Файл: Основные функции в системе менеджмента (Общая характеристика ООО «Глобус»).pdf

1. субъекты контроля 1-го уровня - это участники, т.е. собственники, организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно, т.е. с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов;
2. субъекты контроля 2-го уровня - в их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу необходимости они выполняют и контрольные функции (например, рабочий, осуществляющий контроль за качеством работы оборудования);
3. субъекты контроля 3-го уровня - они выполняют контрольные функции для реализации тех обязанностей, которые за ними закреплены непосредственно (например, работники планово-экономического отдела, отдела кадров);
4. субъекты контроля 4-го уровня - в их обязанности входят как контрольные, так и другие функции (административно-управленческий персонал, персонал, обслуживающий компьютерные системы, сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности);
5. субъекты контроля 5-го уровня - в их функциональные обязанности входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита, члены ревизионной комиссии или ревизоры, сотрудники отдела технического контроля и т.п.).

Отдел технического контроля ООО «Глобус» является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно коммерческому директору. Основные функции ОТК на предприятии:

1. Контроль за качеством и комплектностью изготавливаемых предприятием изделий, работы.
2. Контроль за соответствие продукции стандартам, техническим условиям, нормалям, эталонам и чертежам.
3. Оформление документации на принятую и забракованную продукцию.
4. Анализ и технический учет брака и дефектов продукции предприятия, работы.
5. Разработка и контроль за проведением мероприятий, направленных на предупреждение возникновения брака и устранение дефектов.
6. Выявление лиц, виновных в выпуске бракованной продукции.
7. Организация получения от потребителей и систематизация информации о надежности изделий.
8. Контроль за доставкой продукции потребителям.
9. Контроль за своевременной подготовкой и проведением мероприятий, связанных с введением новых стандартов, технических условий и нормалей.
10. Контроль за наличием товарного знака (торговой марки) предприятия на готовых изделиях.
11. Систематический контроль за состоянием контрольно-измерительных средств на предприятии, а также за своевременным представлением их госприемке.
12. Инспекторский контроль за соблюдением условий хранения на складах, предприятия комплектующих изделий, сырья, материалов и готовой продукции.
13. Осуществление учета показателей качества выпускаемой продукции по всем подразделениям производства, работающим по системе бездефектного изготовления продукции и сдачи ее ОТК и заказчику с первого предъявления.
14. Участие в работах по подготовке продукции к аттестации, проведения аттестации, осуществление контроля за соблюдением условий аттестации.
15. Участие в подготовке договоров на поставку предприятию предназначенных для основного производства сырья, материалов и комплектующих в части согласования условий приемки их по качеству.
16. Разработка предложений о повышении требований к качеству изготовляемой и потребляемой продукции, о совершенствовании нормативно - технической документации, устанавливающей эти требования.

Таким образом, проведя анализ функций менеджмента на ООО «Глобус» можно сказать, что некоторые из них реализуются в не полной мере и недолжном качестве. В следующем параграфе мы постараемся предложить некоторые рекомендации по улучшению.

2.3.Рекомендации по совершенствованию функций менеджмента на предприятии

Говоря о функции планирования, мы определили, что она включает в себя постановку миссии, целей и стратегий. Анализ целей показал, что компании нужно использовать четкую, деловую терминологию, которая должна включать в себя мероприятия по их достижению. Рассмотрев основные цели ООО «Глобус», было выявлено, что они не конкретны и «размыты». Мы предлагаем воспользоваться принципом SMART.^[21] Исходя из этого, краткосрочные цели компании можно улучшить, например:

1. ввести в действие программу «Тайный покупатель» к 1 декабря текущего года в рамках выделенного бюджета в 100 тыс. руб;
2. снизить себестоимость продукции до 3 % за счет совершенствования производительности труда в течение 6 месяцев.

Что касается осуществления функции прогнозирования в организации, мы считаем, что её осуществление только руководителем по всем вопросам имеет два серьезных недостатка:

1. отнимает у него слишком много времени на рассмотрение второстепенных вопросов;
2. снимает значительную часть ответственности с согласующих подразделений.

Мы предлагаем организовать небольшой плановый отдел (2 человека), который будет осуществлять функцию прогнозирования, разрабатывать стратегический план на определенный период, осуществлять оценку и контроль их выполнения.

