Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса Ежедневный складской учет.pdf

Актуальность выполнения данной работы обусловлена тем, что в последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемами своего улучшения управляемости: ускорение и улучшение контроля ключевых бизнес-процессов предприятия, улучшение возможностей их последующего отслеживания и возможности получение необходимого комплекса метрик, которые характеризуют качество исполнения производственных и управленческих бизнес-процессов. Единственным способом практической реализации подобного рода задач является внедрение информационной системы, которая позволит выполнить вышеуказанные функции. В тоже время необходимо отметить тот факт, что в настоящее время попытки решения задач внедрения информационных систем наталкивается на значительные сложности, которые связаны с отсутствием на рынке адекватного предложения.

В современной организации руководителям приходится сталкиваться с необходимостью решать большое количество управленческих и производственных задач в условиях постоянного дефицита рабочего времени и наличием постоянной конкурентной борьбы со стороны конкурентов. Среди основных источников возникновения проблем в работе современного менеджера можно выделить:

– большое количество процессов, в которых задействован руководитель, который исполняет при этом разные роли, к которым можно отнести следующие: инициатор, ответственный исполнитель, контролер;

– большое количество оперативных документов, требующих немедленного согласования, уточнения, реакции, отслеживания, последующего исполнения сотрудниками предприятия;

– необходимость осуществления постоянного контроля своевременного исполнения заданий и постоянного отслеживания взятых на себя управленческих обязательств;

– постоянно растущие объемы дополнительной управленческой информации, необходимой для принятия наиболее эффективных управленческих решений управленческим звеном предприятия.

С каждым днем все большее значение приобретает получаемая оперативность в процессе принятии управленческих решений, осуществление контроля последующего исполнения решений, рациональное использование накопленной оперативной информации и включение предыдущего опыта для принятия эффективных управленческих решений.

Все больше предприятий достигая высокого уровня зрелости, постепенно приходит к вынужденной необходимости формализации своих управленческих бизнес-процессов и внедрения современных средств информационно-коммуникационных технологий. С другой стороны к настоящему моменту большинство предприятий прошли длительный путь по созданию собственных информационных систем, что обеспечило потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности на базе уже имеющийся информационной платформы.

Объект исследования – компания «Diogems».

Предмет исследования - проектирование реализации операций бизнес-процесса ежедневный складской учет.

Целью данной работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса ежедневный складской учет.

В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:

– выбрать комплекс задач автоматизации;

– обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению;

– описать информационную модель;

– разработать базу данных и структурную схему пакета;

– описать порядок работы с информационной системой.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Ювелирная компания «Diogems» начала свою деятельность в 2004 году. Руководство компании выбрало динамичный путь становления, главной задачей которого стало создание собственного производства, найти собственный стиль, лицо компании. Привлечь к работе не только профессионалов с многолетним стажем работы, но и креативных молодых ювелиров, художников. Создать идеальные условия труда, современную производственную базу, обеспечить передовым оборудованием, инструментами и материалами.

За 11 лет работы компания «Diogems» не меняла принципов внутрикорпоративной и маркетинговой политики. При наборе персонала не ставилась задача ротации кадров. Главное - увидеть в специалисте его профессиональные достоинства, творческий потенциал, дать ему раскрыться. Молодых, перспективных ювелиров направляли на курсы повышения квалификации, проводили тренинги.

Благодаря правильно выбранной маркетинговой политике компания «Diogems» реализует свою продукцию во многие регионы России. В настоящий момент ведутся переговоры на поставки продукции в страны ближнего и дальнего зарубежья.

Эксперты компании «Diogems» ежегодно посещают крупнейшие Российские и Европейские выставки Ювелирного искусства современности. Анализируют текущую динамику развития, тенденцию спроса в Российской и мировой ювелирной отрасли. На каждой отдельной выставке представляются новые коллекции эксклюзивных ювелирных украшений имеющие высокую популярность у населения страны. Это служит хорошей проверкой роста развития компании, когда работу оценят не только покупатели, посетители выставки, но и коллеги по цеху – профессионалы ювелирного дела.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Подразделением, обеспечивающим реализацию задач автоматизации, является склад и деятельность кладовщика компании «Diogems».

Изображение бизнес-процесса ежедневного складского учета расходных материалов компании «Diogems» представлено в виде функциональной модели, изображенной на рис. 1.

Входы системы: информация о поставщиках; информация о материалах; информация о потребности в материалах; нормы расходования.

Управления разработанной системы: шаблоны документов; законодательная база.

Выходы системы: ведомость карточек учета; отчет по лимитам материалов; материальный отчет; реестр материалов.

Рисунок 1. Функциональная модель «Ежедневный складской учет»

Механизмы системы: персонал; информационная система.

