Файл: Мультипроектное управление организацией (Теоретические аспекты мультипроектного управления в организациях).pdf

Общенаучные методы

 
Основу системы  методов, используемых в управлении, составляет
общенаучная методология, предусматривающая системный, комплексный
поход к решению  проблем, а также применение таких  методов,
как моделирование, экспериментирование, конкретно-исторический
поход, экономико-математические и социологические измерения  и т. д.
Специфика управления как вида деятельности оказывает существенное
влияние на формы, масштабы и результативность применения
общенаучных методов.
 
 
 
Системный подход применяется как способ упорядочения управленческих проблем, благодаря которому осуществляется их структурирование, определяются цели решения, выбираются варианты, устанавливаются взаимосвязи и зависимости элементов проблем, а также
факторы и условия, оказывающие воздействие на их решение.
 
Комплексный подход является специфической формой конкретизации
системности, так  как его основу составляет рассмотрение проблем
управления  в их связи и взаимозависимости  с использованием
методов исследований многих наук, изучающих эти же проблемы. По
мнению многих специалистов в области управления, комплексный
подход является важнейшим условием эффективного решения проблем
управления в многоцелевой открытой системе, активно  взаимодействующей
с внешней средой. И если системный подход представляет
собой, в первую очередь, способ видения объекта  или проблемы,
то комплексность  — это форма междисциплинарной интеграции
и кооперации управленческой деятельности.
 
Моделирование имеет обширную сферу применения в процессах
управления, где  решаются сложные проблемы, требующие  системного
и комплексного подходов. Решение таких проблем немыслимо без
применения моделей, под которыми понимается их представление в форме,
отражающей  свойства, взаимосвязи, структурные  и функциональные параметры
системы, существенные для целей решения. Моделирование  обычно
осуществляется  в несколько этапов, на которых  уточняется постановка
задачи, конструируется модель, проводится ее теоретический  и
(или) экспериментальный  анализ на достоверность и  после практического
применения  и анализа полученных данных осуществляется
 корректировка  с целью введения дополнительных факторов и данных, ограничений, критериев и т. п.
 
 
При решении  проблем управления наибольшее распространение
получили модели теории игр, теории очередей, управления запасами,
линейного программирования, имитационные, экономического
анализа. Они позволяют решать большой класс задач управления с
применением экономико-математических методов — еще одного важного
методического инструментария управления, сформировавшегося
на стыке экономики с математикой и кибернетикой. Особенно хорошие результаты получают организации, которые параллельно
с экономико-математическими методами широко применяют экспериментирование.
 
Экспериментирование как метод, с помощью которого можно сравнительно быстро решать многие управленческие проблемы, получает
все большее  признание среди руководителей и менеджеров. Многие управленческие нововведения, связанные с проводимой в стране реформой экономики и управления, требуют экспериментальной проверки. С помощью экспериментов ведется и сам поиск научно обоснованных нововведений, использование которых окажется полезным для решения целей и задач организации.
 
Методы  социологических исследований широко используются в решении
проблем, связанных  с работающими, их ролью в возникновении отклонений от запланированных целей, в выборе направлений действий и заинтересованностью в выполнении намеченного плана мероприятий. Социологические исследования проводятся путем сбора и обработки информации о потребностях и интересах персонала организации, о характере взаимоотношений между людьми и группами, о типе культуры, сложившемся под воздействием структурного
состава кадров и других факторов развития организации. С этой целью широко применяют интервью и анкетные опросы, наблюдения и самонаблюдения, изучение документов и факторов группового поведения и др. Все это дает необходимую информацию, на основании которой можно прогнозировать реакцию персонала организации на те или иные решения, а также управлять поведением как отдельных
индивидов, так  и групп людей, чтобы обеспечить их реализацию.
 

Методы выполнения функций управления

 
Методы управления, применяемые в различных функциональных
подсистемах организации, связаны с выполнением функций, которые составляют содержание процесса управления. Поэтому несмотря на специфику каждой подсистемы организации в ней обязательно осуществляются такие действия, как планирование, организовывание, координация, контроль и мотивация. Этот подход заложен в основу второго направления классификации методов управления. Он позволяет сгруппировать и создать фонды методов, используемых организацией для выполнения любой из функций менеджмента, вне зависимости от того, в какой подсистеме она реализуется.
 
