Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них (Классификации учетных регистров).pdf

Отчетный год для малых предприятий - период с 1 января по 31 декабря включительно. Первым отчетным годом для создаваемых предприятий считается период с даты приобретения прав юридического лица по 31 декабря включительно, а для предприятий, созданных после 1 октября, - по 31 декабря следующего года включительно.^[20]

По итогам хозяйственной деятельности за отчетный период (квартал) организация представляет в налоговый орган до 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, расчет подлежащего уплате единого налога с зачетом оплаченной стоимости патента, а также выписку из книги доходов и расходов (по состоянию на последний рабочий день отчетного периода) с указанием совокупного дохода (валовой выручки), полученного за отчетный период. При представлении в налоговый орган указанных документов организация предъявляет для проверки патент, книгу учета доходов и расходов, кассовую книгу, а также платежные поручения об уплате единого налога за отчетный период.

Глава 2. Порядок и способы записей в учетные регистры

2.1 Порядок и техника записей в учетные регистры

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по его соответствующим счетам. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Регистры бухгалтерского учета при хранении должны быть защищены от несанкционированных исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством РФ, – государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Записи должны быть краткими, четкими, ясными, разборчивыми, без подчисток и помарок. Нельзя производить записи над строками и между строк. Способ записи в учетные регистры может быть линейно-позиционный и шахматной формы.^[21]

Линейно-позиционный способ записей применяется для учета расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и т. д. При этом способе обороты дебетовые и кредитовые отражаются по одной позиции (линии), что дает возможность выявить дебиторскую или кредиторскую задолженности. Например, журнал-ордер по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

В случае шахматной формы записи хозяйственной операция записывается одновременно по дебету и кредиту счетов один раз. Например, в журнале-ордере по счету 50 "Касса" такая запись дает возможность определить, проконтролировать и проанализировать совершившуюся хозяйственную операцию через корреспонденцию счетов.

После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах по окончании месяца по каждой графе отводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости, или другим способом, и заносят в Главную книгу.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

К учетным записям предъявляются требования:

• документальности;
• своевременности;
• краткости;
• точности;
• ясности.

В соответствии с перечисленными требованиями выделяют правила ведения записей в учетных регистрах:

1. записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных документов.

2. каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.

3. записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

• по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;
• по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях.

По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке – по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры;

4. по окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен.

5. записи в учетные регистры должны производиться своевременно.

6. кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные нужды, начисление заработной платы и пр.)

7. содержание записей в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:

• дата записей в учетный регистр;
• номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
• основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);
• номер счетов и позиций аналитического учета;
• сумма.

 Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установлением взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета – подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.^[22]

Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенные для этого строках и графах регистров.

Одна из задач подсчета итогов – проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, в регистрах шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали.

Часто для проверки полноты, правильности записей и выведенных итогов проводят контрольный подсчет соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.

Одним из средств контроля за правильностью счетных записей является взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими. Этот метод основан на том, что некоторые хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах дважды.

Также необходимым приемом контроля является взаимосверка данных аналитического и синтетического учета, между которыми должно быть равенство.

Проанализировав литературу, посвященную учетным регистрам, можно сделать вывод, что учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источнике его образования.

Учетные регистры создаются для осуществления контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, последующего экономического анализа и подготовки рекомендаций с целью принятия управленческих решений, определения финансового результата работы предприятия, систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Учетные регистры классифицируются по различным основаниям: по способу группировки учетных записей, по объему и содержанию, по форме построения, по назначению, по внешнему виду (форме).

Существуют сочетания различных видов учетных регистров, техники обработки учетных данных, последовательности и способа производства учетных данных, что получило название формы бухгалтерского учета. Назначение форм бухгалтерского учета – регистрация хозяйственных явлений, группировка однородных данных, их распределение по синтетическим и одновременно по аналитическим счетам, подсчет оборотов и остатков по счетам, составлении баланса и других форм отчетности.^[23]

Существует несколько форм бухгалтерского учета: мемориально-ордерная форма учета, журнально-ордерная форма, таблично-перфокарточная форма, автоматизированная форма и упрощенная форма бухгалтерского учета на малых предприятиях.

Записи в учетных регистрах ведутся двумя способами: линейно-позиционным и шахматным способами. К записям предъявляются следующие требования: документальности, своевременности, краткости, точности и ясности. Записи производятся на основании оформленных, проверенных документов. Содержание записей в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но выделяются также и обязательные элементы записей.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета [положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в российской федерации от 29 июля 1998 г № 34н].

2.2 Способы исправления ошибок в учетных регистрах

Ученые Кубанского государственно- по трудам Ф. Мелиса задолго до наго университета впервые ознакомились чала работы с архивами компаний Франс самым ранним в истории человечества. Баланс компании в сохраненным синтетическим балансом, построенный в 1411 г. (уже после

смерти основного собственника), изначально произвел впечатление результата агрегирования показателей от простых аналитических счетов до уровня синтетических позиций баланса. Синтетический баланс содержал пять позиций в разделе «Дебиторы» и только две позиции в разделе «Кредиторы». Складывалось впечатление, что все показатели баланса получены в результате применения метода двойной записи.

Знакомство с тетрадью «умозаключений» (вывода) не изменило наших взглядов. Однако перевод всей тетради на русский язык, тщательный анализ всех записей и показателей синтетического баланса привели нас к неожиданным выводам: налицо редчайший сохранившийся пример ведения комбинированного учета, совмещающего формирование показателей методом инвентарного учета и двойной бухгалтерии.

Казалось, если аналитические показатели агрегируют синтетический показатель (вертикальные связи бухгалтерии), а синтетический показатель участвует в системе горизонтальных связей, то такая система (в случае соответствия формальным признакам двойной бухгалтерии) может быть отнесена к системам подобной бухгалтерии.

В этой связи исследование учетной практики в Авиньоне в начале XV в. через призму формальных признаков двойной бухгалтерии представляется весьма актуальным.

Один из самых авторитетных исследователей истории бухгалтерии Ф. Беста, известный в России с легкой руки профессора Я.В. Соколова, как самый ярый антипачолист, был первым, кто классифицировал признаки двойной бухгалтерии. В качестве первого признака он выделил наличие перекрестных ссылок в двойных записях. На второе место он поставил применение особых счетов доходов и расходов. При таком подходе Беста утверждал, что первой полномасштабной практикой двойной бухгалтерии была учетная система Коммуны Генуя в 1340 г., которую детально исследовали и описали ученые нашего университета.

Свой вклад в уточнение классификационных признаков внесли Ф. Мелис [11], Т. Дзерби [12], Р. де Рувер [13—15],

А. Мартинелли. Конечно, здесь нельзя не упомянуть человека, который не был бухгалтером, но был ярым ее пропагандистом — В. Зомбарта [17—19].

В публикациях отечественных авторов вопросы классификации формальных признаков двойной бухгалтерии Средневековья находим в трудах профессора М.И. Кутера и доцента М.М. Гурской. Работа специально посвящена этой проблеме.