Файл: Документы в гражданском праве (Понятие документа в гражданском праве).pdf

Прежде всего, юридической силой наделяются не все документы, а лишь те, которые имеют статус официальных. Этот статус уже свидетельствует о том, что подобные документы создаются в общественных структурах, рассматриваемых как юридическое лицо, субъектами, наделенными соответствующими полномочиями; они проходят сложную процедуру, последовательно состоящую из нескольких этапов, ни один из которых исключить нельзя, ибо это уже приведет к тому, что документ можно оспорить. Таким образом, юридическая сила сообщает определенный статус документу. А это уже выделяет его из ряда всех остальных.

Юридической силой документ наделяется органом или лицом, имеющим на это право. Без такого наделения это не документ в полном смысле слова, а черновик, проект, то есть на его основе нельзя свершать каких-либо предписываемых действий, принимать решений, принимать к сведению.

Наделение юридической силой – это процесс, растянутый во времени, ибо он состоит из нескольких этапов. Среди них – подготовка проекта на специальном носителе – бланке, уже имеющем некоторые реквизиты, свидетельствующие о возможной (потенциальной) юридической силе; подписание уполномоченным лицом – второй шаг на пути обретения юридической силы; третий шаг – регистрация документа, обретение им соответствующего номера в некой последовательности номеров аналогичных документов регистрационной системы.

Юридическая сила имеет временные ограничения, она в какой-то момент появляется, и также утрачивается. Утрата силы может иметь планово-прогнозируемый характер, например, в связи с истечением срока действия, обозначенным в самом документе; отмененный характер, когда ранее наделенный юридической силой документ заменен на вновь появившийся либо когда в нем обнаружились погрешности. Поэтому можно рассматривать документы с позиции актуальной юридической силы и утраченной. Ведь даже полноценный документ, казалось бы со всеми обеспечивающими юридическую силу реквизитами в его структуре, но с просроченной датой актуальной юридической силы не имеет.

Тем не менее для документа юридическая сила не является самоценной, он может функционировать и после ее отмены, как, к примеру, используются в научных целях в анализе исторической практики уже давно отмененные законы, в музеях, архивах хранятся документы, свидетельствующие о давно прошедших событиях (протоколы, акты, служебные записки, личные дела), а также приобщенные к делу фальсифицированные документы, используемые в качестве доказательства свершенных правонарушений.

Бывает так, что документ имеет сомнительную юридическую силу. Любой официальный документ должен быть подвергнут сомнению, ибо за каждым их них стоят какие-то решения, действия, приводящие к различным правовым последствиям.

В особую группу выделяются фальсифицированные документы, как таковой юридической силой не обладающие, так как не прошли всей необходимой процедуры, но имеющие ее видимость – внешние признаки. Отсюда – связь понятий юридической силы и защиты документов от подделки и фальсификации. Защита призвана создать как можно больше сложностей на пути оформления внешних признаков юридической силы. Но в перспективе тотального бессубъектного документирования подделать внешние признаки будет все сложнее и сложнее.

В силу возможности создавать копии документов они тоже имеют юридическую силу, но в разной степени и их можно сравнивать. На этом примере выстраивания иерархии юридической силы копий по убыванию (оригинал, дубликат, нотариально заверенная копия, копия, заверенная по месту работы, ксерокопия) видно, что юридическая сила не статичное явление, а весьма подвижное.

Динамика способов и средств документирования в настоящее время создает определенные проблемы с законодательной базой. Правотворчество отстает от реальных потребностей создателей и пользователей документации, существуют серьезные пробелы в законодательной и нормативной базе по документированию и работе с документацией.

Теоретические аспекты юридической силы разных видов официальных документов изучаются специалистами обеих заинтересованных сторон: как документоведами, так и юристами. Понимая юридические принципы оценки официального документа как доказательной базы в суде, специалисты по документации будут более внимательно подходить к вопросу придания юридической силы документу, не только грамотно документировать информацию, более тщательно выбирая вид и разновидность официального документа, но и понимать необходимость сохранения главного свойства документа в процессе управления информационными потоками – его юридической силы.

Теоретические разработки, связанные с изучением юридической силы документа, помогут способствовать совершенствованию документационных вопросов в деятельности организаций. С другой стороны, изучение практических вопросов позволяет обнаружить пробелы в законодательстве и направить усилия на их устранение на уровне если не федерального законодательства, то локальных нормативно-правовых актов организации.

1.3. Требования к документу

В соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» официальный документ, созданный юридическим или физическим лицом, должен быть оформленным и удостоверенным в установленном порядке. Документ может представлять собой сведения, зафиксированные в строго определенной форме, именуемой бланком. Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста (название документа, справочные данные об организации и прочее). При составлении документа в бланк вносится переменная часть реквизитов: рукописные или машинописные записи, фотографии, подписи, даты. Совокупность реквизитов позволяет установить аутентичность документа, то есть является он тем, чем должен быть; был ли создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, был ли создан или отправлен во время, которое обозначено в нем. Помимо этого, реквизиты придают документу юридическую силу. ГОСТ под юридической силой документа понимает свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Оформление документа в установленном порядке, как утверждает А. А. Фатьянов, «и есть то основное условие, благодаря соблюдению которого документ становится подлинным, то есть суды и иные органы государственной власти воспринимают такой документ без дополнительной проверки факта его направления (выдачи) управомоченным субъектом, если этот факт не оспариваемся» ^[13].

