Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с клиентами» (Характеристика документооборота).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования.

Автоматизация всех сфер жизнедеятельности общества на сегодняшний день становится все более масштабной и широкой. Автоматизация позволяет людям удовлетворять самые разнообразные потребности, затрачивая минимальное количество времени, сил и средств.

Современные реалии таковы, что автоматизация является важнейшим условием выживания всего человечества. Ведь именно автоматизация позволит более экономно расходовать ресурсы планеты в мировом масштабе и ресурсы каждого домохозяйства в масштабе одной семьи.

На сегодняшний день автоматизация проникла во все сферы жизнедеятельности общества. Торговля и управление взаиморасчетами с клиентами не явились исключением.

Управление политикой работы с клиентами требует автоматизации для того, чтобы быть постоянно в курсе всей ситуации, которая складывается на сегодняшний день. Автоматизация в сфере политики управления клиентами позволит более оперативно реагировать на возникающие проблемы между клиентами и продавцами.

Автоматизировать на сегодняшний день можно все, что угодно. Это касается и базы данных клиентов, а также основных характеристик бизнес- процессов, которые происходят на предприятии. Бухгалтерский учет на предприятии уже немыслимо представить себе без автоматизации, хотя всего лишь совсем недавно все операции совершались вручную.

Таким образом, этим и определяется актуальность выбранной темы, так как без автоматизации данных о клиентах невозможна эффективная работа сотрудников отдела маркетинга.

Цель курсовой работы – разработка программы для работника отдела маркетинга, которая позволит снизить и оперативной управлять дебиторской задолженностью данного предприятия.

Для достижения данной цели необходимо решение следующих задач:

• Описать документооборот на предприятию;
• Описать бизнес-процессы;
• Обосновать проектные решения по информационному обеспечению;
• Обосновать проектные решения по программному обеспечению;
• Описать информационную модель программы;
• Описать программное обеспечение;
• А так же описать пример реализации программы.

Объектом исследования данной курсовой работы является предприятия торгового направления. Предметом исследования выступает процесс документооборота.

Работа состоит из введения, двух глав («Аналитическая часть», «Проектная часть»), заключения и списка использованной литературы.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.

Необходимость автоматизации процесса управления дебиторской задолженностью возникла в результате искаженной информации, т.к. информация принималась по телефону, а она в свою очередь может быть принята не верно из-за помех радио-сети (телефонная связь) не правильно услышав наименование товара или количества, или не работала телефонная связь и заявка была получена не своевременно. Заявка записывалась на лист, который не является документом и за него ни кто не несет ответственность.

При автоматизации требуется учитывать следующие требования:

- решение задач в установленные сроки;

- обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обработку данных;

- обеспечение достоверности обрабатываемой информации;

- наличие возможности обработки данных на ЭВМ.

Эти требования могут быть выполнены за счет нескольких факторов:

- сокращение числа операций, особенно ручных;

- разработка системы жесткого контроля вводимой информации;

- снижение объема обрабатываемых данных.

При обработке данных желательно использовать массивы нормативно-справочной информации. Это дает преимущества в скорости поиска, выбора, сортировки и т.д. При этом необходима возможность просмотра полученных результатов перед оформлением и передачей выходной информации.

Использование вычислительной техники при решении задач, описываемого в данной работе, обуславливается рядом факторов. Объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использовании вычислительной техники быстро и, что важно, корректно. При автоматизации процесса, позволит своевременно получать достоверную информацию о заказе, в короткие сроки сформировать заявку поставщику.

1.2. Характеристика существующих бизнес –процессов

Ежедневно или еженедельно, менеджер отдела маркетинга приходит в бухгалтерию предприятия, где получает соответствующую информацию по тому или иному поставщику.

Если бухгалтер занят, или не находится на рабочем месте, то получение информации сотрудников отдела маркетинга является проблематичным.

Рассмотрим, в каком виде сотрудник предприятия получает информацию о дебиторской задолженности из бухгалтерии предприятия.

Таблица 1 – Ведомость дебиторской задолженности на 30.11.2016 года

Данная ведомость распечатывается только для одного сотрудника отдела маркетинга.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Документооборот, который возникает на сегодняшний день на предприятии, можно отнести к ручному виду. Ежедневно или еженедельно, менеджер отдела маркетинга приходит в бухгалтерию предприятия, где получает соответствующую информацию по тому или иному поставщику.

Конечно, подобный документооборот является архаичным для современного бизнеса.

