Файл: Разработка автоматизированной информационной системы услуги перевозок сотрудников и транспортной доставки заказов организации.pdf

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире существует возможность значительно ускорить работу на предприятиях, прилагая наименьшие усилия – с помощью информационных систем и компьютерной техники, которая взяла на себя практически всю бумажную волокиту.

Организации, занимающиеся предоставлением сервисных услуг, в том числе и транспортная доставка заказов, с помощью автоматизации могут упростить процесс организации перевозок, а также контролировать работу сотрудников.

Объектом исследования данной работы выступает автоматизация транспортной доставки заказов в организации.

Предметом исследования являются сервисные услуги перевозок сотрудников и транспортной доставки заказов организации.

Организация занимается транспортной доставки заказов по учреждениям, иногда осуществляет перевозки школьников.

Актуальность тематики данной работы по автоматизации услуг транспортной доставки заказов организации, в том числе перевозок сотрудников организации доказывается тем, что в результате внедрения системы автоматизации будут решены следующие проблемы:

1. составление отчетов занимает много времени, поэтому в штате приходится держать отдельную рабочую единицу для этой цели;
2. чтобы составить статистику или отчет по прошлому году, нужно поднимать все бумаги.
3. информация по перевозкам хранится в папках, которые занимают целый шкаф, а это затраты на бумагу, которые можно сократить.

Целью данной работы является разработка автоматизированной информационной системы услуги перевозок сотрудников и транспортной доставки заказов организации, которое способно вести учет перевозок, выводить отчеты и статистику по перевозкам.

Эта цель предопределила постановку и последовательное решение следующих задач:

• провести анализ предметной области;
• спроектировать систему автоматизации услуг перевозок сотрудников и транспортной доставки заказов организации;
• спроектировать логическую и физическую модель базы данных;
• разработать подсистему получения сведений о водителях, автобусах, маршрутах;
• организовать поиск маршрутов, водителей и транспорта в базе.

Многие организации хранить информацию предпочитают с помощью баз данных (БД), это дешевле, чем хранение на бумаге.

Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать ее оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяет сэкономить, что очень важно для организации, т.к. государство не всегда может выделить необходимую сумму. Так же благодаря БД можно сэкономить время, доступ и ввод информации упрощен, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Несомненным плюсом данного хранения является то, что ЭВМ позволяет хранить огромные объемы информации любых форматов, текст, чертежи, изображения, звуковые записи и т.д.

---

1 ГЛАВА. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Для автоматизации выбран комплекс задач в организации по осуществлению услуг перевозок сотрудников и транспортной доставки заказов организации, так как процесс учета данных перевозок на сегодняшний день весьма трудоемок и медленен.

Для того, чтобы сотрудник в рабочее время смог выехать в учреждение на рабочем транспорте, ему необходимо иметь документ, подтверждающий необходимость поездки. Чаще всего данным документом является служебная записка или заявка от учреждения, нуждающегося в сотруднике. Реже – направление руководителя.

С данным документом сотрудник обращается в организацию сервисных услуг с просьбой отвезти его в пункт назначения.

Организация оформляет путевой лист, звонит водителям и отправляет сотрудника в пункт назначения.

В пункте назначения сотруднику должны проставить отметки, что он прибыл и выполнил необходимые работы».

Далее водитель отвозит сотрудника обратно в администрацию.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Концептуальная модель разработана на основе CASE-средства BP WIN. Стрелки в контекстной диаграммы в графической нотации IDEF0 показывают связи деятельности организации с пассажирами, сотрудниками и т.д.

Контекстная диаграмма приведена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Контекстная диаграмма сервисных услуг перевозок сотрудников и транспортной доставки заказов организации

В соответствии с методологией IDEF0, стрелки, входящие в левую сторону блока «Пассажирские перевозки» - это входы (В нашем случае стрелки «Пассажир» и «Заявка н перевозку»). Входы преобразуются функцией для того, чтобы создать данные или материальные объекты, которые появятся на выходе.

Выходы – это стрелки, выходящие из блока с правой стороны («Пассажир, доставленный на начальный пункт» и «Отчетная документация»).

Стрелки, входящие в блок сверху – управления, они определяют условия, необходимые функции («Законодательство», «Внутренний регламент организации», чтобы произвести правильный выход).

Стрелки, подключенные к нижней стороне функционального блока, представляют используемые механизмы, поддерживающие выполнение функции («Оборудование», «Транспортные средства», «Сотрудники организации»).

---

Далее контекстная диаграмма декомпозируется на 3 блока IDEF0: «Работа с заказчиком», «Организация перевозки» и «Работа с учреждением пункта назначения» (Рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 - Декомпозиция контекстной диаграммы

Работа с заказчикам включает в себя работу, связанную с принятием заявки от пассажира или организации, а именно: обработку заявки, составление договоров и документаций между организациями, если таковые отсутствуют, а так же оформление заказа на перевозку, чтобы передать его на последующий этап (функция «Работа с заказчиком» декомпозируется на 3 этапа – «Обработка заявки от организации-отправителя или пассажира напрямую», «Составление и подписание договора о перевозке» и «Оформление заказа на перевозку») (Рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 - Декомпозиция диаграммы «Работа с заказчиком»

Оператор получает заявку на перевозку. Обрабатывает ее, затем, если отсутствуют какие-либо документы или договор – составляет их, далее оформляет заказ и передает ее лицу, ответственному за отправление транспорта.

