Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет»(Анализ предметной области).pdf

Введение

Сложно представить себе современную компанию, не использующую в своей работе какие-либо базы данных, системы учета, контроля и прогнозирования. Данная работа посвящена разработке проекта системы автоматизации для предприятия, а именно – системы складского учета. Актуальность данной работы обусловлена необходимостью автоматизировать процессы деятельности склада. Информационная система разрабатывалась для небольшой фирмы ООО «МетаФлекс».

Цель данного курсового проекта – разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».

Для достижения указанной цели определим ряд задач:

1. исследовать предметную область;
2. проанализировать внутренние бизнес-процессы организации складского учета;
3. сформулировать требования к разрабатываемому регламенту;
4. разработать модель бизнес-процессов организации;
5. разработать модель данных ИС складского учета;

Таким образом, объектом исследования является деятельность склада, связанная с получением, хранением и выдачей товаров.

Предмет исследования – автоматизация учета информационных потоков деятельности склада.

Методами научно-практических исследований и разработок, применёнными в курсовом проекте, являются методы структурного системного анализа, проектирования и разработки информационного и программного обеспечения информационных систем.

Курсовой проект состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературных источников и приложения.

В первой главе выполнен анализ предметной области, разработана структура организации, определено место складского подразделения в организации, сформулированы задачи и обязанности сотрудников, определены требования к разрабатываемой ИС, а также представлены результаты моделирования бизнес-процессов и базы данных системы.

В заключении сделаны выводы о работе и решенных задачах проекта.

В приложении приведены таблицы: сущности и их определения, связи между сущностями, атрибуты сущностей, функциональные зависимости, домены атрибутов сущностей.

В качестве программных средств были использованы: CA ERWin Process Modeler; CA ERWin Data Modeler; 1С: Предприятие 8.2.

Работа представляет практическую значимость не только для руководителя склада, но и для кладовщиков, так как они могут использовать всю информацию о хранимой продукции в единой базе, управлять поступлением и расходом товаров, формировать необходимые отчеты. Данные возможности информационной системы значительно облегчают и ускоряют рабочий процесс сотрудников склада ООО «МетаФлекс».

1. 1 Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет»

§1.1 Анализ предметной области

Предметная область — часть реального мира, рассматриваемая в пределах данного контекста. В нашем случае предметная область – склад, занимающийся приемом товара от поставщиков, хранением товара, а так же выдачей товара клиентам (покупателям).

Будем рассматривать деятельность склада на примере фирмы «МетаФлекс», занимающейся продажей современных труб, различных подводок, систем пожаротушения. Структура организации представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 – Структура организации «МетаФлекс»

Как видно из схемы, во главе организации стоит директор (управляющее лицо), организация так же подразделяется на несколько отделов:

• Отдел продаж;
• Отдел закупок;
• Отдел доставки;
• Бухгалтерия;
• Склад.

Отдел продаж занимается поиском клиентов и заключением договоров на продажу товаров организации. Отдел закупок отвечает за своевременные поставки товара на склад организации. Отдел доставки, при необходимости, организует доставку товара клиентам фирмы. Бухгалтерия ведет учет финансовой деятельности организации, а так же кадровый учет.

Склад занимает ключевое место в нашей организации, т.к. работает со всей продукцией, проходящей через фирму. Работники склада (заведующий складом, кладовщики, грузчики) выполняют свои задачи и обязанности.

Заведующий складом — это специалист, который руководит работой склада и лично несет ответственность за его функционирование, а так же наравне с кладовщиками несет материальную ответственность за товары, хранящиеся на складе.

На заведующего складом возлагаются такие функции, как:

• Постановка, организация и полное руководство работой склада, включая обеспечение необходимых санитарно-гигиенических, технологических и иных условий хранения товарно-материальных ценностей.
• Обеспечение контроля ведения учета складских операций, а также составление и предоставление необходимой отчетности, в соответствии с действующим законодательством, нормами и правилами, действующими на данном предприятии.
• Обеспечение сохранности хранящихся на складе товарно-материальных и иных ценностей.
• Постоянный контроль соблюдения правил техники безопасности, норм охраны труда и правил противопожарной безопасности.

Кладовщик – специалист, выполняющий большинство складских операций: прием и отпуск товарно-материальных ценностей, проверка товарно-сопроводительных документов, ведение складской документации, и др.

Задачи кладовщика можно сформулировать следующим образом:

• Прием, размещение на складе и отпуск товарно-материальных ценностей.
• Проверка принимаемых на склад и отпускаемых со склада ценностей на соответствие их товарно-сопроводительным документам по количеству, ассортименту, качеству, комплектности, а также по иным характеристикам, в зависимости от конкретных ценностей.
• Ведение складского хозяйства, поддержание складских помещений, складского оборудования, инструментов и инвентаря в надлежащем и работоспособном состоянии.
• Ведение необходимой складской и иной документации (первичные документы, учетные документы, товарно-сопроводительные документы, и др.). Выполнение иных функций и задач, в зависимости от конкретной ситуации.

