Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» ООО «ЖилРемСтрой».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Целью данного курсового проекта является обоснование разработки и сама разработка модуля бизнес-процесса отдела по работе с клиентами и склада на основе конфигурации базовой модели 1С с целью ее адаптации и повышения эффективности функциональной модели информационной системы фирмы. Как пример взята фирма ООО «ЖилРемСтрой», занимающаяся продажей строительных и отделочных материалов, оборудования и инструментов.

В современной жизни автоматизация бизнес-процессов не роскошь, это необходимость. Предприятиям необходимо «не отставать от конкурентов», поэтому очень важно ускорять процесс принятия решений, своевременно и грамотно осуществлять мониторинг внутренних бизнес-процессов, а также быть мобильными в контактах с клиентами. Безусловно, высокой конкурентоспособностью и устойчивостью обладают именно те предприятия, где используется система автоматизации. При этом необходимо понимать, что каждая компания индивидуальна, и в целях максимальной эффективности автоматизации бизнес-процессов, важен индивидуальный подход.

Актуальность темы дипломного проекта обусловлена тем, что существующая конфигурация «1С» не соответствовала организации бизнес-процессов фирмы ООО «ЖилРемСтрой». Автоматизация позволит снизить издержки, повышать эффективность работы, достичь возможности, которые ранее были недопустимы при использовании бумажного документооборота.

Среди всего комплекса задач деятельности предприятия особо выделяется задача автоматизации складской деятельности и отдела по работе с клиентами. Деятельность в этих отделах является центральной и наиболее трудоемкой частью деятельности всего предприятия. Успешное решение этих задач является залогом успешного решения всего комплекса задач автоматизации предприятия.

Объектом исследования является деятельность фирмы ООО «ЖилРемСтрой», основная деятельность которой, это реализация строительных материалов различного назначения.

Предметом исследования являются процессы обработки и ведения документооборота, начиная с ввода данных и заканчивая составлением отчетов.

Задачи исследования:

• определение комплекса задач автоматизации, выбор места решаемой задачи в этом комплексе;
• анализ существующих разработок для решения поставленной задачи;
• формализация задачи, выбор стратегии автоматизации, постановка целей и задач автоматизации;
• обоснование проектных решений решения задачи;
• разработка информационного обеспечения задачи;
• разработка программного проекта решения задачи;

- тестирование полученного проекта, устранение недостатков.

Глава 1 Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Разработка модуля бизнес процесса в данном дипломном проекте, затрагивает следующие подразделения:

• отдел продаж;
• склад продукции.

Автоматизация работы именно этих отделов является типовой задачей практически для любого предприятия, так как данные отделы присутствуют почти в любой организации. Систему автоматизации следует разрабатывать таким образом, чтобы отделы были взаимосвязаны.

Разрабатываемая система должна отвечать следующим принципам:

• Организационная масштабируемость. Ввод в действие системы на предприятии первоначально возможен на одном рабочем месте с дальнейшим, по мере необходимости, увеличением количества рабочих мест без потери, накопленной в базе данных информации.
• Корпоративность. Обеспечение доступа пользователя, при наличии у него соответствующих полномочий, к функциям системы.
• Управляемость. При возникновении необходимости в структурной реорганизации учреждения – гибкая переналадка системы не приводит к остановке в ее работе.
• Защищенность. Обеспечение разграничения доступа к базе данных системы по правам пользователей.

На рисунке 1.1 представлена структурно-функциональная диаграмма организации деятельности предприятия. Данная диаграмма построена с использованием принципов стандарта IDEF0, соответствует бизнес-процессу, протекающему на данный момент времени без использования модуля, разрабатываемого в данном дипломном проекте.

Рисунок 1.1 Структурно-функциональная диаграмма организации деятельности ООО «ЖилРемСтрой»

Управляющим объектом являются: накладные на товар.

Механизмами, то есть ресурсами, необходимыми для выполнения процедуры, являются:

• клиенты;
• кладовщик;
• менеджер по работе с клиентами;

поставщики.

1.2 Характеристика существующих бизнес – процессов

В последнее время в России отмечается спрос к компьютерным интегрированным системам, способным обеспечить эффективное управление предприятием.

Рассмотрим некоторые из наиболее популярных на российском рынке таких систем.

1. ПАРУС. Программные продукты «Парус» позволяют решить конкретные проблемы и оптимизировать деятельность коммерческих предприятий и бюджетных организаций различного уровня, предоставляя оперативную информацию для принятия управленческих решений. Данные продукты базируются на различных платформах:

• Парус 7 - с архитектурой «Файл-сервер»;
• Парус 8 – с двухзвенной архитектурой «Клиент-сервер»;
• Парус 10 – с трехзвенной архитектурой.

