Файл: Налоговые регистры по НДФЛМ в РФ.pdf

Из ст. 314 НК РФ следует, что регистры налогового учета заполняются на основании первичных учетных документов непрерывно в хронологическом порядке (в том числе операций, результаты которых учитываются в нескольких отчётных периодах либо переносятся на ряд лет). Это означает, что беспорядочное или безосновательное занесение данных в регистр, а также пропуски или какие-либо изъятия не допускаются.

Не следует забывать, что сформированные налоговые регистры необходимо защищать от несанкционированного исправления. Любые ошибки в регистрах налогового учета исправляются только при соответствующем обосновании, а также заверяются подписью ответственного исполнителя с указанием даты исправления.

Первичные документы служат основанием для ведения не только бухгалтерского, но и налогового учёта.

Следовательно, целями и задачами налогового учета являются:

1) формирование полной и достоверной информации о порядке учета для целей налогообложения хозяйственных операций, осуществленных налогоплательщиком в течение отчетного (налогового) периода;

2) обеспечение информацией внутренних и внешних пользователей для контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью исчисления и уплаты в бюджет налога на прибыль организаций.

Таким образом, налоговый учет – это система сбора, обобщения информации для определения налоговой базы на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с требованиями НК РФ.

2. Ведение регистра налогового учета по НДФЛ
2.1. Налоговый регистр по НДФЛ

Работодатели, выплачивающие заработную плату персоналу, являются налоговыми агентами по НДФЛ, и поэтому обязаны вести регистры учета данных, на которых строится расчет налога (ст. 230 НК РФ). Законодательством не установлены типовые формы налоговых регистров и предприятия самостоятельно разрабатывают и закрепляют в учетной политике наиболее приемлемую для себя форму в соответствии с общими рекомендациями по наличию обязательных реквизитов.

Пунктом 1 ст. 230 НК РФ определено, что налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета. Следовательно, налоговые регистры по НДФЛ должны обязательно содержать следующие сведения:

---

- о налогоплательщике;

- о виде выплачиваемых налогоплательщику доходов;

- о предоставленных налоговых вычетах;

- о суммах дохода и датах их выплаты;

- о статусе налогоплательщика;

- о датах удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ;

- о реквизитах соответствующего платежного документа.

Кроме того, в качестве обязательных реквизитов в эти регистры надо включать сведения о расходах и суммах, уменьшающих налоговую базу.

Предназначение налоговых регистров – облегчение контроля произведенных выплат персоналу с разбивкой по их видам и в целях правильного и своевременного налогообложения доходов. Налоговый регистр по НДФЛ прежде всего необходим для составления справок по форме 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@, которые налоговые агенты обязаны представлять по окончании налогового периода (п. 2 ст. 230 НК РФ)., и ежеквартальных обобщающих форм 6-НДФЛ, утвержденный Приказом ФНС № ММВ-7-11/18 от 17.01.2018г. Кроме того, налоговый регистр может оказаться полезен самому налоговому агенту. При условии правильного ведения налоговый регистр позволит:

- вовремя выявить случаи излишне удержанного НДФЛ. Напомним, что налоговый агент обязан сообщить физическому лицу о фактах излишне удержанного налога в течение десяти дней со дня обнаружения (п. 1 ст. 231 НК РФ);

- отслеживать суммы доходов в целях предоставления стандартного налогового вычета. Не забудьте, что вычеты «на детей» предоставляются до месяца, в котором доход физического лица превысит 350 000 руб. за налоговый период (пп. 4 п.1 ст.218 НК РФ);

- контролировать суммы предоставленных социальных налоговых вычетов (п.2 ст. 219 НК РФ);

- правильно рассчитать сумму доходов, облагаемых НДФЛ при превышении определенной величины (например, доходы в виде подарков или суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, облагаются НДФЛ, если превысят 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ)).

Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).

Формируется регистр по НДФЛ в отдельности по каждому сотруднику. Все начисления по выплатам и предоставление вычетов фиксируются помесячно. Периодичность составления регистра компания определяет самостоятельно. Проще и удобнее делать это ежемесячно после выплаты зарплаты: риск неправильного отражения данных существенно снижается, да и имеющаяся в регистре информация всегда будет актуальной.

В случае грубого нарушения правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, работодатель может быть оштрафована на 10 000 рублей в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 рублей, если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).

---

2.2. Обязательные реквизиты регистра

Налоговые регистры самый главный учетный документ по НДФЛ, который должна вести каждая компания. Как только работодатель впервые начислил и выплатил какой-либо доход работнику, ему необходимо завести налоговый регистр. Все показатели в регистре налогового учета (кроме суммы НДФЛ) отражайте в рублях и копейках. Сумму налога показывается в полных рублях. Валютные показатели пересчитываются по курсу Банка России на дату получения доходов (дату расходов, если они принимаются к вычету).

