Файл: Программное обеспечение управления проектами ( Экономическая эффективность и возникающие проблемы при внедрении подобных программ и других IT - технологий).pdf

Введение

В настоящее время ни один проект не обходится без компьютерных систем управления, с помощью которых он составляется и координируется. Поэтому так важно понять актуальность владения этим инструментом.

Проект, как объект управления, обладает таким набором особенностей, которые требуют использования специальных приемов и методов для управления им. В течение примерно сорока последних лет управление проектами сформировалось как особая профессиональная область деятельности и самостоятельная дисциплина, вооружающая руководителей проекта технологиями и инструментальными средствами планирования, контроля и координации осуществления проектов.

Начало этому было положено в 70-е годы прошлого века, когда происходило широкое внедрение компьютерных систем обработки информации, и растущие масштабы и сложность деятельности предприятий в условиях жесткой конкуренции способствовало тому, что все большее число компаний стало развивать и использовать методы управления проектами, используя специально созданные для этого программы. Целью данной работы и является показать все многообразие и возможности таких программ.

Но ни одна программа не существует сама по себе. Ее функциональные и архитектурные особенности напрямую связаны со средой ее использования. Поэтому знакомство с системами управления проектами будет неполным, если предварительно не рассказать о характере среды, в которой "трудятся" эти программы.

Среда управления

В любой организации можно выделить три группы сотрудников, участвующих в процессе управления ее деятельностью.

1. Высшее руководство, т. е. специалисты, отвечающие за постановку целей и задач, укрупненное планирование деятельности организации и оценку выполнения этих планов.

2. Менеджеры, ответственные за разработку детальных планов достижения целей, поставленных высшим руководством; распределение работ по конкретным исполнителям, планирование использования ресурсов, контроль над выполнением планов и подготовку укрупненных отчетов для высшего руководства.

3. Специалисты на местах, ответственные за выполнение определенных работ в соответствии с графиком, предоставление отчетов о состоянии выполняемых работ, их качестве, доступности, загрузке ресурсов и т. д.

Существенные отличия в выполняемых задачах определяют различия в требованиях, которые предъявляют эти группы пользователей к ПО, призванному повысить эффективность их деятельности. Задача этой работы - раскрыть эти требования, выделить их особенности и недостатки.

Применение методов и средств управления проектами позволяет не только достичь результатов проекта требуемого качества, но и экономить деньги, время, другие ресурсы, снижает риск и повышает надежность, так как помогает: финансирование проект управление риск

- определить цели проекта и провести его обоснование;

- выявить структуру проекта (подцели, основные этапы работы и т.п.);

- определить необходимые объемы и источники финансирования;

- подобрать исполнителей, в частности, через процедуры торгов и конкурсов;

- подготовить и заключить контракты;

- определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации, рассчитать необходимые ресурсы;

- произвести калькуляцию и анализ затрат;

- планировать и учитывать риски;

- организовать реализацию проекта, в том числе подобрать "команду проекта";

- обеспечить контроль над ходом выполнения проекта.

Практическая значимость работы будет состоять в помощи с выбором соответствующих методов и средств управления проектами, которые будут определяться, прежде всего, сложностью, масштабом и типом проекта. Причем, основные сложности, в общем случае, возникают на начальных фазах проекта, когда должны быть приняты основные решения, требующие нетрадиционных методов и средств.

Глава 1. Общие положения

Специализированные системы календарно-сетевого планирования (КСП - системы).

Специализированные КСП - системы западных производителей представлены на рынках СНГ в основном продукцией фирм Microsoft и Primavera Systems и российских производителей, таких как "Про - Инвест Консалтинг". ПО Primavera Systems предназначено в первую очередь для применения в проектно-ориентированных организациях. Среди КСП-систем российских разработчиков можно выделить продукт Project Expert, предназначенный для профессиональных пользователей.

Приведенная ниже таблица покажет требования к таким продуктам на различных уровнях управления:

1.1 Задачи и инструменты

Существует достаточно много определений слова "проект". Однако все они характеризуют проект как уникальную совокупность координированных действий, направленных на достижение какой - либо конкретной цели и ограниченных во времени.

Возможности "надстройки" стандартных программ и создание собственных разработок на основе баз данных ограничены и не рекомендуются к широкому применению, что связано с "уникальностью" проектов и сложностью разработки специализированного программного обеспечения для этих целей.

1.2 Наиболее распространенные программы для ведения проектов Project Expert

Разработчик: Про-Инвест Консалтинг / Россия ( http://www.pro-invest.com/it ).

Дистрибьютор: Про-Инвест Консалтинг ( http://www.pro-invest.com/it ).

- Подходит для пользователей, не имеющих специальной подготовки в области финансового анализа;

- Интерфейс на русском языке;

- Обеспечивает формирование стандартных финансовых документов, отвечающих российским и международным стандартам бухгалтерского учета;

- Позволяет подготовить подробный бизнес - план инвестиционного проекта на уровне международных стандартов;

- Импорт / экспорт файлов: MS Access, MS FoxPro, MS Excel, dBase, MS Project, P3, Sure Track, Audit Expert и другие;

- Платформа: Windows 2000 / ME / XP / Vista / Windows 7;

- Имеет сетевую версию с разграничением прав доступа для различных категорий пользователей.