Документ в силу его официальности является системным объектом, поэтому еще одним признаком может быть нахождение его в конкретной системе документации или документально-информационной системе, то есть в едином хранилище документов с инструментарием поиска и выдачи необходимых пользователю документов. Система документации представляет собой совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Такая система пока еще остается основной формой документооборота, хранения и использования в текущей деятельности большинства учреждений и организаций нашей страны. Не можно назвать аналоговой (натурной). Однако с развитием электронного документооборота необходимость возникла в развитии документально-информационных систем хранения, накопления и предоставления пользователю документов, реквизиты которых соответствуют его информационным потребностям.

Документально-информационные системы функционируют на базе информационно-поисковых систем двух групп: системы на основе индексирования (исходные документы помещаются в базу без какого-либо дополнительного преобразования, но при этом смысловое содержание каждого документа отображается в некоторое поисковое пространство в виде индекса-координаты) и семантически-навигационные системы (документы, помещаемые в хранилище, оснащаются специальными навигационными конструкциями — гипертекстовыми технологиями, соответствующими смысловым связям между различными документами или отдельными фрагментами одного документа).

Изложенное позволяет выделить две группы признаков материально-правового статуса «аналоговый документ». Первая — общетеоретические признаки: продукт мыслительной деятельности человека; имеет неразрывную связь с материальной основой. Вторая — специальные признаки: официальная природа происхождения документа; наличие специальной формы; аутентичность документа; юридическая сила документа; системность документа.

1.4. Электронный документ в гражданском праве

Развитие организационно-правовых основ экономического оборота^[14] находит реализацию и в гражданском законодательстве.

Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает возможность при совершении сделок использование электронно-цифровой подписи как аналога собственноручной подписи^[15].

Федеральный закон «Об электронной подписи» легально закрепил понятие электронно-цифровой подписи (ЭЦП) как реквизита электронного документа^[16].

Федеральным Законом от 08.03.2015 № 42-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации» закреплено понятие электронного документа в гражданском праве, под которым понимается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств^[17]. Существенно, что определение электронного документа дано в тексте статьи 434 ГК РФ, посвященной форме договора. Определенную ясность здесь вносит Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25.

При этом процедура заключения договора в электронной форме значительно упрощается – в ГК РФ конкретно устанавливается возможность заключить договор путем обмена сообщениями по электронной почте^[18]. Главное условие при этом – наличие возможности достоверно установить, что документ исходит непосредственно от стороны по договору. Как правило, подтверждающей информацией в данном случае служат сведения об организации, должности конкретного лица и другие контактные данные, например, телефон, электронная почта – чаще всего они содержатся в тексте писем, посылаемых по электронной почте (обычно, в подписи).

Другим Федеральным законом 29.12.2015 №391-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»^[19] законодатель ввел новые возможности нотариата, позволяющие нотариусу совершать значимые для граждан и предпринимателей действия, в том числе по удостоверению электронного документа. Теперь нотариус может по просьбе обратившегося лица изготавливать нотариальные документы в электронном виде, что позволяет упростить реализацию некоторых прав граждан и юридических лиц, например, когда необходимо срочно предоставить путем пересылки в электронном виде в компетентный орган или в какую-либо организацию электронный документ, удостоверенный нотариусом.

Необходимо отметить, что для получения удостоверенного в электроном виде документа гражданин должен иметь личную квалифицированную электронную подпись. Учитывая, что на сегодняшний день не так много граждан имеют такую электронно-цифровую подпись (ЭЦП), можно сказать, что это новшество законодательства рассчитано скорее на будущее, когда будет доминировать электронный, безбумажный документооборот. Вместе с тем уже сегодня квалифицированными ЭЦП обладают многие юридические лица, и они могут прибегать к такой услуге.

В общем виде алгоритм удостоверения нотариусом электронного документа состоит в следующем: нотариус проверяет предъявленный заявителем электронный документ, гражданин применяет свою электронно-цифровую подпись, нотариус удостоверяет документ своей электронно-цифровой подписью. После этого документ в электронном виде считается удостоверенным, и может быть предъявлен в компетентные органы либо иному получателю.

Однако все же алгоритм применения ЭЦП содержит один сдерживающий момент – для того, чтобы проверить, что электронный документ действительно удостоверен, получатель также должен иметь собственную ЭЦП. То есть пока еще невозможно предъявить, например, налоговому инспектору сканы требуемых документов на своем смартфоне, даже если они удостоверены нотариусом, – сотрудник налоговой инспекции вряд ли имеет возможность на месте проверить соответствие электронно-цифровой подписи, не имея своей ЭЦП. Но все же определенные перспективные тенденции налицо. То, что недавно выглядело фантастикой – например, предъявлять электронные паспорта и удостоверенные электронные справки на экране планшета, айфона, ноутбука или на флешке, диске в скором времени станет реальностью. Нотариат, одна из основных функций которого состоит в обеспечении законности и правомерности действий участников гражданского оборота, развивается опережающими темпами и предлагает обществу инновационные решения для перехода в электронный, безбумажный документооборот. С внедрением в экономический и гражданский оборот цифровых электронных технологий неизменным останется одно – нотариальное удостоверение, с помощью которого можно будет твердо знать – доверять этому документу или же нет.