Файл: Особенности коммуникаций в организации (Межуровневые коммуникации в организациях).pdf

• конкретность. Получатель должен обеспечиваться конкретной информацией, после которой не возникают вопросы и человек не попадает в ситуацию фрустрации, не зная, что делать;

• описательность. Информация должна носить описательный, а не оценочный характер; содержать объективные сведения о том, что сделал человек, а не оценку его деятельности;

• полезность. Информация должна быть такой, чтобы работник смог ее использовать для улучшения своего труда, так как сам по себе работник не может что-либо исправить;

• своевременность. Чем быстрее воплощается оборотная связь, тем лучше, потому что сотрудник имеет возможность вернее вникнуть, что от него требуется;

• готовность. Для того чтобы обратная связь была эффективной, необходимо, чтобы работники были готовы ее поддерживать;

• ясность. Реципиент должен ясно понимать руководство. При этом и руководитель должен стремиться быть понятым;

• достоверность. Чтобы обратная связь была эффективной она должна быть надежной и достоверной.

Ситуация или проблема только усложняются, если руководитель оперирует неверной информацией, подчиненный может счесть, что к нему относятся предвзято и несправедливо. Правило искажения – продвигаясь по инстанциям снизу-вверх, информация искажается. Значение обратной связи. Как уже говорилось, очень желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Разумеется, обратная связь дает возможность начальнику определить, насколько эффективны его коммуникации и «уточнить передаваемый блок информации» в будущих коммуникациях. Семантика исследует метод применения слов и их смыслов, передаваемые словами. Так как слова (символы) имеют самые разные значения для многих людей, то, что некто собирается сообщить, некорректно будет истолковано и воспринято также, как и получателем информации. Смысловые вариации часто делаются причиной неправильного уяснения, так как во многих ситуациях вовсе не бесспорно точное значение, которое приписывается символу отправителем. Руководитель, говорящий подчиненному, что отчет представляется «адекватным», может иметь в виду, что он полон и отвечает цели. При этом подчиненный может дешифрировать слово «адекватный» в том смысле, что отчет зауряден и требует значительного улучшения. Символ не имеет неподражаемого неустранимого значения. Значение символа обнаруживается через опыт и модифицируется в связи контекстом, ситуацией, в которой применен символ. Так как у каждого индивида свой опыт и любой акт обмена информацией в некоторой мере является совершенно новой ситуацией, никто не может быть полностью уверен в том, что другое лицо придаст такое же значение символу, которое мы ему придали. Семантические преграды могут вызывать коммуникативные вопросы для компаний, работающих в интернациональной среде. Скажем, фирма «Дженерал Моторс», выбросив на латиноамериканский рынок модель «Чери Нова», не добилась предполагаемого уровня сбыта. Сделав исследование, компания к своему ужасу выяснила, что слово «нова» по-испански означает «она не едет»! Люди часто не могут найти слов, чтобы выразить свои чувства, или предпочитают не говорить о них. Любая коммуникация, осуществляемая без слов, считается невербальной коммуникацией. Сочиняете ли вы симфонию, зеваете, надеваете нелепую шляпу, смотрите кому-то в глаза или просто молчите – все это невербальные сообщения. Чувства, так же как информация, могут быть переданы при помощи одного или нескольких невербальных способов [3, с.18].

Психологи нашли, что известие, посланное на языке тела, действует на собеседника по дискуссии мощнее, чем вербальное. Например, в курьезном инциденте если граждан через слезы станет убеждать группу товарищей: «У меня всё отлично!», то они быстрее поверят его слезам, чем сочетаниям слов и фразам. 55% известий принимается через выражение лица, позы и жесты, 38% – через интонации и модуляции голоса и лишь 7% остается сочетаниям слов и фразам. Столь же информативна возможно одежда, она передает информацию находящимся вокруг о настроении, темпераментных впечатлениях и осмысленных действиях гражданина. Если же вам захочется выказать особенное отношение к столпившимся собравшись на официально публичном приеме людям, вы можете заслуженно прийти туда в теннисных шортах. вы практически формулируете личное отношение к человеку не столько своим нарядом и манерами, но и тем, какую дистанцию вы соблюдаете при общении с ним.

