Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с клиентами» (Характеристика документооборота).pdf

Основным конкурентом Borland Delphi 7 является её родной брат – RAD-среда Borland C++ Builder, технология работы с которой полностью совпадает с технологией, принятой в Delphi 7. Только в Delphi программный код пишется на языке программирования Паскаль, точнее на его объектно-ориентированной версии ObjectPascal, а не на языке C++^[4].

Для того чтобы обосновать, почему наш выбор остановился на Borland Delphi 7, достаточно просто перечислить некоторые недостатки языка С++ по сравнению с ObjectPascal:

1. Надо делать много инициализации (регистрировать класс окна, организовывать цикл обработки сообщений, создавать оконную функцию, пиктограмму и прочее…) и частично быть системным программистом. На Delphi-же системное программирование уже встроено и инициализация работает по умолчанию, поэтому программист главный упор делает на своих алгоритмах, а не на организации вспомогательных работ.

2. Значительно большая, по сравнению с Object Pascal, сложность языка, даже, несмотря на компактность кода, возникают сложности в его восприятии.

3. Одна особенность языка С++ очень портит этот язык - он чувствителен к регистру символов, т.е. переменная A и переменная a - это разные переменные.

4. В Delphi классы (объекты) могут располагаться только в динамической памяти, а в C++ в любой памяти (статическая, стек, динамическая). Это добавляет безопасности программирования в Delphi.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

В данном разделе будет рассмотрена, каким образом необходимо создать проектную составляющую автоматизации и проектировании выбранного бизнес – процесса.

В данной проектной части предполагается создать такое программное обеспечение, которое призвано облегчить доступ к необходимой информации менеджерам предприятия, которые работают с теми или иными дебиторами. Программа позволит видеть им текущий уровень дебиторской задолженности клиентов предприятия и принимать соответствующие решения.

Информационная модель будет представлена таким образом, чтобы отражать информацию о данных клиентов, а также такой составляющей, как уровень их дебиторской задолженности на 1 число соответствующего месяца. Графически представим информационную модель на рисунке 1.

Наименование клиента

Сумма дебиторской задолженности в рублях

Рисунок 1 – Информационная модель бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами»

Информационная модель выбранного бизнес – процесса будет представлена следующим образом:

Будет создана специальная форма, которая будет отражать не только наименование клиента, но и текущий уровень дебиторской задолженности. Это является важнейшей составляющей в политике работы с клиентами, а также предоставления им коммерческих кредитов. Видя уровень текущей дебиторской задолженности можно приостановить поставку товаров или продукции, если она слишком высока, и наблюдается некоторая недисциплинированность со стороны клиента. В случае, если дебиторская задолженность будет мала, то предприятие может принять решении о предоставлении коммерческого кредита данного клиенту.

Таким образом, в данном разделе была рассмотрена информационная модель выбранного бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами».

2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Любая информационная модель не может быть создана без информации.

Нормативно – справочной информацией информационной модели «Взаиморасчеты с клиентами» являются данные бухгалтерии предприятия, на основании данных которой и будет создаваться данная программа. Именно из данных бухгалтерии предприятия будет взята справочная информация, как о поставщиках, так и о текущей дебиторской задолженности на определенный день соответствующего месяца. Нормативно-справочная информация создается бухгалтерами предприятия, так как в их обязанности входит внесение данных по налоговым накладным поставкам, покупкам товара, оприходования и выбытия товара. Также именно в бухгалтерии предприятия формируются данные о погашении дебиторской задолженности посредством наличного расчета в кассе предприятия или посредством безналичного расчета через расчетный счет.

Следует отметить, что данная информация является конфиденциальной для других отделов предприятия, и может быть выдана сотрудниками бухгалтерии только в соответствии с приказом генерального директора.

Создание программы для менеджера, которая позволит видеть текущий уровень дебиторской задолженности также должен быть согласован с генеральным директором данного предприятия.

Входная информация представляет собой ту информацию, которую должен ввести сотрудника отдела маркетинга, то есть тот, кто будет контролировать дебиторскую задолженность клиентов данного предприятия. Полномочия менеджера ограничены, и входная информация для него ограничивается вводом данных, необходимых для поиска. Остальную входную информацию будут вносить бухгалтера у себя в программе. Связь, которая будет создана между базой данных бухгалтерии и программой «Дебиторы» позволит менять входную информацию в автоматическом режиме.

Оперативная информация представлена информацией, которая отображается созданной программой. Это наименование клиента и сумма дебиторской задолженности, которую данный клиент должен предприятии. На основании оперативной информации менеджер предприятия принимает решение о дальнейших действиях, которые могут быть следующие:

- представление коммерческого кредита в случае полного или частичного погашения части дебиторской задолженности.

- отказ в покупке клиентом товаров в кредит.

