Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Теоретические аспекты разработки регламента бизнес-процессов).pdf

Заканчивается первичная обработка документов распределением их на регистрируемые и нерегистрируемые. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие рассмотрения руководством и остальных, которые направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя директора, рассматривается его секретарём. Он регистрирует её и передает на рассмотрение руководителю. Обычно секретарь наделяется дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов. Для этого составляется классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это делается для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит его на контроль и вносит данные в «Учетно-контрольный реестр документов, требующих исполнения и ответа».

Регистрация документов является важнейшим этапом работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. Для работы с массивом документов создается информационно-поисковая система по всем документам предприятия, которая используется для контроля за исполнением документов и справочно-аналитических задач.

В настоящее время деятельность специалиста службы делопроизводства связана с большим объемом обрабатываемой информации. На практике ежедневно приходится формировать несколько десятков документов. Это приводит к высокой загрузке работника и требует больших временных затрат на ручную обработку информации. Следовательно, в службе делопроизводства существует реальная потребность автоматизации деятельности сотрудника по обработке документации.

Таким образом, необходимость создания автоматизированной системы делопроизводства, объясняется:

• сокращением временных затрат на формирование первичных документов;
• сокращением временных затрат на обработку информации и подготовку выходных документов;
• облегчением труда специалистов службы делопроизводства;
• сокращением текущих материальных затрат, связанных с приобретением канцтоваров и других расходных материалов;
• снижением ошибок ввода, т.е. повышением качества и оперативности оформления документов.

Владельцем процесса является директор.

Основным исполнителем процесса является секретарь директора.

2.2 Схемы управления процессов, схемы подпроцессов

Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации документов, требующих исполнения и ответа представлена на рисунках 2-10.

Рис.2.Контекстный уровень диаграммы IDEF0

Рис.3. Функциональная диаграмма обработки документов

Обработка документов характеризуется процессами приема и первичной обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов, предварительное рассмотрение документов, занесение данных в реестр документов, исполнение документов и их обработке, обработкой внутренних документов

Используются следующие активные объекты (механизмы)

• ответственный за делопроизводство (получатель);
• руководитель;
• исполнители.

Рис.4.Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка поступивших документов»

Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального исследования документов, формирования вывода о необходимости его регистрации или отсутствии такого вывода, а также регистрации документа, которая заключается в занесении сведений документа в книгу учета и проставлении штампа на самом документе.

Рис.5. Декомпозиция функции «Предварительное рассмотрение

документов»

Предварительное рассмотрение документов заключается в распределении поступивших документов, передаче их руководителю, который, рассматривая документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за их исполнение. При этом резолюции доводятся до исполнителей.

Обработка входящей документации состоит в занесении данных о документе в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче получателю, если его имя указано на документе. В противном случае документы передаются руководителю.

Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении данных о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее отправке.

Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации документа в реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте - отметке о получении документа для его выполнения и дальнейшем его выполнении, а обработка исполненных документов заключается в их учете (Рис.6).

Рис.6.Декомпозиция функции «Обработка входящей корреспонденции»

Рис.7. Декомпозиция функции «Обработка исходящей корреспонденции»

Рис.8. Занесение документа в реестр

Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований резолюции и докладе (отчете) об исполнении документа.

Рис.9. Исполнение документов

Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке правильности отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем внесения отметки.

Рис.10. Обработка исполненных документов

К внутренним документам относятся приказы и распоряжения. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

На основе проведенного выше анализа предметной области и информационных потребностей пользователя, можно выделить следующие автоматизируемые функции:

• ведение «Реестра документов, требующих исполнения и ответа»;
• ведение журналов входящей и исходящей корреспонденции;
• создание контрольно-регистрационных карточек, с указанием необходимых атрибутов и краткого содержания документа;
• формирование отчета «Просроченные документы»;
• поиск документа по его реквизитам;
• вывод на печать «Учетно-контрольного реестра документов, требующих исполнения и ответа» и отчетов;
• вывод на печать журналов входящей и исходящей корреспонденции.

2.3 Предлагаемые мероприятия по улучшению

В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия производятся специалистом без использования каких-либо средств автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную, что влечет за собой частое возникновение ошибок.

Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди описанных выше составляющих процесса учета движения являются подготовка отчетов и поиск информации по конкретному документу для определения его местоположения. Это вызвано большим количеством поступающих и формирующихся документов, что в итоге значительно затрудняет поиск информации в них. Сравнение основных операций при учете документов без применения средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и стоимостным затратам приведено в таблице 1 и таблице 2 (с учетом средней заработной платы сотрудника 25000 в месяц).

Таблица 1

Временные и стоимостные затрат при существующем варианте

Рис.11. Схема документооборота

Таблица 2

Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте

Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом время на внесение записей и подготовку и поиск информации значительно снизится, снизится также и количество неверных записей.

Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения автоматизированной системы документооборота меняется само содержание работы специалиста службы делопроизводства, в том числе и выполняемые операции.

При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452 минуты=7, 5 часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно, внедрение такой системы является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации расхода трудовых и стоимостных ресурсов.

Разрабатываемая система должна удовлетворять следующим требованиям:

• иметь систему регистрации пользователей;
• предоставлять пользователю полную информацию о документах;
• иметь удобную и быструю систему учета движения документов;
• возможность добавления, удаления и редактирования информации о документах.

2.4. Порядок внесения изменений

Автоматизация состоит из следующих этапов:

• формирование требований;
• проектирование;
• реализация;
• тестирование;
• ввод в действие;
• эксплуатация и сопровождение.

На предпроектной стадии необходимо провести системный анализ, включающий анализ функционирования и выявление недостатков существующей технологии. На основе выявленных недостатков формулируется потребность в совершенствовании системы, создается технико-экономическое обоснование проекта (ТЭО), формулируются технические условия и требования к ИС. Результаты должны быть оформлены в виде ТЗ (технического задания). Первый этап выполняется бизнес-аналитиком отдела, с привлечением сотрудников. Входную информацию бизнес-аналитик получает из интервью с сотрудниками, характеризующих существующие бизнес-процессы.

Следующий этап – проектирование ИС – включает в себя разработку в соответствии со сформулированными требованиями состава автоматизируемых функций (функциональная архитектура), состава обеспечивающих подсистем (системная архитектура), оформление технического проекта ИС. Входной информацией для проектирования является ТЗ. На этом этапе определяется состав программных подсистем и компонентов оборудования, составляются спецификации требований к компонентам ПО, определяется состав компонентов ПО (в том числе повторно используемых компонентов), интерфейсы с БД, структуры хранения данных, алгоритмы обработки информации, спецификации интерфейсов с другими системами автоматизации, требования к тестам. Данный этап является очень ответственным с точки зрения качества всей последующей разработки.