Различаются 4 зоны межличностного общения. Зона интимного общения (от полметра до непосредственно прямого телесного контакта). На таком отрезке длины, как правило, с общением контактируют влюблённо близкие, близкие давшие жизнь детям, слишком близкие товарищи по дружбе. Зона личного общения (от 0,5 м до 1,5 м). Границы той самой зоны различны дляразличных ситуации. Как правило, на таковой дальности пути с общением контактируют отлично не понаслышке знакомые компаньон и товарищ. Зона незначительно-показательного общения (от 1,5 м до 3 м). На такой дальности пути как правило ведутся деловые, а еще случайные и малозначимые беседы. Зона публично общественного общения (более 3 м). Если вы сидите в слишком большом зале и слушаете выступление оратора, то можно сказать, что вы попали в ситуацию публично общественного общения. Пространство, отделяющее вас от выступающего, и является зоной публично общественного общения. Главное значение в общении получает «обратная связь» – т.е. информация, содержащая некую реакцию на поведение партнеров по общению. Цель обратной связи заключается в оказании помощи другим гражданам в осмыслении того, как мы понимаем их поступки, как они влияют на наше поведение. Имеются некие правила, которые могут поднять эффективность обратной связи в ходе общения. Эти правила нужно знать любому руководителю, который в процессе своей работы всегда сталкивается с людьми – подчиненными, коллегами, вышестоящими начальниками [6, с.24].

• В замечаниях, которые вы выкладываете, следует затрагивать не личность, а качества поведения вашего партнера.

• Нужно больше говорить о наблюдениях, а не о заключениях. Наблюдения – это то, что вы видели и слышали, а заключения – это ваша интерпретация, ваши оценки, суждения. Не нужно создавать впечатления, что ваши выводы являются отражением объективной реальности.

• Не стоит высказываться в форме оценок, они не помогают лучшему пониманию в процессе общения.

• В ситуациях, которые имели место, старайтесь сосредоточить внимание на поступках недавнего времени, а не далекого прошлого.

• Следует давать как можно меньше советов. Лучше высказывать свои наблюдения, как бы делясь информацией и мыслями с партнерами.

• Бессмысленно критиковать особенности поведения или личности партнера по общению, на которые нет возможности повлиять.

• Для передачи нужной информации партнеру следует выбрать подобающую ситуацию и адекватную форму ее передачи.

2.2 Совершенствование коммуникаций в организациях

Способы и направления совершенствования: – регулирование информационных потоков (изучение информационных потоков); Руководители всех степеней должны передавать притязания в информации собственные, своих руководителей, коллег и подчиненных. Руководитель обязан учиться производить оценку, качественную и количественную стороны своих информационных притязаний, а также иных потребителей информации в организации. Он должен пытаться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Как будет указано ниже, информационные потребности в большой мере зависит от целей руководителя, выносимых им решений и характера признаков, оценка итогов его работы, а также его отдела и подчиненных. – создание систем сбора предложений с целью снабжения более легкого перехода и прохождения информации от нижнего уровня вверх и с целью устранения фильтрации [7, с.23].

Достижение актуальных на сегодня справочных уведомительных технических решений — управленческие уведомительные справочные системные конструкции; их с вопросами неоднозначная обстановка — оптимальная реорганизация ходов формирования процесса дел генерации, обработки и передачи коммуникационным данным. Данные системы заключают в себе умные вычислительные механические агрегаты, их программное обеспечение, обрабатываемые уведомительные справочные сведения, основной персонал и пользователей [4, с.20].

Почти все организации употребляют новейшие уведомительные справочные технические средства для улучшения хода формирования процесса дела внутренних коммуникаций. Примером служит подтвержденная фактически деятельность внедрения внутриорганизационных видеоконференций, возникновение страничек в Интернете по доступности применимых всем работникам, образование адресной сети электрической почты.

