Файл: Анализ календарного планирования проекта на примере создания клуба – магазина настольных игр.pdf

Введение

Успех любой организации зависит от успеха проектов, которые она выполняет.

Управление проектами — это область менеджмента, охватывающая те сферы производственной деятельности, в которых создание продукта или услуги реализуется, как уникальный комплекс взаимосвязанных целенаправленных мероприятий[1]. При этом предъявляются определенные требования к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемого результата. Такая деятельность получила название проекта. Именно проекты представляют собой те направленные усилия, благодаря которым возникают новые или усовершенствованные продукты и услуги, новые технологические процессы, новые организационные структуры, увеличивается объем продаж, уменьшается стоимость, улучшается качество. Все проекты, вне зависимости от областей деятельности, обладают следующими признаками:

• направленность на достижение конкретных целей;
• координированное выполнение взаимосвязанных действий;
• ограниченная протяженность во времени, с определенным началом и концом;
• неповторимость и уникальность[2].

В новых экономических условиях, определяемых рыночными отношениями, предприятия организуют производство и сбыт продукции с целью удовлетворения потребностей рынка и получения прибыли. Это становится реальным тогда, когда производитель располагает возможностью систематически корректировать свои научно-технические, производственные и сбытовые планы в соответствии с изменениями рыночной конъюнктуры, маневрировать собственными материальными и интеллектуальными ресурсами.

Проект как особая форма осуществления целенаправленных изменений предполагает, что эти изменения должны быть реализованы в рамках определённых ограничений, наличие которых предъявляет специальные требования к организации и методам управления.

Суть методов управления проектами состоит в концентрации полномочий и ответственности за весь проект в целом в руках одного человека — руководителя проекта, следовательно, в создании команды проекта, в той или иной степени отчуждаемой от подразделений компании на время исполнения проекта.

Проект становится центром затрат и прибылей, что позволяет организовать учёт человеческих, материальных и финансовых ресурсов, выстроить систему мотивации, базирующуюся на конкретных результатах участников проекта. При наличии корректно работающих средств и процедур, а также компетентного персонала, выполняющего эти процедуры, в организации вполне достижим все более и более высокий уровень успеха в проектах, который, в свою очередь, приводит к уменьшению стоимости, ведущей к увеличению прибыли предприятия. При успешной реализации проектов расширяется сфера бизнеса, повышается удовлетворенность потребителей и достигаются многие другие выгоды.

---

Целью работы операционного менеджера является максимальное удовлетворение запросов потребителей. За этим скрывается поставка товаров и услуг в нужном количестве и в нужное время с максимальным использованием имеющихся ресурсов. Таким образом, его заданием является достижение баланса между загрузкой производственных мощностей и спросом.

К настоящему времени управление проектами стало признанной во всех развитых странах методологией осуществления инвестиционной деятельности. Благодаря искусному управлению проектами в условиях рынка возможно сохранение конкурентоспособности продуктов, услуг и фирм, их производящих, в сложном и динамичном мире современного бизнеса. Сегодня управление проектами — большой бизнес. Согласно результатам исследования аудиторской компании, Anderson Economic Group, проведенного по заказу Института управления проектами (PMI) в 2006 году, более 24,4 млн сотрудников принимали участие в проектах в 11 крупнейших странах мира. К 2016 году их число вырастет до 32,6 млн. [3].

Данная возможность основывается на точных, своевременных и экономически обоснованных расчетах технико-экономических показателей работы предприятия. При проведении расчетов необходимы прикладные и фундаментальные исследования, применение высокоэффективных новых моделей компьютеров. Все это позволит предприятию хорошо ориентироваться в ходе и перспективах технико-экономического развития производства, иначе оно может потерпеть крах, безнадежно отстать от конкурентов [4].

Глава 1. Теоретические аспекты календарного планирования в управлении проектами

Разработка расписания проекта

Проект — это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. Временный характер проектов указывает на определенное начало и окончание. Окончание наступает тогда, когда цели проекта достигнуты или, когда проект прекращается в связи с тем, что его цели не будут или не могут быть достигнуты, либо, когда в проекте больше нет необходимости. Проект также может быть прекращен, если клиент (заказчик, спонсор или ответственное лицо) желает прекратить проект. «Временный» не обязательно предполагает краткую длительность проекта. Это относится к вовлеченности в проект и длительности проекта. «Временный», как правило, не относится к создаваемому в ходе проекта продукту, услуге или результату. Большинство проектов предпринимается для достижения устойчивого, длительного результата. Например, проект по возведению памятника государственного значения создаст результат, который останется на века. Проекты также могут приводить к воздействиям на социальную, экономическую и окружающую среду, превышающим длительность самого проекта [5].

---

Каждый проект приводит к созданию уникального продукта, услуги или результата. Конечный результат проекта может быть осязаемым или неосязаемым. Несмотря на то что в некоторых операциях и поставляемых результатах проекта могут присутствовать повторяющиеся элементы, их наличие не нарушает принципиальной уникальности работ по проекту.

Текущая деятельность, как правило, представляет собой повторяющийся процесс, который выполняется в соответствии с существующими в организации процедурами. И, наоборот, по причине уникального характера проектов, возможны неопределенности или различия в отношении продуктов, услуг или результатов, создаваемых в ходе проекта. Операции проекта могут быть новыми для членов команды проекта, что обусловливает необходимость более тщательного планирования, в отличие от рутинных работ. Кроме того, проекты предпринимаются на всех уровнях организации. В проекте может участвовать один или несколько человек, одно структурное подразделение организации или несколько структурных подразделений различных организаций [6].

