Файл: Разработка конфигурации «Совершенствование существующих продуктов» в среде 1С:Предприятие 8.3..pdf

Введение

В настоящее время использование информационных технологий прочно вошло в нашу жизнь в различных сферах, что неудивительно. Ведь использование компьютеров позволяет значительно увеличить не только скорость работы какого-либо объекта, но и поднять качество самой деятельности на новый уровень. Увеличение производительности компьютеров и одновременное уменьшение их стоимости позволило использовать вычислительные мощности ЭВМ для решения широкого спектра задач в различных сферах деятельности, практически любое рабочее место любого сотрудника в современной компании оборудовано персональным компьютером и необходимой оргтехникой. Такое повсеместное внедрение компьютеров в производственную деятельность обусловлено в первую очередь сопутствующим информатизации увеличением производительности как каждого отдельного сотрудника, так и общей производительности предприятия, а как известно, чем выше производительность, тем более конкурентно-способна компания.

Актуальность объясняется и тем, что в настоящее время все больше руководителей предпочитают внедрять в своих организациях автоматизированные системы учета, поскольку это дает целый ряд преимуществ, таких как:

уменьшение затрат времени на проведение однотипных операций;

удобные формы отчетности, которые позволяют посмотреть детальную расшифровку любых показателей;

автоматическая рассылка сообщений сотрудникам и клиентам;

разграничение прав доступа к информации;

подготовка и сдача электронной отчетности.

Наиболее распространенными системами автоматизации учета являются программные продукты фирмы «1С». Самыми широко используемыми из них являются «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей», «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Розница».

Объектом исследования данной курсовой работы является ООО «Конгресс-отель».

Предметом исследования выступает разработка конфигурации «Совершенствование существующих продуктов» в среде 1С:Предприятие 8.3.

Цель курсовой работы – создать информационную конфигурацию «Совершенствование существующих продуктов» в среде 1С:Предприятие 8.3.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить деятельность ООО «Конгресс-отель»;
2. Дать характеристику документооборота, возникающего при решении задачи;
3. Проанализировать уже имеющиеся решения выявленных проблем;
4. Выбрать и обосновать стратегию автоматизации выбранных задач;
5. Привести характеристику разработанных справочников в среде 1С: Предприятие 8.3
6. Дать описание разработанных форм отчетов, необходимых для отражения результатов решения задачи
7. Привести контрольный пример реализации проекта в среде 1С: Предприятие 8.3 и его описание

Структурно курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений.

Решение обозначенных задач позволить увеличить производительность сотрудников компании.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

На рисунке 1 представлена организационная структура ООО «Конгресс-отель».

Рисунок 1. Организационная структура ООО «Конгресс-отель»

Гостиница ООО «Конгресс - отель» предлагает следующие услуги:

• размещение посетителей для проживания;
• питание проживающих (завтрак может включаться в стоимость обслуживания, питание может оплачиваться отдельно);
• торговля сувенирами, открытками и другой печатной продукцией;
• аренда помещений для проведения встреч, конференций, совещаний;
• предоставление транспортных услуг (трансфер до гостиницы, бронирование билетов, прокат автомобилей);
• предоставление бытовых услуг.

В штате ООО «Конгресс-отель» состоят кассиры, кастелянша, администраторы, горничные, дежурные, уборщицы, плотник-электрик, менеджер по кадрам.

Вопросами управления качеством предоставляемых услуг занимается заведующая хозяйственной частью.

Состав кадров ООО «Конгресс-отель» достаточно не стабилен. Можно отметить, что нестабильность кадров ведет за собой ухудшение выполняемой сотрудниками работы на предприятии, что в результате сказывается и на качестве сервиса. Это также накладывает требования на программное обеспечение, используемое в деятельности гостиницы: оно должно быть недорогим, простым в освоении и использовании.

Объектом курсовой работы является деятельность по разработке конфигурации «Совершенствование существующих продуктов по управлению качеством предоставляемых в гостинице услуг, которая предполагает сбор информации обо всех бизнес - процессах гостиницы.

Построение модели ИС начинается с контекстной диаграммы бизнес-процесса «как есть» (рисунок 2).

Рисунок 2. Контекстная диаграмма управления качеством услуг «как есть»

Входными данными для управления качеством предоставляемых услуг являются:

• данные клиентов;
• заказ на бронирование;
• дополнительные пожелания клиента.

В результате функционирования процесса будут получены следующие результаты:

• предоставляемая услуга;
• отчетность (в основном бухгалтерская).

Реализация основного процесса выполняется персоналом компании на основе законов Российской Федерации и устава гостиницы.

Модель описывает деятельность гостиницы, а именно следующие предоставляемые ею услуги: предоставление номеров клиентам, их обслуживание, бухгалтерский учет и учет работы персонала.

Рисунок 3. Диаграмма декомпозиции контекстной диаграммы

Рассмотрим более подробно диаграмму декомпозиции контекстной диаграммы (рисунок 1.3).

Весь процесс «Управление деятельностью гостиницы» можно разбить на три основных процесса:

1) «Предоставление номеров» - сдача номеров клиентам гостиницы с возможностью предварительного бронирования. Этот процесс включает такие важные аспекты, как бронирование номера, оформление заезда клиентов, ввод данных клиента в базу, оформление данных о дополнительных услугах, необходимых клиенту: организации питания, уборки, формирование необходимых документов и оформление выезда клиентов из гостиницы.

