Файл: Проектирование ИС предприятия оптовой торговли.pdf

Актуальность выполнения данной работы обусловлена тем, что в последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемами своего улучшения управляемости: ускорение и улучшение контроля ключевых бизнес-процессов предприятия, улучшение возможностей их последующего отслеживания и возможности получение необходимого комплекса метрик, которые характеризуют качество исполнения производственных и управленческих бизнес-процессов.

Единственным способом практической реализации подобного рода задач является внедрение информационной системы, которая позволит выполнить вышеуказанные функции. В тоже время необходимо отметить тот факт, что в настоящее время попытки решения задач внедрения информационных систем наталкивается на значительные сложности, которые связаны с отсутствием на рынке адекватного предложения [12].

В современной организации руководителям приходится сталкиваться с необходимостью решать большое количество управленческих и производственных задач в условиях постоянного дефицита рабочего времени и наличием постоянной конкурентной борьбы со стороны конкурентов. Среди основных источников возникновения проблем в работе современного продавца можно выделить: большое количество процессов, в которых задействован руководитель, который исполняет при этом разные роли, к которым можно отнести следующие: инициатор, ответственный исполнитель, контролер; большое количество оперативных документов, требующих немедленного согласования, уточнения, реакции, отслеживания, последующего исполнения сотрудниками предприятия; постоянно растущие объемы дополнительной управленческой информации, необходимой для принятия наиболее эффективных управленческих решений управленческим звеном предприятия [14].

Все больше предприятий достигая высокого уровня зрелости, постепенно приходит к вынужденной необходимости формализации своих управленческих бизнес-процессов и внедрения современных средств информационно-коммуникационных технологий. С другой стороны к настоящему моменту большинство предприятий прошли длительный путь по созданию собственных информационных систем, что обеспечило потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности на базе уже имеющийся информационной платформы.

Однако администраторы информационных систем сталкиваются с большими проблемами в определении методики и выборе прикладного программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.

Объект исследования – магазин оптовой торговли «Магнит Косметик».

Предмет исследования – автоматизация бизнес-процессов.

Целью данной работы является проектирование информационной системы предприятия оптовой торговли.

В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:

– изучить технико-экономические характеристики предметной области и предприятия;

– разработать информационное обеспечение задачи;

– разработать программное обеспечение задачи;

– описать контрольный пример программной реализации.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

«Магнит Косметик» всегда предлагает покупателям низкие цены, высокое качество обслуживания, широкий ассортимент, а также регулярные скидки и акции.

Первый магазин «Магнит Косметик» открылся 20 декабря 2010 года в г. Краснодаре. На сегодняшний день сеть включает около 2800 магазинов в более чем 1000 городов по всей стране. Ежемесячно открывается порядка 80 магазинов, чтобы все необходимые товары для красоты, уборки и создания уюта были в шаговой доступности наших покупателей.

В ассортименте «Магнит Косметик» представлено более 100000 позиций. В магазинах представлено множество брендов, а также товаров собственных торговых марок, способных удовлетворить потребности покупателей с различным уровнем доходов.

1.2. Организационная структура управления предприятием

Организационная структура управления состоит из установления вертикали власти. Кроме этого она подразумевает установление власти руководством фирмы над фирмой.

Организационная структура ТС «Магнит Косметик» является линейно-функциональной, в которой совет директоров осуществляет руководство над всеми сотрудниками торговой сети. На рис. 1 представлена схема организационной структуры ТС «Магнит Косметик».

Исполнительный директор – один из руководителей компании. Эта должность может быть аналогом директора или Генерального директора, а может отличаться от них несколько меньшими полномочиями, которые закрепляются в уставных или иных документах.

Рисунок 1 – Организационная структура

Директор по маркетингу – руководитель, относящийся к категории топ-менеджмента, высшего руководства предприятия. Определяет маркетинговую стратегию предприятия, принимает решения на высшем уровне, руководит работой маркетинговой службы предприятия.

Директор по закупкам осуществляет руководство работой отдела закупок, поддерживая хорошие рабочие взаимоотношения среди сотрудников. Осуществляет распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы [15].

Директор по продажам – одна из ключевых и ответственных должностей в компании. Выполнение плана продаж и получение максимальной прибыли во многом зависят от личных и профессиональных качеств специалиста и, конечно, от грамотно составленной должностной инструкции.