Проект может создать:

• продукт, представляющий собой компонент другого изделия, улучшение изделия или конечное изделие;
• услугу или способность предоставлять услугу (например, бизнес-функция, поддерживающая производство или дистрибуцию);
• улучшение существующей линейки продуктов или услуг (например, проект по методике «шести сигм» (Six Sigma), предпринятый для уменьшения дефектов);
• результат, такой как конечный результат или документ (например, исследовательский проект приносит новые знания, которые можно использовать для определения наличия тенденции или пользы какого-либо нового процесса для общества).

Примерами проектов могут служить, среди прочего:

• разработка нового продукта, услуги или результата;
• осуществление изменений в структуре, процессах, персонале или стиле организации;
• разработка или приобретение новой, или усовершенствованной информационной системы (оборудование или программное обеспечение);
• проведение исследования, результат которого будет надлежащим образом зафиксирован;
• строительство здания, промышленного предприятия или сооружения;
• внедрение, улучшение или усовершенствование существующих бизнес-процессов и процедур.

Расписание проекта является чрезвычайно важным этапом для любого проекта, которому нужно уложиться в сроки. В этом проекте планирование работ в соответствии с расписанием играет важную роль, т.к. существует множество работ, нарушение сроков которых скажется на всем проекте целиком. Например, несвоевременные поставки продукции и/или материалов могут существенно перенести сроки и повысить стоимость проекта.

---

Кроме того, проработанный календарный план позволит сэкономить ресурсы и сократить сроки проекта путем оптимизации последовательности выполнения работ. Дополнительно. Мы предотвратим неразбериху в команде проекта и создадим визуально понятный, для заказчика и команды, план, отражающий все расписание проекта

Сущность календарного планирования в управлении проектами

Для создания календарного плана проекта необходимо определить и создать полное расписание проекта, которое будет включать в себя все работы выполняемого проекта и позволит оценить сроки каждой работы и проекта в целом.

Управление расписанием проекта включает в себя процессы, необходимые для управления своевременным выполнением проекта. Управление расписанием проекта включает в себя следующие вопросы:

1. Планирование управления расписанием – это процесс, устанавливающий политики, процедуры и документацию по планированию, разработке, управлению, исполнению и контролю за расписанием проекта.
2. Определение операций – это процесс определения и документирования конкретных действий, которые необходимо выполнить для создания поставляемых результатов проекта.
3. Определение последовательности операции – это процесс определения и документирования связей между операциями проекта.
4. Оценка длительности операций – это процесс оценки количества рабочих периодов, требуемых для завершения отдельных операций с учетом оценки ресурсов.
5. Разработка расписания – это процесс анализа последовательностей операций, их длительностей, потребностей в ресурсах и ограничений расписания для создания модели расписания проекта в целях исполнения проекта, а также мониторинга и контроля.
6. Контроль расписания – это процесс мониторинга статуса проекта для актуализации расписания проекта и управления изменениями базового расписания [7].

Разработка расписания — процесс анализа последовательностей операций, их длительностей, потребностей в ресурсах и ограничений расписания для создания модели расписания проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что путем ввода операций, длительностей, ресурсов, доступности ресурсов и логических связей расписания в инструмент составления расписания создается модель расписания с запланированными датами выполнения операций проекта.

Даты в календарном плане отражают затраченное время, а не трудоемкость каждой задачи [7].

• Календарный план содержит даты начала и завершения работ по каждой задаче и соответственно даты начала и окончания проекта. Дату начала определяют следующим образом:
• к этому дню должны быть завершены предшествующие задачи;
• исполнители освобождаются от задач, над которыми работали ранее;
• появляется возможность начать проект (исполнители в рабочее время не заняты чем-то иным, не связанным с проектом).

---

Компонент плана управления проектом, устанавливающий критерии и действия по разработке, мониторингу расписания и контролю за ним. План управления расписанием может быть формальным или неформальным, детализированным или задавать лишь общие рамки в зависимости от потребностей проекта и включает в себя соответствующие контрольные пороги[8].

Например, план управления расписанием может устанавливать следующие аспекты:

• Разработка модели расписания проекта. Указываются методология и инструмент составления расписания, которые будут использоваться для разработки модели расписания проекта.
• Степень точности. Указывается приемлемый диапазон, который будет использоваться в рамках реалистичной оценки длительности операций. Он может включать в себя возможные потери.
• Единицы измерения. Для каждого ресурса определяются все единицы, которые будут использоваться в ходе измерений (например, человеко-часы, человеко-дни, недели для оценки времени или метры, литры, тонны, километры, кубические ярды для количественной оценки).
• Связь между процедурами организации. В ИСР указаны рамки плана управления расписанием, которые обеспечивают соответствие оценкам и разработанным расписаниям[9].
• Актуализация модели расписания проекта. Определяется процесс, используемый для обновления статуса проекта и записи прогресса проекта в модели расписания во время исполнения проекта.
• Контрольные пороги. Для мониторинга исполнения расписания могут определяться пороги отклонений, что позволяет установить заранее согласованную величину вариации, при отклонении от которой становится необходимо предпринимать некоторые действия. Пороги обычно выражаются в виде процентных отклонений от параметров, установленных в базовом плане

Глава 2. Анализ календарного планирования проекта на примере создания клуба – магазина настольных игр

2.1. Краткая характеристика проекта

В этой главе будут созданы:

• краткая характеристика проекта
• ИСР проекта
• разработан календарный план проекта

Главной целью проекта является создание клуба – магазина настольных игр «Ушастый Игроёжик» и выход на Российский рынок настольных игр. Помимо главной, есть еще второстепенные цели. Такие, как создание сайта магазина, популяризация этого хобби и создание крепкого сообщества любителей настольных игр в московской области и Москве.

---