Функция «Обработка заявки от организации-отправителя или пассажира напрямую» состоит из трех этапов:

- «Формирование маршрута»

- «Выбор транспорта»

- «Отправка заявки в отдел по перевозкам»

Это представлено диаграммой потоков данных (DFD) на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 - Диаграмма потоков данных «Обработка заявки от организации-отправителя или пассажира напрямую»

При формировании маршрута оператор получает запрос от пассажира, либо руководителя организации, получает необходимые для формирования маршрута сведения, такие, как пункты назначения и отправления. Оператор может отправить транспорт только в организации, которые оговорены заранее (указаны в договоре). Оператор выбирает маршруты из существующего справочника. Данные о маршрутах сохраняются, это необходимо при оформлении отчетов при необходимости, или как доказательство, что сотрудник в рабочее время отсутствовал в здании администрации «по работе», что отразится на его зарплате в большую сторону. После того, как оператор сформирует запрос, ему необходимо выбрать транспорт, который будет отправлен сотруднику-пассажиру. Транспорт так же выбирается из справочника. Далее заявка отправляется в отдел по перевозкам.

В отделе по перевозкам осуществляется работа этапа «Организация перевозки». Эта функция декомпозируется на 3 функции: «Планирование перевозки», «Формирование сопроводительных документов» и «Отправка пассажира в пункт назначения» (Рисунок 1.6).

---

Рисунок 1.6 - Декомпозиция контекстной диаграммы «Организация перевозки»

Этап «Планирование перевозки» осуществляет полноценное оформление перевозки, т.е. на этом этапе решается окончательно, выдадут ли машину сотруднику, или откажут. В случае, если организация дала «добро» на осуществление перевозки, оформляются сопроводительные документы для водителей и отправляют машину в пункт назначения, где водитель будет ждать работника и отвезет его по рабочим делам.

Рассмотрим функцию «Планирование перевозки». Декомпозируем ее с помощью объекта ссылки IDEF3 (Рисунок 1.7).

Рисунок 1.7 - Сценарий бизнес-процесса «Пассажирские перевозки» на этапе планирования

При получении заявки отделом пассажирских перевозок от оператора, осуществляется проверка правильности заполнения всех форм, проверка наличия в базе данных пунктов назначения и отправления, а так же транспорта, указанных оператором в заявке. При некорректном заполнении полей отдел заявку отклоняет, тем самым отказывая пассажиру в транспорте. При корректном заполнении полей отдел проверяет наличие оснований на поездку, чаще всего это служебная записка от организации, которая затребовала к себе специалиста для выполнения каких-либо работ. Если документ имеется, организация начинает оформлять перевозку (оформлять сопроводительные документы) и отправляет транспорт в пункт назначения., иначе – отказывает.

На этапе «Отправка пассажира в пункт назначения» осуществлена декомпозиция с помощью объекта ссылки IDEF3 (Рисунок 1.8).

Рисунок 1.8 - Сценарий бизнес-процесса «Пассажирские перевозки» на этапе отправки пассажира в пункт назначения.

По приезду транспорта в пункт прибытия, водитель обязательно проверяет личность сотрудника, который собирается с ним поехать, чтобы избежать недоразумений и не забрать другого человека. Личность сотрудник подтверждает показав паспорт или пропуск. Если ФИО работника не соответствует ФИО сотрудника в заявке, то водитель отказывает в поездке и ждет нужного ему человека.

Если личность в документах и заявке сходится, то водитель с пассажиром отправляется в пункт назначения.

В пункте назначения, по окончанию работ, сотрудник обязательно должен проставить отметку от организации пункта назначения, иначе отсутствие на рабочем месте не будет уважительным и за данные работы работник оплаты не получит.

---

Тем самым функция «Работа с учреждением пункта назначения» декомпозирована на 3 более мелкие функции: «Доставка пассажира в пункт назначения», «Подтверждение прибытия пассажира в пункт назначения» и «Доставка пассажира на начальный пункт (после выполнения работ)» (Рисунок 1.9).

Рисунок 1.9 - Декомпозиция диаграммы «Работа с учреждением пункта назначения»

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В настоящее время в организации учет услуг перевозок сотрудников и транспортной доставки заказов организации осуществлялся с помощью Microsoft Excel, указанные документы занимали большой объем на диске, для обработки данных или поиска необходимой информации нужно было уделять большое внимание и затрачивать много времени. Создание электронной базы данных содержащей всю необходимую информацию значительно облегчило бы работу сотрудников. В результате внедрения разработанной базы данных повысилась бы оперативность работы, за счет сокращения времени на обработку документации. Программа была не универсальна и представляла собой набор различных файлов. Этот способ ведения учета был настолько громоздким, что очень часто возникали путаницы.

Схема документооборота реализации автоматизированной системы учета сервисных услуг перевозок сотрудников и транспортной доставки заказов организации представлена на рисунке 1.1.

Действие	Сотрудник, которого необходимо перевезти	Руководитель отдела	Сотрудник транспортного цеха	Сотрудник, организации пассажирских перевозок
Предоставление задания на перемещение сотрудников по требованию	Задание
Оформление документов на поездку		Запрос Запрос		Отчеты о свободном транспорте
Выборка транспорта
Формирование отчетности				Отчетность Отчетность
Печать отчетности				Отчетность
Предоставление отчетности

Рисунок 1.1 – Схема документооборота учета пассажирских перевозок

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

---