Беседа с начальником отдела маркетинга показала, что существуют недостатки в системе коммуникаций. Мы, в ходе проведения анализа, обнаружили лишь 3 свидетельства её неэффективности.  В ООО «Глобус» для совершенства необходимо провести лишь несколько изменений. Во-первых, для эффективности коммуникации необходимо немного увеличить личностное общение с подчиненными, проводить руководителем политику открытых дверей. Во-вторых, проводить совещание по заранее составленному плану. Это поможет подчиненным лучше и своевременно понимать информацию, которую пытается донести руководитель. В-третьих, проведение всех собраний необязательно в фиксированное время. Желательно делать это по мере необходимости, в таком случае риск несвоевременного решения проблемы не столь велик. Для улучшения качества обратной связи можно проводить опрос работников с целью получения информации.

Одной из самых острых проблем, на наш взгляд, является неправильное построение нисходящих коммуникаций. Мы предлагаем несколько наиболее простых способов её решения. Первый способ - это рассылка SMS сообщений. Это быстрый способ оповещения коллектива о необходимости встречи с руководством или о времени проведения очередного собраний и многое другое. Второй способ - это наличие компьютеров с доступом в Интернет у каждого сотрудника. В компании не у каждого работника есть компьютер с выходом в Интернет, а так же корпоративная почта. Установка оборудования поможет в любой момент быть на связи с руководством и другими сотрудниками.

Проведенное исследование мотивационной среды показало, что применяемые механизмы не в достаточной степени обеспечивают достижение целей ООО «Глобус». В целях создания мотивирующей рабочей среды мы предлагаем провести следующие мероприятия:

1. Дополнительное повышение нематериального стимулирования.
2. Вовлечение персонала в процесс управления.
3. Планирование карьеры.

Вовлечение персонала неразрывно связано с лидерством руководителя и доверием к нему. Основу деятельности любой организации составляют люди, и вовлечение персонала является ключевым фактором ее успеха. Опыт внедрения улучшений в различных странах говорит о том, что преобразования начинаются тогда, когда примерно 20—25% персонала готовы к переменам и принимают непосредственное участие в их разработке и внедрении. Такое число персонала часто называют «критическая масса».^[22]

Планирование карьеры - это процесс сопоставления потенциальных возможностей, способностей и целей человека с требованиями организации, стратегией и планами ее развития, выражающийся в составлении программы профессионального и должностного роста. Мотивированный персонал, обладающий квалификацией необходимого уровня, делает возможным развитие организации и обеспечивает ей конкурентное преимущество на рынке. Мы предлагаем разработать систему управления карьерой, которая должна включать в себя вертикальные и горизонтальные уровни.

Карьера вертикальная — вид карьеры, с которым чаше всего связывают само понятие деловой карьеры. Под вертикальной карьерой понимается подъем на более высокую ступень структурной иерархии (повышение в должности, которое сопровождается более высоким уровнем оплаты труда).^[23]

Карьера горизонтальная — вид карьеры, предполагающий либо перемещение в др. функциональную область деятельности, либо выполнение определенной служебной роли на ступени, не имеющей жесткого формального закрепления в организационной структуре^[24]. К горизонтальной карьере можно отнести также расширение или усложнение задач на прежней ступени (как правило, с адекватным изменением вознаграждения).

По нашему мнению, менеджер по персоналу уже при приеме кандидата в ООО «Глобус» должен спроектировать возможную карьеру и обсудить ее с кандидатом исходя из индивидуальных особенностей и специфики мотивации. Одна и та же карьерная линия для разных сотрудников может быть и привлекательной, и неинтересной, что существенным образом скажется на эффективности их дальнейшей деятельности. Мы считаем, что необходимо разработать карьерограммы для сотрудников, чтобы они смогли увидеть возможности карьерного роста. Нами была разработана карьерограмма бухгалтера в ООО «Глобус», которая показана на рис. 2.4.

Аттестацию сотрудников предлагается проводить использую метод 360 градусов. С помощью данного метода можно дать точную оценку сотрудника, претендующего на должность.

Главный бухгалтер

Заместитель главного бухгалтера

Старший бухгалтер

Бухгалтер кондитерской фабрики

Бухгалтер по расчетам с поставщиками и покупателями

Бухгалтер по расчету заработной платы

Ассистент отдела бухгалтерии

Рис.2.4. Карьерограмма бухгалтера в ООО «Глобус»

Сотрудник может получить ту или иную должность, если есть вакансия и он подходит под требования, предъявляемые к должности. Например, требования к старшему бухгалтеру:

1. Высшее образование.
2. Стаж работы не менее 3 лет, в том числе в области учета на фабрике.
3. Знания:

- бухгалтерского учета и отчетности по расчетным операциям;

- структуры компании в целом, функций и задач его подразделений;

- знанием нормативной базы, системы гражданского и налогового законодательства;

- основ делопроизводства.