Все эти функции представлены на диаграмме декомпозиции (рисунок 4.).

Рисунок 4. Декомпозиция блока «Предоставление номера»

Рассмотрим, каким образом выполняется процесс предоставления номеров. У клиента имеется возможность бронирования номера. При этом можно позвонить менеджеру или приехать в гостиницу и оставить заявку на бронирование номера. Данные о забронированных номерах вносятся в специальный файл Excel, а также делается пометка в специальной тетради.

Когда клиент приезжает в гостиницу, и оформляется заезд, то администратор просматривает файл с данными о занятых и забронированных номерах и на основании этого предлагает варианты для заселения. При этом происходит редактирование файла с данными о занятых номерах, и вносятся записи в тетрадь. Кроме того, хранятся данные клиентов, для этого также используются электронные таблицы. При этом сначала выполняется проверка того, имеются ли записи о клиенте в базе данных гостиницы. Если да - то они могут редактироваться при необходимости, если нет - то происходит ввод данных клиента. Часто происходит путаница, и заменяются данные других клиентов или вносятся дублирующие данные.

Также при заселении выдаются документы на оплату, учет предварительной и полной оплаты, происходит учет дополнительных пожеланий клиента (питание в номере, уборка, аренда спортивного инвентаря и т.д.).

Еще одной важной задачей администратора является оформление выезда, при котором нужно редактировать данные по номерам, отслеживать оплату и порядок в номерах.

2) «Обслуживание номеров» связано с поддержанием порядка в гостинице. Учет работы персонала выполняется с использованием конфигурации «1С: Зарплата и управление персоналом».

3) «Бухгалтерский учет и учет работы персонала» - это процесс учета всех денежных потоков и хозяйственных операций, учет данных и рабочего времени персонала, а также подготовка всевозможных отчетов.

Только одна функция из всех функций системы автоматизирована полностью: бухгалтерский учет и учет работы персонала (эта функция выделена желтым цветом). Для этого в организации применяется система 1С: Бухгалтерия и система 1С: Зарплата и управление персоналом. Эти системы связаны между собой. Другие функции автоматизированы лишь частично, эти функции на рисунке выделены серым цветом: предоставление номеров (бронирование номера, оформление заезда, оформление выезда), ведение записей о клиентах.

На основе анализа предметной области управления качеством услуг гостиницы был сделан вывод, что выполнение этого процесса характеризуется определенными проблемами:

1. Отсутствие возможности удобного хранения больших объемов информации.
2. Ограниченные возможности по поиску нужной информации, отбору и группировке ее по разным критериям;
3. Длительность процесса оформления клиента;
4. Возникновение ошибок и неточностей при обслуживании клиентов гостиницы, подготовке необходимых документов.

Часть процессов гостиницы автоматизирована. Это бухгалтерский учет и учет работы сотрудников. Основной проблемой является учет деятельности гостиницы по сопровождению проживания клиента. Решением этой проблемы может стать внедрение информационной подсистемы сопровождения проживания клиента гостиницы ООО «Конгресс-отель».

Цель информационной подсистемы: совершенствование существующих продуктов» в среде 1С:Предприятие 8.3 в области автоматизация процессов управления качеством услуг по сопровождению проживания клиента гостиницы.

На основе цели выделим такие задачи внедрения информационной системы управления гостиницей ООО «Конгресс-отель»:

1. Обеспечение возможности хранения и ввода данных о клиентах гостиницы, импорт данных из разных документов.
2. Обеспечение возможности учета данных о проживании различных клиентов. Отслеживание занятости, бронирования и оплаты номеров гостиницы.
3. Поиск нужной информации, отбор и группировка ее по разным критериям.
4. Автоматизация процесса предоставления скидок постоянным клиентам, по акциям и т.д.
5. Ведение и оперативное изменение справочника услуг.
6. Обеспечить интеграцию отделов и передачу информации между ними.
7. Обеспечить возможность печати необходимых документов.

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Технологический процесс - совокупность взаимосвязанных технологических операций. Схемы технологических процессов представлены на рисунках 5 - 7.

Рисунок 5. Схема технологического процесса сбора информации

Стоит отметить, что необходимо предусмотреть удобные и простые способы заполнения и отображения данных справочников и документов. Для этого все справочники должны иметь единый интерфейс и работать по одной технологии.

Рисунок 6. Схема технологического процесса обработки информации

Стоит отметить, что заполнение справочников может выполняться как до начала заполнения документов, так и в ходе их заполнения. При выполнении документооборота не решается никаких вычислительных задач, поэтому задачами обработки являются поиск и редактирование данных.

Рисунок 7. Схема технологического процесса выдачи результатной информации в ИС

Данные технологические схемы служат основой для разработки программного средства.

1.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Рассмотрим, какие функции будет выполнять информационная система. При выполнении процесса управления качеством услуг гостиницы ООО «Конгресс-отель» персонал будет использовать автоматизированную информационную систему и руководствоваться правилами работы с этой системой (рисунок 8).