Специалисты по планированию, осуществляющие разработку прогнозов,
используют  в своей работе методы экстраполяции, регрессионного
анализа, построения сценариев, моделирования, мозговой
атаки, экспертный, Дельфы, факторного анализа, формирования дерева
проблем и решений  и т.д.
 
Выполнение  функции организовывания базируется на методах,
учитывающих потребности  и мотивацию людей, работающих в  организации.
В соответствии с подходом, представленным на рис. l . l I,
методы организации  совместной деятельности людей можно  подразделить
натри группы: организационно-распорядительные, экономические
и социально-психологические. Они оказывают прямое и косвенное
воздействие на мотивы поведения, интересы и потребности
людей, которые также сгруппированы потрем направлениям. Более
детальная группировка потребностей (Рис.1) может служить
основанием  для разработки и использования  методов их удовлетворения
в процессе организовывания совместной деятельности. В основу
иерархии потребностей положено стремление человека удовлетворить
в первую очередь самые важные потребности. Как только
это достигнуто, она на время перестает быть движущим мотивом его
поведения. Одновременно появляется побуждение к удовлетворению
следующей по важности потребности (Рис. 2.). Поэтому состав методов, применяемых в организации, должен
отражать структуру иерархии потребностей работающих в  ней
людей.
Удовлетворение  потребностей первого уровня (физиологических)
требует разработки и применения прежде всего методов  экономического
воздействия, включающих способы индивидуального, группового
и коллективного  стимулирования труда, методы экономического
взаимодействия  между подразделениями и службами организации,
методы участия  в прибылях и доходах и т. д. На удовлетворение потребностей
среднего уровня (в безопасности, защищенности, статусе)
направлены  методы организационно-распорядительного  воздействия,
в составе которых  можно выделить способы прямого  воздействия
путем распоряжений, команд, указаний, построения формальной
структуры власти-подчинения, а также способы косвенного воздействия,
осуществляемого по линии неформальных связей и структур.
На высшем уровне иерархии наиболее предпочтительны социально-
психологические способы, обеспечивающие потребность работающих
в саморазвитии и самореализации. Несмотря на некоторую условность
иерархического  представления потребностей людей, работающих
в организациях, оно может служить достаточно точным индикатором
для разработки системы методов, соответствующих качественному
состоянию кадров организации.

Глава 2. Анализ процесса управления проектами в ГНЦ РФ ФГУП «НАМИ»

2.1. Особенности управления проектами в ГНЦ РФ ФГУП «НАМИ»

Деятельность любых научно-исследовательских организаций, к числу которых относится ГНЦ РФ ФГУП «НАМИ» (далее - «НАМИ»), обладает рядом особенностей, снижающих эффективность применения «классических» систем управления и контроля, построенных на основе иерархической организационной структуры, в том числе:

- относительная трудность формализации процессов научно-исследовательских работ (НИР) в отличие от производственных процессов;

- высокая степень зависимости проводимых исследований от личности исследователя;

- отсутствие четкой прослеживаемости между вкладом исследователя и конечным продуктом;

- высокая доля риска при проведении НИР, отсутствие явного гарантированного результата;

- высокая степень зависимости проводимых исследований от источников финансирования.

Процесс управления научно-исследовательской деятельностью и ее мониторинг становятся тем сложнее и запутаннее, чем больше в ней задействовано различных специалистов из различных подразделений и функциональных групп организации. В своем пределе полномасштабный научный проект в рамках «линейной» организационной системы управляется неэффективно. Именно поэтому, с целью повышения эффективности управленческих процессов в отношении научно- исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР), в «НАМИ» в 2012 г. началось внедрение системы проектного управления.

Прежде чем перейти к описанию подходов и процедур проект-менеджмента, внедряемых в нашем институте, определим понятие «проект» и убедимся в применимости процедур проект-менеджмента к деятельности «НАМИ».

В стандарте ГОСТ Р ИСО 10006-2005 (ИСО 10006-2003) «Системы менеджмента качества. Руководящие указания по управлению качеством в проектах» приведены следующие определения.

Проект - это уникальный процесс, состоящий из набора взаимоувязанных и контролируемых работ с датами начала и окончания, и предпринятый для того, чтобы достичь цели соответствия конкретным требованиям, включая ограничение по времени, затратам и ресурсам.

Управление проектом - область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами (деньги, труд, материалы, энергия, пространство), временем, качеством и рисками.

Как показывает мировая практика, любая научно- исследовательская деятельность может быть рассмотрена как «проект», и соответственным образом эффективно управляется.

