Файл: Проектирование реализация операций бизнес – процесса «Складской учет» ( Выбор комплекса автоматизации задач).pdf

Результативная работа современных предприятий полностью зависит от величины оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем. Современные производственные и сервисные технологии, производство продукции и услуг не возможны без информационных технологий, обеспечивающих потребности.

Информационные технологии дают возможность разумно распоряжаться всеми видами ресурсов предприятия. Материальные и финансовые ресурсы всегда ограничены, поэтому основным фактором успеха экономической деятельности является принятие правильного и своевременного решения о том, где и как надо их сосредоточить для достижения максимального эффекта. Именно своевременная и актуальная информация позволяет концентрировать ресурсы в нужное время и в нужном месте для реализации главных, приоритетных задач.

Целью данной курсовой работы является проектирование автоматизированной системы складского учета для эффективного управление складскими запасами позволяет не только дать своевременную и адекватную информацию о запасах и исполнении заказов, но и увеличить обороты и прибыльность компании. сократить уровень складских запасов и их потери, и в то же время избегая их дефицита, улучшить обслуживание заказчиков. Задачами данной курсовой работы являются: разработка модели бизнес-процессов складских операций и раскрытие существующих бизнес-процессов обработки информации при приемке товаров на склад и отгрузке со склада; разработка постановки задачи автоматизации складского учета.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКА ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса автоматизации задач

Сегодняшние предприниматели всё чаще устремляют свои взгляд на рынок предоставления складских и логистических услуг. Это и немудрено – так как уровень жизни в нашей стране понемногу растёт, что и дает большинству гражданам возможность не экономить на складировании, а покупать такие услуги у профессионалов. Поэтому склад – это неплохой способ начать свое дело.

Склад может осуществлять три функции: Заказ, прием товаров, его хранение и отгрузку.

Формируемая программа предназначена для того чтобы автоматизировать складской учет. Она будет вести учет товаров, учёт поставщиков и формировать отчеты и документы.

В базе данных разрабатываемой программы будут содержаться сведения о товарах:

- код;

- название;

- группа товаров;

- единица измерения;

- цена;

Версии товара, характеризуются следующими параметрами:

- код;

- наименование;

Также в программе будет содержать данные о поставщиках:

- код поставщика;

- название организации;

- контактное лицо;

- ИНН;

- адрес организации;

Данные о сотрудниках будут охарактеризовать следующими параметрами:

- код сотрудника;

- ФИО;

- должность;

- дата приема;

- дата рождения;

- паспорт серия;

- паспорт номер;

- адрес;

- контактный телефон;

Содержится информация о складах:

- код склада;

- наименование.

В случае, когда сотрудник принимает заказ поставщика, будет формироваться приходная накладная, в котором указываются следующие данные:

- код заказа;

- дата поступления;

- сотрудник, принявший товар;

- поставщик;

- склад;

- название товаров;

- набор характеристик;

- количество;

- цена;

- итоговая сумма.

Если сотрудники отгружают товар, то формируется расходная накладная, и в ней указываются следующие данные:

- код заказа;

- дата;

- склад;

- наименование товаров;

- набор свойств;

- количество;

- цена;

- сумма.

Когда сотрудник склада пожелает пополнить количество товаров на складе, то будет формировать документ «заказ на склад» где будут указаны:

- код;

- дата заказа;

- дата исполнения;

- Сотрудник;

- название товаров;

- набор характеристик;

- численность;

- цена;

- итоговая сумма.

В случае, когда сотрудник получил уведомление о заказе на склад, он договаривается с поставщиками о поставке и формируется документ «Заказ поставщику»:

- код;

- текущая дата;

- дата поставки;

- поставщик;

- объект основание;

- наименование товаров;

- количество;

- единица измерения;

Сотрудники благодаря данному программному продукту могут решать следующие задачи:

- регистрировать поставщиков;

- добавлять и удалять данные о товарах;

- составлять приходные и расходные накладные ;

- вести учет товаров в целом;

- просматривать отчеты о движениях товаров.

1.2 Характеристика существующих бизнес – процессов

Процесс - это неизменная и целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов занятия, которая соответствует обусловленной технологии видоизменяет входы в выходы, которые имеют ценность для потребителя, и является отображением стандарта ИСА 9000 : 2000 и располагает довольно большими общее понятиями.

Вместе с тем само понятие технологии располагает расхождением с мнением оператора системы, которое, например, употребляется в системном анализе. Этаким образом, употребление системного подхода сравнительного определения системы БП приводит к необходимости более подробного толкования БП как объекта самой организации и как предмета управления с точки зрения субъектов трансформаций и видов ресурсов, которые в них применяются для приобретения результата БП. Для управления процессом или БП необходимо поставить цель, руководителя согласно, стандарта БП, ресурсы, входы, которые обращаются в выходы, и информационные потоки.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Метод создания организационной структуры содержит в себе формулировку целей и задач, установление состава подразделений, их ресурсное обеспечение (включая количество сотрудников), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые реализовываются в организационной системе управления.