Microsoft Project 2007

- Улучшены функции поддержки иерархической структуры работ (WBS), определения приоритетов для задач, выравнивания загрузки ресурсов, расчета критического пути в группе проектов, просмотра сетевой диаграммы проекта;

- Microsoft адресует свой продукт не только начинающим, но и профессиональным руководителям проектов. Для расширения функциональности системы производителем выпускаются Add-in-модули, доступные для бесплатной загрузки через интернет. Кроме того, существует большое число бесплатных и коммерческих продуктов сторонних производителей;

- Поддерживается двунаправленный обмен информацией с Outlook. Руководитель проекта может передать исполнителям данные о задачах (в виде списка), которые необходимо выполнить, а те, в свою очередь, могут информировать его обо всех изменениях в рабочем календаре. Кроме того, пользователи MS Outlook 2007 и более поздних версий имеют возможность просматривать всю проектную информацию из этого приложения.

Primavera Project Planner

Разработчик: Primavera Systems Inc. / США (http://www.primavera.com).

Дистрибьютор: ПМСОФТ (http://www.primavera.msk.ru).

- Центральный программный продукт семейства Primavera для координации большого количества средних и крупных проектов в рамках ограниченных ресурсов;

- Позволяет объединение фрагментов проектов, подготовленных в SureTrak;

- Имеет несколько десятков стандартных шаблонов представления проекта, а также возможность создавать и сохранять собственные макеты и отчеты с публикацией на веб - сайте компании;

- Развита функция глобальной замены для внесения изменений в данные проекта с использованием логических, арифметических и строковых выражений;

- Позволяет экспорт данных в программы Dbase и Lotus;

- Сетевая версия позволяет работать параллельно, обновляя и анализируя информацию, подготавливая отчеты по множеству проектов одновременно;

- Позволяет работать с неограниченным набором основных проектов и подпроектов в рамках прав доступа, ограничивающих возможности пользователя просмотром и / или изменением той или иной информации в соответствии с его полномочиями.

Глава 2. Экономическая эффективность и возникающие проблемы при внедрении подобных программ и других IT - технологий

Экономическая эффективность от внедрения информационных технологий в технической службе является достаточно условной и выражается в следующих положительных моментах. В подавляющем большинстве случаев нормальная работа предприятия просто невозможна без использования информационных технологий: для любого предприятия уже невозможно представить составление обычных ежедневных документов и их представление внутри и вне организации без MS Office при реализации крупных проектов; работа без использования специализированных программ управления проектами будет не просто нерациональной, а даже неприемлемой - ни один руководитель проекта не сможет держать в голове и анализировать все процессы проекта, не привлекая при этом компьютер.

На всех предприятиях при использовании ИТ (стандартных и собственных программ) достигается повышение эффективности труда, которое условно можно оценить, как 10 % рабочего времени, и соответственно зарплаты (из расчета 100 сотрудников с окладом 10 тысяч рублей в месяц получаем 1,2 миллиона рублей в год для предприятия):

- лучшая организация рабочего времени;

- отсутствие необходимости содержать в штате предприятия профессиональную машинистку (каждый сотрудник сам составляет для себя документы);

- возможность простого доступа к общей информации и разграничения доступа к конфиденциальной информации.

Не последнюю роль играет использование информационных технологий для обеспечения имиджа фирмы, что дает условную прибыль в размере 2 % годового дохода:

- наличие электронного адреса у каждого сотрудника;

- наличие собственного, хорошо оформленного сайта компании, который привлечет потенциальных клиентов и коллег;

- профессиональное использование компьютера для подготовки материалов и составления документов для передачи в другие организации;

- использование интернета для поиска информации;

Однако наряду с положительными моментами внедрения информационных технологий и связанной с этим условной экономией или прибылью, необходимо учитывать также и связанные с этим расходы, и проблемы:

- стоимость приобретения оборудования в достаточном количестве (компьютеры, принтеры, сетевое оборудование);

- организация и поддержка внутренней сети интернета и выхода в интернет;

- стоимость приобретения лицензированного программного обеспечения (эта стоимость колеблется в зависимости от программы в пределах от сотен до десятков тысяч долларов);

- снижение эффективности работы сотрудников на первом этапе привыкания к программе, продолжительность и "острота" которого зависит от компьютерной грамотности и квалификации сотрудников;

- стоимость обучения сотрудников работе с программами, объем, и стоимость которого зависит как от используемых программ, так и от обучаемости людей;

- необходимость замены сотрудников, которые не могут или не хотят использовать информационные технологии в должном объеме;

- оплата профессионалов на поддержку пользователей (системные администраторы и программисты).

Таким образом, необходимая степень использования информационных технологий должна рассматриваться в каждом конкретном случае. Эффективность и условная прибыль могут быть определены с учетом вышеприведенных параметров.

Очевидно, что наибольшая прибыль будет иметь место в крупных компаниях, где общие расходы на внедрение IT будут минимальными на единицу продукции и сотрудника.

Отсюда видно, что внедрение любой из перечисленных программ потребует больших финансовых и трудозатрат. Интеграция её произойдет не сразу, а по прошествии какого - то времени, зависящего от развитости IT - технологий и квалификации сотрудников в компании.