессе учебы к работе в организации, оплачивать их труд и, может быть, финансировать их обучение.

3. Обращение в государственные и частные бюро, агентства по найму рабочей силы, биржи труда и т.д. Подобные агентства ведут целенаправленный поиск необходимого специалиста высокой квалификации, организуют переподготовку специалистов по индивидуальным заказам.

4. Рекомендации работающих в фирме сотрудников. Обычно такие рекомендации отличаются ответственным и взвешенным характером, так как с рекомендуемыми людьми сотрудникам придется работать вместе.

Эти направления поиска кандидатов на должности, связанные с владением конфиденциальной информации, позволяют выбрать необходимых работников из ряда лиц, изъявивших желание занять вакантную должность.

Технологическая цепочкаприема сотрудников, работа которых связана с владением ценной информации, включает следующие процедуры:

· Подбор предполагаемого кандидата для приема на работу или перевода, получение резюме;

· Изучение резюме (личного дела) руководством фирмы, структурного подразделения или службой персонала, вызов для беседы подходящих кандидатов;

· Информирование кандидатов, работающих в фирме, об их будущих должностных обязанностях, связанных с владением тайны фирмы;

· Предварительное собеседование, уточнение отдельных положений резюме; ответы на вопросы о будущей работе; изучение полученных рекомендательных писем;

· Составление кандидатами, не работающими в организации, и представление в отдел кадров заявления о приеме, автобиографии, личного листка по учету кадров, копий документов об образовании, передача в отдел кадров рекомендательных писем;

· Обновление материалов личного дела работающего в организации сотрудника; получение представления о переводе на новую должность от руководителя структурного подразделения;

· Собеседование кандидатов с работником отдела кадров по представленным документам, при необходимости подтверждение тех или иных сведений;

· Опрос сотрудником отдела кадров авторитетных для организации лиц, лично знающих кандидата на должность, протоколирование опроса;

· Собеседование экспертов с кандидатами с целью определения их личных и моральных качеств, а для неработающих в фирме сотрудников дополнительно – профессиональных способностей;

· При необходимости – тестирование и анкетирование кандидатов;

· По совокупности собранных материалов и их анализа принятие решения руководством организации об отборе единственного претендента и возможности предложить ему работу, связанную с владением тайны фирмы;

· Заключительное собеседование, получение от претендента согласия на работу с конфиденциальной информацией;

· В случае согласия – подписание обязательства о неразглашении тайны организации; информирование о характере конфиденциальной информации, наличии системы защиты и тех ограничениях, которые придется учитывать работнику в служебной и неслужебной обстановке;

· Беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, руководителя службы безопасности и сотрудника службы персонала с претендентом на должность; ознакомление с должностной инструкцией, рабочими технологичес. инструкциями и т.д.;

· Подписание договора о временной работе без права доступа к конфиденциальной информации;

· Составление и подписание приказа о приеме на работу с испытательным сроком;

· Заведение личного дела, заполнение Л/К №Т-2 и других учетных форм;

· Внесение фамилии сотрудника в первичные учетные бухгалтерские документы;

· Внесение соответствующей записи в трудовую книжку сотрудника;

· Обучение сотрудника правилам работы с конфиденциальными документами, инструктажи, проверка знаний;

· Анализ результатов работы сотрудника в течение испытательного срока издание соответствующего приказа или отказ сотрудника в работе;

· Оформление допуска работника к конфиденциальной информации и документам.

Представленные кандидатом документы тщательно проверяются на достоверность: соответствие фамилий, имен и отчеств, других персональных данных, наличие необходимых отметок и записей, идентичность фотокарточки и личности гражданина. Документы, явно недостоверные, могут быть возвращены гражданину, и одновременно ему отказывается в рассмотрении вопроса о приеме на работу без объяснений причины отказа. Сведения, указанные в резюме, не проверяются.

