Файл: Особенности работы с персоналом, владеющим конфиденциальной информацией (Поиск и приём кандидатов).pdf

проверить и удостовериться в наличии всех документов, числящихся за ним по описи документов, находящихся у исполнителя.

убрать документы в сейф, опечатать его и сдать ключ под расписку руководителю структурного подразделения.

• Документы, дела и издания могут передаваться другим сотрудникам, допущенным к этим документам, только через делопроизводство СБ или уполномоченного СБ.
• Запрещается изъятия из дел или перемещение документов из одного дела в другое без санкции руководителя делопроизводства СБ или уполномоченного СБ, осуществляющего их учет.
• Уничтожение документов производится комиссией в составе не менее трех человек с составлением акта.

2.2. Система доступа к конфиденциальным документам.

Система доступа к конфиденциальным документам – это совокупность установленных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ исполнителей к необходимому им для производственной деятельности объему документов, сведений, содержащих конфиденциальную информацию.

• Целями системы доступа к конфиденциальным документам являются:

- обеспечение исполнителей всеми необходимыми для работы конфиденциальными сведениями;

- ограничение круга лиц, допускаемых к конфиденциальным документам;

- исключение излишнего или несанкционированного ознакомления с конфиденциальными сведениями;

- повышение ответственности руководителей и исполнителей всех категорий за обеспечение сохранности сведений, составляющих конфиденциальную информацию;

- усиление контроля со стороны сотрудника предприятия за обоснованностью доступа к конфиденциальным документам и изделиям.

• Разрешение на доступ исполнителя к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию, дается соответствующими должностными лицами при выполнении следующих условий:

- при наличии приказа о приеме на работу или назначении на должность;

- при оформлении обязательства о сохранении и неразглашении работником сведений, составляющих конфиденциальную информацию;

- при изучении вновь принятым (назначенным на должность) работником требований нормативных документов по обеспечению сохранения конфиденциальной информации.

• После изучения указанных требований, руководитель подразделения с вновь принятым (назначенным на должность) работником проводит собеседование.
• Любое разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами и любое фактическое ознакомление с ними необходимо оформить в письменном виде.
• Ознакомление с документом фиксируется распиской исполнителя на самом документе (при оперативном ознакомлении исполнителя), и на карточке разрешении (при постоянном или длительном пользовании).
• Работники предприятия могут получать разрешение на доступ к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию, только в пределах своих должностных обязанностях и в объеме действительно необходимом им для выполнения своих обязанностей.
• Руководители предприятия, его структурных подразделений несут персональную ответственность за правомерность выдаваемых ими разрешений на доступ исполнителей к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию, а также исполнители, работающими с конфиденциальными документами, при нарушении порядка обращения и хранения с ними.

2.3. Сверка наличия конфиденциальных документов.