Для эффективной работы и управления дебиторской задолженностью необходима автоматизация данного процесса.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Понятие информационного обеспечения возникло с созданием автоматизированных систем управления (АСУ).

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного , которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного , которое включает системы классификации и кодирования оперативных документов, нормативно-справочной информации (НСИ)^[1].

Одно из важных требований к информационному обеспечению - это достоверность данных информационной базы.

Необходимая достоверность данных в информационных базах обеспечивается высокой степенью контроля на всех стадиях работы с данными.

Особенности технологии обработки данных связаны с такими факторами, как: функционирование в режиме диалога с пользователем, наличие накопителей информации, исключение бумажных технологий для обработки информации.

Благодаря диалоговому режиму отсутствует четко установленная заранее последовательность операций по обработке данных.

В состав технологических операций входят:

-   загрузка программы;

-   ввод данных;

-   контроль информации и возможность корректировки;

-   справочно-информационное обслуживание;

-   формирование информационных массивов;

-   вывод информации.

Существует несколько способов регистрации первичной информации:

-   документальный;

-   документальный с регистрацией на машинном носителе;

-   автоматический.

В основе диалогового режима лежит динамическое взаимодействие машины и человека посредством приема и передачи данных через устройства ввода/вывода. При диалоговом режиме обеспечивается поиск необходимой информации, быстрая обработка команд, сообщений, активное воздействие пользователя на ход обработки данных.

Организация диалога осуществляется посредством установки связей между данными, которые представляют собой информационные модели.

По способу установления связей между данными различают реляционную, иерархическую и сетевую модели. Реляционная модель является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблиц. Иерархическая и сетевая модели предполагают наличие связей между данными, имеющими какой-либо общий признак.

В настоящее время реляционные системы лучше соответствуют техническим возможностям персональных компьютеров. Скоростные характеристики этих СУБД поддерживаются специальными средствами ускоренного доступа к информации - индексирование баз данных.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Система программирования Delphi версии 7 фирмы Enterprise (Borland) предоставляет наиболее широкие возможности для программирования приложений ОС Windows^[2].

Delphi – это продукт Borland International для быстрого создания приложений. Процесс создания интерфейса будущей программы напоминает забаву с игровым компьютерным конструктором. Поэтому RAD-среды еще называют визуальными средами разработки: какими мы видим рабочие и диалоговые окна программы при проектировании, такими они и будут, когда программа заработает.

Высокопроизводительный инструмент визуального построения приложений включает в себя настоящий компилятор кода и предоставляет средства визуального программирования, несколько похожие на те, что можно обнаружить в Microsoft Visual Basic (она не является RAD-системой) или в других инструментах визуального проектирования. В основе Delphi лежит язык Object Pascal, который является расширением объектно-ориентированного языка Pascal. В Delphi также входят локальный SQL-сервер, генераторы отчетов, библиотеки визуальных компонентов, и прочее, необходимое для того, чтобы чувствовать себя совершенно уверенным при профессиональной разработке информационных систем или просто программ для Windows-среды.

Прежде всего Delphi предназначен для профессиональных разработчиков, желающих очень быстро разрабатывать приложения в архитектуре клиент-сервер. Delphi производит небольшие по размерам высокоэффективные исполняемые модули (.exe и .dll), поэтому в Delphi должны быть, прежде всего, заинтересованы те, кто разрабатывает продукты на продажу. С другой стороны небольшие по размерам и быстро исполняемые модули означают, что требования к клиентским рабочим местам существенно снижаются – это имеет немаловажное значение и для конечных пользователей^[3].

Преимущества Delphi по сравнению с аналогичными программными продуктами.

– быстрота разработки приложения (RAD);

– высокая производительность разработанного приложения;

– низкие требования разработанного приложения к ресурсам компьютера;

– наращиваемость за счет встраивания новых компонент и инструментов в среду Delphi;

– возможность разработки новых компонентов и инструментов собственными средствами Delphi (существующие компоненты и инструменты доступны в исходных кодах);

– удачная проработка иерархии объектов.

Система программирования Delphi рассчитана на программирование различных приложений и предоставляет большое количество компонентов для этого. К тому же работодателей интересует, прежде всего, скорость и качество создания программ, а эти характеристики может обеспечить только среда визуального проектирования, способная взять на себя значительные объемы рутинной работы по подготовке приложений, а также согласовать деятельность группы постановщиков, кодировщиков, тестеров и технических писателей. Возможности Delphi полностью отвечают подобным требованиям и подходят для создания систем любой сложности.