Файл: Защита информации в процессе переговоров и совещаний (Планирование мероприятий по защите конфиденциальной информации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Совещания и переговоры, в процессе проведения которых могут упоминаться сведения, составляющие тайну фирмы или ее партнеров, именуются обычно конфиденциальными. Разрешение на проведение таких совещаний и переговоров (далее по тексту - совещание) с приглашением представителей других организаций и фирм дает исключительно первый руководитель фирмы. Решение первого руководителя о предстоящем конфиденциальном совещании доводится до сведения руководителя службы конфиденциальной документации и начальника службы безопасности. Информация об этом решении фиксируется специально выделенным сотрудником службы конфиденциальной документации на карточке учета в целях дальнейшего контроля за подготовкой и проведением такого совещания.

Плановые и неплановые конфиденциальные совещания, проходящие без приглашения посторонних лиц, проводятся первым руководителем, его заместителями, ответственными исполнителями (главными специалистами по направлениям работы) с обязательным предварительным информированием руководителя службы конфиденциальной документации. По факту проведения таких совещаний в службе конфиденциальной документации заводится учетная карточка, в которой фиксируется состав рассмотренных вопросов, принятые решения и состав присутствовавших на каждом вопросе сотрудников фирмы.

Доступ сотрудников фирмы на любые конфиденциальные совещания осуществляется на основе действующей в фирме разрешительной системы. Приглашение на такие совещания лиц, не являющихся сотрудниками фирмы, допускается только в случае крайней необходимости их личного участия в обсуждении конкретного вопроса. Присутствие их при обсуждении других вопросов не разрешается.

Ответственность за обеспечение защиты конфиденциальной информации и сохранение тайны фирмы в ходе подготовки и проведения конфиденциального совещания несет руководитель, организующий данное совещание. Сотрудник службы конфиденциальной документации оказывает помощь руководителям и совместно со службой безопасности осуществляет контроль за перекрытием возможных организационных и технических каналов утечки информации.

Вышесказанное и определяет актуальность выбранной темы курсовой работы для исследования «Защита информации в процессе переговоров и совещаний».

Цель исследования состоит в анализе и оценке мероприятий, которые могут обеспечить достойный уровень защиты конфиденциальной информации в ходе проведения переговоров и совещаний делового характера.

Для достижения данной цели необходимо решение следующих задач:

1) Рассмотреть общие положения информационной безопасности при деловых дискуссиях.

2) Оценить угрозы безопасности при проведении переговоров и совещаний.

3) Оценить планирование мероприятий по защите информации на совещаниях.

4) Рассмотреть правила проведения переговоров с целью обеспечения информационной безопасности.

Объектом исследования является обеспечение информационной безопасности в ходе проведения деловых дискуссий и переговоров. Предметом исследования является исследование мер, которые направлены на защиту конфиденциальной информации в ходе деловых дискуссий.

Работа состоит из введения, двух глав («Обоснование необходимости защиты информации при проведении деловых совещаний и переговоров», «Мероприятия по защите информации в ходе деловых дискуссий»), заключения и библиографии.

ГЛАВА 1. Защита информации при проведении деловых совещаний и переговоров

Планирование мероприятий по защите конфиденциальной информации

Перед началом конфиденциального совещания сотрудник службы безопасности обязан убедиться в отсутствии в помещении аудио- и видеозаписывающих или передающих устройств и качественной работе средств технической защиты на всех возможных каналах утечки информации. Помещение должно быть оборудовано кондиционером, т.к. открытие окон, дверей в ходе совещания не допускается. Окна закрываются шторами, входная дверь оборудуется сигналом, оповещающим о ее неплотном закрытии. В целях звукоизоляции целесообразно иметь двойную дверь (тамбур) или зашторивать двери звукопоглощающей тканью.

Проведение совещания в других или неприспособленных помещениях фирмы (кроме кабинета первого руководителя) не разрешается^[1].

В помещении для проведения конфиденциальных совещаний не должны находиться приборы, оборудование и технические средства, которые непосредственно не используются для обеспечения хода совещания (например, телефоны городской сети, ПЭВМ, телевизионные и радиоприемники и др.). При необходимости они размещаются в соседней, изолированной комнате.

Аудио- и видеозапись конфиденциальных совещаний, фотографирование ведутся только по письменному указанию первого руководителя фирмы и осуществляются одним из сотрудников фирмы, готовивших совещание. Магнитный или фотографический носитель информации для этих целей выдается службой конфиденциальной документации под роспись в учетной форме и возвращается в службу по окончании рабочего дня.

Доступ участников конфиденциального совещания в помещение, в котором оно будет проводиться, осуществляет ответственный организатор совещания при участии службы безопасности в соответствии с утвержденным списком и предъявляемыми участниками персональными документами. Перед началом обсуждения каждого вопроса состав присутствующих корректируется. Нахождение (ожидание) в помещении лиц, в том числе сотрудников данной фирмы, не имеющих отношения к обсуждаемому вопросу, не разрешается.

Целесообразно, чтобы организовавший совещание руководитель перед его открытием напомнил участникам о необходимости сохранения коммерческой тайны и уточнил, какие конкретные сведения являются конфиденциальными на данном совещании.

Ход конфиденциального совещания документируется одним из готовивших его сотрудников или сотрудником службы конфиденциальной документации. На особо закрытых совещаниях эту работу выполняет непосредственно ответственный организатор совещания. Составляемый протокол (стенограмма) должен иметь гриф конфиденциальности необходимого уровня и оформляться в стенографической тетради, зарегистрированной в службе конфиденциальной документации^[2].