• Основные задачи сверки наличия документов с грифом «Конфиденциально»:
  • своевременное выявление фактов возможных недостач, неучтенных документов и их безучетного движения,
  • осуществление постоянного контроля за наличием и движением документов.
  • сверка наличия всех полученных и подготовленных документов,
  • правильности оформления учетных данных,
  • проверка наличия оправдательных документов, на отсутствующие документы (отправленные, уничтоженные и др.), с целью устранения ошибок, нарушений, излишних операций при ведении учета.
• Сверки на наличие проводятся в плановом порядке (квартальные проверки документов с грифом «Конфиденциально» и исполнителей, годовые проверки), и по мере необходимости (при смене руководителей и сотрудников, отвечающих за учет, обработку и хранение конфиденциальных документов).
• Результаты сверок оформляются актом, в котором указывается:
  • вид сверки;
  • основание для ее проведения;
  • состав комиссии и сроки проведения;
  • название подразделения, где она проводилась;
  • общее количество, взятых на учет документов за проверяемый период по видам учета;
  • количество документов, не состоящих на учете, и фамилии лиц, у которых они были обнаружены и по какой причине не учтены;
  • количество и учетные номера документов, не предъявленных в ходе проверки, за кем они числятся и причины не предъявления;
  • другие выявленные нарушения с указанием фамилий, должностей и конкретных фактов нарушений;
  • выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных нарушений.
• Акт проверки подписывается членами комиссии и утверждается руководством.
• Организация всех видов сверок и контроль за их проведением осуществляется сотрудником предприятия.
• Квартальная сверка наличия документов с грифом «Конфиденциально» проводится сотрудником предприятия, а также дополнительно привлекаемым сотрудником, допущенным ко всем документам с грифом «Конфиденциально». Квартальная сверка проводится в первую декаду первого месяца следующего квартала.
• Ежеквартально проверяются все документы с грифом «Конфиденциально» независимо от времени их получения или создания, а также наличие конфиденциальных документов у исполнителей.
• При проведении сверки документов с грифом «Конфиденциально» проводятся следующие операции:
  • Проверяются соответствие учетных данных документа и данных на него в учетной карточке;
  • Проверяются наличие номеров и дат оправдательных документов за отправление или уничтожение документа или его частей (экземпляров, листов);
  • Просчитываются количество экземпляров и листов документа;
  • Проверяются соответствие фактического количества экземпляров и листов документа количеству, числящемуся по учету.
  • Выявляются позиции по контрольному журналу, по которым документы не были предъявлены к проверке;
  • Разыскиваются документы, не предъявленные при проверке, и проводят проверку соответствия их учетных данных данным на них в учетных карточках;
  • Производятся установленные отметки о произведенной проверке в контрольных журналах.
  • Просчитывают поединично дела с грифом «Конфиденциально», учтенные по номенклатуре, сверив их количество с количеством дел по номенклатуре;
  • Проверяют наличие отметок в номенклатуре и оправдательных документов на отсутствующие дела.
  • Выборочно проверяются полистно дела, наиболее часто выдаваемые исполнителям, а также аккуратность оформления и ведения всех дел с грифом «Конфиденциально», числящиеся по номенклатуре. Против каждой проверяемой позиции в номенклатуре делается условная отметка карандашом.
  • Результаты квартальной проверки наличия документов с грифом «Конфиденциально» оформляются актом.
• Исполнители, работающие с конфиденциальными документами, на рабочих местах, проверяются не реже одного раза в квартал. При этом проверяется наличие всех числящихся за исполнителем документов, порядок хранения и работы с ними на рабочих местах.
• Сверка документов у исполнителей производиться сотрудником предприятия. Сверка проводится в присутствии исполнителя, в случае его отсутствия – в присутствии руководителя структурного подразделения.
• При проверке исполнителей проверяются:
  • наличие в сейфе документов, числящихся за исполнителем по всем видам учета, независимо от сроков регистрации документов;
  • соответствие данных документа данным в учетной форме (учетный номер, гриф ограничения доступа, заголовок, количество листов и экземпляров, номера экземпляров);
  • правильность ведения описи документов, находящихся у исполнителя;
  • наличие сейфа и ключей от него;
  • соблюдение исполнителем требований к подготовке, изданию и хранению документов.
• При отсутствии у исполнителя, числящегося за ним документа, проверяется наличие оправдательных документов или подписи лица, получившего документ, в описи документов, находящихся у исполнителя, и обоснованность передачи документа без участия сотрудника предприятия.
• О результатах сверки на наличие документов у исполнителя делается запись в описи документов, находящихся у исполнителя. Если имеются отдельные нарушения в ведении описи, хранении документов, то они перечисляются после указанной записи, которая заверяется подписью проверяющего и датируется.
• О результатах сверок информируются руководители и при нарушениях принимаются соответствующие меры.
• При необходимости могут проводиться внеплановые сверки наличия документов у исполнителей при уходе в отпуск или при увольнении по изложенной выше методике.
• Дата проведения сверки наличия документов назначается заранее. Сотрудники о дате проведения сверки не оповещаются.
• Годовая сверка наличия документов проводится 1-2 раза в год. Годовая сверка проводится комиссией, назначаемой приказом генерального директора. Председателем комиссии назначается один из его заместителей. В комиссию обязательно включается сотрудник предприятия. В годовую проверку проверяется наличие всех без исключения документов, содержащих конфиденциальную информацию (гриф «Конфиденциально»).
• При проведении годовой сверки наличия документов проверяется:
  • Наличие и правильность записей о проведении квартальных проверок наличия документов с грифом «Конфиденциально» в контрольных журналах. Незакрытые в квартальную проверку позиции перепроверяются;
  • Наличие всех документов с грифом «Конфиденциально», созданных или полученных в течение года.
  • Дела сверяются поединично с номенклатурой дел. При этом проверяется: соответствии индекса дела, количества листов на обложке записям в номенклатуре; грифа на обложке и в номенклатуре содержанию дела (при не соответствии гриф изменяется); правильность оформления перерегистрации переходящих дел в номенклатуру следующего года. Результаты годовой проверки наличия конфиденциальных документов оформляются актом.
  • При наличии грубых нарушений и ошибок, выявленных проверкой, издается приказ о наложении дисциплинарных взысканий на соответствующих должностных лиц.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Главным направлением защиты документированной информации от возможных опасностей является формирование защищенного документооборота и использование в обработке и хранении документов специализированной технологической системы, обеспечивающей безопасность информации на любом типе носителя.

Таким образом, безопасность – это не только защита от преступных посягательств, но и обеспечение сохранности (особенно электронных) документов и информации, а также меры по защите важнейших документов, и обеспечению непрерывности и/или восстановлению деятельности в случае катастроф. Перечисленные проблемы напрямую связаны с информационной безопасностью. Пока что электронные документы – вроде и не документы вовсе, и во многих организациях с ними поступают, как хотят. Часто отсутствует даже элементарный учёт имеющихся в организации программных средств и баз данных, а в результате электронные документы и информация либо утрачиваются, либо их становится невозможно ни найти, ни использовать. Уничтожение увольняющимися сотрудниками «своих» электронных богатств – самое обычное явление, с которым невозможно бороться.

Подводя итог, хочу еще раз отметить, что подход к защите конфиденциальных документов должен быть комплексным. Необходимо трезво оценивать вероятные угрозы и риски и величину возможных потерь от реализации этих угроз. Выбирая методы организации защищенного документооборота, следует искать разумный баланс между необходимостью и возможностью, между безопасностью данных и стоимостью решения по их защите. Обеспечивать защиту документооборота только ради самого факта наличия защиты не только лишено смысла, но и вредно, так как может существенно осложнить деятельность организации с документами и информацией.

Список литературы:

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2. ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.

3. Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез». – 2001. – 90-93с.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. М: Изд-во ЮНИТИ, 2003 – 322 с.

5. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. КудряеваВ.А. – 2-е изд., перераб. и допол. – М.: ИНФРА-М, 2001.– 592с.