Директор розничной сети осуществляет рациональную и эффективную организацию сбыта продукции предприятия через сеть розничных филиалов компании. Координирует маркетинговый аудит среди компаний-конкурентов, разрабатывает и внедряет предложения по повышению уровня конкурентоспособности торговой сети компании. Оценивает перспективы развития рынков сбыта продукции для нового ассортимента.

Выполненный анализ организационной структуры компании показал необходимость автоматизации отдела продаж.

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Для выбора комплекса задач автоматизации и характеристики существующих бизнес-процессов выполним моделирование предметной области в среде ErWin [13].

Функциональная модель представляет собой модель инфологического уровня представления автоматизируемой задачи, в которой акцентируется функциональный аспект моделирования определенной предметной области.

Функциональная модель в виде иерархии комплекса функций способствует более полному пониманию поведения определенного субъекта моделирования.

В соответствии с методологией структурного анализа в первую очередь строится контекстная диаграмма, которая включает самое общее описание главной функции информационной системы в целом и ее взаимодействия с внешней средой. Последующая функциональная декомпозиция сопровождается построением диаграмм декомпозиции, которые описывают все фрагменты декомпозиции и их взаимодействие. Детализация функциональной модели продолжается до достижения необходимой степени подробности. После каждого шага декомпозиции выполняется сеанс экспертизы с участием экспертов предметной области.

Функциональная модель процесса «Учет продаж бытовой химии» представлена на рис. 2. Декомпозированная функциональная модель процесса «Учет продаж бытовой химии» представлена на рис. 3.

]

Рисунок 2 – Функциональная модель «Учет продаж бытовой химии»

Декомпозированная функциональная модель процесса «Учет продаж бытовой химии» включает следующие подпроцессы:

– прием и предварительная обработка данных;

– оформление заказа;

– оформление договора;

– формирование базы данных.

Рисунок 3 – Декомпозированная модель «Учет продаж бытовой химии»

Таким образом, были изучены основные бизнес-процессы и установлена необходимость использования информационно-коммуникационных технологий в предприятии.

2. Информационное обеспечение задачи

2.1. Информационная модель и её описание

Для того, чтобы определиться с необходимым и достаточным набором функций разрабатываемой информационной системы для магазина оптовой торговли, были изучены основные бизнес-процессы «Магнит Косметик» и выделены следующие информационные объекты, которые представлены на рис. 4.

Рисунок 4 – Схема взаимодействия системы

Изображенная схема включает все необходимые объекты, позволяющие оперативно обработать корпоративную информацию о продажах.

2.2. Используемые классификаторы и системы кодирования

Информационная система для поддержки деятельности магазин оптовой торговли «Магнит Косметик» позволит упорядочить и упростить работу менеджера по продажам. Она должна предусматривать ведение списков товаров, заявок и договоров.

Данные о товарах и заявках будут заносить в базу один раз, и будут использоваться для заполнения договоров. При этом значительно уменьшается вероятность ошибок при заполнении оперативных документов организации [3].

За каждым товаром закреплен определенный тип товара, который выбирается при заполнении карточки товара. За каждым товаром закреплен только один ID-товара, с помощью которого он используется в заявке. Также в системе представлен необходимый комплекс вспомогательных справочников [9]. Состав основных таблиц представлен далее.

На каждый товар в информационную систему будут заноситься следующие данные:

– код товара;

– наименование товара;

– код поставщика;

– код типа;

– код единицы измерения;

– цена;

– статус.

На все заказы в информационной системе имеется следующая информация:

– код заказа;

– код организации;

– дата;

– код сотрудника;

– код клиента;

– код метода доставки;

– количество;

– код товара;

– цена;

– сумма скидки;

– цена доставки.

На каждый договор в информационную систему будут заноситься следующие данные:

– код договора;

– дата;

– код заказа;

– статус выполнения;

– примечание.

На всех поставщиков в информационной системе имеется следующая информация: код поставщика; наименование поставщика; расчетный счет; адрес; контактный телефон; электронная почта; примечание.

Для распределения реализуемых товаров по категориям сначала нужно внести категории товаров, после чего можно использовать категории при обработке товаров.

Пользователем системы является менеджер по продажам магазина спортивной одежды. Для приобретения необходимого товара нужно заполнить заявку, на основании которой заключается договор, т.е. без заявки нельзя заполнить договор.

Если договор был закрыт, менеджер по продажам ставит галочку напротив данного договора. После этого менеджер по продажам знает, что данный договор закрыт.