Рассмотрим взаимодействие работников склада более конкретно на схеме информационных потоков (рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 – Схема информационных потоков

§1.2 Функциональные требования к разработке проекта системы складского учета

Сотрудникам склада приходится работать с большим количеством документов (различные виды накладных, инвентаризационные документы, списки клиентов, товаров, поставщиков и т.д.). В данный момент большинство этих процессов остается не автоматизированным (накладные печатаются только в головном офисе, листы инвентаризации проводятся вручную).

Разработанный проект системы склада призван удовлетворять следующим функциональным требованиям подразделения:

• Создание и ведение БД клиентов;
• Создание и ведение БД поставщиков;
• Автоматизация учета приходных, расходных документов;
• Автоматизация проведения учета текущего наличия товаров (инвентаризация);
• Автоматизация записи и осуществление хранения архива движения товаров на складе;
• Формирование необходимой отчетности о наличии товаров;
• Поддержание перспективы расширения ИС для большого числа пользователей.

В первой главе мы провели анализ предметной области, произвели анализ и моделирование бизнес – процессов с помощью All Fusion Process Modeler, а так же реализовали логическое моделирование БД для нашей информационной системы. Теперь нам необходимо определить удобную платформу для разработки ИС.

§1.3 Разработка моделей бизнес-процессов системы складского учета

§1.3.1 Обоснование выбора инструментария разработки модели бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов проводится с целью их дальнейшего анализа и реорганизации. Целью реорганизации может быть внедрение информационной системы, сокращение затрат, повышение качества обслуживания клиентов, создание должностных и рабочих инструкций и т.п.

При построении системы управления, основанной на бизнес-процессах, разрабатываются механизмы взаимодействия в рамках процесса, как между структурными и производственными единицами внутри организации девелопмента, так и с внешней средой, т.е. с заказчиками, поставщиками и субподрядчиками.

Ключевую роль в изменении формы и методов работы отводят современным информационным технологиям. Основой для эффективного применения, которых является совокупность информационных моделей, определяющих организационно-функциональную структуру, целевые установки, существующую и планируемую инфраструктуру. На основе таких моделей становится возможным разработка электронных регламентов, имитационное моделирование, комплексный анализ существующих регламентов и определение требований к разрабатываемым информационным системам.

Деятельность организаций девелопмента имеет специфику, которая не позволяет просто копировать традиционные методы информационного анализа и моделирования бизнес-процессов, известные в теории и на практике (методология ARIS, IDEF). Поэтому чрезвычайно актуальной становится задача объективного выбора адекватного Case-средства моделирования, позволяющего проводить дальнейшую модификацию в соответствии с принципиальными целями и задачами моделирования.

В работе проводится сравнение Case-средств, наиболее известных в области бизнес-моделирования. Полученные результаты позволяют определить наиболее значимые функциональные возможности языковых средств моделирования бизнес-процессов, а также оценить их применимость к задаче моделирования систем управления в строительной сфере. При построении системы управления, основанной на бизнес-процессах, разрабатываются механизмы взаимодействия в рамках процесса, как между структурными и производственными единицами внутри строительной организации, так и с внешней средой, т.е. с заказчиками, поставщиками и субподрядчиками.

Рассмотрим модельные, функциональные, технологические характеристики CASE-систем:

ARIS - рассматривает предприятие как совокупность четырех взглядов (views): взгляд на организационную структуру

• взгляд на структуру функций
• взгляд на структуру данных;
• взгляд на структуру процессов.

ARIS позволяет составлять диаграмму целей, связывая процессы через цели с миссией компании. В результате после построения бизнес-модели получается комплексное видение компании: Цели - Процессы - Оргструктура - Данные - Продукты/услуги в виде отдельных, но связанных через объекты диаграмм. Это означает, что при изменении названия должности на одной диаграмме сразу корректируются названия во всех процессах, где она присутствует, и в оргструктуре.

При этом каждый из данных взглядов разделяется еще на три подуровня:

• описание требований;
• описание спецификации;
• описание внедрения.

ARIS предлагает рассматривать организацию с позиции 4-х аспектов, отображающих разные взгляды на предприятие, а также разную глубину этих взглядов. Для описания бизнес-среды предлагается использовать 85 типов моделей (обычно в практической деятельности применяется не более 6-7 типов моделей), каждая из которых принадлежит тому или иному аспекту. ARIS Toolset является, с одной стороны, достаточно сложной для освоения системой. С другой стороны, диаграммы бизнес-процессов в готовом виде понятны даже неподготовленным сотрудникам, это позволяет эффективно организовывать работу команд, не прибегая к тотальному обучению всех работающих над проектом сотрудников.

Business Studio разработана специально для максимально легкого создания бизнес-архитектуры. Помимо этого, она обеспечивает решение смежных задач, необходимых для обеспечения непрерывного развития компании. Таким образом, Business Studio поддерживает полный цикл создания эффективной системы управления компанией – «Проектирование - Внедрение – Контроль – Анализ», позволяя решать следующие задачи: