Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса ( Планирование закупок и размещение заказов поставщикам ).pdf

Введение

Планирование закупок и размещение заказов поставщикам – одна из важнейших задач в работе любой компании. Эффективное планирование позволяет избегать просрочек исполнения заказов, не допускать простоя оборудования, поддерживать необходимое минимальное количество складских позиций, своевременно формировать и определять бюджет на закупку товаров и материалов, что в целом обеспечивает компании максимально эффективное функционирование.

В современном мире планирование закупок и работа с поставщиками должны быть автоматизированы, так как широкий ассортимент и высокая скорость ротации позиций увеличивает вероятность ошибок персонала, что неизбежно приводит к пересортице на складах, постоянному дефициту популярных позиций, увеличения количества непопулярных позиций, превышающих максимальный необходимый объем. Косвенно эти факторы приводят к дефициту бюджета, росту задолженности поставщикам, увеличению штата, требуемого для обеспечения стабильной работы, что негативно сказывается на работе компании и может привести к ее банкротству.

Автоматизация помогает наладить процесс закупок таким образом, что сотрудник, контролирующий закупки, сможет быстро сформировать заявку поставщику и минимизировать вероятность ошибки. Кроме того, автоматизация позволит быстрее обучать новых сотрудников, улучшит взаимодействие между отделами, поможет организовать эффективный документооборот.

В данной курсовой работе будет рассмотрен пример производственного предприятия, перед которым возник ряд требующих решения вопросов, а именно:

• алгоритм планирования закупок
• принцип и порядок анализа остатков товара
• принцип и порядок составления заявки поставщикам
• взаимодействие с поставщиком
• документооборот, обеспечивающий эффективную работу на каждом этапе
• регламент взаимодействия связанных отделов предприятия для обеспечения бесперебойного функционирования предприятия

Комплекс задач, которые будут решены в данном проекте, охватывает не весь цикл производственного предприятия, а лишь его часть, затрагивающую непосредственно планирование закупок и осуществление заказа у поставщиков. То есть, будут рассмотрены и решены задачи, которые требуют провести анализ складских остатков, исходя из него запланировать закупку необходимых материалов, составить и отправить заказ поставщику.

Структура курсовой работы:

• две главы
• заключение
• список используемой литературы
• приложения

1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

В работе производственного предприятия одним из наиважнейших факторов является эффективная работа склада. Поэтому правильный складской учет – приоритетная задача на стадии планирования закупок.

Процесс складского учета включает в себя два взаимосвязанных процесса: поступление материалов и комплектующих (далее они будут обозначены общим термином «материалы») на склад и их отгрузку со склада. Также на момент начала автоматизированного учета на складе уже имеется некоторое количество материалов. Соответственно, начинать автоматизацию необходимо с введения начальных остатков на складе, которые уже имеются в наличии. Процесс выполнения задачи на данном этапе следует выполнять в указанном порядке:

• ввод начальных остатков всех имеющихся материалов (без учета некомплекта и брака)
• отображение поступающих на склад материалов в течение указанного периода (день, неделя, месяц)
• отображение отгруженных со склада материалов в течение указанного периода (день, неделя, месяц)

Для выполнения следующего этапа, а именно анализа движения товара, необходимо будет вести складской учет в период указанного времени для сбора наиболее точных данных. Это позволит повысить точность анализа и в будущем положительно скажется на взаимодействии склада и отдела закупок. Период для каждого предприятия будет свой, его определяет ответственное лицо либо ряд лиц, задействованных в процессе планирования закупок.

После того, как данные собраны, можно приступать ко второму этапу – планированию закупок.

Процесс планирования закупок включает в себя следующие задачи:

• вывод данных о поступивших и отгруженных со склада материалах
• определение количества отгруженных материалов в указанный период
• определение количества остатков материалов
• расчет периода, на который хватит остатков
• определение периода, на который необходимо обеспечить предприятие материалами
• расчет необходимого к закупке количества материалов (с учетом актуальных остатков на складе)

Когда необходимое к закупке количество материала определено можно приступать к оформлению заявок поставщикам. Для этого нужно:

• определить поставщика
• сгруппировать материалы по их принадлежности тому или иному поставщику
• составить отдельную заявку для каждого поставщика
• завизировать заявки у руководителя (этот шаг регулируется регламентом предприятия и может быть пропущен)
• отправка заявок поставщикам посредством электронной почты/телефона (определяется условиями работы с поставщиком)

Примечание: в случае отсутствия каких-либо материалов у основного поставщика необходимо определить альтернативного и разместить заявку у него, либо подобрать альтернативный материал.

