Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Контроль поставок товара (АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Многие компании сталкиваются с необходимостью предоставления услуг по поставке товара в различные точки. Это может потребоваться для перемещения товаров между складами, организации поставки товаров покупателям и партнерам. Повышение качества и скорости поставки повышает привлекательность организации в глазах клиентов и, в конечном итоге, увеличивает прибыль.

В связи с этим на сегодняшний день многие компании создают собственные службы поставки либо отделы логистики. В функции этих подразделений входит:

• организация транспортировки грузов;
• распределение загрузки транспорта наиболее близким к оптимальному способом;
• формирование единиц хранения;
• организация складских территорий.

В данной работе рассматриваются функции отдела контроля поставок товара, связанные с организацией транспортировки грузов. Эта часть их обязанностей требует наибольших затрат времени. Для упрощения работы отдела логистики необходимо автоматизировать данный бизнес-процесс.

Теоретическая значимость работы заключается в выработке методик для автоматизации бизнес-процессов отдела контроля поставок товара.

Практическая значимость работы заключается в разработке подсистемы управления контроля поставкой товара и внедрения информационной системы в практику организации.

Объектом рассмотрения является организация, которая занимается поставкой печатных изданий до распространителей. В организации установлен программный комплекс «1С:Предприятие 8. Бухгалтерия предприятия», который является многофункциональной системой, включающей в себя решение множества задач, и предназначен для автоматизации оперативного, бухгалтерского и управленческого учета. Система 1С автоматизирует и естественно облегчает часть рутинных и трудоемких процессов в сфере ведения бухгалтерского и управленческого учета. Что касается организации учета управления поставки в данной организации, то этот вопрос в «1С:Предприятие 8. Бухгалтерия предприятия» остается до конца нерешенным, и требует больших человеческих ресурсов и времени, поскольку частично идет формирование операций и документации вручную.

Предмет исследования – компьютеризированные системы управления, предназначенные для автоматизации логистической деятельности организации.

Целью данной выпускной квалификационной работы является разработка подсистемы контроля поставок товара, автоматизирующей работу отдела логистики, с возможностью интеграции в различные конфигурации «1С: Предприятия 8».

Для достижения поставленной цели были сформулированы задачи:

• изучить особенности предметной области;
• проанализировать рынок имеющихся программных решений;
• сформулировать требования к разрабатываемой подсистеме «Управление контроля поставок товара»;
• разработать подсистему «Управление контроля поставок товара».

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

1 ГЛАВА. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Основными задачами логистических процессов является обеспечение транспортировки и хранения ресурсов. В связи с этим различаются и обязанности логиста. Так, логист в сфере складского хранения организует деятельность складских комплексов и терминалов, определяет порядок размещения и хранения товарно-материальных ценностей (ТМЦ), формирует схему его обработки. Кроме того, на нем лежат обязанности по обеспечению эффективного использования складских площадей. Транспортный логист или диспетчер планирует маршруты и порядок перевозки грузов, подготавливает все необходимые документы для транспортировки, осуществляет контроль над процессами перевозок. Выделение таких функций позволяет максимизировать качество выполняемых диспетчером работ и минимизировать затраты, связанные с непрофессионализмом.

Функции, выполняемые отделом логистики, отражены на схеме (рис. 1).

Рис. 1. Функции отдела контроля поставок

По мнению некоторых ученых, логистический цикл заказов
представляется в виде схемы (рис. 2).

Рис. 2. Составляющие общего логистического цикла заказов

Приведенные выше процессы, несмотря на свою визуальную простоту, достаточно сложны и трудозатратны. Однако большинство предприятий старается минимизировать затраты на логистические службы и подразделения. Таким образом, возникает необходимость в автоматизации бизнес-процессов отдела логистики с целью повышения эффективности работы логиста и сокращения затрат. Одним из наиболее трудоемких участков является работа диспетчера, в связи с чем было принято решение о разработке программного продукта, автоматизирующего обработку заявок на поставку товаров, мониторинга, а также расчет маршрута поставки.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Существующие бизнес-процессы вытекают из набора деловых связей, обозначенных в организационной структуре компании.

Учитывая специфику деятельности каждого подразделения, основные бизнес-процессы будут выглядеть следующим образом:

• Прием менеджером по работе с клиентами и партнерами (реже – директором отдела) заявки от клиентов и/или партнеров по телефону, или по общей корпоративной почте, уточнение запроса и выявление существенных нюансов (сроков исполнения, важные параметры, расчет и согласование стоимости услуг и т.д.);
• Определение менеджером специалиста, ранее работавшим с клиентом/партнером по запрашиваемому виду услуг;
• Формирование менеджером и пересылка в электронном виде заявки клиента/партнера с указанием условий технического задания начальнику соответствующего подразделения и идентифицированному специалисту – в случае осуществления ранее аналогичных работ, только начальнику соответствующего подразделения – в случае первичного обращения по услуге, с пометкой «первая услуга»;
• В случае первичного обращения по услуге – определение начальником департамента специалиста, которому будет поручено выполнение заявки и направка заявки специалисту с указанием менеджера, направившего эту заявку, а также ответ менеджеру с указанием принятого решения по определению ответственного специалиста;
• Отправка менеджеру специалистом подтверждения о получении заявки с указанием факта готовности ее исполнения (готов/не готов), с указанием объяснительных причин – в случае неготовности исполнения;
• В случае неготовности исполнения специалистом заявки – отправка менеджером клиенту запроса о согласии на прохождение повторного цикла заявки с указанием объяснительных причин несостоятельности первого цикла и описанием предлагаемых условий прохождения повторного цикла;
• В случае отказа клиента о прохождении повторного цикла заявки – закрытие заявки;
• В случае согласия клиента на прохождение повторного цикла заявки – направление менеджером повторной заявки специалисту;
• В случае готовности исполнения специалистом заявки или в случае согласия клиента на прохождение повторного цикла заявки – исполнение заявки специалистом по схеме утвержденного технического задания;
• Мониторинг менеджером сроков исполнения заявки и существенных условий технического задания;
• Мониторинг начальником соответствующего подразделения сроков, существенных условий и профессионального качества выполнения технического задания;
• Отправка специалистом результата выполнения заявки начальнику соответствующего подразделения и менеджеру, от которого поступила заявка в отдел;
• Пересылка менеджером, принявшим заявку и получившим результат ее выполнения, результата и/или отчета об окончании выполнения работ/оказанию услуг клиенту/партнеру;
• В случае неудовлетворительного согласования результатов исполнения заявки, передача менеджером ответственности за устранение разногласий начальнику соответствующего подразделения с указанием претензий клиента и его контактов и уведомление менеджером директора по работе с клиентами и партнерами о факте конфликта интересов;
• В случае получения начальником подразделения результатов неудовлетворительного согласования исполнения заявки, под контролем директора по работе с клиентами и партнерами начальником соответствующего подразделения предпринимаются все меры по выявлению и устранению причин расхождения результатов от технического задания в случае ошибки специалиста и недостаточном контроле со стороны начальника подразделения – за счет штрафных санкций соответствующего отдела, в случае необоснованных претензий клиента/партнера – за счет клиента/партнера;
• В случае удовлетворительного согласования результатов исполнения заявки, выставление менеджером клиенту/партнеру счета на оплату;
• Контроль менеджером факта оплаты клиентом выполненных работ/оказанных услуг;
• Сбор и передача менеджером в бухгалтерию всех необходимых первичных документов от клиентов/партнеров;
• Добавление менеджером информации об исполненной заявке в сводный отчет о заявках, подлежащий представлению директору по работе с клиентами и партнерами;
• Закрытие заявки.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основным документом в рассматриваемой задаче является заявка клиента. Схема документооборота заявки приведена на рис. 3.

Рисунок 3. Схема документооборота

Существующий способ приема заявок способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения об общем количестве заявок, провести анализ основных причин возникновения проблемных вопросов у клиентов и проанализировать причины обращения.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.

Таблица 1. Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей (то есть непосредственную работу по решению проблем клиента и выработке необходимых мероприятии) остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Слабый контроль работы сотрудника.
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
• Усталость служащих - усиление негативного воздействия человеческого фактора.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве заявок, их видах, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.

В случае использования вычислительной техники данный процесс водится к просмотру заявки, оформленной на сайте компании и уже занесенной в базу данных по мере их поступления, поиск информации будет производится при задании необходимых параметров.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение играет одну из ключевых ролей. Поэтому менеджеры и специалисты должны уметь вырабатывать управленческие решения по его внедрению и развитию и применять их в масштабе предприятия или транспортно-логистической сети.

Основным побудительным мотивом применения логистических
информационных систем (ЛИС) является повышение производительности интегрированных систем, получение качественной информации на всех иерархических уровнях, существенное снижение совокупных затрат. Центральная идея звучит так: «Удачные фирмы имеют хорошие формальные и неформальные информационные системы, неудачные - тратят огромные суммы денег на компьютерные системы, но не знают, как правильно их использовать и выбирать информацию, которую эти системы должны содержать».

Классики интегрированной логистики Д. Бауэрсокс и Д. Клосс справедливо подчеркивают: «Фирмы с передовыми логистическими системами считают, что дешевле с помощью информации искать оптимальные решения, чем осуществлять неоптимальное перемещение запасов» [22].

Управление данными в ЛИС обеспечивает все виды операций, необходимых для исполнения заказов по транспортировке, контроля за операциями и оценки их эффективности. В результате информационного
обеспечения транспортной логистики (ИОТЛ) формируется два информационных потока:

• планирование и координация производственной, транспортной
  деятельности и размещение запасов;
• оперативная деятельность, связанная с управлением, транспор­тированием и грузопереработкой.