Целесообразность записи участниками хода совещания определяется руководителем, организовавшим совещание, исходя из содержания той информации, которая оглашается. Руководитель имеет право не разрешить участникам совещания вести какие-либо записи или санкционировать ведение этих записей на листах бумаги, зарегистрированных в службе конфиденциальной документации, с последующей сдачей их в эту службу и доставкой курьерами фирмы по месту работы участников совещания.

При необходимости вызова на проходящее совещание дополнительных лиц (экспертов, консультантов, представителей других фирм и организаций) факт их участия в совещании фиксируется в протоколе с указанием мотивов их вызова. Присутствие этих лиц на совещании ограничивается временем рассмотрения той ситуации, по которой они были вызваны.

Участникам конфиденциального совещания независимо от занимаемой должности и статуса на совещании не разрешается:

- вносить в помещение, в котором проводится совещание, фото-, кино-, видеоаппаратуру, компьютеры, магнитофоны, в том числе плееры, радиоприемники, радиотелефоны и другую аппаратуру, пользоваться ею;

- делать выписки из документов, используемых при решении вопросов на совещании и имеющих гриф ограничения доступа;

- обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в местах общего пользования^[3];

- информировать о совещании (вопросах повестки дня, составе участников, времени и месте проведения, ходе обсуждения вопросов, содержании решений и т.п.) любых лиц, не связанных с проведением данного совещания, в том числе сотрудников фирмы.

Участники совещания, замеченные в несанкционированной аудио- или видеозаписи или использовании средств связи, фотографировании, лишаются права дальнейшего присутствия на совещании. По факту составляется акт, копия которого направляется фирме, представителем которой является данное лицо, или передается первому руководителю фирмы — организатора совещания, если это лицо является сотрудником этой фирмы. Одновременно носитель несанкционированно записанной информации передается руководителю службы конфиденциальной документации для учета и хранения. Устройство записи возвращается владельцу.

В процессе совещания его участники не могут оглашать больший объем конфиденциальных сведений, чем это было установлено при подготовке совещания, или сообщать сведения, не относящиеся к обсуждаемому вопросу. Состав оглашаемых конфиденциальных сведений регламентируется руководителем, организовавшим совещание.

При проведении переговоров по заключению, продлению или прекращению какого-либо договора сотрудникам фирмы, участвующим в переговорах, не разрешается раскрывать стратегию и желаемые результаты переговоров, итоги аналогичных переговоров с другими партнерами. В процессе неофициальной части переговоров обсуждение вопросов, связанных с темой совещания, не допускается.

По окончании конфиденциального совещания помещение, в котором оно проходило, осматривается сотрудником службы безопасности, запирается, опечатывается и сдается под охрану^[4].

Документы, принятые на совещании, оформляются, подписываются, при необходимости размножаются и рассылаются (передаются) участникам совещания в соответствии с требованиями к работе с конфиденциальными документами фирмы. Все экземпляры этих документов должны иметь гриф ограничения доступа. Рассылать документы, содержащие строго конфиденциальную информацию не разрешается.

Следовательно, подготовка и проведение совещаний и переговоров по конфиденциальным вопросам, оформление их результатов связаны с выполнением ряда обязательных процедур, необходимых для правильной организации работы организаторов и участников этих мероприятий. При несоблюдении изложенных требований возникает серьезная опасность разглашения (утечки) ценных сведений и секретов фирмы, ее партнеров и клиентов.

Подготовку конфиденциального совещания осуществляет организующий его руководитель с привлечением сотрудников фирмы, допущенных к работе с конкретной конфиденциальной информацией, составляющей тайну фирмы или ее партнеров. Из числа этих сотрудников назначается ответственный организатор, планирующий и координирующий выполнение подготовительных мероприятий и проведение самого совещания.

В процессе подготовки конфиденциального совещания составляются программа проведения совещания, повестка дня, информационные материалы, проекты решений и список участников совещания по каждому вопросу повестки дня. Все документы, составляемые в процессе подготовки конфиденциального совещания, должны иметь гриф «Конфиденциально», составляться и обрабатываться с соответствии с требованиями инструкции по обработке и хранению конфиденциальных документов.

Документы (в том числе договоры, контракты и др.), предназначенные для раздачи участникам совещания, не должны иметь конфиденциальные сведения. Эта информация сообщается участникам совещания устно при обсуждении конкретного вопроса. Цифровые значения наиболее ценной информации (технические и технологические параметры, суммы, проценты, сроки, объемы и т. п.) в проектах решений и других документов не указываются или фиксируются в качестве общепринятого значения, характерного для сделок подобного рода и являющегося стартовой величиной при обсуждении. В проектах не должно быть развернутых обоснований предоставляемых льгот, скидок или лишения льгот тех или иных партнеров, клиентов. Документы, раздаваемые участникам совещания, не должны иметь гриф конфиденциальности^[5].

Список участников совещания составляется отдельно по каждому обсуждаемому вопросу. К участию в обсуждении вопроса привлекаются только те сотрудники фирмы, которые имеют непосредственное отношение к этому вопросу. Это правило касается и руководителей. В списке участников указываются фамилии, имена и отчества лиц, занимаемые должности, представляемые ими учреждения (фирмы) и наименования документов, подтверждающих их полномочия вести переговоры и принимать решения. Наименование представляемой фирмы может при необходимости заменяться ее условным обозначением.