Заявление о назначение на должность, личный листок по учету кадров, автобиография пишутся гражданином собственноручно, без использования пишущей машинки или принтера.

Копии с аттестатов, дипломов, свидетельств, грамот и т.д. снимаются в отделе кадров и заверяются сотрудником отдела кадров. Копии, принесенные гражданином, внимательно сличаются с подлинником и тоже заверяются этим сотрудником. Нотариального заверения копий не требуется.

Собеседование с кандидатами преследуют следующие цели: выявить реальную причину желания работать в данной организации; выявить возможных злоумышленников или попытаться увидеть слабости кандидата как человека, которые могут провоцировать преступные действия; убедить в добровольном согласии кандидата соблюдать правила защиты информации.

Психологический отбор преследует следующие цели:

· Выявление имевших ранее место судимостей, преступных связей, криминальных наклонностей;

· Определение возможных преступных склонностей, предрасположенности кандидата к совершению противоправных действий, дерзких и необдуманных поступков в случае формирования в его окружении определенных обстоятельств;

· Установление факторов, свидетельствующих о морально-психологической ненадежности, неустойчивости, уязвимости кандидата.

Личные качества, не способствующие сохранению секретов: эмоциональная неуравновешенность, разочарование в себе и в своих способностях, отчуждение коллег по работе, недовольство своим служебным положением, ущемленное самолюбие, эгоистическое поведение, нежелание и неспособность защищать информацию, нечестность, финансовая безответственность, употребление наркотиков и алкоголя.

Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации и сохранении тайны организации претендент подписывает до того, как ему будет сообщен состав ценных сведений, с которыми ему предстоит работать, и порядок защиты этих сведений. Обязательство – это правовой документ, которым претендент добровольно и письменно дает согласие на ограничение его прав в отношении использования конфиденциальной информации. Документ содержит полный перечень информации, не подлежащей разглашению, а также перечень административных наказаний, которым может быть подвергнут работник за несоблюдение правил.

После подписания обязательства и проведения беседы-инструктажа с претендентом заключается трудовой договор. В договоре должен быть пункт об обязанности работника не разглашать сведения, составляющие тайну организации, а также конфиденциальные сведения партнеров и клиентов, об обязательстве соблюдать правила защиты конфиденциальных сведений. В обязательном порядке включается пункт об обязанности работника немедленно сообщать непосредственному руководителю и службе безопасности об утере носителей конфиденциальной информации, документов, дел, конфиденциальных документов, материалов и т.д.

В заключительной части указывается степень ответственности за разглашение тайны организации или несоблюдение правил защиты информации. Обычно это расторжение трудового договора, при необходимости – дальнейшее судебное разбирательство.

После заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу в отделе кадров формируется личное дело сотрудника, включающее стандартный набор документов. Материалы, связанные с профессиональным и психологическим анализом данного работника (протоколы собеседований, тесты, протоколы бесед и опросов) подшиваются в дело кадровой службы «Материалы по приему сотрудников на работу», но не в личное дело сотрудника. Дело с материалами имеет гриф конфиденциальности «Строго конфиденциально».

После получения допуска к конфиденциальной информации, сотрудник в индивидуальном порядке должен быть обучен правилам работы с документами, базами данных, которые будут предоставлены. Результаты обучения фиксируются в обязательстве.

1.2. Регламентация доступа персонала к конфиденциальной информации

Регламентация доступа персонала к конфиденциальной информации является одной из центральных проблем системы защиты информации. Регламентация порядка доступа лежит в основе режима конфиденциальности проводимых организацией работ. Важно четко и однозначно определить: кто, кого, к каким сведениям, когда и как допускает.

Режим - совокупность ограничительных правил, мероприятий, норм, обеспечивающих контролируемый доступ на определенную территорию, в помещения, к информации и документам. Любой режим базируется на разрешительной системе. Разрешительная система предусматривает необходимость получения специального разрешения на осуществление соответствующих правовых мероприятий.