Файл: Проектирование реализация операций бизнес – процесса «Складской учет» ( Выбор комплекса автоматизации задач).pdf

Работа модуля «Приход товара» начинается с выбора пункта меню «Журнал прихода грузов» (рисунок 15). В раскрывшейся форме кладовщик жмет кнопку «Добавить», после это раскрывается форма «Ожидаемые грузы».

Рисунок 9 Блок-схема работы с формой «Ожидаемые грузы»

В форме «Ожидаемые грузы» (рисунок ) кладовщик выбирает запись, отвечающую поступившему товару, и жмет кнопку «Приемка». Если подходящая запись не обнаружена то, чтобы работа склада не приостанавливалась, кладовщик может завести все данные вручную, нажав кнопку «Новая». В обоих случаях раскроется форма «Приход». Если груз регистрируется на основе записи «Ожидаемые грузы», то большинство полей формы «Приход» будет наполнена данными, поступившими из отдела снабжения. Если же груз регистрируется через кнопку «Новая», то все данные придется завести вручную.

На рисунке 10 показана блок - схема заполнения приходной накладной при поступлении груза из списка ожидаемых грузов. При этом кладовщик заполняет только столбец «Количество мест», и при надобности может отредактировать значения «Количество» и «Цена». Прочие показатели приходной накладной заполняются автоматически.

Во время приемки по количеству (рисунок 33), кладовщик вводит действительное количество поступившего товара, а система автоматически подсчитывает расхождение с количеством по накладной, в абсолютных единицах и в процентах. Также, в форме «Приемка по количеству» кладовщик может дать описание повреждений упаковки товара, если таковые имеются; кроме этого можно фиксировать количество поврежденных упаковок. После завершения приемки по количеству товар приходуется на склад: если в таблице «Остатки» имеется запись для артикула, то поступившее количество товара прибавляется к остаткам, имеющимся на складе. Если в таблице «Остатки» нет данных по артикулу, то в таблицу «Остатки» прибавляется новая запись, в которой значение поля «Остаток» приравнивается поступившему числу товара.

Рисунок 10 Блок-схема регистрации прихода товара

Рисунок 11 Блок-схема приемки по количеству

Рисунок 12. Блок-схема приемки по качеству

2.8 Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим на примере работа с информационной системой при приемке и отгрузке товаров.

Кладовщик участка приемки заблаговременно до зачисления товара может просмотреть список ожидаемых поставок (рисунок 13), который импортируется с информационной системой отдела снабжения.

Рисунок 13. Список ожидаемых поставок

Затем после прихода товара, кладовщик выбирает соответствующую запись в списке ожидаемых грузов, и нажимает на кнопку «Приемка». Раскрывается окно «Приход» (рисунок 36). Часть параметров в этом окне копируется из таблицы ожидаемых поставок. Другие заполняются кладовщиком (количество мест, количество товара в одном месте).

Рисунок 14. Окно «Приход»

Соответствующие записи появляются в журнале прихода грузов (рисунок 18). Для каждого товара, зачислившегося по накладной, в журнале приемки грузов прибавляется новая строка. В журнале для вновь добавленных строк в столбцах «Поврежден» и «Качество» воспроизводится вопросительный знак. Это обозначает, что для этих партий товара не была еще проведена приемка по количеству и приемка по качеству.

Для каждого товара кладовщик обязан произвести приемку по количеству. Для этого кладовщик находит строку в журнале прихода грузов, и жмет кнопку «Приемка по количеству». Откроется окно «Приемка по количеству» (рисунок 16), в котором кладовщик заводит информацию о действительном количестве товара. Расхождение между фактическим количеством и количеством по документам в натуральных единицах и в процентах вычисляется автоматически. Затем кладовщик закрепляет в этом окне информацию о повреждениях упаковок товара, если есть.

Рисунок 15 Журнал прихода грузов

Рисунок 16 Окно «Приемка по количеству»

Если при приемке по количеству выявлены нарушения (расхождение больше 0 и встречаются записи в таблице повреждений), то в журнале прихода грузов в столбце «Поврежден» воспроизводится красный восклицательный знак. Если же нарушений не обнаружено, то в столбце «Поврежд.» отображается кнопка «ОК».