Современный конструктивный порядок индивидуальных телекоммуникационных услуг пользует цифровую компьютерную электронику, как метода передачи информационно справочных сведений, графических изображений и видеоматериалов. Прогрессивные телекоммуникационные технологии легкодоступны многим нынешним учреждениям: определители номера телефонного абонента, электронная почта, голосовые, интеллектуальные автоответчики, электронные доски объявлений и т.п. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Вес сотрудники приобретают при этом право активизировать идеи, относящиеся к совершенствованию любого аспекта работы аппарата. Цель подобных систем – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу-вверх. Часто такой конструктивный порядок реализуется в варианте ящиков для заявлений с предложениями, куда работники предприятия имеют все шансы анонимно подавать свои предложения. К сожалению, этот вариант не совсем эффективен, так как нередко не обнаруживается средство доказательства факта на рассмотрении обсуждения заявлений, как и склонение к побуждению работников, чьи советы пошли организации на выгоду [3, с. 41].

Программы, обеспечивающие такое склонение к побуждению и располагающие механическим приспособлением, объясняющим, вследствие чего та либо прочая внезапно пришедшая на ум мысль вводится во внедрение, позволяют работникам понять причины п Систему сбора предложений можно создать и по-иному. Организация может развернуть частную телефонную сеть, посредством которой можно и получать ответы на вопросы, например, о продвижении в должности, производить анонимные звонки. Иногда на линии работают менеджера, тут же откликающиеся на предопределяемые вопросы. Ответы следуют либо прямо сотрудникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене [9, с.63].

Другой способ системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. – совершенствование административных действий (сопровождение собраний, совещаний); Координирование информационного потока – только один пример из разнообразия действий руководителя по совершенствованию обмена информацией.

Есть и другие. Например, руководитель вправе практиковать кратковременные встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения будущих перемен, новых приоритетов, предоставление рабочего места и т.п. Руководитель может своему желанию выбрать вариант систематических встреч с привлечением всех подчиненных для рассмотрения тех же проблем. Большинство учреждений предлагают проведение работниками руководящего звена подобных еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать аналогичные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или сотрудниками. Все эти примеры по сути отображают роли контролера, распределителя и источника в информационном процессе по Минцбергу.

Планирование, воплощение с реализацией и контролем, формируют вспомогательные возможности управленческого воздействия в направлении улучшения справочно-уведомительного обмена. Обсуждение и прояснение по новизне свежих планируемых идей, альтернативных вариантов разъяснений стратегии, целевых мишеней и предназначений, крайне важных для наиболее действенного воплощения с реализацией запланированного, контроль хода трудовых эксплуатаций по плану-графику, доклады по результатам такого соблюдения порядка – вот вспомогательные действия, подвластные руководителю. А также усовершенствование потоков обратной связи. В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые и организации. Подобных системы представляют собой сектор системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из способов выражения системы обратной связи – перевод людей из одной части организации в другую с целью обсуждения соответствующих вопросов. К примеру, фирма «Форд» посылает работников своей основной штаб-квартиры на заводы, распределенные по стране, для обсуждения проблем, по качеству продукции.

Таким образом мэр города сам посещает районы, чтобы убедиться в нормальной реализации самых разных государственных программ, или с той же целью отправляет от своего имени работников муниципалитета. Исследовав нужность обратной связи в организации, один на участников по обмену информацией пишет: «Четко действующий руководитель осиливает разрыв между собою и своими сотрудниками при помощи организации продуманной системы коммуникаций, гарантирующей прохождение сообщений вниз и восприятие их там. Опрос работников – еще один способ системы обратной связи. Подобные опросы возможно проводить для извлечения информации от руководителей и рабочих практически по сотням вопросов: 1) четко ли усвоены ими цели их деятельности; 2) с возможными или фактическими задачами они сталкиваются или могут столкнуться; 3) получают ли они точную и актуальную информацию, нужную для работы; 4) открыт ли их руководитель дли предложений; 5) информированы ли они о будущих переменах, которые могут отразиться на их работе. А также применение передовых информационных технологий (сети, e-mail, Интернет).