«Система управления Парус» изначально строилась как комплексная автоматизация управления. Система характеризуется четким разграничением оперативно-управленческих и учетных задач при полной их интеграции на уровне единой базы данных и соблюдении принципа однократности ввода исходной информации. В основу управления ПАРУСа положен модульный принцип при взаимосвязи всех подсистем с единой базой данных, что обеспечивает возможность автоматизации полного цикла управления предприятием.

2. ЕВФРАТ. Это система электронного документооборота позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Основные функции системы Евфрат:

• регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки);
• присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
• связывание документов перекрёстными ссылками;
• ведение номенклатуры дел;
• сканирование и распознавание документов;
• работа со словарями и справочниками;
• постановка документов на контроль;
• слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;
• поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;
• автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.

3. ФогСофт. Компания проектирует, разрабатывает и внедряет комплексные решения для автоматизации бизнес-процессов на предприятиях. Автоматизация бизнес-процессов – это в первую очередь автоматизации управления, что позволяет повысить эффективность работы каждого сотрудника и всей организации в целом, вести контроль клиентов, статистику, ускорить внутренние и внешние бизнес-процессы за счет единой среды управления, контролировать финансовые потоки, прогнозировать спрос и планировать предложения.

Компания ФогСофт разрабатывает системы автоматизации бизнес-процессов соответственно требованиям каждого конкретного заказчика, полностью отражающие бизнес-процессы его предприятия, используя индивидуальный подход. Для создания систем автоматизации бизнес-процессов предприятия компания ФогСофт использует платформу SOALution Base, собственной разработки.

4. 1С:Предриятие. Является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система «1С:Предприятие» может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и так далее.

Система программ «1С:Предприятие» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц.

При разработке платформы «1С:Предприятние» ее создатели сразу ориентировались на получение целостной базовой платформы, которая будет использоваться для построения разнообразных прикладных решений. При этом, данные прикладные решения могут создаваться не только специалистами фирмы «1С», но и множеством других разработчиков, которые являются экспертами в тех или иных отраслях производственной деятельности. Поэтому платформа изначально проектировалась как тиражируемый продукт. Этот продукт включает все необходимые технологии для эксплуатации бизнес-приложений и инструменты для их разработки и модификации.

Для разработки модуля бизнес-процесса, из вышеперечисленных систем автоматизации, лучшая система «1С:Предриятие». Основным недостатком перечисленных систем, является их громоздкость и, как следствие, сложность внедрения, большое количество времени и средств, затрачиваемых на это. В нашем же случае необходимо разработать модуль по автоматизации только небольшого участка деятельности предприятия. В таких целях, приобретать одно из готовых решений нет необходимости, так как это может привести к значительным финансовым потерям. Поэтому принято решение о разработке такой системы своими силами. При этом данный модуль должен быть интегрирован в уже используемую систему. Это еще одно немаловажное преимущество «1С:Предриятие» (оно уже используется в ООО «ЖилРемСтрой»).

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основной единицей информации в системе является документ.

Существуют факторы, тормозящие развитие компании: высокая трудоемкость обработки информации, низкая оперативность, несовершенство организации сбора и регистрации информации. Кроме того, необходимо учесть, что базовая технология долгое время была ручная и имела множество недостатков, таких как:

- низкая производительность труда из-за большого числа вычислений;

- большая трудоемкость;

- необходимость привлечения большого числа сотрудников предприятия для решения всего комплекса задач;

- низкая оперативность;

- несовершенство организации сбора и регистрации информации;

- недостоверность получаемых результатов.

Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант просто нереальным.

Решить эти недостатки поможет автоматизация функций менеджера по работе с клиентами и кладовщика, которую планируется осуществить на практике.

Клиент делает заявку у менеджера. Формируется заявка на товар ( список необходимого товара), который передается кладовщику. В случае если товара нет на складе то создается заявка на поставку товара от поставщика.

Рассмотрим схему документооборота, представленную на рисунке 1.2

Рисунок 1.2 Схема документооборота ООО «ЖилРемСтрой»

Товар поступает на склад, отчет в бухгалтерию. Далее товар перемещается в магазин, и осуществляется продажа, клиент оплачивает товар, отчет в бухгалтерию.

Внедрение разрабатываемой системы поможет снизить или даже исключить ошибки «человеческого фактора», ошибки учета материалов на складе, и другие. Так же это позволит экономить рабочее время сотрудников компании, учитывая, что поиск информации, поиск товара на складе, занимает около 40% рабочего времени сотрудников. В таблице 1.1 показаны показатели затрат на задачу без автоматизации.

Безусловно, работа в таком виде (без автоматизации) привычна и традиционна для сотрудников, но недостатки перекрывают достоинство его привычности.

Таблица 1.1 Показатели затрат на задачу без автоматизации