На этом этапе процесс переходит в стадию оплаты поставщику, доставки и оприходования товара на склад. Т.к. эти процессы не затрагивают область планирования закупок и составления заявок поставщикам – в данной курсовой работе они описаны не будут.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес-процесс любого предприятия, в том числе и рассматриваемого в данной работе, включает в себя взаимодействие различных отделов. Зачастую неэффективное взаимодействие является основной ошибок в работе, которые приводят к негативным последствиям. Поэтому, в первую очередь необходимо автоматизировать процессы взаимодействия между отделами. Это поможет корректно собирать и передавать информацию.

В процессе планирования и размещения заказов в нашем примере задействованы 2 отдела непосредственно самого предприятия: склад и отдел закупок, и 1 внешний участник процесса: поставщик.

Упрощенный процесс взаимодействия представлен на рисуноке 1.

Рисунок 1. Взаимодействие отделов в процессе планирования и размещения заказов поставщикам

Представленная схема является универсальной для любого производственного предприятия. Во избежание некорректной передачи информации и, как следствие, составления некорректной заявки поставщику, необходимо обозначить круг обязанностей каждого отдела и указать этапы взаимодействия отделов.

Подробный процесс построения работы представлен на рисунке 2.

Рисунок 2. Взаимодействие и задачи отделов в процессе планирования и размещения заказов поставщикам

Отдельно необходимо обозначить конкретных сотрудников и этапы, за которые они отвечают. В представленной схеме обязанности распределены таким образом.

Сотрудники склада:

• подсчет текущих остатков на складе
• размещение кол-ва полученных материалов
• размещение кол-ва полученных материалов
• передачу данных в отдел закупок

Сотрудники отдела закупок:

• расчет необходимого количества материалов (на основании входящих данных)
• составление заявки на закупку материала
• определение поставщиков
• размещение заказов поставщикам

Следует отметить что данная схема не является универсальной, поэтому при отладке процесса необходимо учитывать специфику конкретного предприятия и изменять схему согласно его потребностям.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

На протяжении всего процесса планирования закупок возникает необходимость обработки входящих и исходящих документов. Ниже приведена схема документооборота между складом, отделом закупок и поставщиком.

Рисунок 3. Процесс и порядок документооборота

Основными недостатками в таком процессе взаимодействия являются высокая вероятность ошибок при учете на складе (особенно при большом объеме оборотов материала) и расчете необходимого количества материалов. Такие ошибки в свою очередь приведут к простою оборудования (при нехватке материала), порче материала из-за превышения сроков хранения (при его избытке).

Автоматизация позволит быстро и своевременно отслеживать остатки материалов, исключить процент ошибок при передаче информации, а также оперативно рассчитывать необходимое к заказу количество материалов на основании данных об остатках, поступлениях и расходах материалов в определенный период.

При увеличении объема оборота материалов увеличится и объем обрабатываемой информации. Эти условия потребуют ускорения обработки информации и осуществления более быстрых и точных расчетов. Поэтому для оптимизации процесса планирования закупок необходимо использовать вычислительные средства.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) состоит из:

• системы классификации и кодирования;
• системы унифицированной документации, применяемой в ИО;
• информационной базы.

Классификатор - это систематизированный свод наименований группировок объектов, признаков и их кодовых обозначений. Классификаторы являются средством описания сведений, аргументируют единство классификации и кодирования данных и необходимы для выполнения машинного анализа данных в удобной форме пользователям при выполнении разнообразных задач.

Исходя из области применения, классификаторы делятся на 3 группы:

• общегосударственные;
• отраслевые;
• локальные.

Техническое обеспечение включает комплекс технических средств, предназначенных для функционирования автоматизированной информационной системы, и документацию внедрения и сопровождения на них. Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение.

Сформировались две основополагающие формы организации технического обеспечения:

– централизованная, основанная на приложении в информационной системе мощного серверного и телекоммуникационного оборудования;

– частично или полностью децентрализованная, предполагающая реализацию функциональных подсистем на рабочих станциях.

Наиболее перспективным подходом является частично децентрализованный подход – организация технического обеспечения на базе телекоммуникационного оборудования, рабочих станций и серверного оборудования, общих для любых функциональных подсистем, и именно данных подход применяется при проектировании информационной системы.

Техническое обеспечение по своему составу и функциональным возможностям включает:

– средства вычислительной техники;

– средства коммуникационной техники;

– средства организационной техники.

Средства вычислительной техники включает в себя рабочие станции и периферийное оборудование.

Для функционирования разрабатываемой ЭИС требуются несколько клиентских компьютеров (по числу пользователей) и сервер для размещения базы данных (базу данных можно разместить и на одном из клиентских компьютеров, но при этом возможно снижение ее производительности).