Согласно мировой практике проект-менеджмента в качестве проекта рассматривается целенаправленная деятельность, имеющая следующие характеристики:

- наличие сложных и многочисленных заданий;

- уникальная последовательность событий;

- наличие даты начала и окончания работ;

- ограниченность ресурсов и бюджета;

- участие большого числа исполнителей, обычно из нескольких функциональных подразделений организации;

- установленный порядок выполнения заданий;

- ориентация на достижение конечной цели.

Проекты отличаются от процессов, на управление которыми ориентирован «классический» менеджмент, включая процедуры менеджмента качества, прежде всего тем, что проекты - это ограниченная во времени и уникальная по содержанию деятельность, а процессы - это повторяющаяся во времени деятельность. Важнейшими критериями эффективности управления процессами является их воспроизводимость и постепенное улучшение. К проектам такие критерии неприменимы. Проект также отличается тем, что завершается после выполнения поставленных конкретных задач.

Таким образом, все вышеперечисленные свойства проектов достаточно точно описывают специфику деятельности «НАМИ». Исходя из этого, можно сделать вывод, что значительную часть НИОКР, проводимых на базе института, нужно рассматривать как проекты, и управлять ими в соответствии с методологией проект-менеджмента.

2.2. Анализ подходов к формированию системы проектного управления в ГНЦ РФ ФГУП «НАМИ»

Руководством института перед Центром «Менеджмент качества» и Центром «Проектная команда» была поставлена задача - в рамках внедрения системы управления проектами «НАМИ» гармонизировать зарубежный и отечественный опыт управления проектами. Поэтому разработка системы проект- менеджмента началась с анализа уже существующих и хорошо зарекомендовавших себя в мировой и отечественной практике подходов.

В ходе работы было принято во внимание, что применительно к процессу разработки и постановки продукции на производство, а именно эта деятельность является содержанием любой НИР/НИОКР, в нашей стране еще в советскую эпоху была сформирована и хорошо проработана обширная методическая база. Наработанный десятилетиями опыт был представлен в виде серии стандартов СРПП (Система разработки и постановки продукции на производство). Для военной техники разработаны аналогичные стандарты серии СРПП ВТ, например. Значительная часть процесса разработки новых изделий отражена и формализована в ГОСТ 2.103-68 «ЕСКД. Стадии разработки» и других стандартах серии ЕСКД (Единая система конструкторской документации). В настоящее время все эти стандарты, с изменениями и переизданиями, действуют на территории России. Отчетность перед основными заказчиками научно-технической продукции института - Мин- промторгом, Министерством обороны, Министерством образования Российской Федерации и предприятиями автомобильной отрасли - производится в соответствии с действующими стандартами СРПП, СРПП ВТ и ЕСКД. В связи с этим был сделан вывод, что положения данных стандартов должны быть в обязательном порядке учтены при построении системы проектного управления «НАМИ».

Другим направлением проработки подходов к управлению проектами был анализ современных методов управления, принятых ведущими отечественными и зарубежными производителями. Процедуры проект-менеджмента разрабатывались и улучшались в США и странах Западной Европы в течение десятилетий, поэтому в данном вопросе законодателями мод являются наши западные коллеги. В зарубежной практике общей методологии проект-менеджмента посвящен стандарт ANSI/ PMI 99-001-2004 «Руководство к Своду знаний по управлению проектами», третье издание (Руководство PMBOK), а также множество книг и монографий различных авторов, например [13, с.204].

Однако и ведущие отечественные автопроизводители (ОАО «АВТОВАЗ», ОАО «КАМАЗ», группа «ГАЗ» и др.) в последние годы активно внедряют системы проектного управления применительно к процессу планирования и разработки новых продуктов. И все эти организации при внедрении данных подходов активно используют зарубежный опыт и зарубежных консультантов: ОАО «АВТОВАЗ» ориентируется на подходы, апробированные в концерне Renault-Nissan, ОАО «КАМАЗ» тесно сотрудничает с Mercedes, а группа «ГАЗ» пользуется услугами консультантов фирмы IBM.

В свете этой всеобщей ориентации на западные стандарты и методы проект-менеджмента, адаптированные для нужд автомобильной отрасли, неудивительно, что практически все отечественные автопроизводители приняли для себя в целом схожие подходы к управлению проектами. Эти подходы основаны на вариантах системы PDM - системы планирования и разработки новых продуктов. Одной из основных особенностей PDM является построение разработки нового продукта вокруг серии так называемых «ворот качества».