На рис. 2 изображена декомпозированная функциональная модель ежедневного складского учета расходных материалов компании «Diogems».

Данный процесс, включает следующие подпроцессы:

– обработка первичных документов;

– обработка карточки учета материалов;

– учет движения материалов;

– формирование базы данных.

Рисунок 2. Декомпозированная функциональная модель процесса

«Ежедневный складской учет»

Таким образом, были изучены основные бизнес-процессы и установлена необходимость использования информационно-коммуникационных технологий в компании.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Характеристику документооборота, возникающего в процессе работы с оперативными документами можно охарактеризовать следующим образом. Диаграмма BPMN представлена на рис. 3.

Рисунок 3. Диаграмма BPMN

В начале обработки складской информации выполняется сбор информации о материалах; в этот момент выполняется обработка каточки учета материалов. После чего, выполняется оформление карточки учета и приемка, выдача материалов. На основании карточки учета выполняется учет движения материалов на складе, вследствие чего может быть получена отчетная документация. На последней стации формируется база данных.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Эффективное проектирование и последующая разработка информационной системы может быть выполнена только при помощи использования современных методологий проектирования, например, AIM.

Application Implementation Method (AIM) представляет собой постоянно совершенствуемую методологию, которая позволяет обеспечить эффективное взаимодействие участников разработки и постоянный контроль над реализуемым проектом внедрения со стороны спонсоров и руководства [6]. AIM включает полный комплекс методических указаний для наиболее эффективного выполнения работ и специальный набор дополнительных шаблонов используемых в данном процессе документов.

Согласно данной методологии жизненный цикл реализуемого проекта внедрения может быть разделен на несколько ключевых этапов (фаз реализации проекта):

– Определение (Definition);

– Анализ операций (Operations Analysis);

– Проектирование решения (Solution Design);

– Разработка (Build);

– Переход (Transition);

– Промышленная эксплуатация (Production) [8].

Выполняя переход из одной фазы реализации проекта в другую, в рамках жизненного цикла проекта подразумевается определенная форма технической передачи управленческой информации или сдачи полученных результатов, и часто именно это позволяет указать руководителю проекта на переход от одной фазы к другой.

Определение – результатом данного этапа являются определенные совокупные требования, сформулированные заказчиком к разрабатываемой информационной системе. В процессе выполнения проекта полученные и впоследствии задокументированные требования могут быть уточнены и изменены доступными средствами [12]. Если у заказчика появятся новые требования к проектируемой информационной система, фаза Определение будет возобновлена заново.

Анализ операций - результатом данного этапа являются в соответствии с требованиями заказчика задокументированные ключевые бизнес процессы, например в системе Oracle E-Business Suite и выполнены необходимые доработки определенного функционала разрабатываемой для заказчика информационной системы.

Проектирование решения – результатом данного этапа являются модели бизнес решений в Oracle E-Business Suite при помощи использования стандартного набора функциональности, документации на разработку дополнительного функционала и сценариев тестирования разрабатываемой информационной системы и разработок на предмет соответствия их первоначальным требованиям заказчика [4].

Разработка - результатом данного этапа являются разработанные прикладные программные модули и дополнительные приложения, которые были протестированы и являются пригодными к последующему использованию, а так же формирование определенного набора методической документации на информационную систему.

Переход - результатом этапа перехода является использование мероприятий по обучению конечных пользователей информационной системы, процесс выполнения конвертации оперативных и управленческих данных из уже существующих информационных систем и формирование экземпляра разрабатываемой информационной системы [16]. Все поставляемые прикладные приложения и копия информационной системы должны быть приняты заказчиком в результате выполнения приемочных тестов информационной системы.

Промышленная эксплуатация – результатом данного этапа являются бесперебойная работа разработанной информационной системы и последующая поддержка, в течении определенного срока разработчиком и привлеченными консультантами из конечных пользователей системы [14]. В этой фазе могут быть выявлены и исправлены все недочеты по работе информационной системы.

Все вышеперечисленные этапы методологии проектирования информационной системы AIM не обязательно должны следовать один за другим, они могут быть наложены друг на друга, в зависимости от особенностей реализуемого проекта информационной системы. В тех случаях, когда результаты поставки фазы не будут удовлетворять заказчика, может потребоваться повторное прохождение определенной фазы проекта или нескольких фаз реализации информационной системы. Важным является то, что бы результаты выполнения поставки последующего этапа основывались на результатах предыдущего, за счет чего и могут быть наиболее полно достигнуты цели создания необходимой информационной системы.

Разделение жизненного цикла разработки информационной системы на установленные фазы позволяет компании наиболее полно контролировать ход выполняемых работ по определенному проекту и при необходимости внесения корректив для наиболее быстрого, дешевого и полного достижения заявленных целей проекта разработки информационной системы компании.