В соответствии со ст.230 НК РФ на налогового агента возложена обязанность исчислить НДФЛ с работников, удержать его при выплате дохода и перечислить в бюджет. Следовательно, работодатели должны вести налоговые регистры карточки по каждому работнику. Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета налога. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения Справки о доходах физического лица формы 2-НДФЛ, а также Расчета по форме 6-НДФЛ, в связи с чем, в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:

1. Об идентификации компании-плательщика или ИП:

- для организации – ИНН/КПП, код ИФНС, название предприятия;

- для ИП – ФИО, дата рождения, данные паспорта, ИНН, адрес места жительства или регистрации, статус.

1. Основные данные о налогоплательщике:

- ИНН;

- Ф. И. О.;

- вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;

- дата рождения;

- гражданство;

- адрес места жительства на территории РФ;

- адрес в стране проживания.

3. Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент). От него зависит размер ставки налога. Налоговые регистры по НДФЛ 2019г. отдельно отражают его удержание по действующим ставкам. В большинстве случаев ставка налога для резидентов составляет 13%, для нерезидентов – 13% или 30% в зависимости от статуса нахождения в стране и видов получаемых доходов. Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов. Кроме того, при указании статуса налогоплательщика в налоговом регистре целесообразно будет использовать ту же кодировку, что и в справке 2-НДФЛ. Если налогоплательщик является налоговым резидентом Российской Федерации, ставится код 1, для лиц, не являющихся налоговыми резидентами, ставится код 2. В случае, когда налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ, но признается в качестве высококвалифицированного специалиста в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», указывается код 3. 

---

1. Виды выплачиваемых доходов, предоставляемых вычетов, расходов, сумм, снижающих базу налога по установленным кодам. Напомним, что каждой выплате или вычету соответствует определенный код, а информация аккумулируется отдельно по каждому из них. К примеру, оклад или тариф фиксируется кодом «2000», оплата пособия по больничному листу кодом «2300», выходное пособие – «2014», компенсация за отпуск при увольнении – «2013» и т.д. Коды доходов и вычетов утверждены приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ (ред. от 24.10.2017). Кроме того, при присвоении кода необходимо учитывать, что каждому виду дохода соответствующий код вычета. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126.
2. Суммы выплаченных доходов и даты их выплат.
3. Даты исчисления, удержания, перечисления НДФЛ. По налоговому законодательству датой фактического  выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц - при получении доходов в денежной форме;, при увольнении - последний рабочий день, при оплате отпуска или листа нетрудоспособности – дата выплаты (ст. 223 НК РФ). Удерживается налог при выплате дохода. Перечислить налог с большинства выплат необходимо не позже следующего дня после выплаты физическому лицу, а по отпускным и больничным НДФЛ перечисляется до конца месяца, в котором они были выплачены (ст. 226 НК РФ).
4. Реквизиты соответствующего платежного документа на перечисление НДФЛ.
5. Очень часто с работниками заключаются трудовые договоры не в начале года. Тогда при составлении регистра для нового сотрудника можно отразить сведения, указанные в справке 2-НДФЛ с предыдущего места работы.

Периодичность регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно. Если у организации есть обособленные подразделения, то налоговые регистры по НДФЛ нужно вести в каждом обособленному подразделению отдельно.

Рекомендуемая форма регистра налогового учета по НДФЛ для формирования сведений о доходах физических лиц:

Рекомендуемая форма регистра налогового учета по НДФЛ для формирования Расчета формы 6-НДФЛ:

---

При заполнении налогового регистра также необходимо определить дату выплаты доходов и срок уплаты налога. В соответствии со ст. 223 НК РФ фактической датой получения дохода является последний день месяца, за который начислена зарплата. Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.

При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма ФНС России от 02.05.2012 № ЕД-4-3/7313: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам.

Рассчитать налог, подлежащий удержанию, нужно раньше — в момент начисления дохода работнику. То есть в день начисления зарплаты, премий, надбавок, доплат, пособий по болезни, отпускных, доходов по ГПД и т. п. Это будет налог исчисленный, и его вы указываете в соответствующей графе регистра по НДФЛ. А вот удержать исчисленный НДФЛ из доходов работника нужно, как мы уже сказали, только при их непосредственной выплате.

При выплате доходов в натуральной форме (например, при выдаче подарков) удержать НДФЛ в момент выплаты дохода невозможно. Это нужно сделать при ближайшей выплате денег работнику, например при выплате ему зарплаты, отпускных, пособий по болезни и т. п.

Дату перечисления налога в бюджет следует отражать на основании отметки банка в платежном поручении на перечисление НДФЛ. Так, согласно п. 6 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика, либо по его поручению на счета третьих лиц в банках. В иных случаях налог следует перечислять не позднее дня, следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода (для доходов в натуральной форме или в виде материальной выгоды — не позднее дня, следующего за днем фактического удержания налога).

Перечислим основные требования к регистру: вести налоговый регистр по НДФЛ надо на каждого получателя дохода; заполнять его следует своевременно; отражать в регистре надо только правильные сведения, иначе неминуемы ошибки в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

---