После того как сделана приемка по количеству, возникает возможность провести приемку по качеству (рисунок 14). Кнопка «Приемка по качеству» доступна только под учетной записью контролера сектора приемки по качеству.

Рисунок 17 Приемка по качеству

Если при приемке по качеству нарушений не обнаружено, то в столбце «Качество» журнала приемки грузов отображается «ОК». Если же обнаружены нарушения (расхождение больше 0), то в журнале прихода грузов в столбце «Качество» отражается красный восклицательный знак.

После приемки по количеству и качеству товара «Ручка пластиковая Х-8 белая» запись в журнале прихода грузов будет выглядеть как на рисунке 40, т.е. при приемке по численности кладовщиком были выявлены повреждения упаковки, но приемка по качеству показала, что изъянов товаров не обнаружено.

Заявки на отгрузку товаров поступают из отдела сбыта. На рисунке 18 представлено окно просмотра заявок, которое доступно кладовщику участка отгрузки.

Рисунок 18. Отражение в журнале прихода грузов результатов приемки по количеству и качеству

Для выбранной строки в таблице «Заказы» в нижней таблице отображаются заказанные товары (рисунок 19), а также добавочная информация об их наличии на складе. В разбираемом примере для комплектации заказа недостаточно товара «CD-R». Несмотря на то, что общее количество этих дисков на складе превышает заказанное, однако 1000 шт. зарезервирована за другими отделами.

Кладовщик участка отгрузки обязан решить эту ситуацию. Согласовав свои действия с менеджером отдела сбыта, кладовщик может снять резерв с отделов, либо отгрузить доступное количество товара, а именно 485 шт. в место заказанных 500.

Рисунок 19. Окно просмотра заявок на отгрузку

Для того чтобы просмотреть резервы по этому товару за отделами, надо открыть окно «Управление резервами» (рисунок 42). В этом окне отражается список отделов, за которыми значится резерв. Зарезервированное количество можно поменять, либо вовсе удалить резерв определенного отдела. Также в этом же окне есть возможность прибавить резерв.

Заключение

В курсовой работе была с проектирована автоматизированная информационная система для складского учета. В аналитической части были проанализированы:

- характеристики, существующие системы автоматизации бизнес-процессов;

- характеристики документооборота, возникающего при решении задачи

- потоки данных при решении задач.

Были обнаружены следующие несовершенства:

многократное дублирование одной и той же информации в разных документах;

малая оперативность при комплектации партии отгрузки, т.к. подбор подходящих партий товара для отгрузки исполняется вручную; неизбежные ошибки при комплектации заказов и «потеря» товара на складе, в следствии чего этот товар лишается актуальности;

большие затраты времени на составление отчетов;

высокая трудоемкость обработки информации;

Неполное и не результативное использование технических средств, существующих в наличии.

Для ликвидации этих недочетов была разработана задача для проектирования системы:

Проектируемая система обеспечивает функции приемки товаров от поставщиков, отгрузку товаров клиентам, функция управления складскими остатками, функция подготовки отчетов;

- проектируемая система обеспечивает взаимодействие с информационными системами таких отделов как сбыт, снабжение и бухгалтерия;

- учетные карточки материалов будет вестись в автоматическом режиме.

В проектной части курсовой работы спроектирована информационная модель, структурная схема пакета, состав справочников, исходных и результатных документов.

Приведены экраны формы для ввода первичной и условно - постоянной информации, формы результатных документов.

Разработано программное обеспечение: описана его архитектура, структура меню, структура базы данных, описаны программные модули.

Благодаря увеличению прозрачности склада, усовершенствуется управление запасами предприятия. Отделы снабжения и сбыта будут всегда иметь оперативную информацию со склада, а склад будет иметь предварительные данные о планируемых поставках и отгрузках. Кроме того, система даст возможность снизить трудо затраты при учете товарно-материальных ценностей в бухгалтерии