1. Навыки:

- работы на персональном компьютере;

- пользования информационно-правовыми системами, а также другими информационными ресурсами;

- делового общения.

Что касается вопроса повышения квалификации, то в ходе анализа было отмечено, что повышение квалификации проходят только технологи – 5 человек в год. Если человек долго работает на одной и той же должности, он отлично знает свои обязанности и умеет их выполнять, но, тем не менее, у такого человека, как правило, нет инициативы. Ему удобно каждый день делать одно и то же, но такая позиция работника устроит далеко не каждого руководителя. С этой целью сотрудников успешных компаний необходимо регулярно отправлять на курсы. Во-первых, - это возможность обрести дополнительные знания и навыки. Возможно обучение новым технологиям в той или иной сфере деятельности. Это крайне необходимо, поскольку в наше время требования к работникам становятся все более жесткими. Современный работодатель хочет иметь в своем штате практически универсального работника, который умеет и знает все новые тенденции и инновации в той или иной сфере. Следующим преимуществом курсов повышения квалификации считается постоянное общение с коллегами из других компаний и фирм, что способствует обмену опытом, творческими разработками и идеями. Такое общение способствует повышению производительности труда и наплыву творческих идей и новых взглядов на повседневные обязанности.

Мы рекомендуем ООО «Глобус» проводить повышение квалификации как менеджеров компании, так и ее основных работников, т.к. организации, готовые инвестировать денежные средства в обучение своих сотрудников, могут рассчитывать на то, что работники, повысившие уровень своей профессиональной подготовки, смогут легче и быстрее решать сложные задачи, у них будет выше уровень приверженности своему предприятию, выше готовность работать на него с полной отдачей сил.

Также, нами был сделан вывод, что в анализируемой организации работают люди разных профессий, возрастного уровня, опыта работы, профессионализма и т.д. Мы предлагаем ввести дифференцированный подход к стимулированию разных групп работников. Данное стимулирование можно осуществить путем использования методики В. Герчикова, который различает следующие типы мотивации:

1. Инструментальный. С ним нужно выстраивать сугубо деловые отношения на бартерной основе: работа — деньги. Лучшая система мотивация для такого сотрудника — это премия, бонусы и штрафы.

2. Профессиональный. Для такого сотрудника денежный метод мотивации малоэффективен. С ним нужно советоваться, призывая его в качестве эксперта, отмечая его профессионализм и вклад в развитие компании. Такое отношение стимулирует его лучше всего.

3. Патриотический (системой мотивации в виде бонусов и штрафов на него влиять бесполезно, гораздо эффективнее объявить ему благодарность или сделать выговор).

4. Хозяйский. Денежный фактор и содержание работы для него не имеют особого значения. Ему важнее признание его авторитета руководством компании, с которым он хочет быть на равных. Сотрудничество с ним принесет хорошие плоды, если ему дать достаточно свободы и предоставить возможность действовать самостоятельно.

5. Люмпенизированный. Он нуждается в постоянном контроле, а что касается мотивации, то у такого сотрудника просто отсутствует. Стоит незначительно ослабить контроль, как его производительность падает. Стимулировать деньгами его невозможно, они интересны ему меньше всего.

Признание, карьера и прочие «пряники» его тоже не вдохновляют, а вот «кнут» ему просто необходим.

Если предприятие проведет индивидуальный анализ сотрудников по данной методике, то смогут выявиться основные стимулы, побуждающие к активному труду каждого конкретного сотрудника, что, в свою очередь, повысит общую эффективность работы предприятия.

В предыдущем параграфе было отмечено, что при определении оклада и премиальных не уделяется внимание дополнительно отработанному времени, т. е. после 18-00 и в выходные дни, что значительно снижает производительность. Но это является прямым нарушением трудового законодательства. В статье 152 ТК РФ сказано, что сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. Согласно статье 153 ТК РФ работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Компании стоит серьезно отнестись к данному вопросу, иначе могут возникнуть серьезные проблемы.