- подача искового заявления в судебные органы, в случае, если дебитор неоднократно получает уведомления и требования погашать дебиторскую задолженность, но систематически и постоянно игнорирует их.

Таким образом, в разделе была рассмотрена нормативно-справочная информация, входная информация и ее сущность. Также рассмотрены основные части оперативной информации и определено, каким образом, данные виды информации будут выявляться в создаваемой программе.

2.3 Характеристика результатной информации

В результате работы созданной программы создается результатная или результирующая информация.

В случае данной автоматизации бизнес – процесса результирующей информацией является сумма дебиторской задолженности по выбранному клиенту.

Для того, чтобы получить результирующую информацию, сотрудник и оператор данной программы должен нажать на следующие кнопки:

Рисунок 2 – Окно для ввода входной информации и для получения результирующей информации

Окно «Наименование клиента» предназначено для отображения наименования клиента, за деятельность в рамках предприятия которого ответственен менеджер данного предприятия.

Окно «Сумма дебиторской задолженности в рублях» предназначено для отображения информации о сумме дебиторской задолженности по данному клиенту.

Кнопка «Поиск», а также расположенное под ним пустое поле предполагает ввод данных для осуществления поиска необходимого клиента.

Кнопка «Поиск дебитора» активирует заданный поиск.

Кнопка «Выход из программы» предполагает выход из программы, когда это необходимо.

Таким образом, в разделе была рассмотрена результирующая информация, полученная в ходе реализации проекта.

2.4 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Данная программа разрабатывается для сотрудника отдела маркетинга предприятия, так как в его функциональные обязанности входит контроль уровня дебиторской задолженности клиентов.

Работа с любой программой предполагает соблюдение определенного набора действий, то есть алгоритма. Данный алгоритм работы с программой, то есть набор последовательных действий называется деревом функций. Дерево функции имеет последовательную, то есть иерархическую структуру. Дерево функций предполагает следующую последовательность действия:

1. Вход в программу или начало работы с программой.
2. Работа со справочником, то есть поиск клиента.
3. Проверка результирующей информации с выделением соответствующих выводов и принятия соответствующих решений.
4. Выход из программы.
5. Дерево функций представим в виде рисунка 3.

Вход в программу и начало работы с программой

Работа со справочником, то есть ввод наименования клиента

Проверка результирующей информации с выделением соответствующих выводов и принятия соответствующих решений

Выход из программы и завершение работы с ней

Рисунок 3 – Дерево функций для программы автоматизации бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами»

Далее представим сценарий диалога со справочниками БД.

Работа с базой данных

Выбор справочника

Выбор действия

Выход из программы и завершение работы с ней

Рисунок 4 – Сценарий диалога для программы автоматизации бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами»

Таким образом, было рассмотрено дерево функций и сценарий диалога для создаваемой программы автоматизации бизнес-процесса «Взаиморасчеты с клиентами».

2.5 Характеристика базы данных

База данных, которая будет использована для написания программы «Дебиторы», создается в MICROSOFT ACCESS. Данное программное обеспечение очень удобно, позволяет создавать таблицы в режиме конструктора.

Рисунок 5 – Начало работы с базой данных в MICROSOFT ACCESS: ее создание

База данных создается в режиме конструктора. Вводим наименования полей. Для создаваемой программы для менеджеров предприятия необходимо два вида информации: это наименование клиента и сумма дебиторской задолженности.

В поле «№ п/п» указываем тип данных «Счетчик». Он позволит автоматически считать клиентов.

В поле «Наименование клиента» указываем тип данных «Текстовый». Это предполагает, что в данном поле будут зафиксированы только текстовые символы, что вполне логично.

В поле «Сумма дебиторской задолженности в рублях» указываем тип данных «Денежный». Данный тип данных позволит правильно отображать денежные суммы дебиторской задолженности предприятия.

Рисунок 5 –Создание полей в базе данных в MICROSOFT ACCESS

База данных для проектируемой программы состоит из наименования клиентов, за деятельность которых отвечает тот или иной работник маркетинговой службы.

Готовая база данных выглядит следующим образом:

Рисунок 6 –Готовая база данных в MICROSOFT ACCESS «Дебиторы»

Рассматриваемая база данных состоит из основной таблицы, в котором отображены следующие данные:

- наименование предприятия, которое является клиентом анализируемого предприятия.

- сумма дебиторской задолженности в рублях, которую данный клиент должен погасить за закупленную продукцию.

Таким образом, была дана характеристика базе данных в MICROSOFT ACCESS, на основании которой и будет создаваться программа.

2.6 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Для того, чтобы представить структурную схему пакета, необходимо начать работу с программой и наглядным образом представить всю необходимую информацию.

Заходим в программу DELPHI 7.0, используя ярлык данной программы, которая находится на локальном диске С компьютера.