Весь этот процесс можно сформировать по трем крупным ступеням:

Создание совместной структурной схемы во всех случаях имеет принципиальный смысл, так как при этом обусловливаются основные характеристики организации, а также назначения, по которым должно быть реализовано более основательное проектирование, как организационной структуры, и самых важных аспектов системы (способность переработки информации).

Проектирование основных количественного состава подразделений и согласованности между ними – заключается в том, что предусматривалась реализация организационных решений не только в целом крупным линейно-функциональным, но и самостоятельных (базовых) подразделений аппарата управления, разделения конкретных задач между ними, и осуществление внутри организационных связей. Под базовыми подразделениями уясняются независимые структурные единицы (сектора, отделы), на которые организационно распределяются линейно - функциональные и программные целевые подсистемы. Базовые подразделения могут располагать своей внутренней структурой.

Основные правила организационной структуры – содержат в себя разработку качественных характеристик аппарата управления и процедуры управленческой деятельности.

Она включает: атрибут состава внутренних элементов базовых подразделений (должностей); установление проектной численности подразделений; разделение задач и работ между конкретными исполнителями; определение ответственности за их выполнение и нарушение; разработка процедур выполнения управленческих работ в подразделениях; расчёты по затратам на управление, показателям результативности аппарата управления в условиях проектированной организационной структуры.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, разнообразных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Информационное обеспечение рассматриваемой задачи включает: в не машинное обеспечение (входные и выходные документы, классификаторы, справочники), и внутри машинное обеспечение (условно-постоянная, промежуточная и результатная информация в базе данных системы).

1) Выходные и входные документы. Входными документами системы является приходная накладная и накладная на внутреннее перемещение. Выходными документами являются: журнал прихода, журнал отгрузок, отчет по качеству, отчет по остаткам, отчет по инвентаризации, отчет. За основу форм документов заимствуются бланки, применяемые на предприятии. Их нужно рассмотреть, оценить полноту содержащейся в них информации, и применить при проектировании системы.

2) Экранные формы. Для видения диалога с пользователем допустимы следующие способы: диалог типа «Вопрос - ответ»; диалог типа «Меню», диалог на основе экранных форм. Для каждого из входных документов будет формироваться экранные формы для ввода первичной информации. При этом надо обеспечить соответствие макета экранной формы форме входного документа. Но не обязательно, чтобы внешний вид этих форм был идентичным, но все заводимые элементы данных обязаны размещаться в том же безусловном порядке и иметь такой же формат, что и в заключительном документе. Результатная информация должна отражаться на экранных формах в соответствии с формой выходного документа, т.е. на основе применения комбинированной формы с трех зонным месторасположением реквизитов и многострочной содержательной частью. Условно - постоянная информация будет содержаться в справочниках. В системе понадобятся следующие справочники:

- Справочник «Единицы измерения»;

- Справочник «Категории товаров»;

- Справочник «Группы товаров»;

- Справочник «Номенклатура»; - Справочник «Поставщики»; - Справочник «Клиенты»;

- Справочник «Должности»

; - Справочник «Сотрудники»; - Справочник «Отделы»;

- Справочник «Дефекты»;

- Справочник «Перечни дефектов».

Конфигурации для ввода справочников должны разрешать просматривать, добавлять, редактировать, удалять записи. При проектировании макетов форм ввода справочников используем анкетную форму местоположения реквизитов, удобную для ввода и актуализации справочников. Для ввода первичной информации потребуются следующие формы:

- Приходная накладная;

- Накладная на внутреннее перемещение;

- Приемка по количеству;

- Приемка по качеству;

- Инвентаризация;

- Управление резервом. Формы «Приходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приемка по количеству», «Приемка по качеству», «Инвентаризация» представляют собой экранные формы анкетного типа и обеспечивают ввод данных согласно реквизитам документов.

Для формы «Управление резервом» необходимо употребить диалог типа «меню», в котором пользователь устанавливает, каким будет его следующий шаг. В данной форме надо предусмотреть возможность выбора товара, наличествующего на складе.

Все экранные формы должны быть удобными, понятными, эргономичными. Общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих утомления пользователя. Цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, будет различаться от цвета информационной части. Каждое поле надлежит снабдить подсказкой, которая будет выводиться на экран при ошибочных действиях пользователя. Должна быть обеспечена возможность исправления ошибок во введенных данных.

3) Информационная база. Основным компонентом информационного обеспечения является информационная база, представляющая собой сформированную определенным способом совокупность данных, сохраняемых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач. Имеются следующие способы организации информационной базы: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, сформированная на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, то есть системы управления базами данных (СУБД). Локальные файлы обеспечивают более быстрое время обработки данных, но все-таки при таком способе организации информационной базы в информационной системе имеется высокая степень дублирования данных, несогласованность данных, отсутствие гибкости доступа к информации. Интегрированная база данных – это совокупность взаимосвязанных, содержащихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает наилучшее их использование в разнообразных приложениях. Для решения проектируемой программы требуется интегрированная база данных, в которой будут взаимосвязаны данные, попадающие как с участка приемки, так и с участка отгрузки склада. Важнейшими способами организации базы данных являются создание централизованных и распределенных баз данных.